Was bedeutet Onboarding neuer Mitarbeitender?

Onboarding bezeichnet den gesamten Prozess der Einarbeitung und Integration neuer Teammitglieder in ein Unternehmen. Es umfasst mehrere Phasen, die darauf abzielen, Mitarbeitende den Einstieg zu erleichtern, ihre Fähigkeiten zu fördern und eine langfristige Bindung ans Unternehmen zu ermöglichen. Er beginnt mit der Vorbereitungsphase, in der alle notwendigen organisatorischen Vorkehrungen getroffen werden. Anschließend folgt die Orientierungs- und Integrationsphase. Ziel eines erfolgreichen Onboardings ist es, Ihren neuen Mitarbeitenden ein umfassendes Verständnis der Unternehmensstruktur, -kultur und ihrer spezifischen Aufgaben zu vermitteln, sodass sie umgehend nach dem Eintritt produktiv mitwirken können.

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Wie sieht eine Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeitender aus?

Der Onboarding-Prozess endet nicht mit dem ersten Arbeitstag, sondern kann sich über mehrere Wochen erstrecken. Beginnend mit der Vorbereitung auf die erste Woche bis zur tiefgehenden Integration in die Unternehmenskultur und das Team, sind verschiedene Maßnahmen erforderlich, um den Erfolg der Einarbeitung neuer Mitarbeitender zu sichern. Den Prozess können Sie Schritt für Schritt nach Bedarf gestalten. Die folgende Checkliste kann dabei zur Orientierung dienlich sein.

Klären Sie den offiziellen Teil mit der Personalabteilung

Zunächst sollten Sie die Stellenanforderung an die Personalabteilung senden und genehmigen lassen. Möglicherweise muss die Personalabteilung Hintergrundprüfungen und Drogentests für neue Mitarbeitende durchführen, bevor diese offiziell eingestellt werden können.

Bereiten Sie die Formalitäten für die Einstellung vor

Tragen Sie alle Dokumente zusammen, die der/die neue Mitarbeiter*in am ersten Tag unterschreiben muss, z. B. Steuerdokumente und verschiedene Verträge oder Vereinbarungen. Bereiten Sie Unterlagen zu den Zusatzleistungen vor und drucken Sie das Mitarbeiterhandbuch aus. Achten Sie darauf, Kontaktinformationen bereitzustellen, damit neue Mitarbeitende wissen, an wen sie sich bei Fragen zu den Zusatzleistungen oder zum Gehalt wenden können. Es kann außerdem hilfreich sein, die Stellenbeschreibung als Erinnerung an die Erwartungen des Unternehmens an den/die Mitarbeiter*in auszudrucken.

Bereiten Sie Geräte und Arbeitsmaterialien vor

Beantragen Sie sämtliche Arbeitsmaterialien mehrere Tage im Voraus, um sicherzustellen, dass alles für den ersten Tag Ihrer neuen Mitarbeitenden vorbereitet ist. Geräte wie Computer, Telefon, Tastatur und Mau sollten einsatzbereit sein.

Richten Sie Konten ein und erstellen Sie Anmeldeinformationen

Kontaktieren Sie Ihr IT-Team, Facility-Management und die Buchhaltung und stellen Sie sicher, dass der Name des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin in allen wichtigen Systemen hinterlegt ist. Sorgen Sie dafür, dass die nötigen Mittel zur Verfügung stehen, damit er/sie das Gebäude betreten kann. Sammeln Sie alle Anmeldeinformationen, damit neue Mitarbeitende keine Probleme beim Zugriff auf für ihre Arbeit erforderliche Anwendungen und Software haben.

Richten Sie den Arbeitsplatz ein

Vergewissern Sie sich, dass ein sauberer Tisch und Stuhl sowie alles Weitere bereitsteht, was am Arbeitsplatz benötigt wird. Wenn möglich, besorgen Sie Werbegeschenke und Büromaterialien mit dem Unternehmenslogo für ein Willkommenspaket am Arbeitsplatz.

Nehmen Sie sich am ersten Arbeitstag Zeit für neue Mitarbeitende

Nehmen Sie sich etwas Zeit für Mitarbeitende an ihrem ersten Arbeitstag. Im Idealfall nutzen sie diese Zeit nicht nur zum Unterschreiben von Dokumenten, sondern erfahren von Ihnen auch etwas über die Unternehmenskultur, die hierarchischen Strukturen im Betrieb und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen.

Führen Sie neue Mitarbeitende durch das Unternehmen

Führen Sie neue Mitarbeitende an ihrem ersten Tag durch das Gebäude und stellen Sie ihnen die wichtigen Personen in den einzelnen Abteilungen vor. Vielleicht verfügen Sie über einen Gebäudeplan, den Sie neuen Mitarbeitenden aushändigen können, damit sie sich in ihrem neuen Umfeld besser zurechtfinden? Weiterhin sollten Sie auch wichtige Zugriffsschlüssel oder -codes überreichen und das Sicherheitsprotokoll erklären.

Weisen Sie eine/n Kolleg*in als Mentor*in zu

Stellen Sie einen Kollegen oder eine Kollegin der Abteilung vor, die in den ersten Wochen als ihr/e Mentor*in fungieren soll. Diese Person steht für Fragen zur Verfügung, stellt den/die Mitarbeiter*in den anderen Kolleg*innen in der Abteilung vor und erklärt wichtige Dinge zum Unternehmen. Mentor*innen-Programme sind für den Erfolg von neuen Mitarbeitenden wichtig, denn so sorgen Sie dafür, dass sie sich in ihrer neuen Stelle gut aufgehoben fühlen.

Kündigen Sie neue Mitarbeitende an

Heißen Sie neue Mitarbeitende willkommen, indem Sie eine E-Mail an das ganze Unternehmen senden und/oder eine Ankündigung während eines Meetings machen. Informieren Sie die anderen Mitarbeitenden über deren Rolle und sagen Sie etwas zur Person, damit die anderen ihn/sie besser kennenlernen können. Sie können so etwa über die Hobbys, Interessen und den beruflichen Werdegang sprechen. Mit dieser Ankündigung können Teammitglieder dazu ermutigt werden, sich vorzustellen und neue Kolleg*innen persönlich am Arbeitsplatz willkommen zu heißen.

Bitten Sie um Feedback zum Onboarding-Prozess

Nehmen Sie sich nach ein oder zwei Wochen Zeit für ein Gespräch, um zu erfahren, wie neue Kolleg*innen sich in die neue Stelle eingewöhnt haben und ob sie Feedback zum Onboarding-Prozess geben möchten. In solchen Feedbackgesprächen können Sie feststellen, ob in bestimmten Bereichen Ihrer Einarbeitungsmethode Verbesserungsbedarf besteht und welche Punkte Sie zur Onboarding-Checkliste hinzufügen können.

Führen Sie weitere Gespräche zum Onboarding nach 30, 60 und 90 Tagen

Im Zuge des 30-60-90-Plans setzen Sie sich regelmäßig mit Ihren neuen Teammitgliedern in Verbindung, z. B. im ersten Quartal einmal pro Monat. Im Rahmen dieser Meetings können Mitarbeitende Bedenken oder Feedback zur Einarbeitung äußern und darüber sprechen, wie sie sich in ihre neue Rolle eingewöhnen. Abhängig von Ihren Zielen können Sie natürlich noch weitere Punkte zu Ihrer Checkliste hinzufügen.

Mehr dazu: Onboarding-Guide für neue Mitarbeiter*innen

Ein gut durchdachter Onboarding-Prozess ist eine Investition in den Erfolg und gute Leistungen Ihrer Mitarbeitenden. Durch eine strukturierte Einarbeitung steigern Sie die Zufriedenheit, Motivation und stärken die Mitarbeiterbindung. Besonders wichtig dabei ist, dass Sie das Onboarding nicht als einmalige Maßnahme verstehen, sondern als fortlaufenden Prozess, den Sie regelmäßig anpassen und verbessern können. 

Interessant ist, dass eine Studie zeigt, dass Unternehmen mit einem strukturierten Onboarding-Programm die Produktivität ihrer neuen Mitarbeitenden um bis zu 50 % steigern können – und das in den ersten sechs Monaten ihrer Beschäftigung. Wenn Sie diese Prinzipien beherzigen und gezielt umsetzen, schaffen Sie die Grundlage für eine stabile, langfristige Zusammenarbeit und reduzieren gleichzeitig die Fluktuation, was sowohl Zeit als auch Kosten spart.

Weitere Informationen: Tipps zum Durchführen einer Mitarbeiterbeurteilung