Was ist eine Lohnsteuerbescheinigung?

Die Lohnsteuerbescheinigung fasst alle relevanten Informationen zur Lohnsteuer und den Steuerabzügen von Arbeitnehmer*innen für ein Kalenderjahr zusammen. Sie ist ein wichtiges Dokument für steuerpflichtige Beschäftigte, für Unternehmen, die Lohnsteuer abführen müssen, und bei der Erstellung von Unterlagen für neue Mitarbeitende. 

Als Arbeitgeber müssen Sie die entsprechenden Angaben elektronisch an das zuständige Finanzamt übermitteln. Diese Daten können dann etwa bei einer Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung überprüft werden. 

Was steht auf einer Lohnsteuerbescheinigung?

Die Lohnsteuerbescheinigung listet alle Steuerabzüge und Sozialabgaben sowie die einbehaltene Lohnsteuer detailliert auf. Sie wird auf Basis des Lohnkontos und der Lohnabrechnung erstellt und für verschiedene Beschäftigungsverhältnisse (z. B. Haupt- und Nebenjob) ausgestellt. Auch die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall wird dabei berücksichtigt. Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung enthält unter anderem folgende Daten:

• Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) und weitere Steuermerkmale
• Arbeitgeberdaten
• Adresse des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin
• Steuerklasse und Lohnsteuerabzugsmerkmale (z. B. Freibeträge)
• Bruttoarbeitslohn oder Bruttogehalt, auf dessen Basis die Abzüge berechnet werden
• Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer (einbehaltene Lohnsteuer)
• Versorgungsbezüge, ermäßigt besteuerter Arbeitslohn, Entschädigungen, ggf. Nachzahlungen für mehrere Kalenderjahre
• Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen Rentenversicherung sowie bestimmte vom Arbeitgeber gezahlte Zuschüsse zu Sozialversicherungen
• Nachgewiesene Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung
• Angaben zur Arbeitslosenversicherung
• Angaben zu Kinderfreibeträgen
• Hinweise zu Doppelbesteuerungsabkommen oder etwaiger Auslandstätigkeit
• Informationen zu bestimmten steuerfreien oder pauschal besteuerten Leistungen des Arbeitgebers, soweit sie nach amtlichem Muster zu bescheinigen sind
• Informationen und Hinweise, was die Großbuchstaben auf der Bescheinigung bedeuten

Die Lohnsteuerbescheinigung ist eine wesentliche Grundlage zur Ermittlung des zu versteuernden Einkommens in der Einkommensteuererklärung. Die Bescheinigung ist ein Jahresnachweis und dokumentiert, welcher Arbeitslohn im Kalenderjahr erzielt wurde und welche Steuern und Abgaben abgeführt wurden. Sie ist außerdem ein zentrales Dokument für verschiedene Anträge und als Nachweis für staatliche Leistungen erforderlich.

Welche sonstigen Angaben enthält eine Lohnsteuerbescheinigung?

Sofern zutreffend, sind auf der Bescheinigung auch Informationen zu steuerfreien Arbeitgeberleistungen oder Lohnersatzleistungen möglich. Diese haben teilweise Einfluss auf die Steuerlast. Bei fehlerhaften Angaben sind Korrekturen möglich. Die Daten aus der Lohnsteuerbescheinigung müssen in Steuersoftware oder Steuerformulare übertragen werden.

Für Nachzahlungen oder Leistungen, die sich über mehrere Kalenderjahre erstrecken, gelten besondere Regelungen. So können zum Beispiel Felder für Arbeitslohn, der sich über mehrere Kalendermonate oder -jahre erstreckt, oder Versorgungsbezüge über mehrere Jahre vorgesehen sein.

Was bedeutet ELStAM?

Die ELStAM (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) sind entscheidend für die Berechnung des Lohnsteuerabzugs. Sie enthalten die für den Lohnsteuerabzug relevanten Merkmale wie Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Freibeträge, Kirchensteuerabzug und weitere. Der Arbeitgeber muss diese elektronisch abrufen und anwenden. Für den Abruf der ELStAM benötigt der Arbeitgeber unter anderem die Steuer-Identifikationsnummer des Arbeitnehmers. 

Im Rahmen des Verfahrens ELStAM (Einführung ab 2013) wurde die Papier-Lohnsteuerkarte weitgehend abgelöst. Seit 2014 ist die Vorlage einer Papier-Lohnsteuerkarte beim Unternehmen im Regelfall nicht mehr erforderlich.

Welche Fristen gelten für Lohnsteuerbescheinigungen?

Arbeitnehmer*innen benötigen die Lohnsteuerbescheinigung als Grundlage für die jährliche Steuererklärung, für die ebenfalls bestimmte Fristen gelten. Daher ist es wichtig, dass Sie als Arbeitgeber sicherstellen, dass Sie die Lohnsteuerbescheinigung fristgerecht und korrekt ausstellen und an das Finanzamt übermitteln. 

Die Frist für die Lohnsteuerbescheinigung endet grundsätzlich am 28. bzw. 29. Februar des Folgejahres. Ein verspätetes Einreichen der Bescheinigung oder fehlerhafte Angaben können sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer*innen unangenehme Folgen haben.

Kann die Frist für die Lohnsteuerbescheinigung verlängert werden?

Grundsätzlich ist die Frist für die Lohnsteuerbescheinigung verbindlich und die Finanzämter erwarten eine fristgerechte Übermittlung der Daten. Eine Verlängerung dieser Frist ist nur in Ausnahmefällen aus triftigem Grund möglich, zum Beispiel:

• Systemausfall: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung bzw. die Buchhaltungssoftware Ihres Unternehmens fällt aufgrund von technischen Problemen aus, etwa durch einen schwerwiegenden Serverausfall oder eine Softwarepanne.
• Probleme mit der IT: Wenn ein Unternehmen auf ein neues IT- oder Buchhaltungssystem umstellt und dabei unvorhergesehene Probleme auftreten, stimmt das Finanzamt einer Fristverlängerung möglicherweise zu.
• Cyberangriff: Sollte Ihr Unternehmen Opfer eines Cyberangriffs werden, der die IT-Infrastruktur lahmlegt, könnte dies die Bearbeitung und Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen verzögern.
• Erkrankung wichtiger Mitarbeitender: Wenn wichtiges Personal in der Buchhaltung oder Payroll unerwartet ausfällt, kann dies die Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen verzögern.
• Neue Unternehmensstruktur: Bei Fusionen oder Übernahmen ist unter Umständen eine fristgerechte Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigungen nicht möglich, da geänderte Zuständigkeiten und Prozesse zu Verzögerungen führen.
• Naturkatastrophen: Hochwasser, Erdbeben oder extreme Wetterereignisse könnten den Betrieb eines Unternehmens so beeinträchtigen, dass es nicht möglich ist, die Lohnsteuerbescheinigung fristgerecht auszustellen.

In all diesen Fällen ist es wichtig, das Finanzamt frühzeitig zu informieren und um eine Fristverlängerung zu bitten. Hierzu ist ein Antrag auf Fristverlängerung bei der zuständigen Finanzverwaltung zu stellen. Das Finanzamt entscheidet dann im Einzelfall. Einen Anspruch auf Fristverlängerung gibt es nicht.

Was passiert bei versäumter Frist?

Versäumt ein Unternehmen, die Lohnsteuerbescheinigung fristgerecht ans Finanzamt zu übermitteln, kann dies schwerwiegende Folgen haben:

• Lohnsteuerprüfung: Das Finanzamt kann bei verspäteter Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ohne Angabe von triftigen Gründen eine sogenannte Lohnsteuerprüfung in Ihrem Unternehmen veranlassen.
• Bußgelder: Wenn Sie als Arbeitgeber wiederholt oder vorsätzlich die Frist versäumen, kann das Finanzamt Bußgelder verhängen. Dies ist der Fall, wenn die Frist erheblich überschritten wurde oder dem Finanzamt dadurch zusätzliche Kosten oder Verwaltungsaufwand entstehen. 
• Negative Auswirkungen auf Elterngeld oder andere Leistungen: Verspätete Lohnsteuerbescheinigungen können für Arbeitnehmer*innen bedeuten, dass sie wichtige Fristen für die Beantragung von staatlichen Leistungen wie Elterngeld versäumen. Dies wiederum führt zu finanziellen Einbußen.
• Verspätete Abgabe von Steuererklärungen: Wenn Sie als Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung zu spät ausstellen und ans Finanzamt übermitteln, können auch die Steuererklärungen der Arbeitnehmer*innen erst verzögert bearbeitet werden.
• Rechtsstreitigkeiten: Wenn Arbeitnehmer*innen ihre Lohnsteuerbescheinigung nicht rechtzeitig erhalten, können sie rechtliche Schritte gegen Arbeitgeber einleiten. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn den Beschäftigten dadurch finanzielle Nachteile entstanden sind.
• Rufschädigung: Versäumen Sie als Arbeitgeber regelmäßig die Frist für Lohnsteuerbescheinigungen, kann das Ansehen Ihres Unternehmens darunter leiden.

Gibt es Ausnahmen für die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung?

Ja, eine Ausnahme für die ELSTER-Nutzung gibt es, aber nur dann, wenn Sie als Arbeitgeber keine maschinelle Lohnabrechnung verwenden und ausschließlich geringfügig Beschäftigte im Privathaushalt bei Ihnen tätig sind. In diesem Fall ist eine Papier-Bescheinigung nach amtlichem Muster zu erstellen.

In besonderen Fällen kann die Finanzverwaltung zudem einen Verzicht auf die elektronische Übermittlung wegen „unbilliger Härten“ gestatten, zum Beispiel, wenn technische oder wirtschaftliche Gegebenheiten die elektronische Datenübermittlung unzumutbar machen.

Sollte ich die elektronische Lohnsteuerbescheinigung ausdrucken?

Der Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung kann indirekt durchaus von Bedeutung sein:

• Er kann als Nachweis für Beschäftigte über den Arbeitslohn dienen, zum Beispiel für die Steuererklärung.
• Bei internen Prüfprozessen kann ein Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung als Kontrollinstrument hilfreich sein.
• Beim Ausscheiden von Beschäftigten kann der Ausdruck standardmäßig allen Unterlagen beigefügt werden.
• Der Ausdruck kann Revisionssicherheit bieten, falls die elektronische Übermittlung einmal ausfällt und die elektronische Lohnsteuerbescheinigung somit verloren geht.

Das Muster des Ausdrucks für die elektronische Lohnsteuerbescheinigung wird jährlich vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht. Der Ausdruck ersetzt jedoch nicht die Pflicht zur ordnungsgemäßen elektronischen Übermittlung an das Finanzamt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Lohnsteuerbescheinigung ein zentrales Dokument für Arbeitgeber ist, weil sie den gesetzlich vorgeschriebenen Nachweis über alle im Kalenderjahr gezahlten Löhne und abgeführten Steuern darstellt. Sie dient zudem als Grundlage für die Steuerveranlagung der Beschäftigten und für Kontrollen durch die Finanzbehörde. Darüber hinaus wirkt sie sich auf die Glaubwürdigkeit und Rechtssicherheit des Arbeitgebers aus, wodurch sie auch zum Employer Branding beiträgt.