Leitfaden für Unsicherheiten in der Geschäftswelt während der COVID-19-Pandemie

Veröffentlicht am 26. März 2020
 
Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich auf eine vorübergehende Schließung Ihres Unternehmens und auf verkürzte Arbeits- und Öffnungszeiten vorbereiten. Außerdem geben wir Ihnen hilfreiche Tipps mit an die Hand, wie Sie den Arbeitsalltag an die derzeitige Situation anpassen.
 
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Was Sie wissen müssen

Die Weltgesundheitsorganisation hat die Ausbreitung des neuartigen Coronavirus, das die Lungenkrankheit COVID-19 verursacht, zur Pandemie erklärt. Da das Virus höchst ansteckend ist, haben Regierungen auf der ganzen Welt Maßnahmen ergriffen, um dessen Ausbreitung einzudämmen. So wurden Großveranstaltungen abgesagt, Schulen geschlossen, Kontaktverbote ausgesprochen und zur Selbstisolation aufgerufen. Auch Unternehmen spüren die Auswirkungen der Coronakrise. So verzeichnen sie unter Umständen nicht nur weniger Kunden, sondern sind auch von behördlichen Maßnahmen betroffen, die sie dazu zwingen, ihre Filialen oder Unternehmen so lange zu schließen, bis die Ausbreitung des Virus unter Kontrolle ist.
 
Das Coronavirus verbreitet sich sehr schnell auf der ganzen Welt. Somit hat die Pandemie einen enormen Einfluss auf das Weltgeschehen. Unternehmer sollten sich deshalb täglich mithilfe von glaubwürdigen Quellen über die aktuelle Situation informieren und entsprechend handeln. Einige dieser Informationsquellen haben wir hier für Sie aufgelistet:
 

  • FAQ rund um das Coronavirus: Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag hat einen Fragenkatalog zum Coronavirus zusammengestellt. Dort finden Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer Informationen zu Soforthilfen, Einschränkungen im öffentlichen Leben und andere wichtige Themen rund um die Coronakrise und das Arbeitsleben.
  • Informationen des Bundesministeriums für Gesundheit für Unternehmen und Beschäftigte: Das Bundesministerium für Gesundheit gibt Antworten auf Fragen, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer betreffen und stellt anderweitige Informationen zum Umgang mit der Coronakrise zur Verfügung.
  • WHO – Ausbruch von COVID-19: Die Weltgesundheitsorganisation (WHO) gibt einen internationalen Überblick über die Ausbreitung und Folgen des Coronavirus und stellt aktuelle Informationen bereit.

 
Unternehmen und Betriebe müssen mit Schließungen oder anderen Beeinträchtigungen rechnen. Halten Sie Ihre Mitarbeiter und Kunden regelmäßig auf dem Laufenden und informieren Sie sie über etwaige Änderungen Ihrer Geschäftspraxis.
 

Wie Sie sich auf eine vorübergehende Schließung Ihres Unternehmens vorbereiten

Einige Unternehmer entscheiden sich unter Umständen dazu, vorübergehend zu schließen. Entweder geschieht dies aus eigenem Anlass oder als Folge von behördlichen Maßnahmen. Bevor es zur Schließung kommt, sollten Unternehmer vorbereitet sein. Am besten erstellen sie dafür einen Aktionsplan. Darin können sie festhalten, wie sie ihre Mitarbeiter und Kunden informieren, falls es zur Schließung des Unternehmens kommt. Mithilfe dieser Schritte erstellen Sie einen Aktionsplan für Ihr Unternehmen:
 

1. Planen Sie richtig

Erkundigen Sie sich zunächst, welche Möglichkeiten Sie für Ihr Unternehmen haben. Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag hat Informationen zusammengestellt, die Unternehmen in der Krisenzeit zurate ziehen können, um mit der neuen Herausforderung besser umzugehen. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Planung auch die finanziellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens sowie die Gesundheit und Sicherheit Ihrer Mitarbeiter und Kunden.
 
Beispiel: Mithilfe einer Kosten-Nutzen-Analyse finden Sie heraus, ob eine vorübergehende Schließung Ihres Unternehmens für Sie machbar ist. Führen Sie dabei auch alle damit verbundenen Faktoren wie die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter, die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens sowie die Kundenbindung auf. Nutzen Sie dies, um festzustellen, wann und wie lange Sie Ihr Unternehmen schließen können.
 

2. Kommunizieren Sie ehrlich mit Kunden

Sollten Sie Ihr Unternehmen vorübergehend schließen müssen, sagen Sie Ihren Kunden klar und deutlich, warum Sie dies tun. Weisen Sie sie auch darauf hin, wie Ihr Unternehmen in der Zwischenzeit erreichbar ist und wann Sie planen, wieder zu öffnen. Aktualisieren Sie zum Beispiel regelmäßig Ihre Website oder Social-Media-Kanäle. Auf diese Weise können Sie mit Ihren Kunden in Kontakt bleiben. Das Wichtigste ist aber: Seien Sie ehrlich.
 
Beispielnachricht: „Sehr geehrte Kunden, Ihre Gesundheit und Sicherheit sowie die unserer Mitarbeiter stehen bei uns an erster Stelle. Schweren Herzens haben wir uns dazu entschieden, für die nächsten zwei Wochen zu schließen. Damit wollen auch wir einen Beitrag zur Eindämmung der Verbreitung des Coronavirus leisten. Auf unserer Website und über unsere Social Media-Kanäle informieren wir Sie regelmäßig. Dort erfahren Sie auch, wann wir wieder öffnen. Passen Sie auf sich auf und bleiben Sie gesund.“
 
Weitere Informationen: Tipps für die Geschäftskommunikation zu Zeiten der Coronakrise
 

3. Planen Sie mit Ihren Mitarbeitern

Besprechen Sie die vorübergehende Schließung mit Ihren Mitarbeitern. Stellen Sie sich darauf ein, dass sie viele Fragen haben werden. Versuchen Sie, sich darauf vorzubereiten, um diese bestmöglich beantworten zu können. Planen Sie außerdem, ob Sie Mitarbeiter entlassen, in Kurzarbeit entsenden oder vorübergehend beurlauben müssen. Des Weiteren sollten Sie überlegen, auf welchem Wege Sie mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren und sie über eine mögliche Wiedereröffnung informieren möchten.
 
Beispiel: Unterrichten Sie Ihre Mitarbeiter über das Thema. Sagen Sie ihnen dann, dass sie Fragen stellen sollen, die Sie beantworten werden, und geben Sie ihnen Zeit, diese Fragen vorzubereiten. In einem Meeting mit allen Mitarbeitern können Sie diese Fragen dann beantworten und Ihren Mitarbeitern gleichzeitig nützliche Informationen und Ressourcen mit an die Hand geben.
 

4. Suchen Sie sich Rat in Steuersachen

Beauftragen Sie Ihren Steuerexperten oder -berater, alle steuerrechtlichen Dokumente sowie Formalitäten für die vorübergehende Schließung Ihres Unternehmens vorzubereiten. Er kann Ihnen auch steuerliche und rechtliche Tipps für die vorübergehende Schließung Ihres Unternehmens geben.
 
Beispiel: Besprechen Sie mit Ihrem Steuerexperten Ihre bereits erstellte Kosten-Nutzen-Analyse. Holen Sie sich seinen Rat bei finanziellen Fragen und lassen Sie sich erklären, wie Sie die Schließung Ihres Unternehmens auf wirtschaftlich tragfähige Weise durchführen.
 
5. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Optionen
Geben Sie Ihren Mitarbeitern, wenn möglich, die Option, über ihren Beschäftigungsstatus während der vorübergehenden Schließung mitzubestimmen. Geben Sie ihnen außerdem Informationen und Ressourcen der Bundes- sowie Landesregierung für diese freie Zeit mit an die Hand. Einige Mitarbeiter nehmen vielleicht lieber freiwillig Urlaub als entlassen zu werden. Andere möchten Ihr Unternehmen unter Umständen lieber ganz verlassen als beurlaubt zu werden. Prüfen Sie außerdem, ob Ihren Arbeitnehmern während dieser Zeit spezielle finanzielle Hilfen durch die Regierung zustehen und teilen Sie diese Informationen mit ihnen.
 
Hilfreiche Ressourcen für Arbeitnehmer:

 

Wie Sie mit verkürzten Arbeits- und Öffnungszeiten umgehen

Anstatt vorübergehend zu schließen, entscheiden sich einige Unternehmen unter Umständen dazu, die Öffnungszeiten zu begrenzen und Arbeitsstunden zu kürzen. Dadurch können Gemeinkosten eingespart und trotzdem noch Gewinne erzielt werden. Ähnlich wie bei der Vorbereitung auf eine vorübergehende Schließung sollten Unternehmen zunächst die Nachteile und Vorteile einer Arbeitszeitverkürzung bedenken. Mithilfe dieser Schritte erstellen Sie bewährte Tipps zum Umgang mit verkürzten Arbeits- und Öffnungszeiten:
 

1. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern

Teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, dass sie planen, die Öffnungszeiten zu begrenzen und ihre Arbeitszeiten zu kürzen. Benennen Sie dabei auch die Gründe und Auswirkungen dieser Arbeitszeitverkürzung auf die Mitarbeiter und deren Bezahlung. Bereiten Sie sich darauf vor, dass Ihre Mitarbeiter Fragen zum Prozess und zu den persönlichen Auswirkungen haben werden.
 
Beispielnachricht: „Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wir werden ab nächsten Montag unsere Betriebszeiten reduzieren. Dies wird sich auf alle auswirken, insbesondere aber auf unsere Mitarbeiter mit Kundenkontakt. Sicherlich werden Sie Fragen dazu haben. Sehen Sie sich aber bitte zuerst die Übersicht an, die ich für Sie zusammengestellt habe. Danach können Sie Ihre Fragen gern stellen.“
 

2. Seien Sie transparent

Sollten Sie Ihre Öffnungszeiten reduzieren, dann erklären Sie Ihren Kunden, warum dies geschehen muss. Machen Sie Ihnen deutlich, dass diese Vorkehrungen getroffen werden, um Mitarbeiter und Kunden vor dem Coronavirus zu schützen. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie über Ihre Website und Social-Media-Kanäle für Ihre Kunden erreichbar bleiben. Halten Sie Ihre Online-Präsenz immer auf dem neuesten Stand und informieren Sie Kunden dort über Ihre Öffnungszeiten sowie sonstige Änderungen.
 
Beispielnachricht: „Sehr geehrte Kundinnen und Kunden, ab nächster Woche gelten neue Öffnungszeiten. Von Montag an ist unser Geschäft von 10 bis 16 Uhr geöffnet. Ihre Gesundheit und die unserer Mitarbeiter ist unsere oberste Priorität. Durch die verkürzten Öffnungszeiten können wir unser Geschäft gründlich reinigen und mit Ware bestücken. Auf unseren Social-Media-Kanälen informieren wir Sie regelmäßig über Änderungen bezüglich unserer Öffnungszeiten.“
 

3. Bieten Sie flexible Optionen an

Versuchen Sie, flexibel zu sein. Lassen Sie – sofern möglich – Ihre Mitarbeiter selbst entscheiden, zu welcher Zeit sie arbeiten. Aufgrund geschlossener Schulen müssen sich einige Ihrer Mitarbeiter nun vielleicht auch um die Betreuung ihrer Kinder kümmern. So wäre es für sie äußerst nützlich, wenn sie ihre Arbeitszeiten dementsprechend anpassen könnten. Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, welche Arbeitszeit innerhalb Ihrer reduzierten Betriebszeiten für sie am ehesten infrage kommen.
 
Beispielnachricht: „Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aufgrund der Schließung von Schulen und Kindertagesstätten, ist es einigen von Ihnen nicht möglich, zu den regulären Zeiten zu arbeiten. Bitte kommen Sie vor Ende der Woche auf mich zu, wenn Sie außerhalb der regulären Arbeitszeit arbeiten möchten. Wir tun unser Bestes, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden und eine gemeinsame Lösung zu finden.“
 

4. Werden Sie online aktiv

Wenn Sie die Öffnungszeiten Ihres Einzelhandelsgeschäfts beschränken, sollten Sie in Erwägung ziehen, online aktiv zu werden. So können Sie den Bekanntheitsgrad Ihrer Marke erhöhen und möglicherweise neue Kunden gewinnen. Beim Online-Verkauf kommt es nicht zu persönlichen Interaktionen. Somit stellt dies eine sichere Verkaufsvariante für Sie und Ihre Mitarbeiter und Einkaufsmöglichkeit für Ihre Kunden dar.
 
Beispiel: Wenn Sie im Einzelhandel vor Ort tätig sind, dann bewerben Sie Ihre Online-Präsenz am besten so früh wie möglich in Ihrem Geschäft. Verwenden Sie E-Mail-Verteiler, Social Media und Ihre Website, um Ihre aktuellen und potenziellen Kunden darüber zu informieren, dass Sie nun auch online aktiv sind.
 

5. Prüfen Sie, ob Homeoffice möglich ist

Wenn möglich, bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Option an, im Homeoffice zu arbeiten. Richten Sie Online-Kommunikationssysteme für sie ein. Integrieren Sie außerdem Möglichkeiten, mit deren Hilfe Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter im Homeoffice verfolgen und überprüfen können.
 
Beispielnachricht: „Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wenn Sie daran interessiert sind, im Homeoffice zu arbeiten, nehmen Sie bitte an der Online-Schulung an diesem Mittwoch teil. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie Ihre Arbeit von zu Hause aus erfolgreich erledigen können, kommen Sie auf mich zu, um andere Möglichkeiten zu besprechen.“
 

Tipps für die Anpassung des Arbeitsalltags an die derzeitige Situation

Unabhängig davon, ob Sie Ihr Unternehmen vorübergehend schließen, Öffnungs- oder Arbeitszeiten reduzieren, den Betrieb auf andere Weise ändern oder wie gewohnt fortsetzen, wird Ihr Arbeitsalltag jetzt anders aussehen.
 
Nutzen Sie diese Tipps, um Ihren Arbeitsalltag an die derzeitige Situation anzupassen:
 

  • Sagen Sie Dienstreisen ab: Alle nicht notwendigen Geschäftsreisen sollten nicht mehr stattfinden. Verschieben Sie die Reise oder halten Sie Ihren Geschäftstermin per Videokonferenz ab.
  • Halten Sie virtuelle Meetings ab: Treffen Sie sich nur noch virtuell und nicht mehr persönlich. Mithilfe speziell dafür vorgesehener Websites und Apps ist dies auch bei größeren Gruppen kein Problem.
  • Reinigen Sie Ihr Unternehmen gründlich: Lassen Sie Ihr Unternehmen regelmäßig gründlich reinigen und desinfizieren. Dies gilt für Bereiche, in denen Kundenkontakt herrscht, sowie für alle Arbeitsplätze und Pausenräume Ihrer Mitarbeiter.
  • Behalten Sie Ihre Lieferkette im Blick: Achten Sie darauf, ob es zu Problemen oder Störungen in der Lieferkette kommt. Dies könnte sowohl Ihre Produktion als auch Ihren Verkauf beeinflussen.
  • Überprüfen Sie Betriebsversicherungen: Viele Unternehmen sind auf die eine oder andere Weise versichert. Sehen Sie in Ihrer Versicherungspolice nach, ob Ihr Unternehmen auch bei einer Pandemie versichert ist. Erkundigen Sie sich bei Ihrer Versicherungsgesellschaft über Ihren Versicherungsschutz und ob Sie gegen Gewinnverluste durch die Coronakrise abgesichert sind.
  • Gründen Sie eine spezielle Arbeitsgruppe: Stellen Sie ein Team aus Mitarbeitern zusammen, die sich mit allen Themen rund um die Coronakrise in Ihrem Unternehmen befassen. Indem Sie dieses Team bereits zusammenstellen, bevor sich überhaupt etwas in Ihrem Unternehmen ändert, sind Sie besser gewappnet für zukünftige Herausforderungen und können schneller handeln. (Weitere Informationen: Tipps für die Geschäftskommunikation zu Zeiten der Coronakrise)
  • Beobachten Sie die Situation täglich: Informieren Sie sich regelmäßig auf der Website des Bundesministeriums für Gesundheit, der WHO und der Landes- und Bundesregierung über Neuigkeiten bezüglich der Geschäftstätigkeit von Unternehmen und Quarantänemaßnahmen.
  • Sprechen Sie mit der Personalabteilung: Planen Sie mit Ihrer Personalabteilung, wie Sie mit Fragen der Mitarbeiter bezüglich Änderungen der Gehälter, der Arbeitszeiten oder der Sozialleistungen umgehen, während sich Ihr Unternehmen durch die Coronakrise verändert.
  • Bleiben Sie transparent: Kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern und Kunden. Bleiben Sie transparent und halten Sie sie immer auf dem Laufenden.

 

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