Indeed Datenschutz-Erklärung für Bewerber

Letzte Aktualisierung: 14. Januar 2019

1. Einführung

Indeed ist dafür verantwortlich, die personenbezogenen Daten aller Bewerber zu schützen und aufzubewahren, die sich bei Indeed auf eine Stelle bewerben, und wir nehmen diese Verantwortung sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung wird von Indeed, Inc. und allen Konzerngesellschaften („Indeed”) zur Verfügung gestellt, um Bewerber auf Stellen bei Indeed über alle unsere Aktivitäten im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Bewerbern („Personenbezogene Bewerberdaten” oder „PBD”) zu informieren. Damit sind Informationen gemeint, anhand derer Sie persönlich identifiziert werden können. Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Personen, die sich auf eine Stelle bei Indeed bewerben, einschließlich Bewerbungen auf alle Arten von dauerhaften und nicht dauerhaften Positionen. Der für die Datenverarbeitung Hauptverantwortliche ist in den einzelnen Fällen das Indeed-Unternehmen, das einen Arbeits- oder Dienstleistungsvertrag mit dem Bewerber schließen möchte.

2. Von Indeed erfasste PBD

2.1 Direkt von Ihnen zur Verfügung gestellte PBD

Während des Bewerbungsprozesses, des Recruitings und des Onboardings bei Indeed können wir gegebenenfalls die folgenden Typen von PBD von Ihnen erfassen, speichern und verarbeiten:

• Identifizierungs- und Kontaktdaten, z. B. Name, Adresse, Telefonnummer/E-Mail-Adresse, Ausweis- oder Passnummer, Bankdaten, Sozialversicherungsnummern
• Bewerbungsinformationen, z. B. akademische und berufliche Qualifikationen, den Lebenslauf, Noten- und Arbeitszeugnisse sowie Empfehlungen von Arbeitgebern, Anschreiben, Informationen aus Vorstellungsgesprächen, Forderungen zur Vergütung und zu Leistungen, Angaben zu Umzügen und alle weiteren Informationen, die Sie uns für und während des Recruitingprozesses zukommen lassen
• Informationen zur Erwerbsfähigkeit, z. B. Einwanderungsstatus, Arbeitserlaubnis und Visa

Unter bestimmten Umständen können wir Sie bitten, auf freiwilliger Basis in eingeschränktem Umfang und zweckgebunden sensible PBD anzugeben, z. B. ethnische Herkunft, militärischer Status, Behinderungsgrad und Geschlecht. Diese werden genutzt, um Berichterstattungspflichten gegenüber der Regierung und/oder aktuelle Gleichstellungs- und Diversitätsinitiativen zu erfüllen. Dabei halten wir uns immer an den gesetzlichen Rahmen. Außerdem werden Sie möglicherweise um personenbezogene Daten gebeten, damit Indeed während des Recruitingprozesses alle erforderlichen Vorkehrungen treffen kann. Bewerber können Indeed auch ohne Aufforderung sensible PBD zur Verfügung stellen. In jedem Fall wird Indeed diese sensiblen PBD gemäß dem geltenden Recht verarbeiten.

2.2 Von Dritten zur Verfügung gestellte PBD

Indeed kann Informationen über Sie erfassen, die von Dritten oder aus öffentlichen Quellen stammen, falls dies für den Recruitingprozess erforderlich ist. Bevor Sie beispielsweise bei Indeed einen Arbeitsplatz antreten oder einen Termin wahrnehmen, können wir zu Recruitingzwecken Informationen über Sie aus geeigneten Social-Media-Quellen beziehen. Wir können auch über einen Drittanbieter Backgroundchecks durchführen lassen und Informationen zu Ihrer Bildungslaufbahn, vergangenen Arbeitsverhältnissen, Ihrer Kredithistorie und/oder zu eventuellen Vorstrafen, falls dies zulässig und gemäß dem geltenden Recht ist. Möglicherweise werden Sie unseren Personaldienstleistern auch von Dritten empfohlen.

2.3 Die gesetzliche Grundlage für die Erfassung und Verarbeitung von PBD bei Indeed

Indeed erfasst und verarbeitet Ihre PBD auf der Basis verschiedener Rechtsgrundlagen, die jeweils von der Art der bereitgestellten PBD und der Art ihrer Verarbeitung abhängen.

– Vertragserfüllung

Die meisten PBD werden von Indeed verarbeitet, weil dies für die Erfüllung eines Arbeits- oder Dienstleistungsvertrags mit Ihnen erforderlich ist, oder um auf Ihr Verlangen vor dem Zustandekommen eines solchen Vertrags Maßnahmen zu ergreifen.

– Legitime Interessen

Eine zweite Grundlage für andere Arten von Datenverarbeitung bei Indeed ist die Verfolgung der legitimen Interessen von Indeed, z. B. um Sie im Zusammenhang mit anderen Stellen bei Indeed zu kontaktieren, für die Sie sich unserer Meinung nach eignen.

– Einhaltung rechtlicher Pflichten

Eine dritte Rechtsgrundlage für bestimmte Arten der Verarbeitung besteht darin, dass die Verarbeitung dafür erforderlich ist, dass Indeed eine rechtliche Verpflichtung einhalten kann. 

– Einverständnis

Schließlich kann sich Indeed bei der Verarbeitung Ihrer PBD in bestimmten Fällen auf Ihr Einverständnis stützen. Wenn Indeed Ihr Einverständnis einholt, um bestimmte PBD erfassen und verarbeiten zu dürfen, tun wir dies zum Zeitpunkt der Bereitstellung dieser Daten, und die Verarbeitung erfolgt nur, wenn Sie zugestimmt haben. Sie können Ihre Zustimmung widerrufen, indem Sie eine E-Mail an applicantprivacy@indeed.com senden.

3. Verarbeitungszwecke und Verwendung Ihrer PBD

Wir erfassen, verarbeiten, speichern, verwalten und übertragen Ihre PBD, wie es nach unserem Ermessen für den Recruitingprozess bei Indeed erforderlich ist. PBD werden während des Recruitingprozesses z. B. für die folgenden Zwecke verwendet:

• Feststellung der Qualifikationen, Fähigkeiten und des beruflichen Hintergrunds eines Bewerbers für eine bestimmte Stelle
• Feststellung der Arbeitsberechtigung eines Bewerbers
• Durchführung eines Backgroundchecks und ähnlicher Untersuchungen gemäß dem geltenden Recht und zur Einhaltung aller geltenden Gesetze
• Kommunikation mit einem Bewerber während des Recruitingprozesses
• Ausführen von Funktionen im Zusammenhang mit der zukünftigen Anstellung eines Bewerbers
• Verwaltung und Verbesserung des Recruitingprozesses bei Indeed

Wir geben möglicherweise Teile von PBD an Vertreter und Auftragnehmer von Drittanbietern weiter, die uns dabei unterstützen, diese Funktionen auszuführen. Indeed wird Sie zum Zeitpunkt der Bereitstellung der Daten darauf hinweisen, ob bestimmte PBD von Ihnen erforderlich sind.

4. Offenlegung und Übertragung Ihrer PBD

Indeed wird Ihre PBD nicht an Dritte weitergeben oder anderweitig offenlegen, wenn dies gegen die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke verstößt. Außerdem wird immer die Zustimmung des Bewerbers eingeholt. Zu diesem Zweck ergreift Indeed angemessene Maßnahmen, damit nur die Indeed-Mitarbeiter, -Vertreter, -Auftragnehmer oder ähnliche juristische Personen in dem Umfang Zugriff auf Ihre PBD erhalten, wie es für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Indeed wird Ihre PBD nie verkaufen.

Solche Offenlegungen von PBD im Rahmen des Recruitingprozesses gehen normalerweise mit der Übertragung von PBD in ein anderes Land als dem einher, in dem die PBD erfasst wurden. Alle solchen Übertragungen werden unter Einhaltung der anwendbaren Datenschutzvorschriften und unter Anwendung angemessener Schutzvorkehrungen durchgeführt. Insbesondere werden umfassende Datenschutzvereinbarungen geschlossen.  

4.1 Übertragungen Ihrer PBD an Konzerngesellschaften von Indeed

PBD können gegenüber verschiedenen Konzerngesellschaften von Indeed für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke offengelegt werden.

4.2 Übertragungen Ihrer PBD an bestimmte Drittanbieter

Im Rahmen unserer Recruitingaktivitäten kann Indeed bestimmte PBD für Drittanbieter verfügbar machen, die uns bei diesen Aktivitäten unterstützen. Indeed wird dies nur veranlassen, wenn solche Übertragungen erforderlich und gemäß den geltenden Datenschutzregeln sind.  

Einige PBD werden möglicherweise Drittanbieterunternehmen zur Verfügung gestellt, die folgende Dienstleistungen anbieten: Betrieb unserer Bewerberdatenbank oder Unterstützung dabei, Unterstützung bei Umzügen, Unterstützung bei Gehaltsabrechnungen und Überprüfungen/Backgroundchecks. Im Laufe der Zeit kann sich ändern, von wem wir diese Dienstleistungen einholen. Wir verwenden jedoch in jedem Fall vertrauenswürdige Dienstleister, die Ihre PBD gemäß unserer Datenschutzerklärung und dem geltenden Recht verarbeiten.

4.3 Übertragungen Ihrer PBD an andere Drittanbieter

Zusätzlich zu Abschnitt 4.2 kann Indeed Ihre PBD außerdem unter bestimmten Umständen gegenüber weiteren Drittanbietern offenlegen, z. B:

• um unsere rechtlichen Pflichten zu erfüllen
• um potenzielle, angedrohte oder laufende Gerichtsverfahren anzustoßen, zu unterstützen oder uns dagegen zu schützen
• wo erforderlich, um Indeed, Ihre wesentlichen Interessen oder die anderer Personen zu schützen
• im Zusammenhang mit dem Verkauf, der Zuordnung oder anderen Übertragungen von Teilen unseres Geschäftsbetriebs oder dem Betrieb als Ganzes

5. Aufbewahrung Ihrer PBD

Sie stimmen zu, dass Indeed und die dazugehörigen Konzerngesellschaften die Informationen aufbewahren dürfen, die Sie in Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen, damit Indeed Sie in Zukunft hinsichtlich anderer Positionen kontaktieren darf, die möglicherweise zu Ihrem Profil passen. Falls Sie bei Indeed eingestellt werden, werden diese Informationen in Ihre Mitarbeiterakte übernommen. Falls Sie nicht möchten, dass Indeed Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben (falls vorhanden) zu diesen Zwecken in unserer Bewerberdatenbank aufbewahrt, wenden Sie sich bitte an die für Ihre ursprüngliche Bewerbung zuständige Person.

Falls Sie nicht von Indeed eingestellt oder beauftragt werden und die Aufbewahrung Ihrer PBD für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke nicht erforderlich ist, werden diese Daten vertraulich und gemäß dem geltenden Recht gelöscht.

6. Ausübung Ihrer Rechte

Sie haben viele Rechte hinsichtlich Ihrer PBD, die sich bei Indeed befinden. Hierzu gehören:

• das Recht, Ihre PBD zu korrigieren
• das Recht, der Verarbeitung Ihrer PBD zu widersprechen oder diese einzuschränken
• das Recht auf Zugriff und Übertragbarkeit Ihrer PBD
• das Recht auf Löschung Ihrer PBD

Falls Sie von diesen Rechten Gebrauch machen möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an applicantprivacy@indeed.com. Bitte verwenden Sie dafür die E-Mail-Adresse, über die Sie bisher mit Indeed kommuniziert haben, damit wir Ihre Identität überprüfen können.

Die von einem Bewerber übermittelten Informationen können auch jederzeit auf dieselbe Weise aktualisiert und korrigiert werden, auf die sie Indeed zur Verfügung gestellt wurden.

7. Allgemeine Anfragen und Beschwerden

7.1 Kontakt zu Indeed

Sie können Indeed per E-Mail an applicantprivacy@indeed.com kontaktieren. Wenn Sie sich an den Data Protection Officer von Indeed wenden möchten, schreiben Sie eine E-Mail an privacy-dept@indeed.com.

7.2 Beschwerden 

Wenn Sie glauben, dass Indeed gegen Ihre Datenschutzrechte verstoßen hat, sind Sie berechtigt, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Landes einzulegen. Wenn Sie sich zum Beispiel in der EU befinden, ist die Indeed-Hauptniederlassung Indeed Ireland Operations Limited in Irland. Diese wird von der irischen Data Protection Commission reguliert. Dazu sollten Sie in diesem Fall für diese Zwecke diesen Link besuchen.

8. Aktualisierungen der Datenschutzerklärung

Beachten Sie oben auf der Seite den Hinweis „Letzte Aktualisierung”. Er zeigt an, wann zuletzt Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vorgenommen wurden. Alle Änderungen an dieser Datenschutzerklärung treten zu dem oben unter „Letzte Aktualisierung” angegebenen Datum in Kraft.Bitte prüfen Sie diese Datenschutzerklärung regelmäßig, damit Sie immer die neueste Version kennen.

9. Verschiedenes

Bitte beachten Sie außerdem, dass diese Datenschutzerklärung die Verarbeitung Ihrer PBD als Bewerber auf eine Stelle bei Indeed abdeckt. Sie gilt nicht für die Nutzung der Indeed-Produkte oder -Dienstleistungen. Wenn Sie mehr über die Datenerfassung in unseren Produkten oder im Rahmen unserer Dienstleistungen erfahren möchten, lesen Sie bitte die Datenschutzerklärung(en) zu den entsprechenden Produkten und Dienstleistungen.