Beispiele für Kündigungsrichtlinien
Die Kündigungsrichtlinien sind die allgemeinen Vorschriften und Vorgehensweisen rund um die Kündigung von Mitarbeiter*innen, wobei Sie als Arbeitgeber*in unterscheiden müssen, ob es sich um eine außerordentliche oder eine ordentliche Kündigung handelt. Dementsprechend verändern sich auch die Fristen innerhalb der Kündigungen. Das Kündigungsschreiben ist ein wichtiger Punkt im Prozess der Entlassung von Angestellten – eine mündlich ausgesprochene Kündigung ist nämlich in der Regel nicht gültig.
Im Rahmen einer Kündigung müssen Sie zudem einige zusätzliche Punkte beachten:
- So steht Angestellten in der Regel ein Arbeitszeugnis zu. Lesen Sie hier mehr dazu: Alles rund ums Thema Arbeitszeugnisse | Indeed.com Deutschland
- Auch die Frage nach den verbleibenden Urlaubstagen sollte geklärt werden.
- In manchen Fällen wird auch die Zahlung einer Abfindung erforderlich.
Was ist eine Kündigung?
Um eine Kündigung handelt es sich immer dann, wenn ein Arbeitsverhältnis beendet wird. Das kann aus unterschiedlichen Gründen geschehen. Eine Kündigung kann entweder vom Arbeitgeber oder von Arbeitnehmer*innen ausgehen. Unabhängig von welcher Partei sie ausgeht, müssen bestimmte Richtlinien eingehalten werden. Zudem kann zwischen folgenden zwei Arten von Kündigungen unterschieden werden:
- Ordentliche Kündigung: Dabei handelt es sich um die normale Art der Kündigung, die aus Personen-, Verhaltens- oder betriebsbedingten Gründen erfolgt. Arbeitnehmer*innen brauchen dafür keinen Grund.
- Außerordentliche oder fristlose Kündigung: Hier erfolgt die Kündigung aus einem schwerwiegenden Grund. In diesem Fall muss keine Kündigungsfrist eingehalten werden.
Kündigungsprozess – So gehen Sie als Arbeitgeber*in vor
Eine Kündigung geschieht nur in Ausnahmefällen von heute auf morgen – und auch die Entscheidung, Mitarbeiter*innen zu entlassen, sollte gut überlegt sein. Im Folgenden beziehen wir uns vorwiegend auf eine ordentliche Kündigung. Um den Prozess so professionell und reibungslos wie möglich zu gestalten, sollten Sie einige Punkte beachten. Die folgenden Schritte können Sie bei der Planung und Durchführung einer Kündigung unterstützen:
1. Grund überprüfen
Steht die Entscheidung im Raum, einen oder eine Arbeitnehmer*in zu entlassen, sollten Sie sich darüber klar werden, aus welchen Gründen dies geschieht. Gesetzlich sind Sie nicht dazu verpflichtet, den Grund im Kündigungsschreiben anzugeben. Trotzdem muss es natürlich einen Kündigungsgrund geben, der diese Entscheidung rechtfertigt, für den Fall, dass es zu einem Rechtsstreit kommt.
2. Abmahnung schreiben
Erwägen Sie als Arbeitgeber*in eine Kündigung, so sollten Sie im Voraus eine Abmahnung an die betreffende Person aussprechen. In den meisten Fällen ist dies sogar erforderlich, bevor eine Kündigung erfolgen kann. Zudem geben Sie dem oder der Mitarbeiter*in so noch die Chance, das Verhalten zu ändern und eine Kündigung abzuwenden. Im besten Fall wirkt sich dies motivierend aus und das Verhalten verbessert sich, sodass eine Kündigung im Anschluss nicht mehr nötig ist. Eine Ausnahme im Hinblick auf die Abmahnung stellt eine betriebsbedingte Kündigung dar. Diese bedarf anderweitiger Beweise, um rechtens zu sein.
3. Kündigungsschreiben erstellen
Sind Sie zur Kündigung entschlossen, so kommt als nächstes das Kündigungsschreiben. Die Papierform ist zwingend erforderlich, denn weder eine Entlassung per E-Mail noch eine mündliche Kündigung sind vor dem Gesetz gültig. Achten Sie in dem Schreiben auf konkrete Formulierungen. Auch die Kündigungsfrist sollten Sie unbedingt richtig berechnen und einhalten – diese finden Sie entweder im Arbeits- oder Tarifvertrag, oder im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Welchen Tonfall Sie dabei wählen, bleibt Ihnen selbst überlassen – bleiben Sie in jedem Fall professionell und sachlich.
4. Entlassungsgespräch ansetzen
Sie sind zwar nicht zu einem persönlichen Gespräch verpflichtet, allerdings kann dies sinnvoll sein, wenn Sie die Kündigung respektvoll vollziehen möchten. Wenn Sie Respekt zeigen wollen, können Sie der betreffenden Person im Entlassungsgespräch die Gründe erläutern. Zudem können Sie ein letztes Feedback geben und das Beste für die Zukunft wünschen. Optional können Sie Kolleg*innen oder die jeweilige Abteilungsleitung zu diesem Gespräch einladen. Denken Sie auch daran, ein Arbeitszeugnis auszustellen.
5. Andere Mitarbeiter*innen informieren
Zuletzt sollten Sie die Mitarbeiter*innen im Unternehmen darüber Informieren, dass die von der Kündigung betroffene Person nicht mehr in der Firma angestellt ist. Kümmern Sie sich gegebenenfalls um die Neuverteilung von Aufgaben. Sie sollten auch jene Kund*innen und Kolleg*innen informieren, die den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin als Kontaktperson hatten.
6. Entscheiden Sie individuell
Wie Sie im Endeffekt genau bei einer Kündigung vorgehen, hängt von der jeweiligen Situation ab. Bei Angelegenheiten wie dem Entlassungsgespräch entscheiden Sie am besten selbst, ob dies in Ihrem Fall passend ist oder nicht. Am Ende ist jede Kündigung individuell, weshalb Sie auch dementsprechend jedes Mal neu entscheiden sollten.
Inhalte für ein Kündigungsschreiben
Unabhängig von der Situation und aus welchen Gründen Sie Arbeitnehmer*innen kündigen – ein Kündigungsschreiben ist immer nötig. Dies kann je nach Situation unterschiedlich aussehen und sollte auch für jede Kündigung individuell angepasst werden. Trotzdem gibt es einige Punkte, die Sie unbedingt darin aufnehmen sollten:
- Datum der Kündigung
- Name und Position des Verfassers bzw. der Verfasserin
- Name und Position der Person, die gekündigt wurde
- Klare Darstellung des Entlassungsgrund
Beispiel für ein Kündigungsschreiben
Ein Kündigungsschreiben sollte für jede Kündigung individuell verfasst werden. Halten Sie das Schreiben so kurz wie möglich und beachten Sie alle wichtigen Punkte, um eine gültige Kündigung auszusprechen. Sie können sich dabei an folgendem Beispiel orientieren:
Beispiel für eine ordentliche Kündigung
„Empfängerin:
Karin Korb
Westendweg 12
10115 Berlin
12.07.2021
Ordentliche Kündigung des Arbeitsverhältnisses
Sehr geehrte Frau Korb,
leider müssen wir Ihnen auf diesem Wege mitteilen, dass wir uns dazu entschieden haben, Ihr Arbeitsverhältnis zu beenden. Die Kündigung tritt nach einer Kündigungsfrist von vier Wochen fristgerecht zum 31.08.2021 in Kraft.
Wir bedanken uns für die gute Zusammenarbeit und wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihre Zukunft.
Mit freundlichen Grüßen
Paul Polt – Leiter Personalabteilung“
Beispiel für eine außerordentliche Kündigung
„Empfänger:
Gustav Glas
Blumenstraße 23
10115 Berlin
16.07.2021
Fristlose Kündigung des Arbeitsverhältnisses
Sehr geehrter Herr Glas,
wir kündigen hiermit das zwischen Ihnen und der Wavewood GmbH bestehende Arbeitsverhältnis fristlos. Es besteht ein wichtiger Grund, der uns dazu veranlasst, diese außerordentliche Kündigung auszusprechen.
Wie bereits in Ihrem Mitarbeitergespräch am 15.04.2021 erläutert, liegt eine schwere Pflichtverletzung vor. Die Möglichkeit zur Besserung haben Sie leider auch nach Ihrer Abmahnung am 11.06.2021 nicht genutzt, weshalb wir als letzten Ausweg die Konsequenz der Kündigung ziehen.
Wir sehen uns deshalb gezwungen, das Arbeitsverhältnis fristlos und ohne Einhaltung der regulären Kündigungsfrist zu beenden.
Mit freundlichen Grüßen
Paul Polt – Leiter Personalabteilung“
Vorlage für Kündigungsrichtlinie
Aus Sicht des Arbeitgebers müssen zum erfolgreichen Abschluss des Kündigungsprozesses einige Dinge berücksichtigt werden. Verwenden Sie diese Vorlage als Hilfe beim Verfassen eines Kündigungsschreibens.
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