Alles, was Sie über das Arbeiten im Homeoffice wissen müssen

Aufgrund der fortschreitenden Ausbreitung des Coronavirus haben viele Unternehmen ihre Angestellten aufgefordert, vom Homeoffice aus zu arbeiten. Wahrscheinlich werden noch weitere Firmen es ihnen gleichtun, sobald die Fallzahlen steigen. Was nach einer einfachen Umstellung aussieht, kann eine echte Herausforderung sein – besonders, was Produktivität, Kommunikation und Motivation angeht.

In diesem Artikel besprechen wir, welche Methoden sich in der Heimarbeit bewährt haben und wie Sie motiviert, produktiv und gesund bleiben.

Produktiv bleiben im Homeoffice

Sicher hat es seine Vorteile, von zu Hause zu arbeiten – aber es droht auch viel Ablenkung: Besorgungen, Hausarbeit, die Familie, Nachbarn, der Fernseher, die sozialen Medien und sogar Haustiere können leicht Ihre Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Hier einige Tipps, wie Sie im Homeoffice Ablenkungen vermeiden und Ihre Produktivität erhöhen können:

1. Kleiden Sie sich gut

Widerstehen Sie der Versuchung, sich aus dem Bett und rüber zu Ihrem Laptop zu rollen – am besten noch im Schlafanzug. Wer fürs Schlafen gekleidet ist, könnte Probleme bekommen, das Gehirn in Schwung zu bringen. Behalten Sie Ihre gewohnten morgendlichen Abläufe bei, als ob Sie das Haus verlassen würden. So ziehen Sie eine Grenze zwischen Arbeit und Freizeit zu Hause.

Anstelle Ihres Arbeitswegs können Sie sich eine andere Aktivität überlegen: einen Spaziergang, leichte Fitnessübungen oder Meditation. Gut gekleidet und mit einem gesunden Frühstück im Magen sind Sie danach bereit für den Tag. Übrigens: Sich ordentlich anzuziehen hilft Ihnen nicht nur bei Ihrer Motivation – sondern auch bei überraschend anberaumten Videokonferenzen.

2. Machen Sie einen Plan und halten Sie sich daran

Es ist wichtig, Arbeitsstunden und Freizeit zu Hause klar zu trennen. Schaffen Sie Transparenz, indem Sie Ihrer Führungskraft mitteilen, wann genau Sie arbeiten. Tragen Sie in Ihren Kalender ein, wann Sie erreichbar sind.

Hier einige Tipps, wie Sie Ihren Tag einteilen, um möglichst produktiv zu sein:

• Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über die Aufgaben, die an diesem Tag erledigt werden müssen, damit Sie Ihre Ziele für die ganze Woche erreichen

• Stellen Sie Ihrer Führungskraft und anderen Teammitgliedern wichtige Statusberichte in einem vereinbarten Rhythmus zur Verfügung

• Halten Sie gesunde Snacks parat, um Energielevel und Motivation hochzuhalten

• Legen Sie regelmäßige Pausen ein, um sich zu strecken, kurz nach draußen zu gehen und Ihrem Gehirn etwas Erholung zu gönnen

Gesundheit und Produktivität leiden, wenn man keine regelmäßigen Pausen für Körper und Geist einplant. Wie ein Muskel braucht auch das Gehirn Erholungsphasen. Diese Pausen können ganz unterschiedlich aussehen, z. B.:

• Meditieren

• Ein Kapitel in einem Buch lesen

• Einen Podcast hören

• Eine kurze Yoga-Übung machen

• Spazieren gehen

Das könnte Sie auch interessieren: So können Sie nach der Arbeit abschalten

3. Richten Sie sich einen Arbeitsplatz ein

Wenn möglich sollten Sie für die Arbeit einen abgetrennten Bereich in Ihrem Zuhause einrichten. Das schafft eine räumliche Trennung Ihrer Arbeits- und Freizeitaktivitäten und erhöht Ihre Produktivität. Geben Sie Ihren Freundinnen, Mitbewohnerinnen oder Ihrer Familie zu verstehen, dass Sie während festgelegter Arbeitszeiten nicht verfügbar sind – obwohl Sie zu Hause sind.

Videokonferenzen sind ein besonders nützliches Tool, wenn man zu Hause arbeitet. So bleibt man in Verbindung, selbst wenn alle weit voneinander entfernt sind. Um Ihre Videokonferenzen zu optimieren, sollten Sie Folgendes tun:

• Testen Sie vor wichtigen Meetings Kamera, Mikrofon und Lautsprecher an Ihrem Computer, um sicherzustellen, dass sie funktionieren

• Seien Sie sich bewusst, dass auch der Raum hinter Ihnen sichtbar ist. Ändern Sie ihn, wenn nötig, z. B. indem Sie das Laptop etwas verschieben oder drehen.

• Schalten Sie wann immer möglich die Kamera ein. Das kann Verständnis und Kommunikation erleichtern. Und sicher freuen sich Ihre Kolleg*innen, Sie zu sehen.

4. Beugen Sie Burn-out vor

Wenn Arbeitsplatz und Zuhause verschmelzen, kann das zu fehlender Abgrenzung und einem Mangel an Pausen führen. Sprechen Sie mit Ihrer Führungskraft und dem Team ab, welche Arbeitsergebnisse von Ihnen erwartet werden. Auf diese Weise liegt der Fokus weniger darauf, wie viel Sie arbeiten, als auf Ihren Ergebnissen.

Sollten Sie sich dennoch überarbeitet fühlen, kreieren Sie Rituale, um den Beginn und das Ende Ihrer Arbeit zu markieren. Zwingen Sie sich zu Bewegungspausen (z. B. mit dem Hund rausgehen, feste Pausen zum Strecken) oder zu spielerischen Pausen. Probieren Sie einmal die Pomodoro-Methode aus: Arbeiten Sie 25 Minuten konzentriert, legen Sie dann eine 5-minütige Pause ein. Einige weitere Tipps, um Arbeit und Freizeit voneinander abzugrenzen:

• Schalten Sie Ihren Computer am Ende des Arbeitstages aus

• Vermeiden Sie es, E-Mails oder Nachrichten zu öffnen, nachdem Sie sich abgemeldet haben

• Planen Sie Aktivitäten, die genau nach Feierabend beginnen, z. B. Yoga machen, Einkäufe oder eine Video-Verabredung

Das könnte Sie auch interessieren: Was ist der Unterschied zwischen Homeoffice und mobilem Arbeiten? – Vorteile und Nachteile

Kommunizieren Sie mit Ihren Teammitgliedern

Wenn Sie im Homeoffice arbeiten, ist die persönliche Kommunikation eingeschränkt. Das bedeutet, Sie können nicht in gewohntem Maß eine Verbindung herstellen, z. B. durch Small Talk, Körpersprache und Mimik. Um dennoch die gesunde Beziehung zu ihren Kolleg*innen aufrechtzuerhalten, beachten Sie Folgendes:

1. Halten Sie tägliche oder wöchentliche Stand-up-Meetings ab

Software-Teams führen Stand-up-Meetings mit dem Kernteam durch, um den Projektfortschritt sichtbar zu machen und Blockaden aufzuzeigen. Im klassischen Stand-up-Meeting beantwortet jedes Teammitglied die folgenden Fragen:

• Woran habe ich gestern gearbeitet?

• Woran arbeite ich heute?

• Welche Themen blockieren mich?

Sich täglich oder regelmäßig über individuelle Erfolge und Pläne auszutauschen, sorgt dafür, dass alle sich über den Beitrag des Teams zum Unternehmenserfolg bewusst sind.

2. Machen Sie den Online-Chat zu Ihrem „Hauptbüro“

Viele Unternehmen und Teams nutzen Online-Chats, um sowohl auf persönlicher als auch professioneller Ebene in Verbindung zu bleiben. Nutzen Sie den Online-Chat, um mit Ihrem Team zu den wichtigsten Zielen und Fortschritten zu kommunizieren.

3. Beseitigen Sie Missverständnisse

Aus der Ferne zu kommunizieren, kann zu Fehlkommunikation und Missverständnissen führen. Dies liegt zum Teil daran, dass verschiedene Ebenen der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht (z. B. Körpersprache und Gesichtsausdruck) im schriftlichen Format wegfallen.

Sobald sich wiederholte Nachfragen oder ein negativer Ton einschleichen, sehen Sie das als Hinweis, zum Telefon zu greifen oder eine Videoverbindung herzustellen. Wenn Sie sich durch eine Nachricht verletzt oder angegriffen fühlen, denken Sie daran, dass wir neutrale Nachrichten oft als negativ einstufen. Im Zweifel sprechen Sie sich besser aus. Stellen Sie Fragen, um die Absicht Ihrer Kollegin oder Ihres Kollegen zu verstehen.

4. Bewahren Sie den Teamgeist

Wenn Sie zu Hause arbeiten, ist es noch wichtiger als sonst, mit Ihren Kolleg*innen auch jenseits von Projekt und Statusberichten Kontakt zu halten. Die Arbeit im Homeoffice ruft mitunter ein Gefühl von Einsamkeit hervor, das manche Menschen überwältigen kann. So halten Sie die Verbindung zu Ihrem Team auch im Homeoffice:

• Nutzen Sie Online-Chats zwischendurch als eine Art „virtuellen Kaffeeklatsch“

• Verabreden Sie sich in der Mittagspause mit Kolleg*innen im Videochat und sprechen Sie über den letzten Film, den Sie gesehen haben oder andere private Themen

• Virtuelles Teambuilding kann fehlende Aspekte der persönlichen Kommunikation ersetzen

Mehr erfahren: Neun virtuelle Gemeinschafts­aktivitäten, durch die Sie mit Ihren Kollegen in Kontakt bleiben

Ein virtuelles Team führen

Ein Team aus der Ferne zu führen, kann eine große Herausforderung sein, vor allem wenn das für Sie und Ihr Team etwas Neues ist. Planung und Kommunikation – insbesondere die Kommunikation von Erwartungen – können dazu beitragen, die Arbeitszufriedenheit und Produktivität zu erhalten.

Hier ein paar Tipps für das Führen virtueller Teams:

1. Kommunizieren Sie klare Erwartungen

Nehmen Sie sich einen Augenblick, um zu planen: Was wollen Sie erreichen, bis wann und welche Anpassungen müssen Sie gegebenenfalls an Ihren Zielen und Plänen vornehmen? Schreiben Sie das auf, damit Sie diese Punkte später mit Ihrem Team diskutieren können. Beugen Sie Missverständnissen vor, indem Sie ein Dokument nur einmal anlegen („single source of truth“) und dann alle daran arbeiten. So vermeiden Sie, dass Kopien angelegt werden und verschiedene Versionen eines Dokuments kursieren. Dieses Dokument können Sie auch für Kunden, Partner oder andere Teams freischalten.

Planen Sie ein Teammeeting, um zu besprechen, ob es neue Erwartungen gibt und was – falls überhaupt – sich durch die Arbeit im Homeoffice verändert hat. Nehmen Sie folgende Punkte in Ihre Tagesordnung auf:

• Zielverantwortung und Eigenverantwortung

• Wie oft werden Statusberichte erwartet und in welcher Form (schriftlich, Videochat, Aufzeichnung, Stand-up-Meeting)

• Kommunikationsregeln (welche Technologie wird wofür genutzt, erwartete Antwortzeiten, Erreichbarkeit und Abschaltzeiten usw.)

2. Schätzen und schützen Sie Vier-Augen-Gespräche

Zweiergespräche sollten vor allem dazu dienen sicherzugehen, dass alle Teammitglieder auf dasselbe Ziel hinarbeiten, dass die richtige Arbeit zur richtigen Zeit erledigt wird und – am allerwichtigsten – dass sich Ihr Team wohlfühlt und mit Engagement dabei ist.

In regelmäßigen Abständen durchgeführt sorgen diese Gespräche dafür, dass sich keine größeren Themen anstauen, erlauben ein unmittelbares und regelmäßiges Feedback und eine offene Kommunikation. Gerade wenn Sie ein virtuelles Team führen, gewinnen zugewandte Zweiergespräche an Bedeutung. Versuchen Sie, mit jeder Person, die direkt an Sie berichtet, ein halb- bis einstündiges Gespräch pro Woche zu führen.

Zweiergespräche bestmöglich nutzen

Viele Faktoren tragen dazu bei, dass virtuelle Treffen erfolgreich sind: die emotionalen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter, die Beziehungen untereinander und wie viel Erfahrung die Teammitglieder haben.

Profi-Tipp: Verschicken Sie vorab eine Tagesordnung. Das hilft den Teilnehmenden, den Grund des Gesprächs einzuordnen und sich darauf vorzubereiten. Legen Sie Zeiträume für die einzelnen Tagesordnungspunkte fest.

Die sich ständig verändernde Nachrichtenlage zu COVID-19 und die neue Arbeitsweise aus dem Homeoffice könnten einige Mitarbeiter*innen überwältigen oder überfordern. Ihre Aufgabe als Führungskraft ist es sicherzustellen, dass Ihr Team Unterstützung erhält und immer auf dem neuesten Stand ist.

Beginnen Sie Ihr Vier-Augen-Gespräch mit einer offenen Frage. Dadurch kommen die wichtigsten Themen, die Ihr Teammitglied im Kopf hat, zutage. Hier einige Beispielfragen:

• Wie fühlen Sie sich?

• Was geht in Ihnen vor?

• Haben Sie den Eindruck, dass Ihre Prioritäten klar sind? Verstehen Sie, warum das gerade Prioritäten sind?

• Haben Sie das Gefühl, im Bilde zu sein?

• Fühlen Sie sich isoliert vom Rest des Teams?

• Was begeistert Sie am meisten?

• Worüber machen Sie sich die meisten Sorgen?

• Womit kann ich Ihnen helfen?

Nachdem Sie die Antworten vollständig angehört haben, seien Sie bei der Lösungsfindung behilflich. Finden Sie heraus, worüber Ihr Teammitglied sich freut, wie Sie es dabei unterstützen können, erfolgreich zu sein. Lösen Sie Blockaden, damit alle optimale Arbeit leisten können.

3. Geben Sie häufig Feedback

Wenn Mitarbeiterinnen die Arbeit in einem Büroumfeld gewöhnt sind, wo sie täglich Feedback bekommen, kann die Stille im Homeoffice Unsicherheit oder Verwirrung auslösen. Durch regelmäßiges Feedback erfahren Mitarbeiterinnen, wo sie stehen und bringen sich auf denselben Informationsstand. Das verhindert Überraschungen und Unstimmigkeiten in späteren, etwas formelleren Meetings.

4. Informieren Sie zeitig, umfassend und strukturiert

Halten Sie Ihre Mitarbeiter*innen auf dem neuesten Stand, indem Sie Informationen breitgefächert und rechtzeitig streuen. Ihre Führungsfähigkeiten sind gefragt, wenn es darum geht, Informationen (z. B. aus der Zentrale oder von Vorgesetzten) an Ihr Team weiterzugeben. Nehmen Sie sich Zeit, um zu verstehen, was warum kommuniziert werden soll und was von Ihrem Team erwartet wird.

Wählen Sie je nach Nachricht und Bedeutung das richtige Kommunikationsmedium oder eine Kombination aus mehreren. Manche kurze Nachricht erfordert eine weitere E-Mail, gefolgt von einem Teammeeting. Wenn Sie im Homeoffice arbeiten, ist besonders am Anfang etwas mehr Kommunikation besser als zu wenig. Manchmal – abhängig von Ihrem Kommunikationsstil – ist eine Videobotschaft besser als eine lange E-Mail.