Was ist eine Lohnsteuerbescheinigung?
In der Lohnsteuerbescheinigung werden alle relevanten Informationen zur Lohnsteuer von Arbeitnehmer*innen für ein Kalenderjahr zusammengefasst. Daher ist die Lohnsteuerbescheinigung ein wichtiges Dokument für steuerpflichtige Arbeitnehmer*innen und für Unternehmen, die zum Abführen der Lohnsteuer verpflichtet sind. Die Lohnsteuerbescheinigung enthält unter anderem folgende Angaben:
- Steuer-Identifikationsnummer
- Adresse des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin
- Steuerklasse
- Bruttoarbeitslohn
- Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer
- Versorgungsbezüge, ermäßigt besteuerter Arbeitslohn, Entschädigungen
- Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen Rentenversicherung
- Nachgewiesene Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung
- Kindergeld
- Hinweise zu Doppelbesteuerungsabkommen oder etwaiger Auslandstätigkeit
Im Musterausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für 2024 (PDF) sind mehr als 30 Angaben aufgeführt, die eine Lohnsteuerbescheinigung enthalten kann.
Arbeitnehmer*innen benötigen die Lohnsteuerbescheinigung als Grundlage für die jährliche Steuererklärung, für die ebenfalls bestimmte Fristen gelten. Als Arbeitgeber müssen Sie deshalb sicherstellen, dass Sie die Lohnsteuerbescheinigung fristgerecht und korrekt ausstellen und an das Finanzamt übermitteln.
Weitere Informationen:
- Unterlagen für neue Mitarbeiter*innen
- Mitarbeiter*innen anmelden
- Wann ist eine Anmeldung für ein Praktikum erforderlich?
Welche Fristen gelten für die Lohnsteuerbescheinigung?
Als Arbeitgeber müssen Sie bei Ausstellung und Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung feste Fristen einhalten. Die Frist für die Lohnsteuerbescheinigung endet grundsätzlich am 28. bzw. 29. Februar des Folgejahres. Die Bescheinigung für das Kalenderjahr 2024 müssen Sie daher bis spätestens bis zum 28. Februar 2025 beim Finanzamt einreichen.
Mit Einhaltung der Frist stellen Sie sicher, dass alle relevanten Daten für die Bearbeitung der Steuererklärungen der Arbeitnehmer*innen rechtzeitig vorliegen. Verspätetes Einreichen der Bescheinigung oder fehlerhafte Angaben können für Sie als Arbeitgeber wie auch für die Arbeitnehmer*innen unangenehme Folgen haben.
Kann die Frist für die Lohnsteuerbescheinigung verlängert werden?
Grundsätzlich ist die Frist für die Lohnsteuerbescheinigung verbindlich und die Finanzämter erwarten eine fristgerechte Übermittlung der Daten. Eine Verlängerung dieser Frist ist nur aus triftigem Grund in Ausnahmefällen möglich:
Systemausfall: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung bzw. die Buchhaltungssoftware Ihres Unternehmens fällt aufgrund von technischen Problemen aus, etwa durch einen schwerwiegenden Serverausfall oder eine Softwarepanne.
Cyberangriff: Sollte Ihr Unternehmen Opfer eines Cyberangriffs werden, der die IT-Infrastruktur lahmlegt, könnte dies die Bearbeitung und Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen verzögern.
Erkrankung wichtiger Mitarbeiter*innen: Wenn wichtiges Personal in der Buchhaltung oder Payroll unerwartet ausfällt, kann dies die Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen verzögern.
Naturkatastrophen: Hochwasser, Erdbeben oder extreme Wetterereignisse könnten den Betrieb eines Unternehmens so beeinträchtigen, dass die fristgemäße Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung nicht möglich ist.
Neue Unternehmensstruktur: Bei Fusionen oder Übernahmen ist unter Umständen eine fristgerechte Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigungen nicht möglich, da geänderte Zuständigkeiten und Prozesse zu Verzögerungen führen.
Probleme mit der IT: Wenn ein Unternehmen auf ein neues IT- oder Buchhaltungssystem umstellt und dabei unvorhergesehene Probleme auftreten, stimmt das Finanzamt einer Fristverlängerung möglicherweise zu.
Pandemiebedingte Ausnahmesituationen: Aufgrund der Coronapandemie wurde vielen Unternehmen eine Verlängerung der Frist für die Lohnsteuerbescheinigung gewährt.
In all diesen Fällen sollten Sie das Finanzamt frühzeitig informieren und um eine Fristverlängerung bitten. Das Finanzamt entscheidet dann im Einzelfall. Es gibt jedoch keinen Anspruch auf Fristverlängerung.
Was passiert bei versäumter Frist?
Versäumen Sie als Arbeitgeber, die Lohnsteuerbescheinigung fristgerecht ans Finanzamt zu übermitteln, kann dies schwerwiegende Folgen haben:
Lohnsteuerprüfung: Das Finanzamt kann bei verspäteter Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ohne Angabe von triftigen Gründen eine sogenannte Lohnsteuerprüfung – eine besondere Form der Betriebsprüfung – in Ihrem Unternehmen veranlassen.
Bußgelder: Wenn Sie als Arbeitgeber wiederholt oder vorsätzlich die Frist versäumen, kann das Finanzamt Bußgelder verhängen. Dies ist der Fall, wenn die Frist erheblich überschritten wurde oder dem Finanzamt dadurch zusätzliche Kosten oder Verwaltungsaufwand entsteht.
Negative Auswirkungen auf Elterngeld oder andere Leistungen: Verspätete Lohnsteuerbescheinigungen können für Arbeitnehmer*innen bedeuten, dass sie wichtige Fristen für die Beantragung von staatlichen Leistungen wie Elterngeld versäumen. Dies wiederum führt zu finanziellen Einbußen.
Verspätete Abgabe von Steuererklärungen: Wenn Sie als Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung zu spät ausstellen und ans Finanzamt übermitteln, können auch die Steuererklärungen der Arbeitnehmer*innen erst verzögert bearbeitet werden.
Rechtsstreitigkeiten: Wenn Arbeitnehmer*innen ihre Lohnsteuerbescheinigung nicht rechtzeitig erhalten, können sie rechtliche Schritte gegen Sie als Arbeitgeber einleiten. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn den Arbeitnehmer*innen dadurch finanzielle Nachteile entstanden sind.
Rufschädigung: Versäumen Sie als Arbeitgeber regelmäßig die Frist für Lohnsteuerbescheinigungen, kann das Ansehen Ihres Unternehmens darunter leiden.
Häufig gestellte Fragen zu Lohnsteuerbescheinigungen
Wer ist für die Einhaltung der Lohnsteuerbescheinigungsfrist verantwortlich?
Arbeitgeber tragen die volle Verantwortung für die fristgerechte Erstellung und Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen.
Wie stellen Arbeitgeber eine fristgerechte Lohnsteuerbescheinigung sicher?
Sorgfältige Planung und der Einsatz moderner Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung tragen dazu bei, dass Sie die Frist nicht versäumen.
Was passiert, wenn die Lohnsteuerbescheinigung Fehler enthält?
Wenn Sie nach der elektronischen Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung feststellen, dass die Lohnsteueranmeldungen oder die Lohnsteuerbescheinigung Fehler enthält, müssen Sie diese nachträglich korrigieren. Wurde zu viel Lohnsteuer einbehalten, bekommt der Arbeitnehmer diese mit seiner Steuererklärung wieder erstattet. Wurde zu wenig Lohnsteuer einbehalten, müssen Sie eine korrigierte Lohnsteuerbescheinigung ans Finanzamt und an das für die Lohnsteuer zuständige Betriebsstättenfinanzamt schicken.
Muss die Lohnsteuerbescheinigung auch an Arbeitnehmer*innen übermittelt werden?
Ja – Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Arbeitnehmer*innen eine Kopie der Lohnsteuerbescheinigung erhalten. Diese wird meist nach der elektronischen Übermittlung an das Finanzamt versendet. Mit guter Buchhaltungssoftware ist die Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung aber nicht allzu schwierig.
Was ist eine Lohnsteueranmeldung?
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die Lohnsteuer der Mitarbeiter*innen beim zuständigen Finanzamt – dem sogenannten Betriebsstättenfinanzamt – anzumelden, sobald Sie Personal einstellen. Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte müssen Sie als Arbeitgeber zudem zur Sozialversicherung anmelden, sonst drohen Ihnen hohe Bußgelder.
Als Arbeitgeber müssen Sie die Frist für die Lohnsteuerbescheinigungen im Blick behalten, da Fristversäumnisse teuer werden können. Zudem könnten Sie damit dem Ruf Ihres Unternehmens als Arbeitgeber schaden und die Beziehung zu Ihren Mitarbeiter*innen belasten. Mit sorgfältiger Planung, geschultem Personal, geeigneter Software und frühzeitiger Kommunikation mit dem Finanzamt bei unvorhergesehenen Problemen können Sie sicherstellen, dass Sie diese wichtige Frist nicht versäumen.
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