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Zeitmanagement mit dem Eisenhower-Prinzip

Multitasking, heutzutage eine wahre Königsdisziplin, ist für Arbeitnehmer fast immer äußerst kräftezehrend. Diejenigen, die täglich, während sie E-Mails beantworten, gleichzeitig das CRM des Unternehmens aktualisieren, Kunden anrufen oder Meetings organisieren, können davon ein Liedchen singen. Wie überlebt man einen solchen Wahnsinn? Diese Frage lässt sich mit Hilfe des ehemaligen US-Präsidenten Dwight Eisenhower beantworten.

Erfahren Sie hier, was es mit dem Eisenhower-Prinzip auf sich hat, und finden Sie heraus, wie Sie es bei der Arbeit für sich nutzen können.

Was ist das Eisenhower-Prinzip?

Kurz gesagt ist das Eisenhower-Prinzip eine einfache, aber effektive Methode des Zeitmanagements. Das Prinzip basiert auf einer Aussage Eisenhowers aus dem Jahr 1954, der wiederum seinen Universitätsdozenten zitierte: „Ich habe zwei Arten von Problemen: dringende und wichtige. Dringend ist nicht wichtig, und wichtig ist nie dringend.“ Das mag beim ersten Hören sicherlich zunächst paradox klingen. Schauen wir uns daher einmal genauer an, was Eisenhower unter „wichtigen" und „dringenden" Problemen verstand.

Dringende und wichtige Probleme

Eisenhower unterteilte die zwei Problemtypen wie folgt:

  • Wichtige Probleme: solche, die der Erreichung Ihrer beruflichen Ziele im Weg stehen.
  • Dringende Probleme: solche, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, aber sich nicht unbedingt langfristig auswirken.

Diese Unterteilung von Problemen bedeutet, dass wir unsere Zeit auf der Arbeit nicht nur den dringendsten Themen widmen sollten, sondern auch den wichtigen. Auf diese Weise können Sie Aufgabenberge effektiver bewältigen und gleichzeitig Stress und übermäßige Anstrengungen vermeiden.

Bei der Verwendung dieser Methode müssen Sie also feststellen, welche Probleme wichtig und welche nur dringend sind. Leider haben wir die Angewohnheit, uns immer zuerst auf das zu konzentrieren, was jetzt gelöst werden muss, und nicht auf das, was langfristig am wichtigsten ist. Am Beispiel von Feuerwehrleuten kann man sich das so vorstellen, dass Sie nur die aktuellen Brände löschen, sich aber keine Gedanken zum langfristigen Brandschutz machen können. Übertragen auf Arbeitnehmer bedeutet das: Ein jeder muss immer auch das Endergebnis seiner Tätigkeit vor Augen haben.

Betrachten wir einmal zwei Beispiele für wichtige und dringende Probleme:

  • Eine E-Mail von einem Kollegen mit der Bitte um ein Teamtreffen in der kommenden Woche könnte ein dringendes Problem darstellen. Obwohl der Kollege um eine schnelle Antwort bittet, bedeutet dies nicht, dass die Organisation des Treffens jetzt wichtig ist.
  • Ähnlich ist es bei einem arrangierten Treffen mit einer Firma, die Firmenreisen für Ihr Unternehmen organisiert. Obwohl dessen Vertreter auf dem Meeting besteht, sollten Sie es aufschieben, wenn Sie ernsthaftere Probleme zu lösen haben. Eine solche Reise kann jederzeit arrangiert werden. Die Präsentation vor dem Vorstand muss hingegen pünktlich sein.

Aus der Sicht von Arbeitnehmern sind die wichtigen Probleme solche, die direkte Auswirkungen auf die Karriere und auf das gute Funktionieren des gesamten Unternehmens haben. Alles andere ist „nur” dringend.

Das Eisenhower-Prinzip in der Praxis

Doch wie klassifizieren Sie Ihren Berg an Aufgaben im Alltag? Der beste Weg ist die Erstellung einer Matrix, in der Sie alle anstehenden Probleme oder Aufgaben eintragen. Unterteilen Sie dafür ein Quadrat in vier gleich große Felder. Auf der horizontalen Achse unterscheiden Sie zwischen „dringend” und „nicht dringend” und auf der vertikalen Achse zwischen „wichtig" und „unwichtig". Schreiben Sie dann alle Probleme, die Sie zu lösen haben, auf Post-its. Kleben Sie nun die Zettel entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in die jeweiligen Felder. Dazu können Sie die folgende Klassifizierung verwenden:

  • Dringend und wichtig: Das sind die wichtigsten Probleme, die Sie nicht einfach nebenbei lösen können. Dazu gehören kritische Projekte und Maßnahmen, die Sie bei der Arbeit ergreifen müssen. Wenn Sie auf diese Probleme nicht reagieren, könnte Sie das eventuell viel Geld kosten und Sie im Ansehen Ihres Arbeitgebers zurückwerfen. In diese Kategorie fallen auch Unternehmenskrisen wie z. B. ein Konflikt mit anderen Arbeitnehmern, ein PR-Skandal, dem sofort gegengesteuert werden muss, oder IT-Probleme, die den Arbeitsalltag des gesamten Unternehmens bedrohen.
  • Wichtig, aber nicht dringend: Dies ist ein wichtiges Problem, das jedoch keine Anzeichen von Dringlichkeit aufweist. Es sollte jedoch als Priorität behandelt werden, denn wichtige Probleme werden ohnehin im Laufe der Zeit dringender, sei es in einigen Tagen oder im nächsten Monat. Während viele versuchen, die Lösung schwieriger oder unangenehmer Fragen aufzuschieben, tun gute Mitarbeiter einfach das Richtige: Sie lösen wichtige Probleme.
  • Nicht wichtig, aber dringend: Wenn Sie weniger wichtige Probleme haben, die jedoch sofort gelöst werden müssen, dann versuchen Sie, diese zu delegieren oder zu verschieben. Zuerst müssen Sie die wichtigen, dringenden Projekte bearbeiten. Sind Sie damit fertig, kümmern Sie sich um die weniger wichtigen, aber dringenden Aufgaben. Vereinbaren Sie z. B. ein neues Treffen mit dem Reiseveranstalter aus dem obigen Beispiel.
  • Nicht wichtig und nicht dringend: Wenn Probleme nicht wichtig und nicht dringend sind, warum sollten sie dann gelöst werden? Punkte in dieser Rubrik machen Sie auf Themen aufmerksam, wo Sie Ihre Arbeitsorganisation ändern sollten. Wenn möglich, vernachlässigen Sie diese Aufgaben einfach. Sprechen Sie mit Ihrem Chef und erklären Sie ihm, dass dies keine wichtigen Aufgaben für das Unternehmen oder für Ihre Position sind. Vorgesetzte wissen nicht immer im Detail, welche Projekte und Aufgaben den Mitarbeitern auferlegt wurden. Eine gute Kommunikation kann Ihnen diesbezüglich den Arbeitsalltag enorm erleichtern.

Die Erstellung einer solchen Matrix ermöglicht Ihnen nicht nur, sich einen Überblick über Ihre aktuellen Ziele, Projekte und Vorschläge zu verschaffen. Sie bekommen vielmehr ein gutes Verständnis Ihrer Arbeitsprioritäten. Indem Sie Probleme und Aufgaben in der Reihenfolge der obigen Liste angehen, arbeiten Sie am effizientesten und sparen letztendlich Zeit.

Andere Zeitmanagement-Methoden

Das Eisenhower-Prinzip ist nicht die einzige Möglichkeit, Ihre Arbeitszeit effektiv zu strukturieren. Es gibt weitere Methoden, um Zeit zu gewinnen und Aufgaben zu bewältigen. Alle basieren auf einer Analyse der wirklich relevanten Aufgaben und der Streichung unnötiger Aktivitäten. Hier stellen wir Ihnen drei weitere dieser Methoden vor:

Pareto-Analyse: die 80/20-Regel

Bei Projektdurchführungen wird laut der Pareto-Analyse davon ausgegangen, dass 80 % der Aufgaben in 20 % der Zeit erledigt werden können. Das verbleibende Fünftel der Aufgaben nimmt hingegen bis zu 80 % unserer Zeit in Anspruch. Das bedeutet, dass Aufgaben, die zur ersten Gruppe gehören, für Sie die höchste Priorität haben sollten, da sie in kürzester Zeit erledigt werden können. Die restlichen 20 % der Aufgaben sind Zeitfresser. Sie sollten entweder eliminiert oder weniger umfangreich behandelt werden, weil sie eventuell nicht so relevant sind. In diesem Aspekt kommt die 80/20-Regel dem Eisenhower-Prinzip sehr nahe.

POSEC-Methode: 5 Schritte zur Zeiteinteilung

POSEC ist eine Methode des Zeitmanagements, die sich zuerst auf persönliche Ziele und erst dann auf die Verantwortung für das Wohlergehen der Gruppe konzentriert. Sie eignet sich daher besonders gut für die Organisation Ihres Privatlebens. Die folgenden fünf Schritte der POSEC-Methode spiegeln sich auch in Maslows Bedürfnispyramide wider und sollten der Reihe nach ausgeführt werden:

  1. Priorisieren Sie Ihre Zeit und definieren Sie Ihre Ziele im Leben.
  2. Organisieren Sie Dinge, die Sie regelmäßig tun müssen, um langfristig erfolgreich und ausgeglichen zu sein, insbesondere das Familienleben und die persönlichen Finanzen.
  3. Straffen (Streamline) Sie Dinge, die Sie nicht mögen, aber tun müssen, wie tägliche Arbeiten und Verantwortlichkeiten.
  4. Optimieren (Economize) Sie Dinge, die Sie gern tun, die aber nicht dringend sind, so wie Freizeit und Unterhaltung.
  5. Erübrigen (Contribute) Sie Zeit für andere Dinge, die für die Gesellschaft wichtig sind, wie soziale Verpflichtungen.

GTD-Methode

Eine weitere im Geschäftsleben sehr beliebte Methode ist „GTD – Getting Things Done". Sie wurde 2001 von David Allen vorgestellt und basiert auf den fünf Schritten, die zur stressfreien Erfüllung jeder Aufgabe erforderlich sind:

  1. Erfassen
  2. Erklären
  3. Organisieren
  4. Denken
  5. Handeln

Jede Aktivität sollte laut GTD schematisch in den genannten Etappen durch-gführt werden, wobei der Schwerpunkt hier auf einer guten Planung und Priori-sierung der Ziele liegt. Als Mitarbeiter sollten Sie immer die Kontrolle darüber haen, was Sie tun. Wenn ein Projekt beginnt, sollten Sie alle anderen Aufgaben erledigt haben. Laut Allen macht Ablenkung die Aufgabenerfüllung quasi unmöglich. GTD basiert im Arbeitsalltag vor allem auf Benachrichtigungen und Erinnerungen (ob im Kalender oder einer App), die Sie bei der Arbeit immer vor sich haben sollten.

Diese Vorteile bringt Ihnen Zeitmanagement

Die Verwendung des Eisenhower-Prinzips und anderer Zeitmanagement-Methoden im Arbeitsalltag hat viele Vorteile. Sie gewinnen die Kontrolle über Ihre eigene Zeit zurück, was es Ihnen ermöglichen wird, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen. Die Arbeit wird einfacher und angenehmer. Darüber hinaus behalten Sie einen besseren Überblick über laufende Projekte. Die Rangfolge in der Aufgabenmatrix erleichtert es Ihnen, Ihren Workload zu erkennen und einen entsprechenden Arbeitsplan aufzustellen.

Mitarbeiter, die ihre Aufgaben effektiv erfüllen, erreichen ihre Karriereziele schneller und werden von ihren Vorgesetzten mehr geschätzt. Auf der anderen Seite nutzen auch Manager durch Zeitmanagement-Methoden ihre eigenen Kompetenzen besser und managen ihr Team effektiver. Gutes Zeitmanagement ist ein Vorteil für alle Beteiligten.

Das Eisenhower-Prinzip kann zudem nicht nur bei der Arbeit, sondern auch im Privat- und Familienleben wahre Wunder wirken. Es ist universell anwendbar und reduziert Ihren Arbeitsaufwand in allen Bereichen, sei es bei Ihren täglichen Pflichten im Haushalt, beim Studium oder in der Ausbildung. Versuchen Sie, das Eisenhower-Prinzip sowohl zu Hause als auch am Arbeitsplatz anzuwenden, um Ihre berufliche Entwicklung zu beschleunigen und einfach klüger und stressbefreiter zu arbeiten.

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