Karriereplanung

Qualifiziertes Arbeitszeugnis - Ein Leitfaden

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist eine detaillierte Beurteilung Ihrer beruflichen und sozialen Kompetenzen. In der Regel wird es von Ihrem Vorgesetzten oder der Personalabteilung ausgestellt. Es enthält zum einen objektive Angaben, zum Beispiel, wie lange Sie bei dem Unternehmen angestellt waren oder welche Aufgaben Sie hatten. Zum anderen sagt es aber auch subjektiv aus, welchen Eindruck Sie in dieser Zeit hinterlassen haben. Es ist ein Dokument, auf das Sie jedes Mal Anspruch haben, wenn ein Arbeitsverhältnis zu Ende geht und hat einen wesentlichen Einfluss auf Ihr künftiges Berufsleben. Doch wieso ist es so wichtig? Und was muss alles in einem qualifizierten Arbeitszeugnis stehen?

Wofür brauchen sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Wenn Sie bereits Berufserfahrung haben und sich auf eine neue Stelle bewerben, erwartet die Personalabteilung der neuen Firma, dass Sie Ihre qualifizierten Arbeitszeugnisse vorlegen. Es ist ein ebenso wichtiges Dokument für Ihre Bewerbungsunterlagen wie Ihr Lebenslauf, Ihre Diploma und Zertifikate, denn sie spielen in der Arbeitswelt eine ähnliche Rolle wie Schulzeugnisse im Bildungswesen. Sie zeigen, worin Ihre Stärken und Schwächen liegen, und geben ein Gesamtbild Ihrer Leistungsfähigkeit ab.

Der rechtliche Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis

Gemäß § 109 der Gewerbeordnung haben Sie immer Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, sobald ein Arbeitsverhältnis beendet ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Auszubildende(r), Trainee oder fest angestellter Mitarbeiter in Teil- oder Vollzeit sind. Es ist auch unwichtig, ob Sie selbst kündigen oder ob Ihnen gekündigt wird. Jeder, der einen gültigen Arbeitsvertrag mit einem Unternehmen besitzt, hat das Recht, innerhalb von drei Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein qualifiziertes Arbeitszeugnis bei seinem Vorgesetzten zu beantragen.

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis muss gut lesbar und ohne Rechtschreibfehler auf sauberem Papier und ohne Risse und Knicke gedruckt und von Ihrem Vorgesetzten unterschrieben werden. Sind diese formalen Vorgaben nicht erfüllt, können Sie bis zu fünf Monate nach Erhalt des Zeugnisses Korrekturen anfordern. Auch wenn das Unternehmen Ihnen Ihr Arbeitszeugnis nur per E-Mail oder in handschriftlicher Form übergeben will, sollten Sie es ablehnen: Es ist gesetzlich nicht zulässig.

Welche Angaben muss ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthalten?

Laut Gewerbeordnung muss ein Arbeitszeugnis „mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken“.
Was genau in dem qualifizierten Arbeitszeugnis stehen soll, ist also gesetzlich nicht klar definiert. Dennoch gibt es mehrere Bereiche, die das Dokument behandeln sollte:

  • Eine Überschrift, aus der klar hervorgeht, dass es sich um ein Arbeitszeugnis handelt
  • Ihre Daten wie Name, Jobbezeichnung, Dauer der Anstellung, Art der Beschäftigung
  • Eine kurze Beschreibung der Tätigkeitsfelder des Unternehmens
  • Eine Beschreibung Ihrer Aufgaben
  • Eine Beurteilung Ihrer Arbeitsleistung und -weise
  • Eine Beurteilung Ihres Verhaltens und Ihrer Charaktereigenschaften
  • Den Grund, wieso Sie aus dem Unternehmen ausscheiden
  • Eine Schlussformel mit guten Wünschen für die Zukunft

Werden einer oder mehrere Bereiche im Zeugnis nicht behandelt, kann das Ihre Chancen bei einer neuen Bewerbung negativ beeinflussen. Ein Personalverantwortlicher könnte dies so auslegen, dass eine schlechte Leistung oder Beurteilung verschwiegen wird. Wenn Ihr Zeugnis also nicht alle oben genannten Punkte enthält, sollten Sie Ihren Vorgesetzten bitten, es zu überarbeiten.

Bewertung Ihrer Arbeitsleistung

Als Erstes sollte auf Ihrem Zeugnis Ihre Arbeitsleistung bewertet werden. Wenn die Beurteilung Ihrer Persönlichkeit vor der Bewertung der Leistung steht, ist das ein schlechtes Zeichen – es bedeutet, dass Sie aus Sicht des Unternehmens als der Mensch interessanter als der Mitarbeiter sind.

Zu diesem Teil des qualifizierten Arbeitszeugnisses gehört die Beschreibung Ihrer Arbeitsweise, Ihrer Arbeitsmoral, Ihrer Fachkenntnisse sowie Ihrer besonderen Aufgabenbereiche und eventuell auch nachweisbaren Erfolge. Ihr künftiger Arbeitgeber kann aus diesem Abschnitt erfahren, wie fleißig und ehrgeizig Sie sind, dass Sie Ihre Arbeit ernst nehmen, in welchen Bereichen Sie Experte sind und was Sie bereits erreicht haben.

Bewertung ihrer Soft Skills (Sozialkompetenzen)

Die Beurteilung Ihrer sogenannten Soft Skills steht im Arbeitszeugnis normalerweise an zweiter Stelle. Sie beschreibt unter anderem, wie Sie mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden umgehen – und zwar genau in dieser Reihenfolge. Wenn zum Beispiel der Umgang mit Kunden an erster Stelle genannt wird, dann könnte das so ausgelegt werden, dass Sie zwar sehr gute Kundenkontakte, aber schlechte Beziehungen zu Ihren Vorgesetzten und Kollegen haben.

Oft werden in diesem Abschnitt auch Charaktereigenschaften angesprochen, die eine wichtige Rolle für die Erfüllung Ihrer Aufgaben spielen. Erfahrene Personaler können daraus lesen, ob Sie zum Beispiel ehrlich, unternehmungslustig, kreativ oder loyal gegenüber dem Unternehmen sind.

In diesen Abschnitten können sich einige Formulierungen verstecken, die dem künftigen Arbeitgeber etwas völlig anderes verraten, als es auf den ersten Blick scheint. Deshalb ist es wichtig, die Codes zu verstehen, die von Unternehmen gern in qualifizierten Arbeitszeugnissen verwendet werden.

Die Codes eines qualifizierten Arbeitszeugnisses entziffern

Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass qualifizierte Arbeitszeugnisse wahrheitsgemäß und wohlwollend sein müssen. Das heißt, Ihr Vorgesetzter darf darin nicht lügen, er darf Sie aber auch nicht offensichtlich schlecht darstellen, um Ihre Chancen auf den nächsten Job nicht zu ruinieren. Viele Unternehmen versuchen daher, ihre „wahre“ Beurteilung zwischen den Zeilen zu vermitteln.

Dafür hat sich in den qualifizierten Arbeitszeugnissen eine besondere Sprache etabliert: Obwohl die Formulierungen auf den ersten Blick positiv aussehen, könnte ein geschulter Personaler viel Negatives daraus erkennen. Lesen Sie Ihr Arbeitszeugnis gleich nach Erhalt sehr sorgfältig durch. Achten Sie dabei aber nicht nur auf die Reihenfolge der Informationen, sondern insbesondere auch auf die spezifische Wortwahl und weniger offensichtliche Auslassungen.

Der Unterschied liegt in den Adjektiven

Der Unterschied zwischen einem sehr guten und einem gerade noch so annehmbaren Zeugnis ist oft so unauffällig, dass er von Arbeitnehmern schnell übersehen werden kann. Viele scheinbar unbedeutende Adjektive und Phrasen machen hier den bedeutenden Unterschied.

Schauen wir uns einmal einen einfachen Beispielsatz an, in dem das Weglassen eines einzigen Wortes bereits eine schlechtere Bewertung bedeuten kann:

  • Herr Mustermann hat seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt. (Note: sehr gut)
  • Herr Mustermann hat seine Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt. (Note: gut)
  • Herr Mustermann hat seine Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt. (Note: befriedigend)
  • Herr Mustermann hat seine Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erfüllt. (Note: ausreichend)
  • Herr Mustermann hat seine Aufgaben im Wesentlichen zu unserer Zufriedenheit erfüllt. (Note: mangelhaft)
  • Herr Mustermann war bemüht, seine Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erfüllen. (Note: ungenügend)

Wenn das Zeugnis gut oder sehr gut ausfallen soll, stehen darin Formulierungen wie „überdurchschnittlich“, „vorbildlich“, „äußerst“, „jederzeit“, „vollends“, „in höchstem Maße“.
Aber Achtung: Wenn Sie eine offensichtliche Übertreibung erkennen, steckt möglicherweise in Wirklichkeit Kritik dahinter (zum Beispiel: „Er zeichnete sich durch außergewöhnlich regen Austausch mit Kollegen aus“ könnte bedeuten, dass ein Mitarbeiter ständig am Plaudern war, anstatt zu arbeiten).

In einem mangelhaften oder ungenügenden Zeugnis hingegen stehen oft Formulierungen wie: „in der Regel“, „im Großen und Ganzen“, „zumeist“, „durchaus“, „ihrem Verhalten gegenüber Vorgesetzten war nichts auszusetzen“ oder „er war bemüht, seine Aufgaben stets zufriedenstellend zu erfüllen“. Zwar klingen diese Worte an sich nicht negativ. Für einen erfahrenen Personaler sagen sie jedoch klar aus, dass es über den Mitarbeiter nicht viel Positives zu berichten gibt.

Die Reihenfolge ist essentiell

Wie bereits erwähnt, spielt auch die Reihenfolge der Informationen eine große Rolle. Wenn zum Beispiel anstatt von „Vorgesetzten, Kollegen und Kunden“ im Zeugnis das Verhältnis zu „Kollegen, Kunden und Vorgesetzten“ oder nur zu „Kollegen und Kunden“ erwähnt wird, könnte dies bedeuten, dass ein Mitarbeiter möglicherweise Probleme mit den Führungskräften hatte.

Ebenso ist es kein gutes Zeichen, wenn in der Aufgabenbeschreibung weniger wichtige Aufgaben vor den wirklich wichtigen genannt werden. Beispielsweise, wenn bei einem Verkäufer an erster Stelle betont wird, wie gewissenhaft er die Regale nachgefüllt hat, statt auf seine Kundenkontakte und Verkaufsstrategien einzugehen. So versuchen Unternehmen in der Regel, von einer schlechten Leistung bei den grundlegenden Aufgaben „abzulenken“.

Was nicht gesagt wird, spricht Bände

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sollte die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers bei der Arbeit umfassend bewerten. Fehlt ein Abschnitt, macht das den Eindruck, dass der ehemalige Arbeitgeber nichts Gutes berichten kann oder will. Wenn das Zeugnis nur die Arbeitsleistung, nicht aber die Persönlichkeit schildert, könnte das so gelesen werden, als ob der Mitarbeiter ein eher unangenehmer Zeitgenosse gewesen wäre. Hebt es jedoch fast ausschließlich dessen Charaktereigenschaften hervor und geht kaum auf die Aufgaben ein, war der Arbeitnehmer möglicherweise sympathisch und gut sozial integriert, fachlich jedoch eher inkompetent.

Ähnlich sieht es bei der Aufgabenbeschreibung aus. Wenn Tätigkeiten, die eigentlich zu den Hauptaufgaben eines Mitarbeiters gehören sollten, in einem qualifizierten Arbeitszeugnis nicht erwähnt werden, ist das immer problematisch. Was soll der künftige Arbeitgeber zum Beispiel von einem Lehrer denken, wenn in seinem Zeugnis kein Wort von seinen Unterrichtsmethoden steht?

Auch wenn im Zeugnis Selbstverständlichkeiten betont werden, ist das meistens eine Art „Warnhinweis“ an einen potenziellen Arbeitgeber. Aspekte wie Pünktlichkeit, Hygiene am Arbeitsplatz oder die Tatsache, dass der Mitarbeiter seinen Arbeitgeber niemals bestohlen hat, sollten sich von selbst verstehen und gehören nicht in ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Sie erwecken den Eindruck, dass es über den Arbeitgeber so wenig Positives zu sagen gibt, dass die Personalabteilung auf diese Weise versucht, die Bewertung künstlich aufzufüllen.

Sie haben einen Fehler oder Mangel in Ihrem Zeugnis gefunden? Keine Panik!

Achten Sie genau auf all die oben genannten Aspekte – aber vergessen Sie nicht, dass es nicht immer böswillig gemeint ist, wenn etwas davon auf Ihr Arbeitszeugnis zutrifft. Gerade in kleinen Betrieben oder Start-Ups sind Führungskräfte sich dieser Feinheiten oft gar nicht bewusst. Sprechen Sie Ihren Vorgesetzten oder die Personalabteilung also zunächst ruhig an, wenn Sie negative oder unklare Formulierungen in Ihrem Arbeitszeugnis finden. Die Chancen stehen gut, dass diese bereit sein werden, Ihnen mit einer Korrektur weiterzuhelfen.

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