Was sind Personaldienstleistungen?
Personaldienstleistung ist ein Obergriff für sämtliche Serviceangebote im Zusammenhang mit der Personalgewinnung, dem Einsatz von Mitarbeitenden sowie deren Freisetzung.
Was machen Personaldienstleister?
Personaldienstleister unterstützen Unternehmen bei sämtlichen Aufgaben, die ansonsten je nach Betriebsgröße von der Geschäftsleitung oder der Personalabteilung ausgeführt werden müssten:
- Personalgewinnung: Die Dienstleister verfassen und inserieren Stellenanzeigen, führen Bewerbungsgespräche und rekrutieren geeignete Kandidat*innen, die sie gegen Provision an andere Unternehmen vermitteln.
- Personaleinsatz: Sie setzen Verträge auf, kümmern sich um den Verwaltungsaufwand, planen Mitarbeitereinsätze, organisieren Weiterbildungsmaßnahmen und beraten in sämtlichen Personalfragen.
- Personalfreisetzung: Bei Entlassungen sorgen sie für einen fairen Trennungsprozess und unterstützen die scheidenden Mitarbeitenden bei der beruflichen Neuorientierung.
Das genaue Leistungsspektrum kann je nach Anbieter variieren. Die meisten Personaldienstleister spezialisieren sich auf einen bestimmten Bereich, wie beispielsweise Zeitarbeit, Headhunting oder Personalentwicklung. Andere stellen umfassende Komplettpakete anhand individueller Kundenwünsche zusammen.
Welche Personaldienstleistungen gibt es?
Jetzt möchten wir Ihnen einen Überblick darüber geben, welche Personaldienstleistungen Sie prinzipiell bei externen Anbietern in Anspruch nehmen können:
Zeitarbeit
Zeitarbeitsfirmen stellen ihre Arbeitskräfte gegen Entgelt für einen begrenzten Zeitraum anderen Unternehmen zur Verfügung. Das Besondere: Da der Arbeitsvertrag zwischen Personaldienstleister und Arbeitnehmer*in geschlossen wird, sind Sie als Entleiher von sämtlichen Arbeitgeberpflichten freigestellt. Die Zeitarbeitsfirma übernimmt die Gehaltsabrechnung, das Abführen der Sozialversicherungsbeiträge sowie die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Darüber hinaus ist sie für organisatorische Aufgaben zuständig, wie beispielsweise das Anlegen von Personalakten, die Berechnung von Urlaubsansprüchen oder das Ausstellen von Arbeitszeugnissen.
Personalvermittlung
Sie möchte eine Stelle längerfristig besetzen? Dann könnten Sie auf die Dienste von Personalvermittlungen zurückgreifen. Diese analysieren zunächst gemeinsam mit Ihnen den Personalbedarf und definieren eine geeignete Zielgruppe. Sie verfassen Stellenanzeigen und veröffentlichen diese über die vereinbarten Kanäle. Häufig übernehmen sie auch die Vorauswahl der Kandidat*innen und beraten ihre Unternehmenskunden während des gesamten Bewerbungsprozesses bis zum Abschluss des Arbeitsvertrags. Dieser wird im Gegensatz zur Zeitarbeit übrigens direkt mit Ihnen als Arbeitgeber abgeschossen.
Eine Untergruppe im Bereich der Personalvermittler bilden sogenannte Headhunter, die sich auf die Besetzung von Führungs- und Schlüsselpositionen auf Managementebene spezialisiert haben.
Personalberatung
Beratende Personaldienstleistungen bieten Hilfestellung in sämtlichen Personalangelegenheiten. Sie benötigen Unterstützung bei der Suche nach qualifizierten Mitarbeiter*innen? Sie wünschen sich mehr Objektivität bei der Leistungsbeurteilung Ihrer Belegschaft? Sie möchten einen effektiven Trainings- und Entwicklungsplan für Ihr Team zusammenstellen? Ihre Unternehmenswerte neu ausrichten, um potenzielle Kandidat*innen von Ihrem Image zu begeistern? Dann sollten Sie die Zusammenarbeit mit einer Personalberatung in Erwägung ziehen.
Personalentwicklung
Personaldienstleister mit diesem Spezialgebiet entwickeln maßgeschneiderte Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen für Ihre Mitarbeitenden. Dabei geht es nicht nur um fachliche Qualifikationen, sondern auch um die Förderung von Führungs- und Sozialkompetenzen. Personalentwicklungsmaßnahmen können wesentlich zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen und dadurch die Fluktuation im Team senken. Sie wappnen Ihren Betrieb für neue technologische Entwicklungen und marktliche Herausforderungen. Schließlich tragen qualifizierte Fach- und Führungskräfte wesentlich zur Wettbewerbsfähigkeit und zum Erfolg Ihres Unternehmens bei.
Outplacement
Sie müssen Mitarbeitende entlassen? Outplacement-Dienstleister sind darauf spezialisiert, das Ausscheiden von Arbeitnehmer*innen möglichst fair zu gestalten. Sie unterstützen die Betroffenen auf der Suche nach einem neuen Arbeitsplatz, helfen beim Zusammenstellen der Bewerbungsunterlagen, proben Vorstellungsgespräche und beraten beim Abschluss des Arbeitsvertrags.
Einvernehmliche Trennungsprozesse können viel zur positiven Wahrnehmung Ihres Unternehmens in der Öffentlichkeit beitragen. Kündigungsanfechtungen werden unwahrscheinlicher, teure Rechtsstreitigkeiten bleiben Ihnen erspart. Auch das Risiko von Motivationseinbrüchen bleibender Mitarbeiter*innen kann durch erfolgreiches Outplacement reduziert werden.
Welche Vorteile hat die Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern?
Als Arbeitgeber profitieren Sie in vielerlei Hinsicht von Personaldienstleistungen. Viele Vorteile erwähnten wir bereits bei der Vorstellung der verschiedenen Serviceangebote. Zur Verdeutlichung hier noch einmal alle Pluspunkte im Überblick:
Reduzierter Arbeitsaufwand
Durch das Outsourcing an externe Personaldienstleister entlasten Sie Ihre Personalabteilung. Vor allem die Zusammenarbeit mit Zeitarbeitsfirmen verringert die täglich anfallenden Aufgaben. Schließlich müssen Sie als Entleihunternehmen keinerlei Arbeitgeberpflichten übernehmen. Weniger Bürokratie und Verwaltungsaufwand bedeuten im Umkehrschluss, dass mehr Ressourcen für wichtige Aufgaben wie das Erstellen von Anforderungsprofilen oder die Ermittlung des Personalbedarfs frei werden.
Weniger Fehlbesetzungen
Die Gefahr von Falscheinschätzungen beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen besteht vor allem in kleinen Unternehmen ohne dezidierte Personalabteilung. Für solche Betriebe lohnt sich die Inanspruchnahme erfahrener Personaldienstleister bei der Suche nach geeigneten Fachkräften ganz besonders. Renommierte Personalentwickler wissen schließlich genau, welche Hard- und Soft-Skills Bewerber*innen mitbringen sollten, um den Anforderungsprofilen gerecht zu werden. Auch die Objektivität außenstehender Berater*innen erweist sich bei der Personalbeschaffung häufig als vorteilhaft.
Effiziente Personalsuche
In der Regel können Personaldienstleister auf einen großen Pool potenzieller Kandidat*innen zurückgreifen, was die Mitarbeitersuche erheblich erleichtert. Stellenanzeigen veröffentlichen sie auf zielgruppenspezifischen Plattformen, um möglichst passende Bewerber*innen anzusprechen.
Mehr Flexibilität
Indem Sie die eigene Personalabteilung sozusagen auslagern, bleibt Ihre Organisationsstruktur schlanker und Sie können schneller auf Marktänderungen reagieren. Vor allem Zeitarbeit eignet sich hervorragend, um kurzfristige Personalengpässe zu überbrücken, ohne sich langfristig an neue Mitarbeitende zu binden.
Transparente Kosten
Wenn Sie eine Zeitarbeitsfirma mit der Personalbeschaffung beauftragen, zahlen Sie nur für tatsächlich erbrachte Arbeitsleistung, nicht für krankheits- und urlaubsbedingte Ausfälle. Für die Vermittlungsleistung zahlen Sie üblicherweise eine Provision an den Personaldienstleister. Je nach Vergütungsmodell wird ein Teil des Honorars häufig nur bei erfolgreicher Besetzung der freien Stelle fällig.
Neue Impulse
Es lohnt sich, zwischendurch neue Blickwinkel einzunehmen. Das gilt auch für die Suche nach neuen Mitarbeiter*innen. Personaldienstleister stehen den internen Verwicklungen im Unternehmen neutral gegenüber und können die Eignung von Bewerber*innen völlig unvoreingenommen beurteilen. Davon abgesehen kennen sie als Spezialisten die neuesten technischen Hilfsmittel, Innovationen und Trends bei der Personalbeschaffung und -entwicklung. Diese könnten sich im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeitende als entscheidender Vorteil erweisen.
Welche Nachteile hat die Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern?
Die meisten Schattenseiten von Personaldienstleistungen beziehen sich ausschließlich auf die Zeitarbeit. Die zeitliche Begrenzung des Arbeitsverhältnisses auf höchstens 18 Monate und die geringe Mitarbeiterbindung könnten sich nämlich negativ auf die Motivation der temporären Arbeitnehmer*innen auswirken. Dadurch kommt es vermehrt zu Ausfallzeiten, die mit einem Produktivitätsverlust einhergehen. Darüber hinaus ist jeder Personalwechsel für Ihr Unternehmen nicht nur mit bürokratischem Aufwand, sondern oft auch mit erheblichem Wissensverlust verbunden.
Bei allen anderen Personaldienstleistungen besteht der einzige Nachteil in den zusätzlichen Kosten, die Ihnen durch Inanspruchnahme der verschiedenen Angebote entstehen. Wenn Sie allerdings endlich die perfekte Besetzung für Ihre freie Stelle gefunden haben und die Mitarbeiterfluktuation merklich nachlässt, werden Sie schnell feststellen, dass sich diese Investition auf ganzer Linie gelohnt hat.
Nichtsdestotrotz ist Vorsicht geboten. Theoretisch darf sich nämlich jedes Unternehmen als Personaldienstleister bezeichnen. Die Branche ist kaum reguliert, es gibt keinerlei feste Standards in Bezug auf Leistungsumfang, Zahlungsmodalitäten und Vertragskonditionen. Allein für die Zeitarbeit wurden im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz allgemeingültige Richtlinien festgelegt.
Sollten Sie an eines der schwarzen Schafe unter den Personaldienstleistern geraten, drohen die folgenden Risiken:
- Der Personaldienstleister schädigt dem Ruf Ihres Unternehmens nachhaltig durch den Versuch, Mitarbeitende von Ihren Kunden oder Geschäftspartnern abzuwerben.
- Der Personaldienstleister ist nachlässig im Umgang mit vertraulichen Informationen, Geschäftsgeheimnissen und persönlichen Daten.
- Der Personaldienstleister schränkt Sie durch Knebelverträge langfristig in der freien Bewerbersuche ein.
Vor dem Hintergrund dieser Gefahren ist es umso wichtiger, dass Sie vor der Inanspruchnahme von Personaldienstleistungen gründlich recherchieren und nur mit etablierten Unternehmen zusammenarbeiten.
So finden Sie seriöse Personaldienstleister
Abschließend möchten wir Ihnen noch ein paar Tipps für die Suche nach seriösen Personaldienstleistungsunternehmen an die Hand geben:
- Prüfen Sie die erforderlichen Formalitäten. Das gilt besonders für Zeitarbeitsfirmen, da sie die strengsten Auflagen unter den Personaldienstleistern erfüllen müssen. Für ihre Tätigkeit benötigen sie eine Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis der Bundesagentur für Arbeit. Diese sollten Sie sich vor Vertragsabschluss unbedingt vorlegen lassen. Ebenfalls wichtig sind Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Krankenkasse, Berufsgenossenschaft und Finanzamt. Sie dienen als Beleg, dass die Zeitarbeitsfirma ihren Arbeitgeberpflichten tatsächlich nachkommt und schützen Sie bestmöglich vor Subsidiärhaftung im Insolvenzfall. Darüber hinaus verfügen seriöse Firmen über eine Betriebshaftpflichtversicherung.
- Informieren Sie sich über die Rahmenbedingungen. Damit meinen wir nicht nur, dass Sie den Vertrag mit dem Personaldienstleister vor dem Unterschreiben genau durchlesen sollten. Auch wie der Serviceanbieter mit Ihren zukünftigen Mitarbeitenden umgeht, kann sich als äußerst aufschlussreich erweisen. Gute Personaldienstleister setzen auf Transparenz und haben nichts zu verbergen. Sie bezahlen nach Tarif, stellen die erforderliche Arbeitskleidung, kümmern sich um den Gesundheitsschutz und organisieren Weiterbildungsmaßnahmen.
- Recherchieren Sie nach Referenzen. Erste Anlaufstelle dabei sollte die Website des Personaldienstleisters sein. Dort erfahren Sie, ob der Anbieter Mitglied in einem offiziellen Branchenverband wie beispielsweise dem Interessenverband Deutscher Zeitarbeitsunternehmen (iGZ) oder dem Bundesarbeitgeberverband der Personaldienstleister (BAP) ist. Engagiert sich das Unternehmen sozial oder für die Umwelt? Kann es bestimmte Zertifizierungen oder Auszeichnungen vorweisen? Auch ein Blick in die sozialen Netzwerke oder auf Arbeitgeberbewertungsplattformen lohnt sich. So können Sie herausfinden, was Arbeitnehmer*innen über den Personaldienstleister denken. Hohe Zufriedenheitswerte sind ein guter Indikator für produktive Mitarbeiter*innen, die einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen darstellen.
Mit dem Know-how seriöser Personaldienstleister profitieren Sie von vielen Vorzügen bei Recruiting, Einsatz und Freisetzung qualifizierter Mitarbeiter*innen. In Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels kann sich das als wichtiger Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen erweisen.