Welche Voraussetzungen sind nötig, um Mitarbeiter*innen einzustellen?
Falls Sie zum ersten Mal Mitarbeiter*innen einstellen wollen, fragen Sie sich wahrscheinlich, wie das alles genau abläuft. Tatsächlich müssen Sie als Arbeitgeber einige Voraussetzungen erfüllen, bevor Sie auf die gezielte Suche nach Personal gehen können:
Grundsätzlich kann jedes Unternehmen Mitarbeiter*innen einstellen. Bevor es losgehen kann, müssen Sie allerdings zunächst eine Betriebsnummer beantragen. Das können Sie einfach online über die Agentur für Arbeit erledigen. Die Betriebsnummer ist nötig, damit Sie Ihren Meldepflichten gegenüber den Sozialversicherungen nachkommen können. Außerdem wird die Betriebsnummer auch für Beschäftigtenstatistiken verwendet.
Folgende Angaben sind dafür erforderlich:
- Name, Adresse und Kontaktdaten des Unternehmens
- der wirtschaftliche Schwerpunkt Ihres Unternehmens
- die Ansprechperson für die Bundesagentur im Unternehmen
- Angaben zur Betriebsstätte
Falls sich die Adresse, der Inhaber oder die Inhaberin oder auch der wirtschaftliche Schwerpunkt des Unternehmens ändern sollte, müssen Sie dies dem Betriebsnummern-Service unverzüglich melden.
Vorüberlegungen
Bevor Sie dann aktiv auf Personalsuche gehen, sind einige Entscheidungen zu treffen, den als Arbeitgeber tragen Sie auch Verantwortung für Ihre Beschäftigten.
Wie hoch ist der tatsächlich Arbeitsaufwand? Lohnt sich die Einstellung einer Vollzeitkraft, oder ist eine Anstellung in Teilzeit erst einmal ausreichend? Als Teilzeitbeschäftigte gelten Personen, deren Arbeitszeit geringer ist als bei einer Vollzeitstelle. Je nach Branche, Tarifvereinbarung etc. kann es hier leichte Unterschiede geben. Egal für welches Modell Sie sich entscheiden: Auf jeden Fall entstehen neben den Kosten für das Gehalt auch die sogenannten Lohnnebenkosten in Höhe von ca. 20 Prozent des Bruttogehalts. Darunter fallen in erster Linie die Sozialabgaben für die Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen-, Unfall- und Rentenversicherung.
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Wenn Sie neue Mitarbeiter*innen einstellen, sollen diese im besten Fall nicht nur ihre Kosten decken, sondern echten Mehrwert für das Unternehmen erwirtschaften. Daher kann es für Ihre Entscheidung hilfreich sein, wenn Sie genau festlegen, welche Aufgaben Ihre künftigen Mitarbeiter*innen übernehmen sollen und welchen Umsatzzuwachs Sie sich davon versprechen.
Neue Mitarbeiter*innen finden
Wenn diese formalen Dinge geklärt sind, können Sie gezielt auf die Suche gehen: Schalten Sie Anzeigen auf Stellenbörsen, binden Sie Ihr Netzwerk in die Suche ein oder sprechen Sie Kandidat*innen direkt an. Dabei müssen Sie das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) beachten, was konkret heißt, dass Sie Bewerber *innen nicht aufgrund ihrer Rasse, ethnischen Herkunft, Religion, Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität mittel- oder unmittelbar benachteiligen dürfen. Außerdem sollte ein Arbeitsplatz grundsätzlich auch in Teilzeit ausgeschrieben werden, wann immer das möglich ist.
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Besteht in Ihrem Unternehmen bereits ein Betriebsrat, muss dieser laut Betriebsverfassungsgesetz bei der Einstellung neuer Mitarbeiter mit einbezogen werden.
Sobald die ersten Bewerbungen eintreffen, bereiten Sie sich auf das Vorstellungsgespräch vor und laden Sie geeignete Kandidat*innen dazu ein.
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Sind Sie sich einig geworden, ist der nächste Schritt der Arbeitsvertrag. Auch hier gilt es wieder, eine Reihe von Dingen zu beachten.
Welche Dokumente müssen neue Mitarbeiter*innen bei der Einstellung vorlegen?
Damit alles seinen geregelten Gang gehen kann, müssen neue Mitarbeiter*innen einige Dokumente vorlegen, die Sie als Arbeitgeber benötigen, um sie beispielsweise bei den Steuerbehörden vorlegen zu können. Dazu zählen folgende Unterlagen:
- Kopie des Personalausweises
- Rentenversicherungsnummer
- Steuer-ID
- Bescheinigung über die Mitgliedschaft bei der Krankenversicherung
- ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)
Außerdem ist es sinnvoll, neue Mitarbeiter*innen einen Personalfragebogen ausfüllen zu lassen, der dann auch in der Personalakte landet.
Zusätzlich können weitere Unterlagen angefragt werden, wie zum Beispiel:
- Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers, falls vorhanden
- Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen, falls vorhanden
- Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis bei ausländischen Mitarbeiter*innen
- Schwerbehindertenausweis, falls vorhanden
- Branchenspezifische Nachweise, z. B. Gesundheitsbescheinigung in Pflegeberufen, Fahrerlaubnis bei Berufskraftfahrern etc.
- Nachweise über Zusatzqualifikationen, z. B. Schweißerschein, REFA-Zertifikat, Staplerschein
Erst wenn diese Unterlagen vollständig vorliegen, können Sie einen Arbeitsvertrag aufsetzen.
Der Arbeitsvertrag
Neue Mitarbeiter*innen haben laut Nachweisgesetz einen Anspruch darauf, dass der Arbeitsvertrag in schriftlicher Form spätestens vier Wochen nach Beginn des Beschäftigungsverhältnisses vorliegt.
Im Arbeitsvertrag wird festgehalten, welche Arbeitsleistung in welchem Umfang neue Mitarbeiter*innen zu erbringen haben. Damit der Arbeitsvertrag rechtlich wirksam wird, sind die folgenden inhaltlichen Bestandteile verpflichtend:
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Name und Anschrift des Arbeitnehmers
- Angabe des Arbeitsortes
- Beschreibung der Tätigkeit
- Beginn des Arbeitsverhältnisses
- Dauer der Probezeit, falls vereinbart (max. 6 Monate)
- Dauer des Arbeitsverhältnisses (bei Befristung)
- Arbeitszeiten
- Jährlicher Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers (mind. 24 Arbeitstage)
- Kündigungsfristen
- Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts unter Berücksichtigung des Mindestlohns
Beide Vertragsparteien müssen den Vertrag eigenhändig unterschreiben. Sollten Sie zum ersten Mal neue Mitarbeiter*innen einstellen, nehmen Sie am besten die Hilfe einer Anwaltskanzlei für Arbeitsrecht in Anspruch. Denn der Arbeitsvertrag bildet bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen eine wichtige Grundlage. Sie sollten daher sichergehen, dass Sie alle wesentlichen Aspekte darin berücksichtigt haben.
Meldepflichten
Als nächstes müssen Sie Ihre Mitarbeiter*innen bei der Sozialversicherung, der gesetzlichen Unfallversicherung, also der Berufsgenossenschaft und beim zuständigen Finanzamt anmelden. Stellt Ihr Unternehmen Lebensmittel her bzw. verarbeitet oder verkauft diese, ist auch eine Anmeldung beim Gesundheitsamt Pflicht. Dafür benötigen neue Mitarbeiter*innen eine Unbedenklichkeitsbescheinigung eines Amtsarztes. Minijobber*innen melden Sie bei der Minijob-Zentrale, bei der Sie auch die Pauschalabgabe leisten.
In der Regel kann Ihr/e Steuerberater*in Sie bei diesen wichtigen Schritten unterstützen und auch die Lohn- und Gehaltsbuchführung übernehmen.
Fördermöglichkeiten für die Einstellung von Mitarbeiter*innen
Wenn Sie sich dazu entscheiden, Mitarbeiter*innen aus einem bestimmten Personenkreis einzustellen, können Sie dafür sogenannte Eingliederungszuschüsse vom Bund erhalten. Damit sind vor allem behinderte und schwerbehinderte Menschen gemeint sowie Arbeitnehmer*innen, die das 50. Lebensjahr vollendet haben und arbeitslos oder von Arbeitslosigkeit bedroht sind. Durch die Förderung sollen bestimmte Defizite wie etwa lange Einarbeitungszeiten bei neu eingestellten Arbeitskräften ausgeglichen werden. Die Förderung wird als Lohnkostenzuschuss ausbezahlt.
Darüber hinaus gibt es Zuschüsse für eine Einstiegsqualifizierung für Jugendliche ohne Ausbildungsplatz. In der Förderdatenbank des Bundes können Sie zudem nach regionalen Förderprogrammen suchen.
Onboarding: das Ankommen erleichtern
Sind die formalen Teile erledigt, ist es darüber hinaus sinnvoll, neuen Mitarbeiter*innen den Einstieg zu erleichtern, damit sie sich im Unternehmen willkommen fühlen und schnell in bestehende Teams integriert werden. Ein professionelles Onboarding kann diesen Prozess beschleunigen und dazu beitragen, dass die Fluktuation während der Probezeit gering bleibt.
Verwandt: Warum Sie den Onboarding-Prozess für Ihr Unternehmen nutzen sollten
Anzeichen, dass ein/e Mitarbeiter*in kündigen will
Manchmal sind Mitarbeiter*innen auf dem Absprung, ohne jedoch bereits offiziell gekündigt zu haben. Folgende Anzeichen können darauf hindeuten:
- Die Krankmeldungen nehmen zu. Das ist ein wichtiger Warnhinweis, der entweder auf eine tatsächliche Überforderung oder Erkrankung hindeuten kann oder Ihr/e Mitarbeiter*in drückt auf diese Weise seine bzw. ihre Unzufriedenheit aus.
- Ihr/e Mitarbeiter*in kann im Unternehmen selbst keine höhere Position mehr erreichen. Die Person wird sich daher wahrscheinlich eher früher als später nach einer neuen Position umsehen, um ihr Wachstumspotenzial ausschöpfen zu können.
- Nehmen Mitarbeiter*innen immer wieder tageweise Urlaub, kann das darauf hindeuten, dass sie in dieser Zeit Bewerbungsgespräche führen.
- Manchmal ziehen Mitarbeiter*innen sich aus dem Team zurück oder zeigen andere Verhaltensänderungen.
- Wenn Mitarbeiter*innen nach einem Zwischenzeugnis fragen, ist die innere Kündigung eigentlich schon fast vollzogen.
Stellen Sie solche Symptome fest und wollen Sie Ihre Mitarbeiterin bzw. Ihren Mitarbeiter halten, sollten Sie in jedem Fall das offene Gespräch suchen. Darüber hinaus kann es eine gute Idee sein, schon einmal damit anzufangen, in Bewerberdatenbanken oder auf Businessplattformen Ausschau nach geeigneten Nachfolger*innen zu halten oder zu überlegen, wer innerhalb des Unternehmens gegebenenfalls versetzt oder befördert werden könnte.
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Checkliste zum Einstellen neuer Mitarbeiter*innen
In unserer Checkliste haben wir die einzelnen Schritte noch einmal zusammengefasst, die Sie bei der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen beherzigen sollten:
- Betriebsnummer beantragen
- Suche nach geeigneten Kandidat*innen
- Auswahlgespräche und Entscheidung
- Unterlagen des Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin anfordern
- Arbeitsvertrag abschließen
- Meldung bei Sozialversicherungsträgern und Finanzamt
- Fördergelder beantragen
- Onboarding
Mit diesem Vorgehen stellen Sie sicher, dass bei der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen alles seinen geregelten Gang geht.
