Was ist eine Abwesenheitsnotiz?
Wenn Sie in Ihrem E-Mail-Programm die entsprechenden Einstellungen treffen, werden Abwesenheitsnotizen automatisch versendet, sobald eine Nachricht in Ihrem Posteingang eintrifft. Im beruflichen Kontext kommen solche Autoresponder immer dann zum Einsatz, wenn eine zeitnahe Bearbeitung der Anfrage nicht möglich ist. Typische Gründe für eine vorübergehende Unerreichbarkeit sind beispielsweise:
Mit aussagekräftigen Abwesenheitsnachrichten signalisieren Unternehmen Professionalität und zeigen, dass die reibungslose Kommunikation mit der Kundschaft und den Geschäftspartnern eine hohe Priorität hat.
Warum sind Abwesenheitsnotizen sinnvoll?
Schnelle Reaktionszeiten entwickeln sich im Zuge der Digitalisierung zu einem bedeutenden Wettbewerbsfaktor. Schließlich sind eine effektive Kommunikation und guter Kundenservice entscheidend für die Kundenbindung und den langfristigen Erfolg von Unternehmen. Werden die Erwartungen an die ständige Erreichbarkeit nicht erfüllt, wandern potenzielle Geschäftskontakte schnell zur Konkurrenz ab.
Mit einer Abwesenheitsnotiz erhalten die Empfänger*innen nicht nur eine Erklärung für die verzögerte Beantwortung ihrer Nachricht, sondern auch hilfreiche Informationen und alternative Kontaktmöglichkeiten für dringende Anliegen. Auf diese Weise kann eine unverzügliche Bearbeitung durch andere Mitarbeiter*innen gewährleistet werden. Indem sie langen Wartezeiten und Missverständnissen vorbeugen, können Auto-Reply-Nachrichten somit maßgeblich zu einer hohen Kundenzufriedenheit beitragen.
Aufbau und wichtige Elemente von Abwesenheitsnotizen
Eine professionelle Abwesenheitsnachricht sollte mindestens die folgenden Informationen enthalten:
Dauer der Abwesenheit
Definieren Sie den betroffenen Zeitraum möglichst exakt, zum Beispiel:
Vom [Datum] bis einschließlich [Datum] befinde ich mit nicht an meinem Arbeitsplatz.
Informationen zur Erreichbarkeit
Machen Sie aussagekräftige Angaben, ob Sie Ihre E-Mails während Ihrer Abwesenheit gelegentlich oder überhaupt nicht abrufen können.
Meinen Posteingang werde ich in unregelmäßigen Abständen überprüfen. Bitte haben Sie Verständnis, dass es zu Verzögerungen bei der Bearbeitung Ihres Anliegens kommen kann.
Kontaktmöglichkeit
Nennen Sie eine Ansprechperson, die für den Zeitraum der Abwesenheit Ihre Aufgaben übernimmt. Achten Sie unbedingt auf die Vollständigkeit und die Richtigkeit der Kontaktinformationen.
Für dringende Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Name der Vertretung] unter [E-Mail-Adresse/Telefonnummer].
Abschließend bedanken Sie sich mit einem höflichen Schlusssatz und einer entsprechenden Grußformel für das Verständnis der Empfänger*innen. Beachten Sie, dass ein Grund für die Abwesenheit nicht zwingend erforderlich ist. Vor allem bei sensiblen Themen wie Krankheit, Kurzarbeit oder vorübergehenden Betriebsschließungen sollten Sie auf zu viele Details verzichten.
Beispiele für Abwesenheitsnotizen
Beim Verfassen von Abwesenheitsnachrichten können Sie sich je nach Anlass und Anforderung an den folgenden Vorlagen orientieren:
Standardnachricht
Wenn Sie lediglich über eine vorübergehende Abwesenheit informieren und keine weiteren Einzelheiten nennen möchten, genügt ein knapper Zweizeiler:
Betreff: Out of Office
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin bis einschließlich [Datum] außer Haus. Nach meiner Rückkehr werde ich mich so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen.
Danke für Ihr Verständnis.
Nachrichten mit Informationen zur Erreichbarkeit
Als Arbeitgeber sollten Sie die Work-Life-Balance Ihrer Mitarbeiter*innen ernst nehmen und keine ständige Erreichbarkeit von Ihrer Belegschaft erwarten. Verlangen Sie nicht, dass E-Mails auch im Urlaub oder bei Krankheit abgerufen werden. Ohne ausreichende Erholungsphasen sind negative Auswirkungen von Stress am Arbeitsplatz vorprogrammiert und Sie riskieren langanhaltende Leistungsausfälle und hohe Fluktuationszahlen.
Vollumfängliche Abwesenheit
Damit sich Ihre Beschäftigten während Fehlzeiten nicht zur Beantwortung ihrer E-Mails verpflichtet fühlen, können Sie Ihnen die folgende Vorlage für ihre Abwesenheitsnotizen zur Verfügung stellen:
Betreff: Nicht erreichbar bis [Datum]
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich [Datum] außer Haus und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Nach meiner Rückkehr werde ich mich so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen.
Danke für Ihr Verständnis.
Gelegentlicher E-Mail-Abruf
Wenn Ihre Mitarbeiter*innen dagegen dienstlich unterwegs sind, dürfen Sie durchaus eine regelmäßige Kontrolle der eingehenden E-Mail-Nachrichten erwarten:
Betreff: Out of Office
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich [Datum] außer Haus und habe nur beschränkt Zugriff auf meine E-Mails. Bitte haben Sie Verständnis, falls es bei der Bearbeitung zu Verzögerungen kommen sollte.
Danke für Ihre Geduld.
Nachrichten mit Kontaktmöglichkeiten
Durch die Angabe alternativer Kontaktmöglichkeiten stellen Sie sicher, dass wichtige Anliegen trotz Abwesenheit der zuständigen Mitarbeiter*innen unverzüglich bearbeitet werden.
Ohne automatische Weiterleitung
Wenn Mitarbeiter*innen ausfallen, erhöht sich in der Regel das Arbeitspensum der verbleibenden Kolleg*innen. Um die zusätzliche Belastung möglichst gering zu halten, können Sie auf eine automatische Weiterleitung der eingehenden E-Mails verzichten. So erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sich nur Personen mit wirklich dringenden Anliegen an die Vertretungskontakte wenden.
Betreff: Out of Office
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin bis einschließlich [Datum] außer Haus. Nach meiner Rückkehr werde ich mich so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an:
[Name]
[Position]
[E-Mail]
[Telefonnummer]
Danke für Ihr Verständnis.
Mit automatischer Weiterleitung
Je nach Personalauslastung und Einsatzbereich der abwesenden Person kann eine automatische Weiterleitung eingehender E-Mails sinnvoll sein. Dies gilt vor allem im Verkauf und in Branchen mit hohem Servicecharakter, wo schnelle Reaktionen eine Voraussetzung für Geschäftsabschlüsse und zufriedene Kund*innen sind. Allerdings sollten Sie unbedingt darauf achten, dass die genannte Ansprechperson auch tatsächlich über die nötigen Kompetenzen für eine Bearbeitung der weitergeleiteten E-Mails verfügt.
Betreff: Out of Office
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin bis einschließlich [Datum] außer Haus. Da uns Ihr Anliegen sehr wichtig ist, wurde Ihre Nachricht automatisch an ein anderes Teammitglied weitergeleitet.
[Name], [Position], wird sich so schnell mit möglich mit Ihnen in Verbindung setzen.
Danke für Ihr Verständnis.
Nachricht bei unternehmensweiten Schließungen
Ob Betriebsausflug, Schließzeit zum Jahreswechsel, Fortbildung, lokaler Feiertag oder Teamevent – zu bestimmten Anlässen ist im gesamten Unternehmen keine kompetente Ansprechperson verfügbar. In solchen Fällen ist es besonders wichtig, dass Sie Ihre Kunden über die betriebsweite Unerreichbarkeit informieren.
Betreff: Bald sind wir wieder für Sie da
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wegen [Grund] hat unsere Geschäftsstelle vom [Datum] bis einschließlich [Datum] geschlossen. Wir freuen uns schon, bald wieder für Sie da sein zu dürfen. Schauen Sie in der Zwischenzeit gerne auf unserer Website [URL] vorbei, wo Sie weitere Informationen zu unseren Angeboten und Leistungen erhalten.
Danke für Ihr Verständnis.
Tipp: Wenn es sich wie in den meisten Fällen um vorhersehbare Ausfallzeiten handelt, sollten Sie sämtliche Details zur Schließung bereits im Vorfeld in Ihre E-Mail-Signatur übernehmen, damit sich die Kundschaft und die Geschäftspartner darauf einstellen und entsprechende Maßnahmen treffen können.
Interne Abwesenheitsnotizen
Je nach Tätigkeitsbereich empfiehlt sich, dass Ihre Mitarbeitenden neben der Auto-Reply-Nachricht für externe E-Mails eine zweite Abwesenheitsnotiz für ihre Kolleg*innen einrichten, damit der interne Arbeitsfluss nicht ins Stocken gerät.
Vielen Dank für deine/Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich [Datum] außer Haus. Fragen in meiner Abwesenheit beantworten die folgenden Kolleg*innen:
Projekt A: [Kontakt]
Projekt B: [Kontakt]
Projekt C: [Kontakt]
Nach meiner Rückkehr werde ich mich schnellstmöglich bei dir/Ihnen melden.
Selbstverständlich können Sie die Mustertexte bei Bedarf an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.
So erstellen Sie eine Abwesenheitsrichtlinie
Um die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern, sollten Sie möglichst viele Arbeitsprozesse optimieren und standardisieren. Dazu gehört auch der Umgang mit der Abwesenheit von Mitarbeiter*innen. Das Verfassen von Out-of-Office-Nachrichten können Sie Ihren Beschäftigten mithilfe des folgenden Leitfadens erleichtern:
- Ihren voreingestellten Autoresponder finden Sie in Ihrem E-Mail-Programm unter [Beschreibung für das jeweilige Programm einfügen].
- Wenn Sie sich krankmelden, übernimmt unsere Personalabteilung die Einstellungen für Sie, damit Sie sich ganz auf Ihre Gesundheit konzentrieren können.
- Ansonsten aktivieren Sie den Autoresponder, wenn Sie aus geschäftlichen oder privaten Gründen Ihre E-Mail für mehr als 24 Stunden nicht abrufen können.
- Wählen Sie das entsprechende Nachrichten-Template unter den verfügbaren Vorlagen und füllen Sie es mit den relevanten Daten aus.
- Vergessen Sie nicht, die Auto-Reply-Funktion nach Ihrer Rückkehr wieder zu deaktivieren.
Indem Sie Ihren Mitarbeiter*innen beim Verfassen von Abwesenheitsnotizen unterstützen, stellen Sie sicher, dass diese auch zuverlässig verwendet werden und sich unerklärte Fehlzeiten nicht negativ auf den Ruf und die Produktivität Ihres Unternehmens auswirken.
10 Tipps zum Verfassen von Abwesenheitsnotizen
Abschließend erhalten Sie noch ein paar praktische Tipps für die Erstellung angemessener Abwesenheitsnachrichten:
- Du oder Sie? Höflich-distanziert oder locker? Achten Sie darauf, dass der Ton der Abwesenheitsnachricht zur Unternehmenskultur passt.
- Beschränken Sie persönliche Angaben auf das Nötigste. Bedenken Sie, dass der Autoresponder auch auf Spam und Werbe-E-Mails reagiert und Ihre Daten an möglicherweise unerwünschte Empfänger*innen verbreitet.
- Halten Sie Ihre Nachricht kurz und prägnant. Hinweise wie „Ich bin im Urlaub in Spanien“ oder „Ich habe einen Zahnarzttermin“ sind nicht nur überflüssig, sondern auch unprofessionell.
- Wählen Sie möglichst neutrale Formulierungen. Auch humorvolle Anspielungen wie „Ich genieße die Sonne“, „Ich erweitere meinen Horizont“ oder „Ich bin dann mal weg“ sind in Abwesenheitsnotizen fehl am Platz.
- Obwohl Sie nicht verpflichtet sind, die Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter*innen zu begründen, kann Transparenz das Vertrauen von Kund*innen und Geschäftspartnern verbessern.
- Geben Sie keine internen und vertraulichen Unternehmensinformationen preis, um dem Missbrauch sensibler Daten vorzubeugen. Auch private Telefonnummern oder E-Mail-Adressen gehören nicht in Auto-Reply-Nachrichten.
- Es genügt, um Verständnis für die Abwesenheit von Mitarbeiter*innen zu bitten, entschuldigen müssen Sie sich für die Fehlzeiten nicht.
- Verzichten Sie auf falsche Versprechungen in Bezug auf eine eventuelle Erreichbarkeit, um keine unrealistischen Erwartungen zu wecken.
- Dies gilt auch für die Erreichbarkeit der genannten Kontaktpersonen. Auf die Vertreter*innen, die sowieso bereits einer Doppelbelastung ausgesetzt sind, sollte kein zusätzlicher Druck ausgeübt werden.
- Überprüfen Sie Ihre Auto-Reply-Nachrichten vor dem Speichern gründlich auf Rechtschreib- und Grammatikfehler.
Abwesenheitsnachrichten sind eine von vielen Stellschrauben, um die interne und externe Kommunikation im Unternehmen zu verbessern. Sie sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss, beugen Missverständnissen vor und vermitteln Verlässlichkeit. Mit dem Verfassen von professionellen Abwesenheitsnotizen lässt sich mit wenig Arbeitsaufwand ein Mehrwert erzielen, den jeder Betrieb für sich nutzen sollte.PDF- und Word-Vorlagen für Abwesenheitsnotiz
Verwenden Sie diese Vorlagen, um Abwesenheitsnachrichten zu erstellen, die Sie effektiv darüber informieren, dass Sie nicht arbeiten und möglicherweise langsam antworten.
*Indeed stellt diese Beispiele als Gefälligkeit für die Nutzer*innen dieser Website bereit. Hinweis: Wir können Ihre Personalabteilung oder Ihren Rechtsbeistand nicht ersetzen. Diese Dokumente wurden nicht gemäß dem aktuellen Arbeitsrecht und den aktuellen Arbeitsbestimmungen erstellt.
