Vorstellungs­gespräch

So bestätigen Sie das Vorstellungsgespräch professionell

Sie haben eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten, herzlichen Glückwunsch! Jetzt ist der Moment, um Ihr Talent unter Beweis zu stellen und Ihren Wert für ein Unternehmen darzulegen. Aber bevor Sie beginnen, sich auf das Gespräch vorzubereiten, sollten Sie den Gesprächstermin so schnell wie möglich bestätigen. Dieser Schritt wird oft übersehen, kann aber äußerst hilfreich sein.

Warum Sie das Vorstellungsgespräch bestätigen sollten

Die Bestätigung des Vorstellungsgesprächs an künftige Vorgesetzte hat drei wesentliche Vorteile, die zu Ihrer Einstellung im Unternehmen beitragen können.

Einerseits können Sie sicherstellen, dass Sie alle Fakten richtig verstanden haben. Wenn Sie mit dem/der Personalverantwortlichen am Telefon gesprochen haben, könnten Sie die Zeit, das Datum oder den Ort des Vorstellungsgesprächs falsch verstanden haben. Wurde beispielsweise gesagt, dass das Vorstellungsgespräch um 9.30 Uhr stattfindet, und Sie haben 10.30 Uhr verstanden, würde ein verspätetes Erscheinen Ihre Chancen auf die Stelle sicherlich schmälern. Wenn Sie eine E-Mail an Ihre Kontaktperson im Unternehmen schicken, haben Sie eine weitere Gelegenheit, die Details noch einmal durchzugehen.

Andererseits machen Sie mit der Bestätigung des Interviews einen seriösen Eindruck. Der/die Personalverantwortliche erhält die Botschaft, dass Sie ernsthaft an dem Vorstellungsgespräch und der offenen Stelle interessiert sind.

Schließlich erhalten Sie damit auch einen Nachweis für den Kontakt. Sollte der/die Personalverantwortliche nicht zu Ihrem Vorstellungsgespräch erscheinen, können Sie sich jederzeit an die Personalabteilung wenden und nach der Ursache für das Fehlen fragen. Da Ihnen die richtige Zeit, das richtige Datum und der richtige Ort für das Vorstellungsgespräch bestätigt wurden, muss auf Seiten des Interviewers etwas vorgefallen sein. Auf diese Weise erhalten Sie sicher eine zweite Chance für ein Vorstellungsgespräch.

Wann sollten Sie das Gespräch bestätigen?

Am besten schicken Sie dem/der Personalverantwortlichen einige Stunden nach der telefonischen Besprechung eine E-Mail zur Bestätigung des Vorstellungsgesprächs. Wenn Sie beispielsweise morgens über das Vorstellungsgespräch telefoniert haben, sollten Sie nach dem Mittagessen eine E-Mail schicken.

Es sei denn, der/die Personalverantwortliche hat Ihnen zugesagt, Ihnen die Details selbst per E-Mail zu senden. Manchmal entscheidet sich die einstellende Abteilung für diese Vorgehensweise, um Termine besser nachvollziehen zu können. Ist dies der Fall, warten Sie vorerst auf Rückmeldung des Unternehmens.

Haben Sie eine automatisierte E-Mail über Ihr Vorstellungsgespräch erhalten, müssen Sie dem Absender natürlich nicht zurückmailen.

Bestätigen des Interviews in 5 Schritten

Der Gedanke, eine E-Mail an einen potenziellen Arbeitgeber zu schreiben, kann stressvoll sein. Mit diesen fünf einfachen Schritten eliminieren Sie diese Belastung.

1. Den Adressaten für die E-Mail herausfinden

Finden Sie heraus, wem Sie diese E-Mail schicken sollten. Das kann entweder die Person sein, die Sie zum Vorstellungsgespräch eingeladen hat, oder die Person, die das Vorstellungsgespräch mit Ihnen führen wird. Wenn Sie deren E-Mail-Adresse haben, können Sie eine Nachricht schicken. Andernfalls können Sie auf der Website des Unternehmens nach einem „Team"-Seitenverzeichnis suchen und dort Kontakt aufnehmen.

Führt auch diese Suche nicht weiter und Sie haben keine E-Mail-Adresse, um Kontakt aufzunehmen, können Sie Ihre Bestätigungs-E-Mail an die Personalabteilung schicken. Dort ist vermutlich eine Übersicht des Zeitplans des Interviewers vorhanden und kann für Sie überprüft werden.

2. Eine professionelle Betreffzeile schreiben

Als Nächstes sollten Sie eine professionelle Betreffzeile schreiben, die sachlich und konkret ist. Diese sollte nicht mehr als 70 Zeichen umfassen, da dies die perfekte Länge für die Anzeige auf einem Smartphone ist.

Beispielsweise könnten Sie etwas in der Art von „[Position, für die Sie sich bewerben] Interviewbestätigung: [Ihr Name]" verwenden.

3. Richtige Begrüßung verwenden

Wenn Sie wissen, an wen Sie eine Bestätigungs-E-Mail schreiben können, kann an den formellen Begrüßungs- und Anredeformen gefeilt werden. Beginnen Sie damit, die Schreibweise des Namens des/der Personalverantwortlichen mehrmals zu überprüfen. So stellen Sie sicher, dass Sie keinen unnötigen Fehler machen.

Als Nächstes sollten Sie auf die richtige Anrede Herr (für Männer), Frau (für Frauen) und Mx (für nicht-binär) achten. Dazu gehört auch, dass Sie die richtigen Pronomen für die Person verwenden, der Sie eine E-Mail schreiben: er/sie/es für Männer, sie/es für Frauen und sie/es für Menschen, die nicht dem binären Geschlecht entsprechen.

4. Einen kurzen Text schreiben

Der Text Ihrer E-Mail sollte kurz und bündig sein. Kommen Sie direkt zur Sache, aber sparen Sie nicht mit wesentlichen Details. Schreiben Sie alles auf, was Sie über das Gespräch wissen. Dazu gehören die Uhrzeit, die Zeitzone (falls Sie das Interview aus der Ferne, aus einem anderen Teil des Landes oder der Welt führen), das Datum und der Ort (physisch, wenn es sich um ein persönliches Interview handelt oder auf welcher virtuellen Plattform das Interview stattfinden wird).

Wenn Sie nicht genau wissen, wo sich der Ort des Vorstellungsgesprächs befindet, scheuen Sie sich nicht, nach weiteren Details zu fragen (z. B. in welchem Stockwerk sich das Büro des/der Personalverantwortlichen befindet oder die genaue Adresse).

Hat der/die Personalverantwortliche Ihnen am Telefon gesagt, dass Sie bestimmte Unterlagen bei sich haben sollten wie mehrere Kopien Ihres Lebenslaufs oder Zeugnisse, erwähnen Sie, dass Sie diese mitbringen werden. Es ist auch förderlich, Ihre Offenheit für die Beantwortung zusätzlicher Fragen der/des Personalverantwortlichen an Sie zu signalisieren.

5. Höfliche Grußformel

Zum Schluss sollten Sie sich höflich und professionell verabschieden. Es gibt eine Reihe von Grußformeln, aus denen Sie wählen können („Mit freundlichen Grüßen" und „Mit freundlichem Gruß" sind nur zwei davon). Die Entscheidung für eine der Möglichkeiten liegt also bei Ihnen. Wichtig ist, dass Sie jederzeit professionell und sachlich sind.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, Ihre Kontaktdaten unter Ihrer abschließenden Unterschrift aufzunehmen. Auf diese Weise weiß der/die Personalverantwortliche, wie er/sie Sie kontaktieren kann, sofern nötig. Selbstverständlich können Sie Ihre E-Mail-Adresse hinterlassen – auch wenn diese der entsprechenden Person bereits bekannt ist. Sie können jedoch auch Ihre Telefonnummer hinterlassen, um eine schnellere Kontaktaufnahme zu ermöglichen. Es kann keinesfalls schaden, sie anzugeben.

Vorlage für die Bestätigung des Vorstellungsgesprächs

Nach dem Lesen der Gründe sowie der fünf Schritte zu einer guten Bestätigungs-E-Mail, ist das Erstellen einer solchen Mail sicherlich ein Leichtes. Wer dennoch etwas Inspiration gebrauchen kann, kann sich an der folgenden Vorlage orientieren (selbstverständlich können Sie der E-Mail Ihre eigene Wendung geben).

Formelle Version

Sehr geehrte(r) Herr/Frau/Mx. [Nachname],

vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mich zu einem Vorstellungsgespräch für die Position von [Stellenbezeichnung einfügen] einzuladen. Ich freue mich darauf, diese Möglichkeit mit [Name des Interviewers] am [Datum einfügen], [Uhrzeit und Zeitzone einfügen] am [Ort des Vorstellungsgesprächs einfügen] zu besprechen.

Zum Gespräch werde ich Kopien meines Lebenslaufs mitbringen. Wenn ich Ihnen vor dem Vorstellungsgespräch zusätzliche Informationen einreichen kann, lassen Sie es mich bitte wissen.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Ihre E-Mail und Telefonnummer]

Was Sie tun können, wenn Sie keine Antwort erhalten

Haben Sie die Bestätigungs-E-Mail nicht erhalten, die Ihnen Ihr/e Personalverantwortliche/r versprochen hat – oder wenn Sie auf Ihre eigene E-Mail keine Antwort erhalten haben – können Sie die Person nochmals kontaktieren.

Es besteht immer auch die Möglichkeit, dass Ihre E-Mail im Spam-Ordner eingegangen und unbemerkt geblieben ist. Deshalb sollten Sie am besten direkt beim Unternehmen anrufen. Wenden Sie sich an die Personalabteilung und erläutern Sie den Grund Ihres Anrufs. Sie werden sicher eine Antwort dazu erhalten, wie Sie weiter vorgehen sollen.

Dennoch sollten Sie nicht zu aufdringlich sein. Unternehmen und Personalverantwortliche haben viel zu tun, daher sollten Sie zwei bis drei Tage für die Bestätigung der Details Ihres Vorstellungsgespräches einkalkulieren. Wenn Sie zu oft anrufen, hinterlässt dies keinen guten Eindruck.

3 Don‘ts, die Sie bei der Bestätigung des Vorstellungsgesprächs beachten sollten

Neben allen Do’s in Bezug auf Bestätigungs-E-Mails gibt es auch ein paar Don’ts, die es zu beachten gilt. Die folgenden drei Dinge sollten Sie besser unterlassen, wenn Sie ernsthaft an einem Job interessiert sind.

1. Über das Ziel hinaus schreiben

Die E-Mail zur Bestätigung des Vorstellungsgesprächs ist nicht der richtige Ort, der eigenen Kreativität freien Lauf zu lassen. Der Text der E-Mail sollte kurz und bündig sein und direkt zur Sache kommen. Lassen Sie keine Details aus, aber fügen Sie auch keine irrelevanten Informationen hinzu.

2. Zu vage sein

Eine Bestätigungs-E-Mail ist sinnlos und erfüllt ihren Zweck nicht, wenn die wichtigen Details nicht enthalten sind. Benennen Sie alle Aspekte, die Sie über das Vorstellungsgespräch wissen (Uhrzeit, Zeitzone, Datum, Ort und eventuell den Namen der Kontaktperson). Wenn Sie einen davon falsch verstanden haben, werden Sie korrigiert, wenn der/die Personalverantwortliche Ihnen eine E-Mail zurückschickt.

3. Zu lässig klingen

Ganz gleich wie entspannt und modern das Unternehmen ist, bei dem Sie sich bewerben: Gehen Sie auf Nummer sicher und verwenden Sie eine professionelle Sprache. Sprechen Sie die Personalverantwortlichen nicht mit dem Vornamen an (vor allem, wenn sie älter sind als Sie), es sei denn, es wird darum gebeten. Lassen Sie Ihre E-Mail unbedingt durch eine Rechtschreibprüfung laufen, wenn Sie sich nicht wohl dabei fühlen, in formellem Deutsch/Englisch zu schreiben - es kann Sie vor peinlichen Fehlern bewahren.

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