Was bedeutet Einarbeitung neuer Mitarbeitender?

Das Einarbeiten von neuen Mitarbeitenden, auch als Onboarding bezeichnet, ist ein strukturierter Prozess, der darauf abzielt, neue Teammitglieder in ihre Aufgaben, die Betriebsabläufe und die Unternehmenskultur einzuführen. Der Prozess beginnt in der Regel schon vor dem ersten Arbeitstag und umfasst auch Vorbereitungen im Vorfeld, wie die Bereitstellung von Arbeitsmitteln und die Festlegung von Ansprechpartner*innen.

Nach dem Einstellen neuer Mitarbeitender ist das Ziel, sie schnell in die laufenden Prozesse einzuführen, ihnen die nötigen Informationen sowie das notwendige Wissen zu vermitteln, um wirksam im Unternehmen mitarbeiten zu können. Dies schließt auch eine umfassende Vorstellung des Betriebs und der Produkte ein. Durch eine gelungene Einarbeitung tragen Sie zur schnelleren Integration Ihrer Angestellten bei und fördern unmittelbares Engagement. Mit regelmäßigen Feedbackgesprächen können Sie Fortschritte überprüfen und mögliche Herausforderungen frühzeitig adressieren​.

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Wie führen Sie das Einarbeiten neuer Mitarbeitender optimal durch?

Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender erleichtert die Integration in Ihr Unternehmen und gewährleistet eine schnelle Produktivität. Neue Mitarbeitende fühlen sich so von Anfang an wertgeschätzt und finden sich schneller im Betrieb zurecht. Im Folgenden finden Sie einen praxisorientierten Onboarding-Leitfaden, der Ihnen als Beispiel dienen kann, um Ihre Einarbeitungsprozesse zu gestalten.

1. Beginnen Sie frühestmöglich den Onboarding-Prozess

   Die Vorbereitung für die Einarbeitung sollten Sie bereits eine Woche vor dem ersten Arbeitstag starten. Dabei können Sie sich um alle organisatorischen Aspekte kümmern, wie das Bereitstellen von Arbeitsmitteln (Arbeitslaptop, Software-Zugänge etc.) oder das Einrichten des Arbeitsplatzes. So vermeiden Sie, dass neue Mitarbeitende am ersten Arbeitstag auf notwendige Ressourcen warten müssen. Ebenso ist es hilfreich, wenn Sie bereits vor dem ersten Arbeitstag den Zugang zu wichtigen Informationen gewähren, etwa zu internen Systemen oder einem Einführungsvideo über Ihr Unternehmen​.

2. Heißen Sie neue Mitarbeitende willkommen

   Ein herzlicher Empfang stellt sicher, dass neue Mitarbeitende sich von Anfang an wertgeschätzt fühlen. Dazu gehört nicht nur eine Begrüßung durch den direkten Vorgesetzten, sondern auch eine offizielle Ankündigung im Team. Eine E-Mail oder eine kurze Ansprache in einem Meeting können dabei helfen, das Team auf den Neuzugang vorzubereiten. Ein gemeinsames Mittagessen oder eine Teambuilding-Aktivität in der ersten Woche tragen ebenfalls dazu bei, dass sich neue Mitarbeitende schnell einleben und das Team besser kennenlernen​. Ebenso können kleine Willkommensgeschenke, wie ein Kleidungsartikel mit Unternehmenslogo oder Büroartikel, ein Gefühl der Wertschätzung vermitteln und die positive Atmosphäre verstärken​.

3. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden Zeit zur Orientierung

   Die Orientierung ist eine wichtige Phase, in der neue Mitarbeitende nicht nur alle administrativen Aufgaben wie das Ausfüllen von Formularen erledigen, sondern auch mehr über das Unternehmen, die Firmenphilosophie und die Produkte erfahren sollten. Führen Sie die neuen Mitarbeitenden durch das Gebäude, erklären Sie die Abteilungen und stellen Sie sicher, dass sie einen Überblick über das Organigramm und die wichtigsten Ansprechpartner*innen haben. Um den Einstieg zu erleichtern, können Sie auch ein Orientierungshandbuch bereitstellen, das wichtige Informationen bündelt​.

4. Weisen Sie jedem neuen Mitarbeitenden einen Mentor zu

   Ein/ Mentor*in aus der gleichen Abteilung oder auf derselben Hierarchieebene hilft neuen Mitarbeitenden, sich schneller zurechtzufinden. Diese Person sollte als Ansprechpartner*in für alltägliche Fragen fungieren und eine Unterstützung für die soziale Integration bieten. Mentor*innen helfen den neuen Mitarbeitenden, die Unternehmenskultur besser zu verstehen und sich in den ersten Wochen sicherer zu fühlen. Den/die Mentor*in sollten Sie aktiv in den Onboarding-Prozess einbinden, sodass er/sie dem neuen Mitarbeitenden zu Beginn zur Seite stehen kann​.

5. Ermöglichen Sie sofortiges und regelmäßiges Feedback

   Ermutigen Sie neue Mitarbeitende, frühzeitig Rückmeldungen zu ihrem Einarbeitungsprozess zu geben. Dies können Sie durch Feedbackgespräche während der ersten Monate erreichen. So können potenzielle Probleme oder Unsicherheiten schnell angesprochen und gelöst werden. Ein effektiver Onboarding-Prozess sollte nicht nur auf die ersten Wochen fokussiert sein, sondern auch langfristig, etwa während der Probezeit, regelmäßig Feedback und Unterstützung bieten​.

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Einarbeitung als langfristiger Erfolgstreiber

Eine erfolgreiche Einarbeitung neuer Mitarbeitender kann zu einer langfristigen Mitarbeiterbindung und einer gesteigerten Produktivität führen. Indem Sie den Onboarding-Prozess systematisch gestalten, legen Sie den Grundstein für eine positive und engagierte Zusammenarbeit. Dabei sollten Sie nicht nur die ersten Wochen im Blick haben, sondern die gesamte gemeinsame Arbeitszeit als kontinuierliche Reise betrachten. So können Sie Ihren neuen Mitarbeitenden schon nach kurzer Zeit die Möglichkeit zur individuellen Weiterentwicklung anbieten.

Auch möglich ist die Integration einer lernfördernden Unternehmenskultur. Indem Sie Ihren Mitarbeitenden erlauben, bestimmte Aspekte und tägliche Abläufe eigenständig zu entdecken, fördern Sie nicht nur deren Eigeninitiative, sondern auch ihre Identifikation mit den strategischen Unternehmenszielen. Das Onboarding ist insofern der erste Schritt zu einer nachhaltigen und erfolgreichen Zusammenarbeit, die sowohl Ihrem Unternehmen als auch den Mitarbeitenden zugutekommt.