Was ist der anteilige Urlaubsanspruch?
Der anteilige Urlaubsanspruch bezieht sich auf die Anzahl der Urlaubstage, die Ihren Beschäftigten bei verminderter Arbeitszeit bzw. Teilzeit zustehen.
Grundsätzlich bestimmt das Bundesurlaubsgesetz (§3 BUrlG), dass allen Arbeitnehmer*innen in Deutschland mindestens 24 Werktage als Urlaub zustehen. Als Werktage gelten die Tage von Montag bis Samstag, Sonn- und Feiertage sind ausgenommen. Der gesetzlich vorgeschriebene Mindesturlaub bezieht sich also auf eine 6-Tage-Woche.
In vielen Unternehmen gilt allerdings die 5-Tage-Woche. Daher muss der nominale Urlaubsanspruch durch die Anzahl der Arbeitstage pro Woche geteilt und mit der Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage multipliziert werden. Daraus ergibt sich für eine 5-Tage-Woche ein Urlaubsanspruch von 20 Werktagen:
24 Urlaubstage / 6 Arbeitstage pro Woche * 5 tatsächliche Arbeitstage = 20 Urlaubstage
Unter dem nominalen Urlaubsanspruch versteht man die Anzahl an Urlaubstagen, die im Arbeits- oder auch im Tarifvertrag festgeschrieben sind. Mitarbeitende mit einer Schwerbehinderung haben laut § 208 Abs. 1 SGB IX Anspruch auf einen Zusatzurlaub von fünf Tagen. Ihr Mindesturlaub beläuft sich bei einer Vollzeitstelle also auf 25 Tage.
Anteiligen Urlaubsanspruch richtig berechnen
In der Regel werden Urlaubstage bereits im Arbeitsvertrag als Arbeitstage ausgewiesen, so dass keine Umrechnung erforderlich ist. Gleiches gilt für Tarifverträge.
Berechnung des Urlaubsanspruchs bei Teilzeit
Ein wenig komplizierter wird es, wenn Sie den anteiligen Urlaubsanspruch für Teilzeitbeschäftigte ausrechnen wollen. Für diese gelten die gleichen Voraussetzungen wie für Vollzeitbeschäftigte. Allerdings gibt es zwei Varianten, die auch unterschiedlich berechnet werden:
Arbeiten Beschäftigte an 5 Tagen in der Woche, aber mit einer geringeren Stundenzahl, ist ihr Urlaubsanspruch ebenso hoch wie bei Vollzeitbeschäftigten. Wenn sie jedoch nicht täglich arbeiten, gilt eine andere Regelung:
Die Anzahl der Urlaubstage laut Arbeitsvertrag bzw. Tarifvertrag wird dann durch 5 Wochenarbeitstage geteilt und sodann mit der Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage multipliziert.
Beispiel: Laut Tarifvertrag stehen dem Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin bei einer Fünftagewoche 28 Urlaubstage zu. Bei 2 Arbeitstagen pro Woche kommen Sie dann auf folgendes Ergebnis:
28 Urlaubstage / 5 Wochenarbeitstage x 3 Arbeitstage = 16,8 Urlaubstage.
Die Dezimalstellen werden ab- bzw. aufgerundet, in diesem Fall wäre also ein Anspruch von 17 Urlaubstagen zu berücksichtigen. Beachten Sie, dass diese 17 Tage ausschließlich auf die Wochentage anzurechnen sind, an denen der/die Mitarbeiter*in tatsächlich arbeitet, da die übrigen Tage ja ohnehin frei sind.
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Urlaubsanspruch beim Wechsel zwischen Voll- und Teilzeit
Zuweilen entsteht Unsicherheit bei der Frage, wie die Urlaubsberechnung sich gestaltet, wenn Mitarbeiter*innen von der Voll- in die Teilzeitbeschäftigung wechseln. Falls sie weiterhin 5 Tage pro Woche arbeiten, bleibt der Urlaubsanspruch gleich.
Doch wenn die Teilzeitbeschäftigung beinhaltet, dass der/die Mitarbeiter*in nur noch zwei oder drei Tage pro Woche arbeitet und dieser Wechsel während des Jahres vorgenommen wird, müssen Sie eine andere Berechnung vornehmen.
So bleibt der Urlaubsanspruch bis zum Wechsel unangetastet, und erst danach tritt der anteilige Urlaubsanspruch in Kraft.
Beispiel:
Der Mitarbeiter wechselt ab 1. August von der 5- in die 3-Tage-Woche bei 30 Tagen Urlaubsanspruch.
- Urlaub 1.01. – 30.07.: 30 x 7/12 = 17,5 Urlaubstage
- Urlaub 1.08. – 31.12.: 30 x 5/12 x 3/5 = 7,5 Urlaubstage
- Gesamter Urlaubsanspruch: 25
Durch die reduzierten Arbeitstage pro Woche ergibt sich ein geringerer Urlaubsanspruch.
Urlaubsanspruch bei Mutterschutz und in der Elternzeit
Auch für die gesetzlichen Schutzfristen 6 Wochen vor und 8 Wochen nach der Geburt haben Frauen im Mutterschutz reguläre Urlaubsansprüche. Das gilt auch für Azubis und Werkstudentinnen. Der Urlaubsanspruch wird also während des Mutterschutzes nicht verkürzt. Wird der Urlaub nicht beansprucht, kann dieser in dem Jahr, in der der Mutterschutz oder die anschließende Elternzeit endet, oder noch im Folgejahr wahrgenommen werden.
Anders sieht das in der Elternzeit aus: Hier dürfen Sie als Arbeitgeber laut Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) § 17 den Urlaubsanspruch für jeden vollen Kalendermonat Elternzeit um 1/12 des jährlichen Urlaubsanspruchs kürzen. Allerdings gilt es zu beachten, dass Sie diese Kürzung schriftlich ankündigen müssen, was auch noch rückwirkend während oder nach der Elternzeit möglich ist. Sie dürfen die Kürzung jedoch nicht automatisch vornehmen, und selbst eine Erwähnung im Arbeitsvertrag reicht nicht aus.
Arbeiten Beschäftigte während der Elternzeit in Teilzeit, dürfen Sie hingegen den Urlaubsanspruch nicht kürzen, sondern berechnen ihn wie bei normalen Teilzeitbeschäftigten nach der oben genannten Formel.
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Urlaubsanspruch mit dem Sonntag als regelmäßiger Arbeitstag
Üblicherweise werden Sonn- und Feiertage nicht auf den Urlaubsanspruch angerechnet. Doch wenn das Beschäftigungsverhältnis regelmäßige Arbeit an diesen Tagen vorsieht, zum Beispiel in der Krankenpflege oder in der Gastronomie, gelten diese als Werktage. Das heißt für Sie, dass Sie Sonn- und Feiertage auch als Urlaubstage zählen müssen.
Urlaubsanspruch während der Wartezeit
Als Wartezeit gelten gemäß BUrlG §4 die ersten sechs Monate eines Arbeitsverhältnisses, in der Regel also die Dauer der Probezeit. Den vollen Urlaubsanspruch erwerben Ihre Beschäftigten erst dann, wenn sie sechs Monate lang in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind. Wird ein Arbeitsverhältnis vorher gelöst, haben die Arbeitnehmer*innen also nur Anspruch auf den anteiligen Jahresurlaub.
Daher sind verschiedene Szenarien denkbar, in denen ein/e neue Mitarbeiter*in lediglich einen Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs hat:
- wenn die Wartezeit noch nicht erfüllt ist, der/die Mitarbeiter*in aber vorher einen zweiwöchigen Urlaub antreten möchte
- wenn der/die Mitarbeiter*in vor Ablauf der Wartezeit wieder aus dem Unternehmen ausscheidet
- wenn der/die Mitarbeiter*in das Arbeitsverhältnis zwar im letzten Quartal des Vorjahres begonnen hat, aber nach Ablauf der Probe- bzw. Wartezeit im Folgejahr das Unternehmen wieder verlässt
In jedem dieser Fälle tritt das Zwölftelungsprinzip in Kraft, das besagt, dass Sie als Arbeitgeber für jeden vollen Monat des bestehenden Arbeitsverhältnisses im laufenden Jahr ein Zwölftel des Urlaubsanspruchs anrechnen müssen.
Beachten Sie jedoch: Scheidet der/die neue Mitarbeiter*in in der zweiten Jahreshälfte aus, hat diese Person Anspruch auf den vollen Jahresurlaub. Sie kann diesen entweder in Anspruch nehmen oder ihn sich auszahlen lassen, falls das nicht mehr möglich sein sollte.
Beispiel: Ihre neue Mitarbeiterin ist zum 1. Februar eingestellt worden und verlässt das Unternehmen zum 31. September. Bis dahin war sie also acht volle Monate beschäftigt, was nach dem Zwölftelungsprinzip 20 Urlaubstagen entspricht. Gemäß § 5 Abs. 1 Nr. c) BUrlG hat sie jedoch den vollen Urlaubsanspruch von 30 Arbeitstagen erworben und kann diesen beanspruchen.
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Auch wenn es einige Sonderfälle zu berücksichtigen gilt, ist die Berechnung des anteiligen Urlaubsanspruchs mit den vorgestellten Formeln gut zu bewältigen. Die meisten HR-Managementsysteme haben zudem entsprechende Anwendungen und Tools integriert, so dass Sie Änderungen bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs ganz bequem vornehmen können.
