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So berechnen Sie Ihren Verpflegungsmehraufwand richtig

Aufgrund der stetig wachsenden Mobilität reisen wir in unserem Berufsleben zunehmend öfter. Doch dadurch entstehen nicht nur den Arbeitgebern, sondern auch Ihnen zusätzliche Kosten. Der Kaffee zum Mitnehmen auf dem Weg zum Meeting, das schnelle Sandwich in der Mittagspause, das wohlverdiente Abendessen im Hotel nach Feierabend – oft müssen Sie all das zunächst aus eigener Tasche zahlen. Aber keine Sorge, diese Ausgaben können Sie sich zurückholen. Ein richtig berechneter Verpflegungsmehraufwand ist durchaus erstattungsfähig.

Was genau ist der Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein Teil der Reisekosten und umfasst die Kosten von Speisen und Getränken, die Sie während einer Dienstreise konsumieren. Oft werden diese Ausgaben auch als Tagegeld oder Spesen bezeichnet, wobei der Begriff „Spesen“ nicht eindeutig definiert ist, da diese oft neben den eigentlichen Verpflegungskosten auch andere Reisekosten umfassen.

Wichtig ist das im Begriff „Verpflegungsmehraufwand“ enthaltene Wort „mehr“ – das bedeutet, Sie bekommen nicht sämtliche Verpflegungskosten zu 100 % erstattet, sondern nur jene Kosten, die über Ihre gewöhnlichen Lebensmittelausgaben zu Hause hinausgehen. Deshalb wird der Verpflegungsmehraufwand nicht nach Ihren tatsächlichen Ausgaben berechnet, sondern Sie erhalten eine sogenannte Verpflegungspauschale.

Üblicherweise bekommen Sie die Verpflegungspauschale von Ihrem Arbeitgeber im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet. Gesetzlich ist er aber nicht dazu verpflichtet, daher kann es sein, dass Sie die Kosten zunächst tatsächlich selbst tragen müssen. Doch auch in diesem Fall gibt es eine Lösung: Sie können den Verpflegungsmehraufwand gemäß § 9 Absatz 4a EstG in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen und sich so das Geld zurückholen. In diesem Fall kann es sein, dass das Finanzamt eine schriftliche Bestätigung von Ihrem Arbeitgeber verlangt, dass Sie das Geld von ihm nicht zurückerstattet bekommen haben.

Bei welchen Dienstreisen gelten Verpflegungspauschalen?

Gesetzlich gesehen handelt es sich bei Dienstreisen um sogenannte Auswärtstätigkeiten, die beruflich bedingt sind und weder zu Hause noch an der ersten Arbeitsstätte (also dort, wo der Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit liegt) stattfinden. Ob Sie also einen Kundentermin im Nachbarort haben oder nach Übersee fliegen, um an einer Schulung in der Firmenzentrale teilzunehmen – beides ist streng genommen eine Dienstreise.

Grundsätzlich gilt aber: Die Verpflegungspauschale steht Ihnen erst ab einer Dienstreisedauer von vollen acht Stunden zu. Wenn Sie also insgesamt fünf Stunden Autofahrt auf sich nehmen, um an einer einstündigen Besprechung mit einem Kunden in einem anderen Bundesland teilzunehmen, können Sie diese Pauschale nicht in Anspruch nehmen (die restlichen Reisekosten bleiben davon unberührt). Erst sobald Ihre Dienstreise acht Stunden überschreitet, gelten für Sie verschiedene Verpflegungspauschalen. Diese richten sich nach Einsatzort und -dauer, aber auch danach, ob die abzurechnende Dienstreise vor oder nach dem 1. Januar 2020 stattgefunden hat, denn ab diesem Zeitpunkt gelten neue, erhöhte Verpflegungspauschalen.

Die Erstattung des Verpflegungsmehraufwandes ist an eine Höchstgrenze von drei Monaten gebunden. Wenn Sie also für ein halbes Jahr in eine andere Stadt versetzt werden, um dort Mitarbeiter eines neuen Standortes einzuarbeiten, können Sie nur die ersten drei Monate geltend machen. Wenn Sie aber in dieser Zeit mindestens vier Wochen am Stück an Ihre erste Arbeitsstätte zurückkehren, Urlaub machen oder krankgeschrieben werden, gilt das als Unterbrechung und Sie haben anschließend wieder Anspruch auf drei Monate Verpflegungspauschale. Auch in Berufen, bei denen sich keine erste Arbeitsstätte bestimmen lässt, z. B. bei Leiharbeitern, wird die Pauschale maximal drei Monate lang gewährt.

Inlandsreisen

Bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung innerhalb Deutschlands gilt ab dem 1. Januar 2020 für jeden vollen Kalendertag, den Sie an Ihrem Einsatzort verbringen, eine Verpflegungspauschale von 28 € (davor 24 €). Für den An- und Abreisetag gilt jeweils eine Pauschale von 14 € (davor 12 €), unabhängig davon, wie viel Zeit Sie an Ihrem Einsatzort verbringen. Berufskraftfahrer können zusätzlich zur normalen Verpflegungspauschale noch eine Übernachtungspauschale von 8 € (davor 5 €) für jede Übernachtung in der Kabine ihres Fahrzeugs geltend machen.

Wenn Sie also nach einer mehrtägigen Dienstreise um 5:00 Uhr morgens aus dem Hotel auschecken und um 8:00 Uhr zurück an Ihrer ersten Arbeitsstätte sind, um Ihrer Tätigkeit wie gewohnt nachzugehen, stehen Ihnen trotzdem 14 € Verpflegungspauschale zu. Allerdings gilt das auch, wenn Sie den letzten Tag Ihrer Dienstreise noch vollständig durcharbeiten und erst um 23:00 Uhr wieder nach Hause kommen. Auch bei Dienstreisen ohne Übernachtung, die mehr als acht, aber weniger als 24 Stunden dauern, beträgt Ihr Verpflegungsmehraufwand ab dem 1. Januar 2020 genau 14 € (davor 12 €).

Auslandsreisen

Bei Dienstreisen ins Ausland gelten je nach Einsatzland unterschiedliche Verpflegungspauschalen, die vom Bundesfinanzministerium jährlich festgelegt werden. Bei Durchreisen durch mehrere Länder ist zu beachten, dass die An- und Abreisepauschale danach berechnet wird, in welchem Land Sie sich am An- oder Abreisetag um 24:00 Uhr Ortszeit befunden haben. Wenn Sie also z. B. einen Nachtzug von Deutschland über Österreich nach Ungarn nehmen und sich um 24:00 Uhr in Österreich befinden, gilt die Pauschale für Österreich. Wenn Sie sich um diese Zeit bereits in Ungarn befinden, gilt die Anreisepauschale für Ungarn.

In Außen- oder Überseegebieten gelten die gleichen Verpflegungspauschalen wie im jeweiligen Mutterland, d. h. wenn Sie beispielsweise nach Martinique oder Reunion reisen, gilt die Verpflegungspauschale für Frankreich, in Curaçao und Aruba gilt die Pauschale für die Niederlande. In eigenständigen Staaten, die nicht auf der Liste des Bundesfinanzministeriums aufgeführt sind, ist die Verpflegungspauschale für Luxemburg anzuwenden.

Wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten bereitstellt

Manchmal organisiert Ihr Arbeitgeber für die Dauer Ihrer Dienstreise auch Mahlzeiten für Sie. Dazu zählt sowohl das im Zimmerpreis inbegriffene Hotelfrühstück als auch ein organisierter Business Lunch mit Geschäftspartnern oder ein Abendessen, für das Sie eine Rechnung auf Ihren Arbeitgeber ausstellen lassen. Das beeinflusst natürlich den Verpflegungsmehraufwand, denn dieser soll ausschließlich jene Kosten decken, die Ihnen auch tatsächlich über Ihre gewöhnlichen Ausgaben hinaus entstehen.

Daher werden für jede Mahlzeit, die der Arbeitgeber für Sie bezahlt hat, bestimmte Beträge von Ihrer Verpflegungspauschale abgezogen. Für ein Frühstück sind es 20 % Abzug, für ein Mittag- oder Abendessen jeweils 40 %. Wenn Sie also drei Mahlzeiten täglich von Ihrem Arbeitgeber gestellt bekommen, steht Ihnen kein Verpflegungsmehraufwand zu. Getränke wie Kaffee oder Mineralwasser, die Sie an Ihrem Einsatzort kostenlos zur Verfügung gestellt bekommen, zählen nicht dazu – es muss sich um vollwertige Mahlzeiten handeln. Die am An- und Abreisetag gestellten Mahlzeiten beeinflussen den Pauschalbetrag nicht.

Verpflegungsmehraufwand: Berechnungsbeispiele

Um die vielen Regelungen und Ausnahmen zur Berechnung der Verpflegungspauschale anhand von Beispielen zu veranschaulichen, haben wir nachfolgend einige Varianten für Dienstreisen im In- und Ausland zusammengestellt.

Beispiel für eine mehrtägige Dienstreise im Inland

Sie fahren zu einem Seminar von Karlsruhe nach Berlin. Der erste und der letzte Tag gelten als An- und Abreisetag, dazwischen sind sie volle zwei Kalendertage dort. Das Frühstück bekommen Sie im Hotel, ein Mittagessen ist im Seminarpreis inbegriffen. Am Anreisetag kommen Sie erst am späten Nachmittag an und essen in Eigenregie zu Abend, am Abreisetag wird kein Mittagessen mehr gestellt.

Sie bekommen also 14 € Pauschale für den Anreisetag + 2 x 28 € Pauschale für zwei volle Einsatztage + 14 € Pauschale für den Abreisetag. An den vollen Einsatztagen müssen Sie von der Verpflegungspauschale 20 % für das Frühstück und 40 % für das Mittagessen abziehen, da beide Mahlzeiten gestellt wurden, also bleiben von den 28 € jeweils nur 40 % übrig, das sind 11,20 € pro Tag. Für die An- und Abreisetage müssen Sie nichts abziehen. Ihnen stehen also 14 + 2 x 11,20 + 14 = 50,40 € zu.

Beispiel für eine eintägige Dienstreise ins Ausland

Sie fahren zu einem Meeting in die Tochterfirma Ihres Unternehmens nach Basel, wo Sie um 9:00 Uhr ankommen und um 17:30 Uhr wieder abreisen. Sie bekommen ein Mittagessen in der Kantine der Tochterfirma gestellt. Laut der Aufstellung der „Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland“ für 2021 beträgt die Verpflegungspauschale für die Schweiz (ausgenommen Genf) bei einer Abwesenheitsdauer zwischen acht und 24 Stunden 43 €. Da es sich bei dem Unternehmen, das Ihnen die Mahlzeit gestellt hat, nicht um Ihren Arbeitgeber selbst, sondern um dessen Tochterfirma im Ausland handelt, muss die Verpflegungspauschale nicht gekürzt werden, Ihnen stehen 43 € Lagerbestände zu.

Beispiel für eine langfristige Dienstreise ins Ausland

Sie werden für vier Wochen nach Finnland entsandt. Der Arbeitgeber stellt Ihnen eine Wohnung, aber keine Mahlzeiten. An Wochenenden haben Sie frei. Trotzdem können Sie die vollen 28 Tage Verpflegungsmehraufwand in Anspruch nehmen. Es liegt aber an der Kulanz Ihres Arbeitgebers, ob er die Pauschale für die Wochenenden auch bezahlt, gesetzlich verpflichtet ist er dazu nicht. Ihr Verpflegungsmehraufwand für die Zeit des Aufenthaltes, ohne An- und Abreisepauschale, beträgt (Stand 2021) 28 x 50 € für die vollen Einsatztage = 1.466 €, sofern der Arbeitgeber sich kulant zeigt.

Beispiel für eine Dienstreise ins Ausland mit Durchreise

Sie machen eine Dienstreise nach Belgien und Luxemburg. Nach Luxemburg reisen Sie tagsüber, bleiben einen vollen Tag dort und fahren dann mit dem Nachtzug nach Belgien. Der Zug überquert die Grenze um 23:45 Uhr. Dann bleiben Sie zwei volle Tage in Belgien und fahren tagsüber wieder zurück nach Deutschland. In der gesamten Zeit bekommen Sie von Ihrem Arbeitgeber keine Mahlzeiten gestellt.

Bei mehrtägigen Auslandsreisen wird der Anreisetag mit dem deutschen Pauschbetrag berechnet, also mit 14 €. In Luxemburg haben Sie anschließend einen vollen Einsatztag mit 47 € und den Abreisetag, an dem Sie nach Belgien reisen. Da Sie Belgien noch vor Mitternacht erreichen, gilt der Anreise-Pauschbetrag für Belgien, also 28 €. In Belgien verbringen Sie zwei volle Tage, die jeweils 42 € Pauschbetrag ausmachen. Anschließend reisen Sie zurück nach Deutschland. Rückreisen nach Deutschland bei mehrtägigen Auslandsreisen werden nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland berechnet, also wieder Belgien und noch einmal 28 €. Das ergibt insgesamt 201 € (alle Pauschbeträge Stand 2021).

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