Was ist ein Urlaubsantrag?

Ein Urlaubsantrag ist ein schriftliches Dokument, mit dem Ihre Arbeitnehmer*innen Sie um Gewährung eines gewünschten Urlaubszeitraums bitten. Das Gesetz schreibt hierfür keine bestimmte Form vor, und die Handhabung ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Falls Sie in Ihrem Unternehmen noch keinen effizienten Prozess für die Beantragung von Urlaub haben, können Sie einfach unsere Vorlageaus diesem Artikel verwenden und anpassen. Achten Sie bitte in jedem Fall darauf, dass der volle Name Ihrer Angestellten, die Personalnummer (falls vorhanden) und der genaue Urlaubszeitraum aufgeführt werden.

Arten von Urlaub

Wie bereits erwähnt gibt es bezahlten Jahresurlaub, der als Erholungsurlaub dient. Arbeitnehmer*innen können diesen ab einem Beschäftigungszeitraum von sechs Monaten in Anspruch nehmen. Vorher müssen Sie nur in Ausnahmefällen einen anteiligen Urlaub gewähren. Andere gängige Urlaubsarten für Arbeitnehmer*innen sind:

• Sonderurlaub: Dieser ist nicht gesetzlich geregelt, betreffende Regelungen stehen meist in Tarifverträgen oder dem Arbeitsvertrag. Sonderurlaub ist üblich bei: Eheschließung, der Geburt eines Kindes (für den Vater), dem Tod eines Angehörigen, für Arztbesuche bzw. Behandlungen oder bei einem Umzug aus betrieblichen Gründen.
• Bildungsurlaub: In einigen Bundesländern dürfen sich Arbeitnehmer*innen an fünf Tagen im Jahr bezahlt weiterbilden. Das erworbene Wissen sollte in Verbindung mit den in Ihrem Unternehmen benötigten Qualifikationen stehen.
• Unbezahlte Freistellung: In Notsituationen (z. B. wenn ein Familienmitglied erkrankt ist), Zwangslagen (z. B. Hausbrand), im Anschluss an die bis zu 36 Monate Elternzeit oder auch für Fortbildungen ohne Vergütung oder eine lange Traumreise, für die der Jahresurlaub nicht reicht, kann unbezahlter Urlaub beantragt werden.
• Bezahlte Freistellung aus dem Arbeitszeitkonto: Wenn Ihre Angestellten Überstunden auf dem Arbeitszeitkonto haben, können diese durch Freizeitausgleich abgebaut werden.

Regelungen und Fristen für Urlaubsanträge in Deutschland

Das Gesetz sieht keine explizite Frist zur Einreichung oder Genehmigung eines Urlaubsantrags vor. Für beide Seiten ist es jedoch von Interesse, die Urlaubszeiten möglichst früh zu klären. So haben Sie als Arbeitgeber Zeit, Personal und Arbeitsabläufe im Voraus zu planen, und Ihren Angestellten gibt ein nachweislich genehmigter Urlaubsantrag eine gewisse Sicherheit. Generell sind Sie als Arbeitgeber dazu angehalten, die Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeitenden zu berücksichtigen und einen korrekt gestellten Urlaubsantrag zu genehmigen. Sie sollten es sich zum Ziel setzen, innerhalb von etwa 14 Tagen eine Rückmeldung zu geben.

Sie möchten einen Urlaubsantrag ablehnen?

Als Vorgesetzter dürfen Sie Anträge nicht willkürlich ablehnen, sondern sollten eine Begründung beifügen. Suchen Sie dazu am besten das direkte Gespräch mit Ihren Arbeitnehmer*innen. Vielleicht liegen lediglich Missverständnisse vor, die sich beseitigen lassen. Nach § 7 Absatz 1 des BUrlG dürfen Arbeitgeber Urlaubswünsche in zwei Fällen verweigern:

1. Vorrangige Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter*innen: Wenn sich Urlaubswünsche überschneiden, haben Sie als Arbeitgeber unter sozialen Gesichtspunkten abzuwägen, wem Sie den Urlaub gewähren. Eltern mit schulpflichtigen Kindern, Angestellte, deren Partner*innen Lehrkräfte sind oder Personen mit chronischen Krankheiten zu bestimmten Jahreszeiten haben beispielsweise besondere Bedürfnisse und sind bei der Urlaubsplanung weniger flexibel.
2. Dringende betriebliche Gründe: Ein Grund für die Ablehnung eines Urlaubsantrags können laufende Projekte sein, für die Arbeitnehmer*innen entsprechend anwesend sein müssen. Durch eine Unterbrechung drohen dem Unternehmen sonst womöglich hohe Verluste. Ein zweiter Grund ist eine allgemeine Urlaubssperre, z. B. wenn sich das Unternehmen in einer kritischen Phase befindet, Fusionen oder Umstrukturierungen stattfinden. Auch bei einem Teilausfall der Belegschaft (z. B. Grippewelle, Wetter- oder Umweltkatastrophe) dürfen Sie den Urlaubsantrag ablehnen.

Welche Rechte haben Ihre Arbeitnehmer*innen, wenn Sie verzögert antworten?

Ihre Arbeitnehmer*innen können ihre Pläne so lange ändern, bis sie von Ihnen eine Rückmeldung erhalten. Danach ist der Urlaubsantrag für beide Seiten verbindlich, und die Planung kann nur noch mit Ihrer Zustimmung geändert werden. Wenn Ihre Zusage so spät kommt, dass Unterkünfte oder Flüge, die Ihre Arbeitnehmer*innen buchen wollten, bereits ausgebucht sind, dürfen sie den Antrag zurücknehmen. Wichtig: Ohne eine schriftliche Genehmigung sollten Arbeitnehmer*innen keinen Urlaub antreten. Eine sogenannte „Selbstbeurlaubung“ ist nicht zulässig, und Sie dürfen mit einer Abmahnung oder – im Wiederholungsfall – mit einer fristlosen Kündigung reagieren.

Regelungen für Resturlaub

Der gesetzliche Urlaubsanspruch ist für das laufende Kalenderjahr gültig. Sie sollten Ihren Angestellten ausdrücklich nahelegen, den vollen Jahresurlaub vor Jahresende zu nehmen, und sie ggf. daran erinnern. Wenn dies nicht möglich ist, kann der sogenannte Resturlaub auf das Folgejahr übertragen werden. Damit er nicht verfällt, muss dieser Urlaub in diesem Fall allerdings spätestens bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Arbeitnehmer*innen können sich Ihren Resturlaub nicht auszahlen lassen, da dies dem Erholungszweck widerspricht. Nur im Falle einer Kündigung muss jeglicher angesparter Urlaub gemäß § 7 Absatz 4 BUrlG finanziell abgegolten werden.

Vorlage für einen Urlaubsantrag

Die meisten Arbeitgeber bieten für Urlaubsanträge fertige Formulare zum Ausfüllen an. Falls Sie in Ihrem Unternehmen noch kein solches zur Verfügung haben, können Sie diese Vorlage verwenden:

Antrag auf Urlaub / Freizeit

Hiermit beantrage ich, Herr/Frau ______ Personalnummer: ______________

1. Jahresurlaub (Erholungsurlaub)

In der Zeit vom _________ bis einschließlich________

entspricht _____ Tag(en)

2. Sonderurlaub (z. B. Eheschließung, Sterbefall in der Familie)

In der Zeit vom _________ bis einschließlich________

entspricht _____ Tag(en)

Grund für den Sonderurlaub: ______________________________________________________

3. Unbezahlte Freistellung

In der Zeit vom _________ bis einschließlich________

entspricht _____ Tag(en)

Die unbezahlte Freizeit verwende ich ausschließlich für die Erledigung privater Angelegenheiten – nicht zur Erholung – und zwar aus folgendem Grund: _________________

4. Bezahlte Freistellung aus dem Arbeitszeitkonto

In der Zeit vom _________ bis einschließlich________

entspricht _____ Tag(en)

Ich bitte um Genehmigung des Urlaubs und eine schriftliche Bestätigung. Ort, Datum: ____________________ Unterschrift Antragsteller*in: _________________

Vermerk des Arbeitgebers:

• Der beantragte Urlaub wird
• genehmigt:
• genehmigt für den Zeitraum:
• nicht genehmigt, aus folgendem Grund:

Ort, Datum: ____________________ Unterschrift des Arbeitgebers: _________________

Musterantrag auf Basis der obigen Vorlage

Antrag auf Urlaub / Freizeit

Hiermit beantrage ich, Herr/Frau _Regina Müller_____ Personalnummer: _675884XC_________

1. Jahresurlaub (Erholungsurlaub)

In der Zeit vom _______ bis einschließlich_____________

entspricht ____ Tag(en)

2. Sonderurlaub (z. B. Eheschließung, Sterbefall in der Familie)

In der Zeit vom __03.12.2021_______ bis einschließlich_09.12.2021_______

entspricht ___7__ Tag(en)

Grund für den Sonderurlaub: _Ich heirate und die Hochzeitsfeier findet im Ausland statt.____________________________

3. Unbezahlte Freistellung

In der Zeit vom _________ bis einschließlich________

entspricht _____ Tag(en)

Die unbezahlte Freizeit verwende ich ausschließlich für die Erledigung privater Angelegenheiten – nicht zur Erholung – und zwar aus folgendem Grund: _________________

4. Bezahlte Freistellung aus dem Arbeitszeitkonto

In der Zeit vom _________ bis einschließlich________

entspricht _____ Tag(en)

Ich bitte um Genehmigung des Urlaubs und eine schriftliche Bestätigung. Ort, Datum: Berlin, 12.08.2021 Unterschrift Antragsteller*in: ___Regina Müller______________

Vermerk des Arbeitgebers:

Der beantragte Urlaub wird

• Der beantragte Urlaub wird
• genehmigt: x
• genehmigt für den Zeitraum:
• nicht genehmigt, aus folgendem Grund:

Ort, Datum: _Berlin, 24.08.2021___________________ Unterschrift des Arbeitgebers: __Max Mustermann_______________

Vorlage für Urlaubsanträge

Alle Mitarbeiter*innen haben Anspruch auf Urlaub. Idealerweise sollte es in Ihrem Unternehmen einen vorgegebenen Prozess zum Beantragen von Urlaub geben. Wir stellen dafür dieses Dokument zur internen Verwendung zur Verfügung.

*Indeed provides these examples as a courtesy to users of this site. Please note that we are not your HR or legal adviser, and none of these documents reflect current labor or employment regulations.