Was macht einen modernen Arbeitsplatz aus?
Wahrscheinlich denken Sie jetzt an schick eingerichtete Büros, technische Spielereien, Tischfußball, Fitnessstudios oder Massageräume. Doch das Konzept Modern Workplace geht weit über die bloße Ausstattung hinaus und lässt sich auch nicht nur auf traditionellen Schreibtischjobs anwenden. Aber welche Merkmale kennzeichnen eine fortschrittliche Arbeitsumgebung?
Moderne Arbeitsplätze sind digital
Die Digitalisierung ist aus dem beruflichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Fortschrittliche Technologien von Videotelefonie über Apps bis zu Cloud-Computing erlauben einen unkomplizierten Austausch von Daten und eine produktive Zusammenarbeit unabhängig vom Endgerät. Durch Softwarelösungen und künstliche Intelligenz lassen sich monotone Arbeitsprozesse automatisieren, was Kosten spart und Potenziale für komplexere Aufgaben freisetzt.
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Moderne Arbeitsplätze sind mobil
Egal ob auf Geschäftsreise, im Café oder im Homeoffice, in einer modernen Arbeitsumgebung können die Beschäftigten ihrer Tätigkeit auch außerhalb der eigentlichen Betriebsstätte nachgehen. Sie sind dabei nicht an spezielle Räumlichkeiten gebunden. Durch die Pandemie wurde der Trend zum mobilen Arbeiten in Deutschland weiter beschleunigt. Während vor Corona nur 12 % der Beschäftigten zu Hause arbeiteten, erhöhte sich dieser Anteil während des teilweisen Lockdowns im April 2020 auf 35 %. Inzwischen lehnen über 70 % der Deutschen eine Rückkehr zur früheren Präsenzkultur ab und sprechen sich sogar für einen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice aus.
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Moderne Arbeitsplätze sind flexibel
Durch flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit oder Jobsharing lässt sich die Wettbewerbsfähigkeit Ihres gesamten Unternehmens steigern. Durch einen der Nachfrage angepassten Personaleinsatz können Sie schneller auf Marktschwankungen reagieren und Ihre Ressourcen optimal einsetzen. Darüber hinaus verbessert sich die Work-Life-Balance und damit auch die Zufriedenheit Ihrer Beschäftigten, wenn Sie ihnen Gestaltungsspielräume bei der Einteilung ihrer Arbeitszeit zugestehen. Zufriedene Mitarbeiter*innen sind in der Regel motivierter und halten ihrem Arbeitgeber länger die Treue.
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Moderne Arbeitsplätze sind vernetzt
Eine gut ausgebaute technische Infrastruktur erleichtert die Zusammenarbeit bei Projekten. Vereinfachte Kommunikation und optimale Konnektivität steigern die Effizienz im Team. Schließlich können alle Beteiligten wichtige Daten jederzeit und überall einsehen und sich mit nur wenigen Klicks auf den neuesten Stand bringen. Der ständige Austausch von Gedanken, Ideen und Erfahrungen kann darüber hinaus das Gemeinschaftsgefühl stärken und das Betriebsklima verbessern.
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Moderne Arbeitsplätze sind intuitiv
Prozessvereinfachung hat bei der Arbeitsplatzgestaltung höchste Priorität. Sämtliche Abläufe und Arbeitsschritte sollten verständlich dokumentiert und das Auffinden von Informationen unkompliziert möglich sein. Benutzerfreundlichkeit spielt beim manuellen Bedienen von Maschinen eine ebenso entscheidende Rolle wie beim ortsunabhängigen Zugriff auf die virtuellen Dienste des Unternehmens. Kommt es zu technischen Problemen, ist unmittelbare Unterstützung verfügbar.
Moderne Arbeitsplätze sind sicher
Die zu Arbeitszwecken zulässigen Anwendungen im Firmennetzwerk sollten genau definiert werden. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung gewinnt dabei auch der Datenschutz am Arbeitsplatz an Bedeutung. Die IT-Sicherheit muss unbefugte Zugriffe auf Unternehmensdaten mit zeitgemäßen Lösungen verhindern, wie beispielsweise Multi-Faktor-Authentifizierung oder biometrische Gesichtserkennung. Darüber hinaus sollte die Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) systemübergreifend gewährleistet sein.
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Moderne Arbeitsplätze sind dynamisch
Zeitgemäße Arbeitsplätze entwickeln sich mit den Beschäftigten und ermöglichen ihnen ein berufliches Vorankommen. Schließlich haben Mitarbeitende direkt nach dem Onboarding andere Ansprüche als nach jahrzehntelanger Betriebszugehörigkeit. Indem Sie als Arbeitgeber Lernen als Bestandteil der Unternehmenskultur etablieren und interne Aufstiegsmöglichkeiten bieten, können Sie Talente langfristig an Ihren Betrieb binden.
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Moderne Arbeitsplätze sind individuell
Nicht alle Beschäftigten teilen die gleichen Vorstellungen von einem idealen Arbeitsumfeld. Junge Nachwuchstalente der Generation Z können andere Erwartungen haben als ältere Mitarbeitende kurz vor der Rente. Beschäftigte im Außendienst legen auf andere Dinge Wert als Personen, die ihre Tätigkeit am PC erledigen. Personen, die am Fließband arbeiten, benötigen eine andere Ausstattung als Führungskräfte mit Kundenkontakt. Moderne Arbeitsplätze zeichnen sich auch dadurch aus, dass sie diesen unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht werden.
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Welche Vorteile bringt die Einrichtung moderner Arbeitsplätze?
Langfristige Wettbewerbsfähigkeit, bessere Zufriedenheitswerte, erhöhte Mitarbeiterbindung usw. Einen kleinen Eindruck davon, wie Sie als Arbeitgeber von der Schaffung moderner Arbeitsplätze profitieren können, haben Sie bereits erhalten. Hier nochmal alle Vorteile im Überblick:
Steigerung der Arbeitgeberattraktivität
Die richtigen Mitarbeitenden für Ihr Unternehmen zu finden und zu halten, ist in Zeiten des allgegenwärtigen Fachkräftemangels keine leichte Aufgabe. Bei der Konkurrenz um fähige Talente kann eine fortschrittliche Arbeitsumgebung zum ausschlaggebenden Alleinstellungsmerkmal werden.
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Verbesserung der Leistung
Durch Automatisierung und Digitalisierung lassen sich Arbeitsschritte vereinfachen und Prozesse beschleunigen. Doch auch indirekte Faktoren können zu einer höheren Produktivität beitragen. Menschen, die sich in ihrer beruflichen Umgebung wohlfühlen, sind in aller Regel motivierter und setzen sich engagierter für die Ziele ihrer Arbeitgeber ein. Sie identifizieren sich nachhaltiger mit den Unternehmenswerten und fühlen sich dem Betrieb tiefer verbunden als unzufriedene Mitarbeiter*innen.
Schaffung einer Unternehmenskultur
Eine stimmige Unternehmenskultur liefert die Basis für Wachstum und Erfolg und kann in unsicheren Zeiten Halt und Orientierung bieten. Mit einer modernen Arbeitsplatzgestaltung rüsten Sie Ihre Belegschaft für kommende Herausforderungen. Diese fortschrittliche Einstellung kann sich wiederum als Pluspunkt bei der Personalsuche erweisen. Und auch bei der Kundschaft lässt sich mit einer zukunftsorientierten Ausrichtung für Eindruck sorgen.
Überzeugt? Dann erfahren Sie jetzt, wie Sie bei der Schaffung einer modernen Arbeitsumgebung konkret vorgehen können.
Tipps für die Gestaltung moderner Arbeitsplätze
Rund acht Jahre ihrer Lebenszeit verbringen die Deutschen durchgehend bei der Arbeit. Daher ist es umso wichtiger, dass sich Ihre Mitarbeitenden in ihrem zweiten Zuhause wohlfühlen. Sonst ist es meist nur eine Frage der Zeit, bis die Leistung unter den nicht erfüllten Bedürfnissen leidet und die Personalfluktuation ansteigt.
Im Folgenden haben wir ein paar konkrete Tipps zusammengestellt, die Sie bei der Umsetzung von New-Work-Trends beachten sollten:
- Verankern Sie Ihre Verpflichtung zur Schaffung moderner Arbeitsplätze im Unternehmensleitbild und schaffen Sie auf diese Weise die nötigen Rahmenbedingungen für eine Implementierung auf sämtlichen Stufen der Organisationsstruktur.
- Beauftragen Sie eine Person mit der Koordination der einzelnen Maßnahmen. Schließlich nimmt die Einführung moderner Arbeitsplätze Zeit und Ressourcen in Anspruch. Ob Sie die Position intern oder mit externen Consultants besetzen, ist vom Einzelfall abhängig.
- Beziehen Sie Ihre Belegschaft aktiv in den Prozess ein. Finden Sie in Mitarbeitergesprächen oder durch Befragungen heraus, welche Bedürfnisse und Wünsche in Bezug auf eine angenehme Arbeitsumgebung bestehen.
- Richten Sie sämtliche Maßnahmen an den Zielen Ihres Unternehmens aus. In einem Startup der Hightechbranche sieht ein moderner Arbeitsplatz anders aus als in einem traditionellen Handwerksbetrieb.
- Verlieren Sie sich nicht in technischen Spielereien. Fragen Sie sich, welche Technologien eine tatsächliche Arbeitserleichterung bieten und welche von der Erfüllung der eigentlichen Aufgaben eher ablenken, wie ständige Push-Benachrichtigungen oder Chat-Funktionen.
- Stellen Sie sicher, dass sämtliche Hard- und Softwarelösungen einwandfrei funktionieren. Der Zugriff auf das Firmennetzwerk sollte unabhängig von Standort und Endgerät jederzeit möglich sein.
- Achten Sie unbedingt auf hohe Sicherheitsstandards, um Datenschutz am Arbeitsplatz zu gewährleisten und sensible Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Der Workflow sollte dadurch allerdings nicht beeinträchtigt werden (Stichwort: Authentifizierung).
- Bedenken Sie, dass auch hoch technologisierte Arbeitsplätze mit Menschen besetzt sind. In Zeiten von Homeoffice und Remote-Work sollte auch in einem modernen Arbeitsumfeld noch genug Raum für persönliche Interaktion bleiben, was Sie beispielsweise durch Teambuilding-Events erreichen können.
- Kreieren Sie eine abwechslungsreiche Arbeitsumgebung, um die Motivation der Mitarbeiter*innen zu steigern und ihre Kreativität anzuregen. Schaffen Sie Ruhebereiche zum Konzentrieren, Coworking-Spaces für einen innovationsfördernden Austausch, ermöglichen Sie Job-Rotation oder gehen Sie mit Job-Enlargement gegen Unterforderung vor.
- Vernachlässigen Sie beim Design physischer Arbeitsplätze vor lauter Technologie die Basics nicht. Ausreichend Tageslicht, eine gute Akustik und ergonomische Einrichtungsgegenstände können einen wesentlichen Einfluss auf unser Wohlgefühl haben.
- Extras wie Tischkicker, Spielekonsolen, Sportangebote und kostenlose Verpflegung sind nice to have, aber keineswegs ausschlaggebend für die Gunst Ihrer Beschäftigten. Ihre erste Priorität sollte der technischen Grundausstattung der Arbeitsplätze gelten. Wenn das Budget noch nicht ausgeschöpft ist, können Sie selbstverständlich noch über andere Benefits und Zusatzleistungen für Ihre Mitarbeitenden nachdenken.
- Nutzen Sie die ständige Erreichbarkeit Ihrer Belegschaft nicht aus. Achten Sie darauf, dass auch im Homeoffice reguläre Arbeitszeiten eingehalten werden. Studien zeigen, dass Beschäftigte pro Woche ungefähr 30 Minuten länger arbeiten, wenn sie digitale Technologien nutzen. Sollten die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit zu sehr verschwimmen, kann sich das auf Dauer negativ auf die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter*innen auswirken.
Wenn Sie diese zwölf Schritte befolgen, schaffen Sie eine Infrastruktur, die Mobilität, Flexibilität, Kreativität, Kommunikation, Konzentration und Kooperation fördert. Sie schaffen ideale Voraussetzungen, dass Ihre Belegschaft sich am Arbeitsplatz wohlfühlt und die bestmögliche Leistung für Ihr Unternehmen erzielen kann.
