1. Formulieren Sie Ihre Erwartungen klar
Alle Arbeitnehmer sollten genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Teilen Sie ihnen zum Beispiel mit, wie oft sie im Büro sein sollen, ob sie sich vor der Heimreise noch einmal bei ihnen melden sollen und ob sie ein Zeitkonto führen sollen. Manche Teamleiter möchten täglich von jedem Teammitglied über den aktuellen Stand informiert werden, anderen reicht ein wöchentliches Briefing vollkommen aus. Wenn Sie Ihre Erwartungen in Ihrem Team klar kommunizieren, sorgen Sie dafür, dass alle an einem Strang ziehen.
2. Dokumentieren Sie Ihre Kommunikationsstrategie
Es ist nicht nur wichtig, dass Sie jedem einzelnen Teammitglied Ihre Erwartungshaltung deutlich machen, sondern auch, dass Sie Ihren Kommunikationsprozess als Anhaltspunkt für extern arbeitende Teammitglieder dokumentieren. Erläutern Sie beispielsweise, welche Art von Fragen oder Problemen in einem Meeting oder einer Videokonferenz geklärt werden sollten und für welche eine kurze Nachricht oder E-Mail ausreicht. Machen Sie auch deutlich, wie Sie sich die zeitliche Planung und die Antwortzeiten vorstellen, zum Beispiel, wie schnell während der Geschäftszeiten auf eine E-Mail geantwortet werden sollte.
3. Suchen Sie so oft wie möglich den direkten Kontakt
Es lohnt sich, wenn Sie sich die Zeit nehmen, zumindest einmal am Tag direkt mit extern arbeitenden Teammitgliedern in Kontakt zu treten, sei es per E-Mail, per Instant-Messaging-Dienst oder im Rahmen eines Telefongesprächs oder Videoanrufs. Je seltener Sie sich an diese Mitarbeiter wenden, desto wahrscheinlicher wird es, dass sie sich ausgegrenzt fühlen und unmotivierter arbeiten. Dies kann zu ungenügender Leistung und einer höheren Fluktuationsrate führen. Durch beständigen Kontakt mit jedem einzelnen Teammitglied, ob vor Ort oder nicht, können Sie dafür sorgen, dass sich jeder integriert und wertgeschätzt fühlt.
4. Setzen Sie regelmäßige Teammeetings an
Unabhängig davon, ob Ihr Team vollständig oder nur teilweise aus extern arbeitenden Kollegen besteht, sollten Sie regelmäßige Teammeetings und virtuelle Livetermine planen, um ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu schaffen und die Teambildung zu unterstützen. Im Rahmen solcher Meetings lernen sich die Mitarbeiter gegenseitig kennen, knüpfen Kontakte und arbeiten und kommunizieren so eher regelmäßig miteinander. Außerdem erhalten extern arbeitende Teammitglieder im Rahmen von Teammeetings die Gelegenheit, ihre Ideen zu äußern und Missverständnisse in Bezug auf Projektdetails und -erwartungen auszuräumen.
5. Seien Sie transparent
Arbeitnehmer sehen Führungskräfte oftmals als Vorbilder dafür, wie man sich bei der Arbeit verhalten sollte. Wenn Sie also offen und ehrlich sind, folgen sie sehr wahrscheinlich Ihrem Beispiel. Wenn Transparenz ein Teil Ihrer Teamkultur ist, ist es einfacher, ein Vertrauensverhältnis zu allen Arbeitnehmern aufzubauen. So können diese sich bei Fragen oder Bedenken vertrauensvoller an Sie wenden und wissen, dass Sie dasselbe tun werden. Es ist jedoch wichtig, dass allen Teammitglieder ein gleiches Maß an Transparenz zur Verfügung steht. Wenn es beispielsweise Neuigkeiten gibt, sollten das alle Teammitglieder gleichzeitig erfahren. Auf diese Weise haben extern arbeitende Teammitglieder nicht das Gefühl, ganz am Ende der Informationskette zu stehen oder dass Sie gar Informationen vor ihnen geheim halten.
6. Bauen Sie eine enge Beziehung zu jedem einzelnen Teammitglied auf
Nehmen Sie sich die Zeit dafür, Ihre extern arbeitenden Teammitglieder genauso kennenzulernen wie Ihre Mitarbeiter vor Ort. Informieren Sie sich über ihre Hobbys, Interessen und ihre beruflichen Ziele. Während Sie sich während eines Telefongesprächs oder Videoanrufs natürlich auf das Geschäftliche konzentrieren, sollten Sie am Anfang oder Ende von Terminen jedoch immer ein paar Minuten für Smalltalk einplanen, genauso wie Sie das bei einem persönlichen Gespräch machen würden. Wenn Sie einfach fragen, wie das Wochenende des Mitarbeiters war, mit ihm über seine Familie sprechen oder ein paar Fragen zu den Plänen für den nächsten Urlaub stellen, haben ihre Mitarbeiter mehr Vertrauen zu Ihnen und arbeiten noch motivierter.
7. Überwinden Sie geografische Distanzen mithilfe von Technik
Dieselbe Technologie, die Ihr Unternehmen verwendet, um die Telearbeit überhaupt zu ermöglichen, kann auch genutzt werden, um eine Gemeinschaft zu schaffen. Machen Sie sich Tools zunutze, mit denen eine Vis-à-vis-Kommunikation möglich ist. Stellen Sie außerdem Möglichkeiten zur Verfügung, zum Beispiel separate Instant-Messaging-Kanäle oder Onlineforen, über die sich die Mitarbeiter während der Pausen über alles unterhalten können, was nicht direkt mit der Arbeit zu tun hat, und um Kontakte knüpfen können. Sie können ebenfalls Möglichkeiten schaffen, um alles, was im Büro geschieht, auch für die extern arbeitenden Teammitglieder reproduzieren zu können. Wenn es in Ihrem Büro üblich ist, Mitarbeitern ein Geburtstagsständchen zu singen, sollten Sie das auch für extern arbeitende Teammitglieder tun, nämlich indem sich das Team im Rahmen eines Videoanrufs versammelt.
8. Nehmen Sie sich die Zeit für regelmäßige Einzelgespräche
Wenn viel zu tun ist, sagt man scheinbar unwichtige Termine, wie Einzelgespräche gerne ab oder verschiebt sie. Diese Gespräche sind jedoch sehr wichtig, um effizient mit Teams umgehen zu können, die nicht vor Ort arbeiten. Denn Teammitglieder, die aus der Ferne arbeiten, verpassen oft die kleinen Updates und spontanen Besprechungen, die während des Tages stattfinden, und sind deshalb nicht immer auf dem gleichen Stand wie die Mitarbeiter vor Ort. Bemühen Sie sich, diese Einzelgespräche wöchentlich oder alle zwei Wochen zur selben Zeit zu führen und geben Sie jedem Teammitglied, das aus der Ferne arbeitet, mindestens eine halbe Stunde Zeit, um Fragen zu stellen, Bedenken zu äußern oder Ideen vorzustellen.
9. Schließen Sie extern arbeitende Teammitglieder nicht aus
Wenn Mitarbeiter in einer Büroumgebung zusammenarbeiten, entstehen Gespräche auf natürliche Weise. Ein zufälliges Treffen in der Kaffeeküche entwickelt sich schnell mal zu einem wichtigen Gespräch, bei dem Teammitglieder essentielle Informationen austauschen. Wenn es zu solchen Gesprächen kommt, sollten Sie die Informationen so schnell wie möglich an die extern arbeitenden Teammitglieder weiterleiten. Teammitglieder, die aus der Ferne arbeiten, sollten immer an wichtigen Diskussionen zu Unternehmenszielen und Zukunftsplänen beteiligt werden, andernfalls fühlen sie sich mit der Zeit ausgeschlossen und nicht wertgeschätzt.
10. Vermeiden Sie Mikromanagement
Eigenständig zu arbeiten ist ein Grund, warum Arbeitnehmer Telearbeit bevorzugen. Wenn man nicht direkt neben seinen Mitarbeitern sitzt, kommt einem schon einmal der Gedanke, dass diese gerade nichts tun und nicht die Aufgaben erfüllen, die man ihnen zugeteilt hat. Dann kommt es schnell zu ersten Anzeichen von Mikromanagement, wenn Führungskräfte Teammitglieder, die aus der Ferne arbeiten, regelrecht mit Nachrichten bombardieren, um ununterbrochen über deren Fortschritt informiert zu werden. Mikromanagement von extern arbeitenden Teammitgliedern bedeutet aber für beide Parteien sehr viel Stress und verleiht den Mitarbeitern das Gefühl, dass man ihnen nicht vertraut. Konzentrieren Sie sich stattdessen vielmehr auf Ergebnisse und Ziele und nicht so sehr auf den Weg dorthin. Solange die Mitarbeiter ihre Aufgaben rechtzeitig und zufriedenstellend erledigen, sollte ihre Arbeitsweise nicht von Bedeutung sein. Gleichzeitig ist es wichtig, dass Teammitglieder, die aus der Ferne arbeiten, ihre Eigenständigkeit nicht ausnutzen, indem sie Zeit verschwenden und ihre Aufgaben nicht erledigen. Manche Arbeitnehmer verfügen einfach nicht über die Selbstdisziplin für Telearbeit. Ein solches Verhalten sollte frühzeitig erkannt werden, bevor es sich auf die Produktivität des gesamten Teams niederschlägt.
11. Schaffen Sie eine „Politik der offenen Tür”
Teammitglieder, die aus der Ferne arbeiten, könnten das Gefühl haben, Sie zu stören, wenn sie Sie außerhalb der angesetzten Besprechungszeiten kontaktieren. Besonders dann, wenn sie in einer anderen Zeitzone arbeiten. Beugen Sie dem direkt vor, indem Sie eine „Politik der offenen Tür” schaffen. Dies ermöglicht Teammitgliedern, die aus der Ferne arbeiten, dass sie sich jederzeit an Sie wenden können. Und denken Sie immer daran: Mitarbeiter im Büro können sehen, ob Sie sich in einer Besprechung befinden, Mittagspause machen oder sich aus anderen Gründen gerade nicht im Büro befinden. Teammitglieder, die aus der Ferne arbeiten, haben diese Möglichkeit nicht. Wenn Sie gerade keine Zeit haben, wenn ein Teammitglied, das aus der Ferne arbeitet, Kontakt zu Ihnen aufnimmt, dann antworten Sie ihm so schnell wie möglich sobald Sie wieder Zeit haben. Wenn Sie noch nie mit Teammitgliedern zu tun hatten, die aus der Ferne gearbeitet haben, dann benötigen Sie möglicherweise etwas Zeit, um sich daran zu gewöhnen. Befolgen Sie diese elf Tipps und bauen ein effizientes System auf, welches die Kommunikation erleichtert und dafür sorgt, dass alle Mitarbeiter so effektiv wie möglich arbeiten.
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