Was ist ein Bewertungsbogen fürs Vorstellungsgespräch?
Ein Bewertungsbogen fürs Vorstellungsgespräch ist ein Formular mit einigen im Voraus festgelegten Kriterien. Die Interviewer*innen füllen es während oder direkt nach dem Gespräch mit Kandidat*innen aus. Das Ausfüllen des Bogens während des Gesprächs ist jedoch empfehlenswerter, damit Sie direkt überprüfen können, ob Sie alle wichtigen Aspekte erfragt haben. Die Bewertung anhand von festgelegten Kriterien sorgt auch dafür, dass Sie dem Gespräch einen „roten Faden“ geben, den Überblick behalten und schnell sehen, wenn Ihnen Informationen fehlen.
Insbesondere bei einer Vielzahl von Bewerber*innen, helfen Beurteilungsbögen Arbeitgebern dabei, große Mengen an Informationen und Eindrücken effektiv zu verarbeiten und zu verwalten. Mithilfe der ausgefüllten Bögen können alle am Recruiting-Prozess Beteiligten die Bewerber*innen möglichst objektiv beurteilen und miteinander vergleichen.
Vor- und Nachteile von Bewertungsbögen
Eine einheitliche und sorgfältige Dokumentation aller Vorstellungsgespräche in Ihrem Unternehmen mithilfe von Bewertungsbögen bietet viele Vorteile:
- Rechtliche Absicherung: Indem Sie die Auswahl Ihrer Bewerber*innen in Bewertungsbögen festhalten, ist nachvollziehbar, aufgrund welcher Kriterien Zu- und Absagen erteilt wurden. So können Sie genau nachweisen, dass Sie sich an das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) halten und es im Auswahlprozess zu keiner Ungleichbehandlung kam. Der gesamte Bewerbungsprozess von der Stellenanzeige, über Vorstellungsgespräche bis hin zum Ablehnungsschreiben sollten dokumentiert und archiviert werden. Die ausgefüllten Bögen und die dazugehörigen Bewerbungsunterlagen sollten Sie also datenschutzkonform abspeichern (siehe Artikel 5 und Artikel 15 im DSGVO). Ab dem Zeitpunkt einer Absage sollten Sie die Dokumente je nach Bundesland drei (Baden-Württemberg) bis sechs Monate (Bayern) aufbewahren. Um eine fristgerechte Löschung zu automatisieren, empfehlen sich Bewerbermanagement-Programme. Hier ist ein Vergleich gängiger Software vom Institute for Competitive Recruiting (ICR).
- Klare Beurteilungsstruktur: Ein Auswertungsbogen hat einen hohen Aussagegehalt und liefert Ihnen Argumente im Gespräch oder einer Interviewkonferenz mit anderen Entscheidungsträger*innen.
- Einheitlichkeit: Alle Interviewer*innen in Ihrem Unternehmen können den gleichen Bogen benutzen, sodass den Bewerber*innen immer ähnliche Fragen gestellt werden und eine systematische Nachbereitung möglich ist.
- Einfache Unterscheidung der Kandidat*innen: Die sofortige Dokumentation sorgt dafür, dass Sie Eigenschaften der Kandidat*innen im Nachgang nicht verwechseln.
- „Roter Faden“ im Gespräch: Ein Bewertungsbogen hilft bei der effektiven Gesprächsführung im Vorstellungsgespräch.
- Keine vorschnellen Entscheidungen: Indem Sie und Ihre Kolleg*innen die Kandidat*innen nach standardisierten Kriterien bewerten, können Sie Voreingenommenheit und andere Beurteilungsfehler vermeiden, Ihre Auswahl mit rationalen Argumenten begründen und gemeinsam eine fundierte Entscheidung treffen.
Sie sollten sich im Vorstellungsgespräch jedoch nicht ausschließlich auf Einstufungen oder Noten verlassen. Sonst hat der Bewertungsbogen folgende Nachteile:
- Verwechselungsgefahr: Wenn Sie mehrere Bewerber*innen sehr ähnlich bewerten, sind Noten alleine nicht aussagekräftig genug und Sie laufen aufgrund möglicherweise lückenhafter Erinnerung Gefahr, Fehler zu machen. Untermauern Sie alle Ihre Noten daher auch immer mit stichwortartigen Notizen, um Ihre Entscheidungen zu begründen. Diese sind auch wieder in anschließenden Gesprächen oder Interviewkonferenzen mit anderen Entscheidungsträger*innen hilfreich.
- Unterschiedliche Bewertungen: Individuelle Gewichtungen und Interpretationen des Bewertungsbogens können dazu führen, dass verschiedene Interviewer*innen unterschiedlich benoten. Daher ist es wichtig, den Bewertungsbogen vorher gemeinsam durchzugehen und eventuelle Verständnisfragen zu klären. So können alle von den gleichen Begrifflichkeiten ausgehen und der Bewertungsstandard wird einheitlicher.
- Fehlende individuelle Parameter: Verlassen Sie sich nicht nur auf die vorgegebenen Kriterien, denn diese können komplexe Individuen nicht immer ausreichend beschreiben. Notieren Sie sich auch andere interessante und relevante Aspekte, die Ihre Kandidat*innen auszeichnen.
- Hohe Erwartungen: Setzen Sie Ihre Messlatte auf keinen Fall zu hoch und erwarten Sie nicht, jemanden zu finden, der/ die in allen Bereichen die besten Noten hat. Der Bewertungsbogen soll zur Unterstützung dienen und nur einen Teil des Gesprächs ausmachen. Verlassen Sie sich auch auf Ihre Notizen und den Gesamteindruck.
Was sollte in einem Bewertungsbogen stehen?
In einem Vorstellungsgespräch geht es darum, einander kennenzulernen und herauszufinden, ob Arbeitgeber und Arbeitnehmer zueinander passen. Im Bewertungsbogen sollten daher grobe Kategorien zur Beurteilung des persönlichen Auftretens und Charaktereigenschaften sowie spezifischen fachlichen Anforderungen und Qualifikationen aufgeführt sein. Die jeweiligen erforderlichen Eigenschaften und Fähigkeiten richten sich dabei natürlich auch nach Branche und Position.
Für einen einheitlichen Bewertungsstandard, sollte auch eine kurze Erklärung des Notensystems mit auf dem Beurteilungsbogen stehen. Vermeiden Sie Ja/Nein-Antworten für eine differenziertere Bewertung und achten Sie darauf, hinter jedem Punkt, genügend Platz für Notizen zu lassen.
Wenn Sie Bewerbungsgespräche in verschiedenen Etappen durchführen (wie etwa Telefoninterviews und persönliche Gespräche), sollten Sie der Übersichtlichkeit halber auch die Interviewart vermerken.
Beispiel: Muster für einen Vorstellungsgespräch-Bewertungsbogen
Bewertungsbogen Vorstellungsgespräch: Jobtitel: __________ Kandidat*in : ________ Interviewer*in: ___________ Art des Interviews (Telefon, Videochat, persönliches Vorstellungsgespräch): _________________ Datum: _______________
Benotung: 1 = sehr gut 2 = gut 3 = befriedigend 4 = ausreichend 5 = mangelhaft 6 = ungenügend
Bewerbungsunterlagen: Präsentation der Bewerbungsmappe (sauber, ordentlich, übersichtlich und fehlerfrei?) ☐ Vollständigkeit der Bewerbungsunterlagen ☐ Qualität des Anschreibens ☐ Durchgängig vorhandene Arbeitszeugnisse☐ Leistungsbeurteilungen in den Arbeitszeugnissen ☐ Begründung der Bewerbung ☐ Zeitangaben decken sich mit denen im eingereichten Lebenslauf ☐
Fachliche Kompetenz: Ausbildung ☐ Weiterbildung/ Zusatzqualifikationen ☐ Studium ☐ Berufliche Vorerfahrung ☐ Theoretisches Wissen ☐ Nachweisbare Erfolge ☐ Branchenkenntnisse und Kontakte ☐ Bisheriger Werdegang ☐ Tool-Kenntnisse ☐ Informationsstand über das Unternehmen ☐ Informationsstand über die Stelle ☐
Notizen: __________________________________ __________________________________
Stellenspezifische Qualifikationen:
- _____________☐
- _____________☐
- _____________☐
Notizen: __________________________________ __________________________________
Fremdsprachenkenntnisse:
verhandlungssicher fließend ausbaufähig
- Sprache: _____________☐ ☐ ☐
- Sprache: _____________☐ ☐ ☐
- Sprache: _____________☐ ☐ ☐
Notizen: __________________________________ __________________________________
Persönlichkeit: Ausstrahlung ☐ Gepflegtes Äußeres ☐ Angemessene Kleidung ☐ Selbstbewusstsein ☐ Anpassungsbereitschaft ☐ Motivation ☐ Eigeninitiative ☐ Höflichkeit ☐ Pünktlichkeit ☐ Interesse und Lernbereitschaft ☐ Zuverlässigkeit ☐ Flexibilität ☐ Durchhaltevermögen ☐ Analytisches Denken ☐ Führungskompetenz (bei Führungspositionen) ☐ Körperliche Fitness (je nach Tätigkeit) ☐ Persönliche Ziele ☐ Notizen: __________________________________ __________________________________
Soft Skills (Schlüsselqualifikationen): Kommunikationsfähigkeit ☐ Teamfähigkeit ☐ Umgang mit Stress ☐ Konfliktfähigkeit ☐ Methodenkompetenzen ☐ Präsentation ☐
Notizen: __________________________________ __________________________________ Notwendige Trainingsmaßnahmen: __________________________________ __________________________________ __________________________________
Gewünschtes Gehalt: ___________________ Verfügbarkeit: _______________________
Beurteilungsformularvorlage für Vorstellungsgespräche
Nur für den internen Gebrauch. Mit dieser Formularvorlage für Beurteilungen von Vorstellungsgespräche können Sie Kandidat*innen beurteilen und vergleichen, um eine bestmögliche, faire Entscheidung zu treffen.
*Indeed provides these examples as a courtesy to users of this site. Please note that we are not your HR or legal adviser, and none of these documents reflect current labor or employment regulations.
