Karriereplanung

Zeitmanagement für Profis: So gelingt Ihre Karriere!

Zeitmanagement ist eine wichtige Fähigkeit für jeden, da hiermit sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer nachweislich effizientere Ergebnisse erzielt werden. Der wohlbekannte Satz „Zeit ist Geld!“ betont den Wert der Zeit. Mit diesem kostbaren, wenn nicht sogar unbezahlbaren Gut kann jeder Berufstätige zielgerichteter arbeiten, wenn er es angemessen einsetzt. In diesem Artikel wollen wir tiefer darauf eingehen, wie Ihnen Zeitmanagement nutzt, welche Methoden es gibt und wie Sie Ihre Zeitmanagement-Fähigkeiten verbessern können.

Zeitmanagement Definition – Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist ein Prozess der Planung und bewussten, konsequenten Kontrolle Ihrer Zeit für bestimmte Aktivitäten. Es hilft Ihnen insbesondere, wenn Sie Ihre Produktivität und Effizienz steigern wollen. Es ist auch ein Prozess der strategischen Aufteilung Ihrer Zeit zwischen Auszeiten und bestimmten Aktivitäten für einen Tag, eine Woche oder einen Monat.

Beachten Sie, dass Zeiteinteilung Ihnen auf der einen Seite ermöglicht, effizienter zu arbeiten. Auf der anderen Seite kann Zeitmanagement aber bei falscher Anwendung als nachteilig für Ihre Effektivität erweisen und Stress verursachen. Schauen Sie daher genau, welches Zeitmanagement-Tool am besten zu Ihnen passt! Schließlich soll es Ihr Leben vereinfachen.

Zeitmanagement-Plan – Wofür brauchen Sie Zeitmanagement?

Durch Zeitmanagement können Sie mehr Aktivitäten oder Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen. Noch wichtiger ist, dass die Effizienz Vorrang erhält. Sich auf einzelne Aktivitäten nacheinander konzentrieren zu können, ist eine wichtige Grundlage, für Ihre Karriere. Es gibt verschiedene Zeitmanagement-Tools und Methoden. Im Verlauf dieses Artikels umreißen wir Pläne zum Zeitmanagement. Wählen Sie den Plan aus, der Ihrer Persönlichkeit am besten entspricht und mit dem Sie regelmäßig Ihren Zeitplan anpassen. So beugen Sie vor, dass Sie mit zu vielen Aktivitäten oder einer spezifischen Arbeit überlastet werden. Gleichzeitig erlaubt es Ihnen, sich besser zu konzentrieren und Unterbrechungen zu vermeiden.

Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es?

Ein guter Zeitmanagementplan, der entweder ein tägliches Zeitmanagement oder einen Wochenplan Ihrer Aktivitäten vorsieht, hilft Ihnen, cleverer zu arbeiten und in Rekordzeit gute Ergebnisse zu erzielen. Es gibt verschiedene Zeitmanagement-Spiele und Anwendungen, die Ihnen helfen oder Ihnen beibringen können, wie Sie Ihre Aktivitäten für einen Tag, eine Woche oder sogar für die kommenden Monate effizient planen können. Für diesen Artikel werden im Folgenden jedoch effiziente Zeitmanagement-Methoden vorgestellt, die Sie dazu bringen können, cleverer anstatt härter zu arbeiten, während Ihre Karriere voranschreitet.

Strategie 1 – Priorisieren Sie Ihren Fokus

In dieser Strategie, verdeutlichen Sie sich zu Beginn eines jeden Tages Ihren jeweiligen Schwerpunkt. Halten Sie dafür Ihren Terminplan dynamisch, aber spezifisch genug, um jede Aufgabe erfüllen zu können. Beginnen und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben des Tages – beginnen Sie mit den zwei Wichtigsten; dies sollte ein Schritt in die richtige Richtung sein. Minimieren Sie Unterbrechungen und versuchen Sie, Störungen aus Ihrer Umgebung zu begrenzen. Und Sie sollten nicht unterschätzen, wie schnell Sie Dinge aufschieben möchten, die Sie nicht gerne tun. Aber zu dieser Strategie gehört es auch, mit dem Prokrastinieren aufzuhören.

Strategie 2 – Zielorientierung und psychische Gesundheit

Wenn Sie Pläne für den Tag aufschreiben, hilft dies, ein klares Bild zu erhalten, was erledigt werden muss. Priorisieren Sie Ihre Verantwortlichkeiten. Setzen Sie die leichteren oder schwierigeren Aufgaben in eine Reihenfolge. Setzen Sie sich Ziele. Dies gibt Ihnen ein klares Verständnis Ihrer kurz- oder langfristigen Ziele, mit denen Sie in Ihrer Karriere erfolgreich sein werden. Kommunizieren Sie effektiv. Wenn die Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten, Ihre Ziele eindeutig kennen, können sie planen und delegieren, während Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Planen Sie Ihren Tag und wie Sie ihn angehen wollen. Dazu gehört auch, manche Aufgaben zu delegieren.

Strategie 3 – Vier D's des Zeitmanagements

Die dritte Strategie wird mit dem aus dem Englischen stammenden Akronym der vier D's beschrieben: Do it, delete it, delegate or defer it.

  • Tun – Kann eine Aufgabe oder eine Aktivität jetzt oder in den nächsten Minuten abgeschlossen werden? Dann erledigen Sie sie!
  • Streichen – Ist die Aufgabe Ihre Zeit wert? Wenn nicht, löschen Sie sie!
  • Delegieren – Ist es notwendig, die Aufgabe selbst zu erledigen? Sind Sie dafür verantwortlich? Wenn nein, delegieren Sie sie!
  • Aufschieben – Können Sie sich sofort darum kümmern? Ist es notwendig, es heute zu erledigen? Wenn nicht, verschieben Sie es!

Eine gute Möglichkeit, die vier D's umzusetzen, besteht darin, sich Ihren Tagesplan anzusehen und nach dem zu suchen, was Sie tun müssen. Den Rest löschen Sie, delegieren oder schieben es auf.

Strategie 4 – Bedeutung und Dringlichkeitsprioritäten

Die vierte Strategie ist analytischer, da sie Ihnen hilft, Ihre täglichen Aufgaben oder Ihren Wochenplan im Rahmen von Zeitmanagement in vier verschiedene Kategorien einzuteilen. Diese sind:

  • Hohe Priorität: Wichtig und dringend – Dies kann Finanzberichte mit strikt bevorstehenden Fristen umfassen
  • Hohe/mittlere Priorität: Wichtig, aber nicht dringend – Dies können Netzwerktreffen, Trainings- oder Diskussionskurse sein
  • Mittlere Priorität: Nicht wichtig, aber dringend – Hierbei kann es sich um den Posteingang oder Anmeldungen handeln
  • Geringe Priorität: Nicht wichtig und nicht dringend – Das sind beispielsweise Gespräche an der Kaffeemaschine

Sortieren Sie Ihre Aktivitäten in diese Kategorien und werden Sie effizienter.

Strategie 5 – Zeitorientierte Planung

Ermitteln Sie die verfügbare Zeit für Ihre Arbeit – Legen Sie Zeiten für bestimmte Aufgaben oder Aktivitäten fest. Wichtige und dringende Aktivitäten stehen an erster Stelle und haben somit hohe Priorität. Erstellen Sie einen Notfallplan. Er bietet Flexibilität und Zeit, um mit unvorhergesehenen Notfällen fertig zu werden. Ein Bereitstellungsplan kann helfen die Einreichung von Aufgaben und das Erstellen von Listen zu planen. In der Zeitplananalyse gehen Sie Ihren Plan noch einmal durch und stellen sicher, dass er erreichbar ist.

Achten Sie auf Ihre Gesundheit

Egal welche der Strategien Sie verfolgen, sollten Sie immer auf sich achten! Beugen Sie Burnouts vor. Stress oder Überanstrengung bei einer Tätigkeit oder Aufgabe könnte dazu führen, dass Sie in Ihrem Arbeitsumfeld schlechte Leistungen erbringen. Achten Sie auf Ihre psychische Gesundheit, indem Sie motiviert bleiben, kleine Pausen machen oder sich im Laufe des Tages belohnen. Sie haben es in der Hand!

Wie profitieren Sie von Selbst- und Zeitmanagement?

Zeitmanagement beginnt bei Ihren täglichen Aktivitäten, und das nicht nur auf professioneller Ebene. Im Folgenden haben wir einige der Vorteile aufgeführt, die mit einem ordnungsgemäß durchgeführten Selbstzeitmanagement im Zusammenhang stehen:

  • Effizienz und Produktivität auf optimalem Niveau
  • Angesehenes Berufsleben
  • Weniger Stress
  • Bessere oder mehr Wachstumsmöglichkeiten
  • Bessere Plattform zum Erreichen wichtiger Lebens- und Karriereziele

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Zeit managen, geht im Endeffekt nahtlos in Ihr privates Leben über.

Welche Bedeutung haben angemessene Zeitmanagement-Fähigkeiten und wie verbessern Sie diese?

Zeitmanagement-Fähigkeiten sind wichtig, da sie jedem Berufstätigen ermöglichen, täglich gesetzte Ziele zu erreichen. Zeitmanagement ist eine Fähigkeit, die Sie aufbauen können. Sie müssen sich aber konsequent und bewusst darum bemühen, sie täglich weiterzuentwickeln.

Das Management Ihrer Zeit ermöglicht es Ihnen, flexibel, kreativ und engagiert mit Ihren gesteckten Zielen umzugehen. Wenn Sie einmal die Zeit für eine Aktivität oder die Erledigung einer Aufgabe konkretisiert haben, können Sie über andere Tagespläne nachdenken und vorankommen. Die Arbeit an oder Entwicklung von Ihren Zeitmanagement-Fähigkeiten kann Ihnen helfen, Ihre Aussichten auf neue Beschäftigungsmöglichkeiten zu verbessern. Im Folgenden werden einige Schritte zur Verbesserung Ihrer Zeitmanagement-Fähigkeiten skizziert:

Schritt 1 – Skizzieren Sie kurz- und langfristige Ziele

Setzen Sie sich regelmäßig Tages-, Wochen- oder Quartalsziele, dies orientiert Ihren Geist an dem, was Sie erreichen müssen. Diese Ziele müssen den SMART-Kriterien folgen, also messbar, erreichbar, relevant, zeitorientiert und spezifisch sein. Wenn Sie täglich an diesen kurzfristigen Zielen arbeiten, erreichen Sie nach und nach Meilensteine, mit denen Sie Schritte zu größeren, langfristigen Zielen zurücklegen.

Ein Beispiel: Als Mitarbeiter eines Unternehmens müssen Sie für zehn Kunden im Quartal Geschäftsziele erreichen. Setzen Sie sich pro Woche kurzfristige Ziele für einen Kunden, hilft Ihnen dies, das längerfristige Quartalsziel zu erfüllen.

Schritt 2 – Verwalten Sie Ihren Tageskalender

Die Erstellung einer Liste von Aktivitäten oder Aufgaben ist wichtig, um Ihre Zeit zu managen. Ziehen Sie in Betracht, Aktivitäten auf bestimmte Tageszeiten einzuschränken und sich selbst eine angemessene Zeit ohne Ablenkungen oder Unterbrechungen zur Verfügung zu stellen, um Ihre Ziele zu erreichen. Überlegen Sie, ob es wichtig ist, an bestimmten Meetings teilzunehmen oder nicht, und ob Sie einen Mehrwert oder einen Beitrag in einer bestimmten Weise leisten werden. Wenn nicht: Fühlen Sie sich berechtigt, diese abzusagen. Dabei sollten Sie aber respektvoll vorgehen, indem Sie der verantwortlichen Person den Grund nennen, warum Sie am Meeting nicht teilnehmen möchten.

Schritt 3 – Setzen Sie Prioritäten bei Ihren Verantwortlichkeiten

Das Setzen von Prioritäten ist eine Aufgabe, die jeden Tag leichter wird. Das Aufschreiben der nächsten Schritte kann Ihnen helfen, Aufgaben angemessen zu priorisieren, die von wichtig bis unwichtig reichen. Wenn Sie Hilfe benötigen, sollten Sie einen Kollegen oder Mitarbeiter bitten, Ihre Zeit für Sie zu verwalten. Verstehen Sie, welche Fristen es gibt und wie sich eine Aufgabe auf Kunden und Geschäftsziele auswirkt.

Insgesamt raten wir Ihnen, Ihre kurz- und langfristigen Ziele zu umreißen, Ihren Kalender zu verwalten und Prioritäten bei Ihren Verantwortlichkeiten zu setzen. So können Sie Ihre Zeitmanagement-Fähigkeiten verbessern, ein besserer Mitarbeiter werden und Ihre langfristigen Karriereziele erreichen.

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