Arbeitnehmerdatenschutz: Das müssen Sie wissen
Der Arbeitnehmerdatenschutz umfasst die rechtlichen Regelungen und Maßnahmen, die den Schutz der persönlichen Daten von Beschäftigten sichern. Da er unabhängig von der Größe eines Unternehmens gilt, spielt er für sämtliche Unternehmen – auch für kleine und mittelständische Betriebe – eine entscheidende Rolle. Im Folgenden finden Sie zentrale Fragen und Antworten rund um den Beschäftigtendatenschutz in Deutschland.
Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind laut der Europäischen Kommission Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche – also lebende – Person beziehen. Dazu können u. a. diese Daten zählen:
- Name und Vorname
- Geburtsdatum
- private Adresse
- E-Mail-Adresse mit Namen
- Telefonnummer
- Ausweisnummer
- IP-Adresse
- Standortdaten (z. B. über die Standorterkennung des Mobiltelefons)
- biometrische Daten wie Fingerabdrücke
- Gesundheitsdaten
Bitte beachten Sie, dass die in diesem Artikel erwähnten Unternehmen, Institutionen und Organisationen nicht mit Indeed verbunden sind.
Warum benötigen Unternehmen personenbezogene Daten?
Ob Großkonzern oder Familienbetrieb: In dem Moment, in dem Sie als Unternehmen Beschäftigte einstellen, benötigen Sie auch deren Daten. Personenbezogene Daten sind für den Bewerbungsprozess, das Arbeitsverhältnis und die Personalverwaltung unverzichtbar, beispielsweise um eine Personalakte anzulegen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen abzuwickeln, Urlaubs- und Abwesenheitszeiten zu registrieren oder überhaupt mit Ihren Mitarbeiter*innen zu kommunizieren. Die personenbezogenen Daten dienen also der Aufnahme, Beendigung oder Durchführung des Arbeitsverhältnisses.
Was ist das Ziel des Arbeitnehmerdatenschutzes?
Der Arbeitnehmerdatenschutz oder Beschäftigtendatenschutz soll den Schutz der Persönlichkeitsrechte von Mitarbeitenden garantieren, insbesondere das Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Eine Person hat also das Recht, die eigenen personenbezogenen Daten zu kontrollieren und zu bestimmen, wie Informationen über sie erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Der Arbeitgeber ist dementsprechend dazu verpflichtet, Informationspflichten einzuhalten, die Datensicherheit zu gewährleisten und die Rechte der Beschäftigten hinsichtlich ihrer Daten zu sichern.
Es gibt kein eigenständiges Arbeitnehmerdatenschutzgesetz. Einzelne Regelungen basieren u. a. auf dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und seit Mai 2018 auch auf der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Warum ist ein Schutz personenbezogener Daten wichtig?
Im Zuge der Digitalisierung hat der Arbeitnehmerdatenschutz noch stärker an Bedeutung gewonnen. Die massive Zunahme von Daten, Tools und Systemen, New-Work-Konzepten wie mobilem Arbeiten, aber auch Risiken wie Datenschutzverletzungen durch Hackerangriffe ist es für Unternehmen unerlässlich, sich umfassend mit dem Thema auseinanderzusetzen. Sie sind gesetzlich nicht nur dazu verpflichtet, den Beschäftigtendatenschutz zu sichern. Darüber hinaus schützt eine ordnungsgemäße Handhabung von Daten auch vor Missbrauch und Diskriminierung, fördert das Vertrauen und die Bindung von Mitarbeitenden und stärkt das eigene Unternehmensimage.
Welche Rechte haben Arbeitnehmende?
Arbeitnehmer*innen haben unterschiedliche Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten, um eine ordnungsgemäße Verarbeitung und Nutzung zu garantieren.
- Recht auf Auskunft: Beschäftigte können von ihrem Arbeitgeber Auskunft darüber verlangen, ob und welche Daten über sie verarbeitet werden. Auch muss der Arbeitgeber Zugang zu diesen Daten und Informationen über die Verarbeitung bereitstellen.
- Recht auf Berichtigung: Gespeicherte Daten, die unrichtig oder unvollständig sind, müssen vom Arbeitgeber berichtigt werden.
- Recht auf Löschung: Unter bestimmten Bedingungen ist es möglich, die Löschung von personenbezogenen Daten zu fordern, z. B. wenn diese nicht mehr für den ursprünglichen Zweck benötigt werden oder unangemessen sind.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Mitarbeitende können die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verlangen, z. B. um sicherzustellen, dass keine falschen Informationen über sie verwendet werden, bis die Richtigkeit der Daten abschließend geklärt ist.
- Recht auf Widerspruch: Beschäftigte dürfen jederzeit gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten Einspruch einlegen und die weitere Nutzung für bestimmte Zwecke verhindern. Voraussetzung dafür ist, dass seitens des Arbeitgebers keine berechtigten Gründe vorliegen, die den Widerspruch entkräften.
Welche Pflichten haben Arbeitgeber?
Als Arbeitgeber haben Sie unterschiedliche Pflichten, die eine rechtmäßige, faire und transparente Verarbeitung personenbezogener Daten garantieren sollen. Dies sind einige der wichtigsten Pflichten laut DSGVO:
- Zulässigkeit der Datenverarbeitung: Arbeitgeber dürfen personenbezogene Daten nur zweckgebunden erheben, das heißt, wenn sie diese Daten wirklich benötigen. Beispielsweise benötigen sie Bankverbindung und Steuernummer, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung abzuwickeln.
- Informationspflichten: Als Arbeitgeber müssen Sie Ihre Mitarbeiter*innen darüber informieren, welche ihrer Daten zu welchem Zweck gespeichert und verarbeitet werden und welche Rechte sie in Bezug auf ihre Daten haben. Hierfür können Sie z. B. eine Datenschutzbelehrung nutzen.
- Einwilligung: In einigen Fällen müssen Arbeitgeber für die Verarbeitung personenbezogener Daten die Einwilligung der Beschäftigten einfordern. Diese muss freiwillig, informiert und eindeutig erfolgen. Das ist u. a. bei der Teilnahme an freiwilligen Mitarbeiterumfragen der Fall.
- Datensicherheit: Unternehmen sind verpflichtet, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um die Sicherheit der Daten ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten und diese vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.
- Übermittlung an Dritte: Die Weitergabe von Mitarbeiterdaten an Dritte, wie z. B. externe Dienstleister oder Behörden, ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Ein Beispiel hierfür ist die Meldung von Mitarbeiterdaten an staatliche Behörden zur Erfüllung von Steuer- oder Sozialversicherungspflichten.
Welche Konsequenzen drohen bei Nichteinhaltung?
Unternehmen, die gegen den Arbeitnehmerdatenschutz verstoßen, können sowohl zivilrechtliche als auch strafrechtliche Konsequenzen drohen, einschließlich Geldbußen, Schadenersatzforderungen und Freiheitsstrafen für verantwortliche Personen bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Verstößen. Darüber hinaus schaden Datenschutzverstöße dem Ansehen eines Unternehmens, was sich wiederum negativ auf das Vertrauen von Kund*innen, Geschäftspartner*innen und Beschäftigten sowie die Mitarbeiterbindung auswirkt.
Wie sichern Sie den Datenschutz Ihrer Beschäftigten?
Als Arbeitgeber können Sie konkrete Maßnahmen ergreifen, um den Datenschutz Ihrer Beschäftigten als festen Bestandteil in Ihre Unternehmenskultur zu integrieren und diesen effizient umzusetzen.
Geltende Datenschutzgesetze berücksichtigen
Bleiben Sie in Bezug auf geltende Datenschutzgesetze, -praktiken und -neuerungen stets auf dem neuesten Stand. Die Teilnahme an Weiterbildungen und Schulungen, das Abonnieren von Newslettern und Fachpublikationen, Netzwerkaustausch und Online-Ressourcen sowie die Beratung durch Fachleute können Ihnen dabei helfen, Ihr Wissen immer aktuell zu halten.
Datenschutzrichtlinien und -verfahren festlegen
Klare Datenschutzrichtlinien zur Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihrem Unternehmen sind wichtig, um die Anforderungen der Datenschutzgesetze einzuhalten und den Umgang mit Datenschutzverstößen zu regeln. Darüber hinaus tragen diese zu einer positiven Unternehmenskultur bei, die den Schutz der Privatsphäre von Mitarbeitenden priorisiert und deren Vertrauen fördert. All dies wirkt sich positiv auf Ihr Unternehmensimage aus.
Daten und Systeme sichern
Sichere Systeme und Speicherungsorte von personenbezogenen Daten sind die Grundvoraussetzung, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Nutzen Sie Datensicherheitstechnologien und -maßnahmen wie Verschlüsselung, Firewalls, Virenschutzsoftware, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Intrusion-Detection-Systeme und regelmäßige Sicherheitsupdates, um den Schutz zu gewährleisten. Mit Zugriffskontrollen und einem effektiven Berechtigungsmanagement stellen Sie zudem sicher, dass nur bestimmte und autorisierte Mitarbeiter*innen Zugriff auf die Daten haben.
Daten regelmäßig überprüfen
Eine weitere wichtige Maßnahme ist die regelmäßige Überprüfung der gespeicherten Daten auf Aktualität, Richtigkeit und Zweckbindung, um falsche, ungenaue oder veraltete Informationen zu vermeiden. Wenn Sie beispielsweise die Zustimmung eines Mitarbeiters für die Verwendung seiner Daten zu Marketingzwecken haben und dieser nun das Unternehmen verlässt und seine Einwilligung widerruft, müssen Sie diese Daten umgehend löschen.
Mitarbeiter*innen im Datenumgang schulen
Beschäftigte für Datenschutzrisiken zu sensibilisieren und im Umgang mit personenbezogenen Daten zu schulen ist unerlässlich, um sämtliche Datenschutzvorschriften einzuhalten. Wenn Mitarbeiter*innen verstehen, wie wichtig eine vertrauliche Behandlung von Daten und der Schutz der Privatsphäre ist, können Sie Risiken wie z. B. durch Phishing-E-Mails oder Malware, minimieren. Ein starkes Datenschutzbewusstsein in Ihrem Unternehmen beugt Datenverlust vor, sorgt für eine effiziente Datenverarbeitung und schafft Vertrauen.
Datenschutzbeauftragte/n bestimmen
Ob Sie als Unternehmen zur Benennung eines/einer Datenschutzbeauftragten verpflichtet sind, hängt von bestimmten Kriterien ab, die Artikel 37 der DSGVO festhält. Unabhängig davon kann eine freiwillige Benennung sinnvoll sein, beispielsweise um das Datenschutzbewusstsein im Unternehmen zu fördern, eine/n Ansprechpartner*in mit Fachexpertise für Ihre Mitarbeitenden zu haben und die Einhaltung von geltenden Gesetzen und Praktiken zu verbessern.
Im Zuge der digitalen Transformation ist der Arbeitnehmerdatenschutz für Unternehmen sämtlicher Branchen und Größen wichtiger denn je. Umfassendes und aktuelles Wissen über den Datenschutz sowie effiziente Maßnahmen helfen Ihnen dabei, die personenbezogenen Daten Ihrer Beschäftigten richtig zu sichern und so zu einer verantwortungsbewussten Unternehmenskultur beizutragen.
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