Berechnung Gehalt: Wie können Sie als Arbeitgeber*in Ihre Lohnkosten berechnen?

Zur Berechnung der Lohnkosten sowie um abschätzen zu können, mit welchen Ausgaben zu rechnen ist, müssen Sie als Arbeitgeber*in über den Kostenaufwand für die Sozialversicherung Ihrer Mitarbeiter*innen Bescheid wissen. Diese werden in Deutschland gemäß dem paritätischen Prinzip von Arbeitgeber*innen und den Mitarbeiter*innen jeweils zur Hälfte getragen. In der Kostenplanung müssen alle Ausgaben, die nicht direkt im Bruttolohn enthalten sind, beachtet werden.

Neben den direkten und indirekten Personalkosten müssen Sie als Arbeitgeber*in auch die folgenden Ausgaben berücksichtigen: Typische Lohnkosten, die nicht direkt im Bruttolohn, den Sie Ihren Mitarbeiter*innen zahlen, erfasst sind, sind zum Beispiel vermögenswirksame Leistungen. Des Weiteren ist auch die weitverbreitete betriebliche Altersvorsorge ein Thema, dass Sie bei der Lohnermittlung berücksichtigen sollten. Wer als Arbeitgeber*in Angestellte und nicht auf Honorarbasis arbeitende freie Mitarbeiter*innen beschäftigt, hat neben dem Bruttolohn eine Reihe an Lohnnebenkosten zu tragen.

Welche Beitragszahlungen sollten Sie bei der Lohnberechnung berücksichtigen?

Wenn Sie für Ihre Mitarbeiter*innen die Lohnkosten in Brutto-Form berechnen, müssen eine Reihe an Beitragszahlungen sowie die Lohnsteuer, die von der Steuerklasse und den Einkommensfreibeträgen abhängig ist, berücksichtigt werden. Wenn Sie die Gesamtbelastung für ein Mitarbeitergehalt berechnen wollen, müssen Sie zum Brutto-Gehalt noch Ihren Anteil der Sozialversicherungsbeiträge addieren. Die folgenden Prozentzahlen betreffen den Arbeitgeberanteil in Bezug auf das Brutto-Gehalt: Zu zahlen sind 7,3 % als Krankenversicherungsbeitrag, 9,35 % für den Rentenversicherungsbeitrag, 1,5 % Arbeitslosenversicherungsbeitrag, 1,175 % für die Pflegeversicherung (in Sachsen beträgt der Satz 1,675 %) und einen Zuschlag von 0,25 % für die Pflegeversicherung für Kinderlose ab dem 23. Lebensjahr.

Wie berechnen Sie die Lohnnebenkosten?

Bei der Berechnung der Lohnkosten müssen Sie darauf achten, dass Sie nicht nur den Grundlohn berücksichtigen, denn zu den reinen Personalkosten kommen noch die Lohnnebenkosten hinzu. Diese sind für jeden Mitarbeiter bzw. jede Mitarbeiterin von Beginn an zu erfassen, um stets Klarheit über die mit dem Lohn verbundenen Ausgaben zu haben. Sobald Sie die Beitragszahlungen erfasst haben, sollten Sie diesen auch die Kosten für Urlaubstage, zusätzliche Zahlungen wie etwa das Weihnachts- oder Urlaubsgeld sowie Ausgaben für die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter*innen hinzufügen. Diese Ausgaben werden in der Regel mit den neuen Mitarbeiter*innen besprochen und vereinbart.

Es gilt also, bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters bzw. einer neuen Mitarbeiterin auch die indirekten Personalkosten zu berücksichtigen, um langfristig wirtschaftlich planen zu können. Nicht zuletzt sollten Sie im Hinblick darauf auch mögliche Reise- und Bewirtungsausgaben sowie für die Zukunft geplante Lohnerhöhungen berücksichtigen.

Berechnung der Lohnkosten unter Berücksichtigung von indirekten Personalkosten

Sowohl für die monatliche als auch für die jährliche Lohnberechnung zur Ermittlung der entstandenen Kosten gilt die sich auf Renten- sowie Krankenversicherungen beziehende Beitragsbemessungsgrenze. Beiträge werden nur bis zu dieser Gehaltsgrenze prozentual erhoben und die darüber liegenden Beträge sind sozusagen beitragsfrei. Die Höhe der Grenze variiert zwischen den alten und den neuen Bundesländern. Zusätzlich sollten Sie, bevor Sie Ihren zukünftigen Mitarbeiter*innen ein Gehaltsangebot machen, auch eine Insolvenzumlage in der Höhe von 0,15 % des Bruttolohns berücksichtigen.

Zu den weiteren Ausgaben, die Sie zu tragen haben, gehört der Beitrag für die gesetzliche Unfallversicherung, die Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall sowie Mutterschaftszahlungen, wobei die letzten beiden in ihrer Höhe von den Sätzen der jeweiligen Krankenkasse Ihrer Mitarbeiter*innen abhängig sind.

Indirekte Personalkosten im Überblick

Wie Sie in den vorangegangenen Ausführungen bereits gesehen haben, ist es von besonderer Bedeutung, bei der Berechnung der Kosten für einen neuen Mitarbeiter bzw. einer neuen Mitarbeiterin neben dem Bruttolohn auch die zahlreichen Lohnnebenkosten zu berücksichtigen. Diese zusätzlichen Ausgaben belaufen sich im Durchschnitt auf mehr als 20 % des vereinbarten Bruttolohns. Wenn Sie die entstehenden Lohnkosten berechnen wollen, sollten Sie also die direkten und indirekten Faktoren gemeinsam betrachten.

Bei den Gehaltsverhandlungen mit zukünftigen Angestellten ist eine gewisse Erfahrung und der sichere Umgang mit diesen Kostenpunkten von Vorteil. Ist der neue Mitarbeiter bzw. die neue Mitarbeiterin in Ihr Unternehmen aufgenommen, müssen Sie unter Umständen mit einer Reihe weiterer mit ihm bzw. ihr verbundenen indirekten Kosten rechnen.

Für Ihre neuen Mitarbeiter*innen fallen Ausgaben für die Arbeitsausstattung wie zum Beispiel Büroutensilien oder Arbeitsbekleidung, Fachliteratur, Firmenwagen oder Arbeitsmaschinen an. Kalkulieren Sie auch mögliche Ausgaben für Sachbezüge und Geschenke sowie die Miete und die Nebenkosten für den Arbeitsplatz, wenn Neueinstellungen eine Expansion der vorhandenen Geschäftsräume zur Folge haben.