Umstellung auf das Homeoffice während der COVID-19-Pandemie

Veröffentlicht am 26. März 2020

 
Aufgrund der COVID-19-Pandemie schicken viele Unternehmen in Deutschland einen Teil oder alle ihre Mitarbeiter ins Homeoffice. Da viele Unternehmen angesichts der steigenden Zahlen von Coronainfektionen ihre Büros ganz schließen, ist es wichtig, die Umstellung auf das Homeoffice gut vorzubereiten. Mit den Tipps in diesem Leitfaden möchten wir Sie dabei unterstützen.
 
Themen in diesem Leitfaden:
 

 

Welche Vorbereitungen sind für die Umstellung auf das Homeoffice notwendig?

Die folgenden Tipps sollen Ihnen dabei helfen, einen Plan auszuarbeiten:
 

1. Arbeiten Sie mit Führungskräften und Teamleitern zusammen

Wenn Sie die Umstellung auf das Homeoffice vorbereiten, ist es wichtig, alle Ideen und Strategien mit dem Führungspersonal zu besprechen. Setzen Sie sich zum Beispiel mit den Teamleitern und Managern zusammen und geben Sie ihnen die Chance, eigene Vorschläge zu den besten Tools, zum Motivieren der Mitarbeiter und zur Teamarbeit mithilfe von Onlinetools einzubringen. Fordern Sie sie außerdem auf, mit gutem Beispiel voranzugehen. Wenn hohe Führungskräfte von zu Hause aus arbeiten, statt ins Büro zu kommen, fühlen sich andere Mitarbeiter ermutigt, es ihnen gleichzutun.
 
Beginnen Sie das gemeinsame Brainstorming mit Fragen wie:
 

  • Welche Kommunikationsplattformen sollten wir verwenden, um mit unseren Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben?
  • Welche Videokonferenz-Lösung eignet sich am besten für Teammeetings?
  • Wie wollen wir sicherstellen, dass unsere Mitarbeiter produktiv und motiviert bleiben?

 

2. Entscheiden Sie sich für ein zuverlässiges Kommunikationsmittel, das für wichtige Informationen verwendet wird

Informieren Sie Ihre Belegschaft über die Maßnahmen, die Sie für die Umstellung auf das Homeoffice ergreifen, mithilfe des Kommunikationsmediums, das die meisten Mitarbeiter verwenden. Fördern Sie offene Kommunikation und erstellen Sie innerhalb Ihrer Kommunikationstools Kanäle, über die Ihre Mitarbeiter Informationen teilen und sich miteinander unterhalten können. Zudem sollten die Tools, die genutzt werden, überschaubar bleiben. Wählen Sie eine zuverlässige Kommunikationsplattform für das gesamte Unternehmen aus, über die alle in Kontakt bleiben, Fragen stellen und Feedback geben können. Über dieses Tool lassen sich ganz einfach wichtige Informationen zu Arbeitsthemen und der Gesundheitslage teilen.
 

3. Setzen Sie ein Team für das Management aus der Ferne ein

Um auch zu Hause effektiv zu arbeiten, benötigen Arbeitnehmer eine Richtungsvorgabe und Feedback von Managern und Teamleitern. Bestimmen Sie, wer als zentrale Führungsperson für die Leitung und Unterstützung verschiedener Geschäftsprozesse verantwortlich sein wird, damit Ihre Mitarbeiter wissen, an wen sie berichten sollen. Sie könnten beispielsweise ein Managementteam für die Projektentwicklung, eines für die Qualitätssicherung und ein anderes für die Prozesse im operativen Geschäft einsetzen.
 

4. Erstellen Sie ein Ressourcen-Sammlung für das Homeoffice, zum Beispiel ein FAQ-Dokument

Ihre Mitarbeiter haben wahrscheinlich sowohl zu den Aufgaben, die sie aus dem Homeoffice erledigen sollen, als auch zum Coronavirus einige Fragen. Daher ist es wichtig, eine Onlineressource wie eine FAQ-Seite zu haben, auf der Ihre Mitarbeiter Antworten zu den Themen Produktivität, Work-Life-Balance und Gesundheit finden. Hierfür würde sich beispielsweise ein allgemeingültiges Dokument in einer Onlineanwendung anbieten, bei der sich jeder Ihrer Mitarbeiter anmelden kann, um sich schlauzumachen.
 
Außerdem sollten Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern sprechen und sich über ihre Anliegen und Vorschläge informieren. Bei dieser Gelegenheit können Sie auch alle offenen Fragen beantworten und diese anschließend Ihrer FAQ-Ressource hinzufügen. Halten Sie Ihre Belegschaft über Krankheitsfälle und Neuigkeiten zu COVID-19 auf dem Laufenden, indem Sie eine Linksammlung hinzufügen, die regelmäßig aktualisiert wird und über die Ihre Mitarbeiter alle Nachrichten, Medien und Gesundheitsinformationen zum Coronavirus finden.
 

5. Erarbeiten Sie einen Kommunikationsplan

Effektive Kommunikation ist unerlässlich für die Umstellung auf die Remotearbeit. Daher sollten Sie regelmäßigen Kontakt mit Ihren Mitarbeitern einplanen. Eine Möglichkeit wären wöchentliche Teammeetings über ein Videokonferenztool, um sich gegenseitig über den Fortschritt zu informieren. Auch tägliche E-Mails mit den wichtigsten Neuigkeiten zu fertiggestellten Projekten, neuen Entwicklungen in Projekten und anderen Aufgaben können dabei helfen, Ihre Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen.
 
Weitere Informationen: Tipps für die Geschäftskommunikation zu Zeiten der Coronakrise
 

6. Optimieren Sie Ihre Technik und Ihre Software

Bei der Umstellung auf die Remotearbeit sind bestimmte technische Vorraussetungen entscheidend, damit Prozesse weiterhin reibungslos funktionieren. Entsprechende Software für die Kommunikation sowie Produktivitäts- und Projektmanagementtools sind für einen konsistenten Ablauf der verschiedenen Prozesse in Ihrem Unternehmen unerlässlich. Nichtsdestotrotz sollten Sie nur Software implementieren, die Sie und Ihre Belegschaft für die täglichen Aufgaben und den regelmäßigen Kontakt benötigen. Eine Onlineanwendung zur Textverarbeitung, ein unternehmensweites Kommunikationstool und eine Videokonferenzplattform sind möglicherweise alles, was Ihre Mitarbeiter für einen erfolgreichen Start ins Homeoffice brauchen.
 

Tipps, um den Geschäftsbetrieb auch während der COVID-19-Pandemie aufrechtzuerhalten

Vorschläge für das Koordinieren von Remotemitarbeitern:
 
Bieten Sie nach Möglichkeit unternehmenseigene Ausrüstung an
Dieser Punkt hängt von den genauen Aufgaben ab, die eine Stelle mit sich bringt. Es kann hilfreich sein, dass Mitarbeiter zum Beispiel ihre Laptops aus dem Büro mit nach Hause nehmen dürfen, da auch andere Familienmitglieder den privaten Computer verwenden. Ob Mitarbeiter sich Ausrüstung aus dem Büro leihen dürfen, kann letztendlich sowohl von den Kosten abhängen, die die Bereitstellung solcher Mittel verursacht, also auch davon, welche Ausrüstung Mitarbeiter sicher mit nach Hause nehmen können. Generell empfiehlt es sich, protokollieren zu lassen, welche Gegenstände Mitarbeiter ausleihen, um teure Betriebsmittel nachverfolgen zu können.
 
Nutzen Sie das Internet für Vorstellungsgespräche und Unterschriften
Falls Vorstellungsgespräche auf Sie zukommen oder Sie jemanden einstellen möchten, müssen Sie sich keine Sorgen machen – dafür gibt es das Internet. Vorstellungsgespräche lassen sich genauso gut mithilfe von Videokonferenztools wie Skype oder Zoom oder per Telefon führen. Erstellen Sie ein Onlinedokument, das sich freigeben lässt und in dem neues Personal Unternehmensinformationen wie Mitarbeiterhandbücher und weitere wichtige Unterlagen findet. Für bestimmte Formulare, die von Mitarbeitern unterzeichnet werden müssen, gibt es Anwendungen wie DocuSign. Damit lassen sich vertrauliche Dokumente sicher senden und empfangen.
 

Verwenden Sie Online-Kommunikationstools

Setzen Sie regelmäßige Termine an, bei denen Sie sich die Arbeit Ihrer Mitarbeiter ansehen, Fragen beantworten und neue Aufgaben verteilen. Bieten Sie Ihrem Team Online-Kommunikationsplattformen an, über die es Dateien freigeben und privat chatten kann. Diese Tools helfen bei der Organisation von Workflows und erleichtern es, Informationen aus dem Homeoffice zu teilen. Außerdem können sie dazu beitragen, die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter zu heben. Wenn Sie merken, dass sich Mitarbeiter in den Kommunikationsforen nicht zu Wort melden, sollten Sie zu jeder Person einzeln den Kontakt suchen oder regelmäßige Einzeltermine vereinbaren.
 

Setzen Sie sich für eine ausgeglichene Work-Life-Balance Ihrer Mitarbeiter ein

Suchen Sie Teamleiter aus, die kleine Gruppen von Mitarbeitern aus dem Homeoffice koordinieren. Diese Führungskräfte können als Mentoren berufliche Hilfestellungen und Ratschläge geben, die Mitarbeiter dazu ermutigen, eine klare Grenze zwischen Arbeits- und Freizeit zu ziehen. Diese Teamleiter können darüber hinaus auch moralische Unterstützung bieten, indem sie Mitarbeitern helfen, einen ruhigen, störungsfreien Raum für ihren Arbeitsplatz zu finden. Am Ende eines jeden Arbeitstages können Leiter mit ihrem Team Rücksprache über den Fortschritt und die Arbeitsauslastung führen, damit sich die Mitarbeiter nicht überarbeiten. Auch gemeinsame Freizeitaktivitäten sollten nicht unter den Tisch fallen. Videokonferenzen eignen sich hervorragend für ein gemeinsames Mittagessen oder um zu plaudern.
 

Verwenden und teilen Sie die verfügbaren Ressourcen der Regierung und medizinischen Einrichtungen

Auf der Website des RKI finden Sie auch regelmäßige Neuigkeiten über die Ausbreitung des Coronavirus. Informationen zu Gehältern, Freistellungen und Arbeitszeitregelungen finden Sie bei der Arbeitsagentur. Das Gesundheitsministerium stellt darüber hinaus detaillierte Informationen zur Vorbereitung von Unternehmen auf einen Ausbruch des Coronavirus bereit. Abschließend können Sie sich auch auf der Webseite Informationen und Unterstützung für Unternehmen des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie informieren.
 
Für die Umstellung auf die Remotearbeit ist die 100%ige Unterstützung des Führungspersonals und der Belegschaft erforderlich. Nur so lässt sich ein möglichst reibungsloser Übergang sicherstellen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig und bieten Sie moralische Unterstützung an, um Ihren Teil zu einer effizienten Umstellung beizutragen.
 

* Indeed bietet diese Informationen als Service für Benutzer dieser Website an. Bitte beachten Sie, dass wir keine Beratung für Personalbeschaffung oder juristische Angelegenheiten bieten, wir keine Verantwortung für die Inhalte Ihrer Stellenbeschreibungen übernehmen und keine der hier angebotenen Informationen eine Leistung garantiert.