Kritikgespräch: ein wertvolles Führungsinstrument

Kritik wird zwar zumeist negativ verstanden, ist jedoch wichtig für die Performance Ihres Teams: Denn mit Ihrer Kritik zeigen Sie anhand nachvollziehbarer Kriterien auf, wo ein Mangel oder Fehlverhalten vorliegt, so dass sich dies in Zukunft nicht wiederholt. So verstanden, können Kritikgespräche also ein wertvolles Führungsinstrument sein, weil Sie damit Ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen, ihre Leistung zu verbessern und auch ihre individuellen Kompetenzen zu stärken.

Verwandt: Die 7 wichtigsten Eigenschaften einer guten Führungskraft

Vorteile von konstruktiven Kritikgesprächen

Werden Kritikgespräche in dieser Weise verstanden, profitieren beide Seiten davon:

• Mitarbeitende erleben, dass niemand Perfektion erwartet und Fehler als Lernchance betrachtet werden.
• Sie fühlen sich wertgeschätzt und sind motiviert, Fehler in Zukunft zu vermeiden.
• Als Führungskraft verbessern Sie Ihre Beziehung zu den Mitarbeitenden und genießen Respekt.

Das setzt voraus, dass Sie als Führungskraft Ihre eigene Kritikfähigkeit ständig trainieren, um ein gutes Vorbild für Ihr Team zu sein. Konstruktives Feedback können Sie darüber hinaus immer wieder üben.

Anlässe für ein Kritikgespräch

Als Führungskraft gehört es zu Ihren Aufgaben, die Leistung Ihres Teams zu beurteilen. Ihre Beobachtungen fließen meist in die regelmäßige Mitarbeiterbewertung ein.

Ein Kritikgespräch beraumen Sie an, wenn Sie bei einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin feststellen,

• dass die Leistung erhebliche Mängel aufweist
• dass ein klares Fehlverhalten vorliegt oder
• dass es immer wieder zu Fehlern in bestimmten Abläufen kommt

Es sollte also ein konkreter Anlass gegeben sein, und dies sollte dem/der Mitarbeiter*in auch entsprechend kommuniziert werden.

Welche Ziele verfolgt ein konstruktives Kritikgespräch?

Als Führungskraft tragen Sie einerseits die Verantwortung für die Leistung des gesamten Teams in Ihrem Bereich. Sie können Ihren Mitarbeitenden also Weisungen erteilen, die befolgt werden müssen. Andererseits liegt es auch in Ihrer Verantwortung, Ihre Mitarbeitenden bestmöglich und entsprechend ihrer Potenziale zu unterstützen und zu entwickeln.

In diesem Sinne ist ein konstruktives Kritikgespräch immer darauf ausgerichtet, die Zusammenarbeit zu verbessern – entweder durch ein verändertes Verhalten oder durch eine Optimierung von Abläufen und Prozessen. Daher müssen Fehler zwar benannt werden, der Fokus liegt aber immer auf einer konstruktiven Lösung, die Sie im besten Fall gemeinsam mit dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin entwickeln. Dabei müssen auch die Konsequenzen eines weiteren Fehlverhaltens erläutert werden. Wichtig ist zudem, herauszufinden, ob und in welcher Form die kritisierte Person gegebenenfalls Unterstützung benötigt, um den Fehler in Zukunft vermeiden zu können.

Verwandt: Performance Management: formelle und informelle Feedback-Gespräche im Job führen

Worauf sollten Sie als Führungskraft achten?

Konstruktive Kritikgespräche zu führen, will gelernt sein, denn es ist nicht immer einfach, solche Konflikte auszutragen und zu einer Lösung zu bringen, mit der beide Seiten zufrieden sind. Umso wichtiger ist es, einige Faktoren zu berücksichtigen, um die Chancen dafür zu heben.

Der richtige Zeitpunkt

Ein Kritikgespräch sollte zügig nach dem Vorfall erfolgen, auf den sich die Kritik bezieht. In den meisten Fällen ist es wenig zielführend, Kritik vor versammelter Mannschaft auszusprechen oder die Person sofort ins Chefbüro zu zitieren. Denn dann kochen auf beiden Seiten möglicherweise die Emotionen hoch, und eine sachliche Diskussion ist wahrscheinlich schwierig. Zu lange sollten Sie aber auch nicht warten, weil dann die Erinnerung nicht mehr frisch genug ist. Nehmen Sie die betreffende Person stattdessen beiseite und vereinbaren Sie zeitnah einen Termin zur Besprechung der Situation unter vier Augen.

Der richtige Ort

Naheliegend ist zwar Ihr Büro, aber ein neutralerer Ort, wie zum Beispiel ein Besprechungsraum, kann dazu beitragen, dass beide Seiten etwas entspannter in das Gespräch gehen. Wählen Sie eine Sitzordnung, bei der Sie eher im rechten Winkel zueinander sitzen. Die klassische Gegenüber-Sitzordnung wirkt unbewusst eher konfrontativ.

Alternativ können Sie durchaus auch ein Gespräch im Gehen führen, aber wählen Sie dann das Außengelände, wo Sie nicht ständig von anderen Personen angesprochen werden.

Die richtige Vorbereitung (mit Checkliste)

Entscheidend für den Erfolg Ihres Kritikgesprächs ist vor allem eine gründliche Vorbereitung, denn dies hilft Ihnen, bei der Sache zu bleiben und das Gespräch in einer wertschätzenden und lösungsorientierten Atmosphäre zu führen.

Die folgende Checkliste kann Ihnen als Leitfaden für das Kritikgespräch dienen und so dazu beitragen, zu einer konstruktiven Lösung zu kommen:

• Beschreiben Sie das Thema, um das es geht, möglichst sachlich und so genau wie möglich. Was haben Sie beobachtet?
• Was sind Ihre Ziele für dieses Gespräch? Was genau soll der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin verändern?
• Welche Konsequenzen zieht weiteres Fehlverhalten nach sich?
• Wie erklären Sie sich die Gründe für das kritisierte Verhalten?
• Was bedeutet das für das gesamte Team bzw. die Arbeitsabläufe insgesamt?
• Haben Sie als Führungskraft möglicherweise auch einen Anteil am Fehlverhalten? Dieser Punkt erfordert eine ehrliche Reflexion und fällt vielen zunächst schwer.

Beispiel:

Ihre Mitarbeiterin kommt zum wiederholten Male zu spät. Für das Team bedeutet das, dass ihre Aufgaben so lange von anderen Teammitgliedern übernommen werden müssen. Das bedeutet Mehrarbeit und eine zusätzliche Belastung für alle und führt zu Unzufriedenheit im Team.

Sie erwarten, dass die Mitarbeiterin erklärt, wieso es zu den ständigen Verspätungen kommt – und dass sie versteht, welche Konsequenzen ihr Verhalten für das Team hat. Sie wollen zudem zu einer Vereinbarung kommen, wie dieses Thema in Zukunft vermieden werden kann.

Verwandt: Was ist eine positive Fehlerkultur?

Ablauf: Die 6 Phasen des Kritikgesprächs

Mit Ihrer guten Vorbereitung haben Sie die Weichen für ein erfolgreiches konstruktives Kritikgespräch gestellt. Vielfach bewährt haben sich die folgenden 6 Phasen, um zu einem zufriedenstellenden Ergebnis zu kommen:

1.     Begrüßung

Schaffen Sie eine freundliche Atmosphäre durch Ihre Begrüßung, nennen Sie den Anlass für das Gespräch und verdeutlichen Sie, dass Ihnen an einer Lösung gelegen ist. Weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Sie den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin nicht anprangern wollen, sondern dass Sie das Ziel verfolgen, ähnliche Fehler in Zukunft zu vermeiden. Sie können auch betonen, dass es Ihnen ausschließlich um dieses konkrete Verhalten geht und Sie auf der Beziehungsebene kein Problem mit der Person haben.

2.     Kritik benennen

Wichtig in dieser Phase ist es, dass Sie Ihre Kritik ganz eindeutig formulieren und klarmachen, dass Sie das Verhalten selbst beobachtet haben, sich also nicht auf die Aussagen Dritter beziehen. Zudem hilft es, ruhig und sachlich zu bleiben und auf Verallgemeinerungen zu verzichten. Beziehen Sie sich stets auf den aktuellen Vorfall und wärmen Sie keine alten Versäumnisse auf.

3.     Stellungnahme des/der Mitarbeiter*in

Geben Sie sodann der kritisierten Person die Möglichkeit, sich dazu zu äußern. Machen Sie deutlich, dass Ausreden und Rechtfertigungen Sie nicht interessieren, sondern dass Sie die echten Gründe verstehen wollen, damit Sie gemeinsam zu einer Lösung finden. Bleiben Sie dran und fragen Sie nach, bis Sie erkennen können, dass Ihr Teammitglied einsichtig ist und versteht, welche Konsequenzen sein Fehlverhalten für das Team bzw. für die Arbeitsqualität hat.

4.     Bewertung und Lösungsansätze

Fassen Sie zusammen, was das bisherige Gespräch ergeben hat, und vergewissern Sie sich, dass auch Ihr/e Gesprächspartner*in die Faktenlage akzeptiert. Nun können Sie aktiv nach Lösungsvorschlägen fragen: „Wie könnten Sie das Thema ab jetzt anders angehen?“, „Welche Ideen haben Sie, wie wir das lösen können?“

5.     Vereinbarung treffen und Kontrollen etablieren

Das Gespräch sollte in jedem Fall ein konkretes Ergebnis haben, damit eine Veränderung auch nachgewiesen werden kann. Schwammige Aussagen à la „Gut, einigen wir uns darauf, dass das nicht wieder vorkommt!“ sind unverbindlich und lassen sich schlecht kontrollieren. Kontrollen unterstreichen jedoch die Ernsthaftigkeit, und Ihr/e Mitarbeiter*in bekommt zudem dadurch die Chance, innerhalb eines festgelegten Zeitraums die Vereinbarung umzusetzen.

6.     Gesprächsabschluss

Um das Gespräch abzuschließen, wiederholen Sie die getroffene Vereinbarung. Verdeutlichen Sie, dass Sie dankbar für die konstruktive Mitarbeit und die Klärung des Themas sind. Am besten äußern Sie auch Ihre Zuversicht, dass nun eine gute Lösung gefunden ist. Ihr Ziel sollte stets sein, dass auch Ihr/e Mitarbeiter*in das Gespräch mit einem guten Gefühl verlässt. Daher betonen Sie erneut, dass das Verhältnis zu Ihrem Teammitglied weiterhin in Ordnung ist und es nur um die angesprochenen Kritikpunkte ging.

Kritikgespräche reflektieren

Die Reflexion im Anschluss an das Kritikgespräch wird manchmal auch als die siebte Phase des Kritikgesprächs bezeichnet. Sie tun in jedem Fall gut daran, im Nachgang zu überprüfen, wie Sie das Gespräch erlebt haben:

• Konnten Sie Ihren Leitfaden beibehalten?
• Haben Sie Ihr Ziel erreicht?
• Welche Vereinbarung haben Sie getroffen?
• Wie haben Sie sich während des Gesprächs gefühlt?
• Ist es Ihnen gelungen, sachlich zu bleiben?

Halten Sie Ihre Erkenntnisse fest, um beim nächsten Gespräch eventuell Modifikationen vorzunehmen. Senden Sie darüber hinaus dem/der Mitarbeiter*in er Mail eine Zusammenfassung der Vereinbarung sowie ggf. den Termin für ein Folgegespräch, um die Umsetzung zu überprüfen.