Was genau ist ein Absageschreiben?
Das Absageschreiben ist eine formelle Mitteilung, mit der Sie Ihre Bewerber*innen darüber informieren, dass sie in einem bestimmten Recruiting oder Auswahlverfahren nicht berücksichtigt werden. Es ermöglicht Klarheit, beendet die Ungewissheit der Kandidat*innen über ihren Bewerbungsprozess und ist eine Gelegenheit, Ihre Arbeitgebermarke positiv darzustellen. Professionell formuliert kann ein Absageschreiben geeignete Bewerber*innen dazu ermutigen, sich in Zukunft erneut auf andere Stellen in Ihrem Unternehmen zu bewerben.
Denn manche Bewerber*innen passen vielleicht nicht für die Stelle, auf die sie sich beworben haben, könnten jedoch für andere Positionen in Ihrem Unternehmen geeignet sein. Mit einem Absageschreiben können Sie solche Bewerber*innen dazu ermutigen, sich in Zukunft erneut auf Stellen in Ihrem Unternehmen zu bewerben.
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Wie verfassen Sie ein Absageschreiben nach dem Vorstellungsgespräch?
Beim Formulieren einer höflichen Absage ist es wichtig, schrittweise vorzugehen. Die folgenden Tipps können helfen, eine Vorlage für Ihr Unternehmen zu verfassen. Diese können Sie zur Bewerbungsverwaltung zukünftig für einzelne Kandidat*innen jeweils personalisiert versenden.
- Verfassen Sie ein persönliches Schreiben
Wenn Sie ein Muster für alle Absageschreiben verwenden, sollten Sie es persönlich an den/die Bewerber*in anpassen. Erwähnen Sie neben dem Namen und der ausgeschriebenen Stelle zudem positive Informationen, die Sie während des Vorstellungsgesprächs gesammelt haben, zum Beispiel zur Berufserfahrung oder zum akademischen Hintergrund des Bewerbers.
- Fassen Sie sich kurz
Zeigen Sie dem/der Bewerber*in, dass Sie respektvoll mit seiner Zeit umgehen und nennen Sie bereits am Anfang den Grund des Schreibens.
- Seien Sie professionell und rücksichtsvoll
So freundlich Sie Ihr Absageschreiben formulieren, die Bewerber*innen werden wahrscheinlich dennoch enttäuscht sein, wenn sie Ihr Absageschreiben erhalten. Formulieren Sie deswegen stets professionell und rücksichtsvoll. Sie können bei der Übermittlung der Botschaft auch die sogenannte „Sandwich-Methode” verwenden, indem Sie die negativen Neuigkeiten zwischen zwei positive Informationen packen.
Erwähnen Sie zum Beispiel als Erstes, dass Sie vom Können und der Erfahrung sehr beeindruckt sind. Teilen Sie dann mit, dass Sie sich für andere Bewerber*innen entschieden haben, danken Sie anschließend für die entgegengebrachte Zeit und wünschen Sie viel Erfolg für die berufliche Zukunft. So verhindern Sie auch, dass Bewerber*innen Ihr Unternehmen mit schlechten Erfahrungen verbinden.
- Senden Sie das Schreiben so schnell wie möglich ab
Laut einer Indeed-Studie fühlen sich 55 % aller Jobsuchenden entmutigt, wenn sie keine Rückmeldung vom Arbeitgeber erhalten. Sie ergab zudem, dass Arbeitgeber oft eine andere Reaktionszeit auf Bewerbungen angeben als Bewerber*innen selbst. 68 % aller Arbeitgeber sagen, dass Sie den Bewerber*innen die Entscheidung innerhalb von einer Woche mitteilen. 44 % der Jobsuchenden behaupten hingegen, dass es bis zu zwei Wochen dauert. 15 % der Jobsuchenden geben an, dass sie sogar Monate auf eine Reaktion warten.*
Sie könnten sich einmal in die Lage der Jobsuchenden versetzen, um sie besser zu verstehen. Versenden Sie Ihre Absageschreiben, sobald Sie sich für eine/n Kandidat*in entschieden haben. Bewerber*innen warten höchstwahrscheinlich gespannt auf Ihre Rückmeldung – vor allem, wenn sie bereits bei Ihnen im Bewerbungsgespräch waren. Mit einer schnellen Rückmeldung zeigen Sie, dass es Ihrem Unternehmen wichtig ist, positiv in Erinnerung zu bleiben.
Vorlage für ein Absageschreiben
(Datum, Name und Adresse des Bewerbers oder der Bewerberin).
Sehr geehrte/r Herr/Frau Jones, vielen Dank für Ihr Interesse an der Stelle als Marketing Manager*in in unserem Unternehmen. Wir danken Ihnen sehr, dass Sie sich letzte Woche die Zeit genommen haben, unser Team kennenzulernen. Ich freue mich stets, Bewerber*innen kennenzulernen, die auch an der Humboldt-Universität zu Berlin studiert haben.
Von Ihren Kenntnissen und Fähigkeiten waren wir sehr beeindruckt, haben uns aber für eine/n anderen Bewerber*in entschieden, der/die mehr Erfahrung in Führungspositionen hat. Wir glauben jedoch, dass Sie gut in unser Unternehmen passen und laden Sie dazu ein, sich auf andere Stellen in der Marketingabteilung zu bewerben, die in den kommenden Monaten ausgeschrieben werden.
Wir danken Ihnen herzlich, dass Sie sich die Zeit für Ihre Bewerbung und das Vorstellungsgespräch genommen haben. Für Ihre weitere Jobsuche und berufliche Zukunft wünschen wir Ihnen viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen, Nicole Moore, HR Director.
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Ein Absageschreiben nach dem Vorstellungsgespräch ist eine Chance, Professionalität, Wertschätzung und Menschlichkeit zu zeigen. Indem Sie Ihre Absagen freundlich, individuell und zeitnah formulieren, hinterlassen Sie bei den Bewerber*innen einen positiven Eindruck, auch wenn sie nicht für die gewünschte Stelle ausgewählt wurden. Schließlich prägt jeder Kontakt mit Bewerber*innen das Bild Ihres Unternehmens. Eine solche Vorgehensweise fördert zukünftige Bewerbungen und stärkt langfristig Ihre Arbeitgebermarke.
Weitere Informationen:
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* Indeed-Umfrage, durchgeführt von Decipher/FocusVision
PDF- und Word-Vorlagen für Ablehnungsschreiben
Verwenden Sie diese Vorlagen zum Verfassen von Ablehnungsschreiben, die einen guten Eindruck von Ihrer Marke hinterlassen, sodass eine erneute Bewerbung nicht ausgeschlossen ist.
*Indeed provides these examples as a courtesy to users of this site. Please note that we are not your HR or legal adviser, and none of these documents reflect current labor or employment regulations.
