Was genau ist eine Ermahnung?

Vor Beginn eines Angestelltenverhältnisses werden zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern Verträge abgeschlossen, in denen Vorgaben, Aufgaben und Pflichten vereinbart und dokumentiert werden. Wenn diese nicht erfüllt werden, kann den Arbeitnehmern im Extremfall gekündigt werden. Oftmals drücken die Arbeitgeber jedoch ein Auge zu, wenn es zu kleinen Abweichungen vom Arbeitsvertrag kommt, zum Beispiel, wenn Mitarbeiter*innen kurz eine persönliche Nachricht auf dem Handy beantworten, auch wenn dies laut Arbeitsvertrag nicht erlaubt wäre. Kleine Verstöße haben in der Regel keine Auswirkungen auf die Leistung der Mitarbeiter*innen und die Rüge dieses Verhaltens wäre in den meisten Fällen unverhältnismäßig. Allerdings gibt es auch Situationen, in denen kein Auge mehr zugedrückt werden kann, beispielsweise, wenn Mitarbeiter*innen ständig persönliche Nachrichten schreiben oder oft privat telefonieren. Die Vorgesetzten können infolgedessen Ermahnungen erteilen. Eine Ermahnung, auch Verwarnung, einfache Vertragsrüge oder Verweis genannt, ist die mildeste Reaktionsmöglichkeit seitens des Arbeitgebers, um seine Unzufriedenheit mit einem Arbeitnehmer auszudrücken. Sie kann sowohl verhaltens- als auch leistungsbasiert sein. Ziel der Ermahnung ist es, dass der oder die betroffene Mitarbeiter*in das Fehlverhalten korrigiert.

Die Bestandteile einer Ermahnung

Eine Ermahnung hat zwei wesentliche inhaltliche Funktionen:

• Die Dokumentationsfunktion: Die Ermahnung muss eine detaillierte Beschreibung des Fehlverhaltens enthalten. Die Arbeitgeber sollten dafür konkrete Beispiele oder Situationen aufführen.
• Die Hinweisfunktion: Die Beschäftigten müssen darüber informiert werden, dass sie gegen die im Arbeitsvertrag festgelegten Vorgaben verstoßen haben und dass sie in Zukunft das Fehlverhalten einstellen müssen.

Beachten Sie, dass eine Ermahnung keine kündigungsrechtlichen Konsequenzen mit sich trägt. Das bedeutet konkret, dass eine Ermahnung nicht als Kündigungsgrund angegeben werden darf.

Was ist der Unterschied zwischen Ermahnungen und Abmahnungen?

Im Alltag werden die Begriffe „Ermahnung“ und „Abmahnung“ oft synonym verwendet. Arbeitsrechtlich betrachtet gibt es jedoch einen großen Unterschied zwischen den beiden Mahnungsformen. Eine Ermahnung ist in der Regel eine Vorstufe der Abmahnung – quasi ein erstes Warnsignal. Im Gegensatz dazu haben schriftliche und mündliche Abmahnungen zusätzlich zu der Dokumentationsfunktion und der Hinweisfunktion auch eine Warnfunktion, die eine arbeitsrechtliche Konsequenz androht: die Kündigung. Ein häufig benutzter Satz verwandelt die Ermahnung in eine Abmahnung: „Im Wiederholungsfall müssen Sie mit einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen.“

Mündliche und schriftliche Ermahnungen

Ermahnungen können rein rechtlich gesehen sowohl schriftlich als auch mündlich erfolgen. Kleinere Verstöße werden oft mündlich ermahnt. Allerdings ist die Schriftform in vielen Fällen empfehlenswert, da sie besser dokumentiert werden kann, falls zukünftig die gleiche oder eine ähnliche Situation auftritt. Obwohl die Ermahnung keine kündigungsrechtlichen Konsequenzen mit sich trägt, wirkt sie in schriftlicher Form offizieller und veranlasst die Mitarbeiter*innen eher dazu, das Fehlverhalten einzustellen. Wenn die Ermahnung dem Arbeitnehmer gegenüber nur mündlich erfolgt, sollten die Vorgesetzten diese grundsätzlich im Nachgang schriftlich dokumentieren, um später Klarheit über das Datum und den genauen Inhalt des Gesprächs zu haben. Wenn die Ermahnung schriftlich erfolgen soll, empfiehlt es sich trotzdem, vor der Abgabe ein klärendes Gespräch mit dem oder der Mitarbeiter*in zu führen, in dem die Ermahnung und der Grund dafür erläutert werden. Im oben genannten Beispiel der privaten Handynutzung könnte der oder die Vorgesetzte unter vier Augen fragen, warum der oder die Mitarbeiter*in in letzter Zeit oft privat das Handy benutzt. Möglicherweise gibt es einen guten Grund dafür, zum Beispiel, wenn ein Familienmitglied krank ist und gewisse Vorkehrungen getroffen werden müssen, um das Privatleben mit der Arbeit zu vereinbaren. In solch einem Fall wäre eine Ermahnung, egal ob mündlich oder schriftlich, unverhältnismäßig. Gibt es allerdings keine außerordentlichen Gründe für die private Handynutzung, kann eine Ermahnung erfolgen. Inhalte schriftlicher Ermahnungen:

• Name und Adresse des Unternehmens, Vor- und Nachname des Ansprechpartners
• Vor- und Nachname des Mitarbeitenden inklusive Personalnummer und Adresse
• Dokumentation und Beschreibung des Fehlverhaltens mit Datum und Uhrzeit
• Rüge des Verhaltens
• Direkte Aufforderung zur Einstellung des Fehlverhaltens
• Hinweis auf den Eingang in die Personalakte (falls zutreffend)
• Vor- und Nachname und Unterschrift des berechtigten Unternehmensvertreters

Mündliche Ermahnungen müssen die gleichen Inhalte aufweisen – natürlich ohne die Kontaktinformationen und die Unterschrift.