Was ist ein Absageschreiben?
Das Absageschreiben nach dem Vorstellungsgespräch ist eine formelle Mitteilung, mit der Sie Ihre Bewerber*innen darüber informieren, dass sie in einem bestimmten Recruiting- oder Auswahlverfahren nicht für die Zusammenarbeit berücksichtigt werden konnten. Es beendet die Ungewissheit der Bewerber*innen und ist eine Gelegenheit, Ihre Arbeitgebermarke positiv darzustellen.
Professionell formuliert kann eine Absage talentierte Bewerber*innen dazu ermutigen, sich in Zukunft erneut auf andere Stellen in Ihrem Unternehmen zu bewerben. Denn manche Kandidat*innen mögen zwar nicht für die Stelle geeignet sein, auf die sie sich beworben haben, könnten jedoch zu einem späteren Zeitpunkt für andere Positionen infrage kommen.
5 Tipps für ein professionelles Absageschreiben
Beim Formulieren einer höflichen Absage ist es wichtig, schrittweise vorzugehen. Die folgenden Tipps können helfen, eine Vorlage für Ihr Unternehmen zu verfassen. Diese können Sie zur Bewerbungsverwaltung zukünftig für einzelne Kandidat*innen jeweils personalisiert versenden.
1. Verwenden Sie persönliche Formulierungen
Absageschreiben sollten immer individuell an die jeweiligen Bewerber*innen angepasst werden, auch wenn Sie ein Muster verwenden. Vermeiden Sie Verallgemeinerungen und Standardfloskeln. Erwähnen Sie neben dem Namen und der ausgeschriebenen Stelle weitere persönliche Details, zum Beispiel zur Berufserfahrung oder zum akademischen Hintergrund.
2. Geben Sie wertschätzendes Feedback
Gehen Sie kurz auf positive Eindrücke aus den Unterlagen der Kandidat*innen oder dem Bewerbungsgespräch ein, um Wertschätzung zu vermitteln. Das können fachliche Qualifikationen, gute Antworten oder Rückfragen im Vorstellungsgespräch sowie ein überzeugender persönlicher Auftritt sein. So zeigen Sie den Bewerber*innen, dass sie als Person wahrgenommen wurden. An dieser Stelle können Sie auch eine kurze, sachliche Begründung für die Absage geben, dies ist jedoch optional.
3. Seien Sie professionell und rücksichtsvoll
Auch wenn Sie freundliche Formulierungen wählen: Die Bewerber*innen werden wahrscheinlich dennoch enttäuscht sein, wenn sie Ihr Absageschreiben erhalten. Wählen Sie daher stets einen professionellen und rücksichtsvollen Ton. Sie können bei der Übermittlung der Botschaft auch die sogenannte „Sandwich-Methode” verwenden, indem Sie die negativen Neuigkeiten zwischen zwei positive Informationen packen.
4. Fassen Sie sich kurz
Zeigen Sie den Bewerber*innen, dass Sie respektvoll mit deren Zeit umgehen und nennen Sie gleich zu Beginn den Grund des Schreibens.
5. Versenden Sie das Schreiben so schnell wie möglich
Laut einer Indeed-Studie fühlen sich 55 % aller Jobsuchenden entmutigt, wenn sie keine Rückmeldung vom Arbeitgeber erhalten. Sie ergab zudem, dass Arbeitgeber oft eine andere Reaktionszeit auf Bewerbungen angeben als Bewerber*innen selbst. 68 % aller Arbeitgeber sagen, dass Sie Bewerber*innen die Entscheidung innerhalb von einer Woche mitteilen. 44 % der Jobsuchenden gaben hingegen an, dass es bis zu zwei Wochen dauert. Weitere 15 % der Jobsuchenden sagten, dass sie sogar Monate auf eine Reaktion warten.*
Tipp: Versetzen Sie sich in die Lage von Jobsuchenden, um sie besser zu verstehen. Versenden Sie Ihr Absageschreiben, sobald Sie entschieden haben, wer die Stelle bekommt. Denn die Bewerber*innen warten höchstwahrscheinlich gespannt auf Ihre Rückmeldung – vor allem dann, wenn sie bereits bei Ihnen im Bewerbungsgespräch waren.
Geeignete Kommunikationskanäle für Absageschreiben
Für die Übermittlung einer Absage stehen Unternehmen verschiedene Kommunikationskanäle zur Verfügung. Besonders häufig wird die E-Mail genutzt, da sie eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit bietet, Bewerber*innen nach dem Vorstellungsgespräch eine Rückmeldung zu geben. Wichtig ist dabei, dass die E-Mail nicht wie eine Standard-Absage wirkt. Eine persönliche Ansprache und ein wertschätzender Ton machen den Unterschied und verhindern, dass sich Bewerber*innen wie eine Nummer fühlen.
In manchen Fällen, insbesondere nach einem persönlichen Vorstellungsgespräch, kann auch ein Anruf die richtige Wahl sein. Eine telefonische Absage ermöglicht es, direkt auf Fragen der Kandidat*innen einzugehen und die Entscheidung transparent zu erklären. Das zeigt Wertschätzung und gibt Bewerber*innen die Möglichkeit, Feedback zu erhalten.
Dennoch sollte auch nach einem Telefonat eine schriftliche Bestätigung per E-Mail erfolgen, um die Absage zu dokumentieren und Missverständnisse zu vermeiden. So stellen Sie sicher, dass der gesamte Prozess professionell und nachvollziehbar bleibt – ein wichtiger Aspekt für die Candidate Experience und das Employer Branding.
Warum ist ein professionelles Absageschreiben so wichtig?
Ein Absageschreiben nach dem Vorstellungsgespräch ist weit mehr als nur eine formale Mitteilung – es ist ein entscheidender Bestandteil des gesamten Bewerbungsprozesses. Für Unternehmen bietet sich hier die Chance, einen positiven Eindruck bei den Bewerber*innen zu hinterlassen. Zeigen Sie als Arbeitgeber Wertschätzung und Respekt, stärkt dies nicht nur das Unternehmensimage, sondern auch Ihr Employer Branding.
Eine individuell formulierte Absage signalisiert, dass Sie die Mühe und das Engagement der Kandidat*innen anerkennen, und zwar unabhängig davon, ob sie die Stelle erhalten haben. So bleibt Ihr Unternehmen als fairer, professioneller und attraktiver Arbeitgeber in Erinnerung. Zudem ist eine zeitnahe und respektvolle Absage ein bedeutender Teil der Candidate Journey und zeigt, dass Ihr Unternehmen die Zeit und die Erwartungen der Bewerber*innen ernst nimmt.
Letztlich ist jede Absage auch eine Gelegenheit, die Beziehung zu potenziellen Kandidat*innen zu pflegen und die Chance auf zukünftige Bewerbungen zu erhalten. Gerade in Zeiten von Arbeitgeberbewertungen kann eine wertschätzende Absage dazu beitragen, dass Bewerber*innen trotz der Enttäuschung positiv über Ihr Unternehmen sprechen und sich vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt erneut bewerben. Möglicherweise ermutigen sie sogar andere interessante Talente dazu, es bei Ihnen zu probieren.
Vorlage für ein Absageschreiben nach dem Vorstellungsgespräch
(Datum, Name und Adresse des Bewerbers bzw der Bewerberin)
Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann,
vielen Dank für Ihr Interesse an der Stelle als [Position einfügen] in unserem Unternehmen. Wir danken Ihnen sehr, dass Sie sich letzte Woche die Zeit genommen haben, unser Team kennenzulernen. Ich freue mich stets, Bewerber*innen kennenzulernen, die auch an der [Bildungseinrichtung einfügen] studiert haben.
Von Ihren Kenntnissen und Fähigkeiten waren wir sehr beeindruckt, haben uns jedoch für einen anderen Bewerber/eine andere Bewerberin entschieden, der/die mehr Erfahrung in Führungspositionen hat. Wir glauben jedoch, dass Sie gut in unser Unternehmen passen und laden Sie dazu ein, sich auf alternative Stellen in der Marketingabteilung zu bewerben, die in den kommenden Monaten ausgeschrieben werden.
Wir danken Ihnen herzlich, dass Sie sich die Zeit für Ihre Bewerbung und das Vorstellungsgespräch genommen haben. Für Ihre weitere Jobsuche und berufliche Zukunft wünschen wir Ihnen viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen
Irene Forte, HR Director
Ein Absageschreiben nach dem Vorstellungsgespräch ist eine Chance, Professionalität, Wertschätzung und Menschlichkeit zu zeigen. Indem Sie Ihre Absagen freundlich, individuell und zeitnah formulieren, hinterlassen Sie bei den Bewerber*innen einen positiven Eindruck, auch wenn sie nicht für die gewünschte Stelle ausgewählt wurden. Schließlich prägt jeder Kontakt mit Kandidat*innen das Bild Ihres Unternehmens. Eine solche Vorgehensweise fördert zukünftige Bewerbungen und stärkt langfristig Ihre Arbeitgebermarke.
* Indeed-Umfrage, durchgeführt von Decipher/FocusVision
PDF- und Word-Vorlagen für Absageschreiben
Verwenden Sie diese Vorlagen zum Verfassen von Absageschreiben, die einen guten Eindruck von Ihrer Marke hinterlassen, sodass eine erneute Bewerbung nicht ausgeschlossen ist.
* Indeed stellt diese Beispiele als Service für die Nutzer*innen dieser Website bereit. Bitte beachten Sie, dass wir keine Personal- oder Rechtsberatung anbieten und die Inhalte keine Gewähr für die Einhaltung aktueller arbeits- oder beschäftigungsrechtlicher Vorschriften übernehmen.
