Bewerbermanagement: Aufgaben für Arbeitgeber

Optimieren Sie Ihr Bewerbermanagement ganz einfach mit unserer praktischen Checkliste. Indem Sie die folgenden 11 Bereiche strukturiert gestalten, werden Sie Ihre Arbeitgeberattraktivität steigern und sicher schneller die passenden Bewerber*innen für offene Stellen in Ihrem Familienunternehmen finden.

1. Recruitingstrategien an die aktuelle Situation anpassen: Die Pandemie stellt Familienunternehmen vor eine besondere Herausforderung, da Karrieremessen, Präsentationen an Hochschulen oder Recruiting Events im Audimax ausfallen, sodass Sie in der digitalen Außendarstellung Ihres Unternehmens jetzt deutlich proaktiver sein müssen, um Hochschulabsolvent*innen und andere geeignete Kandidat*innen für sich zu gewinnen.
2. „Cultural Fit“
   kommunizieren: Viele Familienunternehmen tun sich mit der Kommunikation Ihrer Arbeitgeberattribute schwer. Erfolgreiches „Employer Branding“, also die Selbstvermarktung von Arbeitgebern, ist allerdings für wirtschaftliches Wachstum und eine langfristige Ausrichtung unabdingbar. Für Bewerber*innen ist es jedoch wichtig, einschätzen zu können, ob sich die Werte Ihres Unternehmens mit den eigenen decken. Deswegen sollten Sie Ihr Unternehmen möglichst detailliert und konkret auf Ihrer Webseite präsentieren. Besprechen Sie mit allen Führungskräften die Fragen „Wer ist die relevante Zielgruppe und welche Botschaften wollen wir vermitteln?“, bevor Sie Ihre Inhalte optimieren. Der Aufwand wird sich lohnen, denn so ziehen Sie automatisch passende Bewerber*innen an, die sich besser mit dem Unternehmen identifizieren können, und vermeiden Enttäuschungen. Eine sogenannte Wertekongruenz zwischen Bewerber*innen und Inhaberfamilie ist eine gute Basis für eine langfristige vertrauensvolle Zusammenarbeit. Daher sollten Sie in jedem Fall betonen, welche Wertekultur Ihr Unternehmen charakterisiert, und auch hervorheben, wie sie, wie in vielen Familienunternehmen üblich, über Generationen hinweg aufgebaut und gepflegt wurde.
3. Die Besonderheiten Ihres Familienunternehmens kommunizieren: Dieser Aspekt fällt, genau wie Punkt 1, unter „Employer Branding“. Pflegen Sie also Ihr Image in der öffentlichen Präsentation. Was macht Ihr Unternehmen besonders? Eigentümergeführte Unternehmen tun sich oft durch einen kooperativen Führungsstil hervor. Gibt es flache Hierarchien und arbeiten die Mitarbeiter*innen überwiegend eigenverantwortlich? Besonders überzeugend wirkt es, wenn Sie bereits bestehende Mitarbeiter*innen in einem kurzen Image-Film miteinbeziehen. Herrscht in Ihrem Betrieb eine besonders heitere Arbeitsatmosphäre? Versuchen Sie, auch das durch locker formulierte Texte auf Ihrer Webseite zu kommunizieren. Sind die Entscheidungswege kurz? Gibt es spezielle Vergütungen, wie Gesundheitsvorsorge, kostenlose Verpflegung oder flexible Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis? Versetzen Sie sich in potenzielle Bewerber*innen hinein und betonen Sie alle wissenswerten Aspekte, die Sie als attraktiven Arbeitsgeber ausmachen.
4. Die Reichweite des Familienunternehmens erhöhen: Nutzen Sie die sozialen Medien, um kostengünstig hochwertige Bewerbungen zu akquirieren und Ihre Arbeitgeberattraktivität zu steigern. Sie können sich mit selbst gewählten Inhalten vermarkten, um Ihren Bekanntheitsgrad zu steigern, sich zu positionieren und ggf. Stereotypen, die mit Familienunternehmen in Verbindung gebracht werden, humorvoll widerlegen.
5. Kennzahlen zur Effizienzmessung erheben: Dokumentieren Sie wichtige Ecktdaten, wie z. B. die „Länge der Reaktionszeit“ Ihrer Bewerber*innen (also der durchschnittlichen Dauer von der Veröffentlichung des Jobangebots bis zum Erhalt von Bewerbungen) und der „Time to Interview“ (also des Zeitraums, bis ein Interview mit den von Ihnen ausgewählten Bewerber*innen geführt wird). Vergleichen Sie für jede erfolgreiche Einstellung über ein Inserat, eine Plattform oder ein Karrierenetzwerk auch die Kosten und die Anzahl der Einstellungen über die unterschiedlichen Kanäle, um mit der Zeit herauszufinden, wie Sie am besten, schnellsten und kostensparendsten neues Personal einstellen.
6. „Active Sourcing“ betreiben: Recherchieren Sie auf Plattformen wie XING, LinkedIn, Facebook oder Google nach passenden Kandidat*inn*en und laden Sie diese aktiv dazu ein, sich bei Ihnen zu bewerben. Denken Sie dabei auch daran, Ihr Stellenangebot in relevante Interessengruppen zu posten, um die richtige Zielgruppe in Ihrem Umfeld zu erreichen. Indem Sie eine solche Vorauswahl treffen, können Sie sich sicher sein, dass die Lebensläufe bzw. die Berufserfahrung Ihren Anforderungen gerecht werden.
7. „Peer Recruiting“ betreiben: Diese Methode beschreibt das Einbinden von Kolleg*innen in den Recruiting-Prozess. Bitten Sie Personen aus Ihrem beruflichen Netzwerk, geeignete Bewerber*innen für die zu besetzende Stelle vorzuschlagen. Bei einer erfolgreichen Empfehlung, also wenn die Kandidat*inn*en eingestellt werden, bekommen die entsprechenden Kolleg*inn*en eine finanzielle Belohnung. Ihr Vorteil: Sie bekommen mit geringem Aufwand qualifizierte Kandidat*innen, die Sie schneller einarbeiten und in die Unternehmenskultur integrieren können.
8. Online-Datenerfassung:
   Nie wieder unvollständige Bewerbungsmappen! Durch standardisierte Fragebögen können Sie gewährleisten, dass Sie automatisch alle erforderlichen Angaben von Ihren Bewerber*innen bekommen und so schneller eine Auswahl treffen können. Achten Sie dabei unbedingt darauf, dass alle Datenschutzvorgaben erfüllt sind, sodass der Umfang aller erhobenen Daten sowie der Zeitraum der Speicherung ordnungsgemäß ausfallen.
9. Automatisierte Vorauswahlen einrichten: Ein besonders zeitsparender Tipp ist, die ausgefüllten, standardisierten Fragebögen mit einem Programm automatisch auswerten zu lassen. Dazu gibt es viele passende Tools online. Sie legen die Auswertungskriterien dabei selbst fest. So sehen Sie beispielsweise, ob Bewerber*innen auf Basis der zu erfüllenden Kriterien nicht, teilweise oder gut geeignet sind, und haben mehr Zeit, sich auf die geeigneten Kandidat*innen zu konzentrieren.
10. Interview-Leitfaden festlegen: Eine einheitlicheBeurteilung ist das A und O für eine faire Beurteilung. Formulieren Sie deswegen unbedingt einen Interview-Leitfaden (z. B. mit Kästchen zum Häkchensetzen und Platz für Ihre Notizen). Indem Sie bei Bewerbungsgesprächen allen Bewerber*innen die gleichen Fragen stellen, können Sie die Kandidat*inn*en besser miteinander vergleichen und sparen Zeit bei der Vor- und Nachbereitung. Lesen Sie unsere Sammlung

    gängiger Interviewfragen und Musterantworten zur Inspiration.

11. Virtuelle Vorstellungsgespräche planen: Um einen guten Eindruck Ihres Unternehmens zu vermitteln gilt es für (z. B. coronabedingt) virtuelle

    Vorstellungsgespräche einige Besonderheiten zu beachten. Unserer Best Practices dazu finden Sie hier.

Als Familienunternehmen haben Sie also viele Vorzüge, die sie hervorheben können, um Bewerber*innen anzuziehen. Dabei lohnt es sich, Ihre bereits bestehenden Mitarbeiter*innen einzubinden, die dann als Markenbotschafter des Unternehmens auftreten können. Lesen Sie auch unsere 7 Tipps zur einfachen Mitarbeitersuche.

Ganz gleich, wie groß Ihr Unternehmen ist und in welcher Branche Sie tätig sind: Durch ein strukturiertes Vorgehen, die Veröffentlichung wichtiger Details auf Ihrer Webseite, standardisierte Fragebögen und das Automatisieren einiger Vorgänge wird der Recruiting-Prozess um ein Vielfaches effizienter. Ihr Auswahlverfahren wird durch Bewerber*innen mit den passenden Kompetenzen verkürzt und Sie sparen auf beiden Seiten Zeit und Frustration. So können Sie Ihre freien Stellen mit dem optimalen Personal besetzen und die Einarbeitungszeit verkürzen.

Phasen für den idealen Recruiting-Prozess-Ablauf

Sobald Sie alle Bereiche im Bewerbermanagement Ihres Unternehmens optimiert haben, sollten Sie einen möglichst übersichtlichen Ablaufplan entwickeln, an dem sich alle Beteiligten orientieren können. Hier sind die üblichen Schritte:

1. Stellenangebot formulieren und veröffentlichen
2. Fragebögen formulieren, in denen die wichtigsten Anforderungen abgefragt werden (z. B. Abschluss, Länge der Berufserfahrung, Sprachen)
3. Automatisierte Fragebogen-Analyse einrichten
4. Analysierte Fragebögen mit dem Ergebnis „geeignet“ durchsehen
5. Laut Fragebogen geeignete Kandidat*inn*en sowie relevante Kandidat*inn*en, die von Personen aus Ihrem Netzwerk empfohlen wurden, zum Bewerbungsgespräch einladen
6. Teilweise geeignete Kandidat*inn*en ggf. vertrösten / in den Talent-Pool aufnehmen
7. Nicht geeigneten Kandidat*inn*en absagen
8. Bewerbungsgespräche führen
9. Bewerbungsgespräche auswerten und mit anderen Beteiligten besprechen
10. Erfolgreichen Bewerber*innen zusagen erteilen
11. Kennzahlen (Reaktionszeit, Time to Interview, Kosten) dokumentieren
12. Einarbeitung inklusive Liste wichtiger Ansprechpartner*innen vorbereiten

Bedenken Sie: Je nach Anforderungen und zu absolvierenden Eignungstests können zusätzliche Schritte nötig sein bzw. Schritte wegfallen. Halten Sie sich also nicht zu starr an Plänen fest, sondern bemühen Sie sich auch stets darum, einen gewissen Grad an Flexibilität beizubehalten.