Onboarding-Guide: Warum ist der Onboarding-Prozess so wichtig?

Nach dem Vorstellungsgespräch ist ein Onboarding-Guide von Vorteil, um neue Mitarbeiter*innen in das Unternehmen einzugliedern. Beim Onboarding haben sie den ersten Kontakt mit dem Unternehmen. Der Prozess bestimmt somit über den ersten Eindruck, den eine Person vom neuen Arbeitsplatz bekommt. Ein mit Bedacht organisierter Onboarding-Prozess hilft nicht nur den neuen Mitarbeiter*innen, sich schnell im Unternehmen einzuleben – auch den bereits im Betrieb Tätigen erleichtert er den Anpassungsprozess. Damit sind insbesondere folgende Vorteile verbunden:

• Unbeschwerter Arbeitsstart für Neuzugänge: Die vorbereitenden Maßnahmen führen zu einem unkomplizierten Arbeitsstart. Offene Fragen der neuen Mitarbeiter*innen werden sofort beantwortet.
• Akzeptanz und Teamgefühl stärken: Langjährige Mitarbeiter*innen werden miteinbezogen und bauen in den ersten Tagen Kontakt zu den Neuzugängen auf.
• Keine Verzögerungen: Ein gut organisiertes Onboarding führt dazu, dass die neuen Mitarbeiter*innen in den Arbeitsalltag starten können, ohne viel Zeit zu verlieren. So verliert auch das Unternehmen möglichst wenig an Leistung.

Vor dem Onboarding: Vorbereitung

Das Onboarding sollte nicht erst dann beginnen, wenn der bzw. die neue Mitarbeiter*in in das Unternehmen eintritt. Fangen Sie am besten mindestens eine Woche vor dem Eintrittstermin damit an. Kümmern Sie sich darum, den zukünftigen Arbeitsplatz der Person vorzubereiten. Stellen Sie sicher, dass alle Geräte vorhanden und funktionsbereit sind. Wenden Sie sich auch an die IT-Abteilung und beauftragen Sie diese mit den technischen Aspekten. So sollten ein Intranet-Log-in oder die persönlichen Log-in-Daten für andere wichtige Programme bereits bereitstehen und funktionstüchtig sein.

Diese Art der Planung und Vorbereitung wirkt professionell. So signalisieren Sie den Neuzugängen, dass eine gute Organisation Teil Ihrer Unternehmenskultur ist. Zudem ersparen Sie neuen Mitarbeiter*innen dadurch Zeit. Denn diese können sofort starten und müssen sich nicht vorab mit technischen Problemen beschäftigen.

Freude ausdrücken

Neue Mitarbeiter*innen fühlen sich willkommen, wenn das Unternehmen sie auf eine freundliche und authentische Art aufnimmt. Im Idealfall kommt dieses Gefühl sowohl von den Vorgesetzten als auch von den neuen Kolleg*innen. Ob die anderen Mitarbeiter*innen sich auf einen Neuzugang freuen, können Sie zwar nur wenig beeinflussen. In vielen Fällen wirkt sich die Vorbereitung darauf jedoch bereits positiv auf den Onboarding-Prozess und die Akzeptanz aus. Sie haben folgende Möglichkeiten, wie Sie Neuzugänge begrüßen können:

Vorstellungs- und Begrüßungsschreiben

Mit einem Vorstellungs- oder Begrüßungsschreiben teilen Sie den anderen Mitarbeiter*innen mit, dass ein neues Mitglied ins Team kommt. Je nach Unternehmensgröße können Sie dabei alle Angestellten ansprechen oder sich lediglich auf bestimmte Abteilungen beschränken. Dafür stehen Ihnen unterschiedliche Kanäle zur Verfügung. Sie könnten dies zum Beispiel in einem Meeting ansprechen oder auch eine Rundmail versenden. Letztere hat den Vorteil, dass Sie diese auch an den Neuzugang schicken können.

Vorstellung organisieren

Eine direkte Vorstellung der neuen Kolleg*innen kann bei beiden Parteien gut ankommen. Organisieren Sie beispielsweise ein gemeinsames Mittagessen oder einen Happy Hour-Besuch nach Feierabend. Das gibt sowohl den bestehenden Mitarbeiter*innen als auch dem Neuzugang die Gelegenheit, sich vorzustellen und erste Kontakte zu knüpfen. Alternativ können Sie auch ein kurzes Meeting abhalten, in dem Sie die Person vorstellen und im Team willkommen heißen.

Eine kleine Aufmerksamkeit besorgen

Bereiten Sie den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters bzw. der neuen Mitarbeiterin so vor, dass sie sich willkommen fühlt. Legen Sie dort die wichtigsten Onboarding-Unterlagen bereit, die die ersten Fragen beantworten können. Optional können Sie eine kleine Aufmerksamkeit beilegen, etwa eine Kaffeetasse, Stifte und einen Notizblock. Auch etwas Schokolade oder Blumen können einen sympathischen Eindruck hinterlassen.

Nach Arbeitsantritt: Orientierung

Die ersten Tage im Unternehmen sollten vor allem der Orientierung dienen. Der bzw. die neue Mitarbeiter*in sollte die Gelegenheit bekommen, sich im Betrieb zurechtzufinden. Geben Sie der Person deshalb etwas Zeit, sich einzuleben, bevor sie in den normalen Arbeitsalltag einsteigt. Am ersten Tag sollte die Person in den Firmenräumen herumgeführt werden, um einen Überblick zu bekommen. Organisieren Sie zudem eine Runde für Fragen und Antworten, in der der Neuzugang seine dringendsten Anliegen vorbringen kann. Auch ein „Stammbaum“ kann nützlich sein, der die Hierarchiestrukturen und wichtige Ansprechpartner*innen erklärt.

Werden mehrere Mitarbeiter*innen gleichzeitig eingestellt, können Sie ein Gruppenevent gestalten. Besonders in einer Fragerunde kann dies Zeit sparen und die Neuzugänge profitieren von den Fragen der anderen.

Mentor*in- oder Buddyprogramm

In den ersten Wochen im neuen Job kann es hilfreich sein, neuen Mitarbeiter*innen eine Person zur Seite zu stellen. Diese Ansprechperson oder dieser Buddy sollte kein Vorgesetzter bzw. keine Vorgesetzte sein, sondern sich möglichst auf einer ähnlichen Ebene wie der Neuzugang befinden. Das macht die Kommunikation entspannter und nimmt dem neuen Mitarbeiter bzw. der neuen Mitarbeiterin die Hemmungen, Fragen zu stellen. Der Buddy sollte für alle Anliegen erreichbar sein und dem Neuzugang bei Problemen helfen. Suchen Sie sich dafür eine Person aus, die kommunikativ ist und möglichst viel über das Unternehmen weiß.

Alternativ sollten immer auch Vorgesetzte ansprechbar sein. An diese sollten sich die Neuzugänge allerdings nur wenden, wenn die Ansprechperson über bestimmte Details nicht Bescheid weiß. Der erste Kontakt sollte immer der Buddy sein.

Regelmäßiges Feedback

Auch nachdem der eigentliche Onboarding-Prozess bereits vorbei ist, sollten Sie die Fortschritte der neuen Mitarbeiter*innen beobachten. Richten Sie dazu ein Feedbacksystem ein, das es Ihnen erlaubt, die Neuzugänge in ihrem neuen Arbeitsalltag zu beobachten. In der ersten Zeit können Sie regelmäßige Gespräche ansetzen, die öfter als bei langjährigen Mitarbeiter*innen organisiert werden sollten. So können Sie über einen längeren Zeitraum hinweg überprüfen, wie gut sich die Person im Unternehmen einlebt. Wenn Sie selbst nicht direkt mit der Person zusammenarbeiten, holen Sie sich auch Informationen bei Teammitgliedern oder Vorgesetzten.

Auch die neuen Mitarbeiter*in sollten im Rahmen des Feedbacks die Gelegenheit bekommen, ihre Meinung zu äußern. Das kann Missverständnissen vorbeugen und die Chance auf eine reibungslose Einarbeitung und den Übergang zur Normalität im Arbeitsalltag erhöhen.