Was ist ein Begrüßungsschreiben für neue Mitarbeitende?
Ein Begrüßungsschreiben im Rahmen der Vorstellung neuer Mitarbeitender ist eine offizielle Nachricht, die dazu dient, den Einstieg neuer Teammitglieder im Unternehmen zu erleichtern. Es wird üblicherweise vor oder am ersten Arbeitstag verschickt und dient dazu, neue Mitarbeitende willkommen zu heißen, eine erste Verbindung zum Unternehmen herzustellen und sie auf die bevorstehenden Schritte im Onboarding-Prozess vorzubereiten.
In einem Begrüßungsschreiben sollten grundlegende Informationen zu den ersten Tagen, wie wichtige Ansprechpartner*innen und organisatorische Abläufe, enthalten sein. Ferner trägt es zur Schaffung eines positiven ersten Eindrucks bei und signalisiert Ihren neuen Mitarbeitenden, dass sie von Beginn unterstützt werden. Das Schreiben ist somit ein praktisches Instrument beim Einstellen von neuen Mitarbeitenden. Zudem ermöglicht es bereits erste Schritte zur Mitarbeiterbindung, da es ein Gefühl der Zugehörigkeit und der Wertschätzung vermittelt.
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Was gehört in ein Begrüßungsschreiben für neue Mitarbeitende?
Die Begrüßung neuer Mitarbeitender kann durch Vorgesetzte, Führungskräfte oder den/die Team- bzw. Abteilungsleiter*in erfolgen. Achten Sie darauf, dass die Nachricht einladend klingt, hilfreich ist und den Ton und Stil Ihrer Marke widerspiegelt. Ihr Schreiben sollte wichtige Informationen beinhalten, wie:
- Startdatum
- Arbeitszeiten
- Dresscode
- Dokumente, die Mitarbeitende mitbringen müssen (z. B. Ausweis, Sozialversicherungskarte, andere Dokumente)
- Informationen zum Arbeitsplatz
- Informationen zum Pausenraum (z. B. Kaffee, Snacks usw.)
- Parkinformationen
- Informationen für die Ankunft (z. B. Anmeldung am Empfang)
- Ablauf des ersten Arbeitstages
- Willkommens-Events (z. B. Mittagessen mit dem Team)
- Kontaktinformationen
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Beispiele für Begrüßungsnachrichten per E-Mail
Im Folgenden finden Sie zwei Beispiele für Begrüßungsschreiben per E-Mail.
Beispiel 1 – Informelle Begrüßungsnachricht
Hi [Name],
herzlich willkommen in unserem Team. Wir freuen uns sehr, dich hier bei [Unternehmensname] willkommen zu heißen. Du wirst gewiss einen wichtigen Beitrag für unser Unternehmen leisten und wir können es kaum erwarten, mit dir zusammenzuarbeiten.
Nicht vergessen: Dein erster Arbeitstag ist am 6. August. Viel mitbringen musst du nicht. Denke nur an deinen Personal- und Sozialversicherungsausweis. Du musst dich nicht schick machen. Trage einfach etwas Bequemes. Wir arbeiten zwischen 07:00 und 19:00 Uhr. Dank unserer flexiblen Arbeitszeiten kannst du selbst entscheiden, um wie viel Uhr du zur Arbeit kommen willst. Am ersten Tag solltest du aber bitte vor 09:30 Uhr da sein. Auf dem Parkdeck gibt es einige Parkplätze, die nicht reserviert sind. Dort kannst du dein Auto abstellen. Melde dich bei Katrin am Empfang. Bei ihr erhältst du dann auch deinen Mitarbeiterausweis. Wir treffen uns dann im Foyer und ich stelle dir unser Team vor.
Dann zeige ich dir deinen Arbeitsplatz und wir machen einen kleinen Rundgang durch das Gebäude. (Natürlich zeige ich dir dann auch das Herzstück unseres Unternehmens: unsere Espressomaschine.) Von 10 bis 12 Uhr hast du dann einen Termin mit unserer Personalmanagerin Maria, die dir bei der Orientierung hilft. Nach den ganzen Informationen bist du dann bestimmt hungrig – die perfekte Gelegenheit für ein Mittagessen mit dem Team. (Eine wichtige Frage habe ich noch: Magst du lieber mexikanisches oder thailändisches Essen?)
Um 13:30 Uhr lernst du dann Dieter kennen, unseren Mentor für neue Mitarbeitende. Er wird dir in den nächsten Wochen immer mit Rat und Tat zur Seite stehen. Er wird dir bei allen wichtigen Aufgaben behilflich sein: Er erklärt dir, wie du deine Arbeitszeiten erfasst, Konferenzräume buchst oder wo du Büroutensilien findest. Sobald du dich an deinem Arbeitsplatz eingerichtet hast, hilft Dieter dir bei der Einarbeitung in deinen Themenbereich.
Solltest du vor Montag noch Fragen haben, schreibe mir doch einfach eine E-Mail oder rufe mich unter [Telefonnummer (mit betreffender Durchwahl)] an. Wir sind wirklich froh, dass du nun Teil unseres Teams bist und hoffen, dass du dich genauso auf deinen ersten Arbeitstag freust wie wir. Willkommen im Team! [Unterschrift des/der Manager*in]
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Beispiel 1 – Formelle Begrüßungsnachricht
Sehr geehrte/r [Name],
willkommen bei [Unternehmensname] − wir freuen uns, Sie ab Dienstag, den 6. August, in unserem Team begrüßen zu dürfen.
Unsere Geschäftszeiten sind montags bis freitags von 09:00 bis 17:00 Uhr. An Ihrem ersten Tag sollten Sie jedoch bereits bis 08:30 Uhr hier eintreffen, damit wir Ihnen Ihren Arbeitsplatz zeigen und einen kleinen Rundgang geben können, bevor Sie mit der Orientierungsphase beginnen. Sie können ihr Auto gern auf einem der nicht reservierten Parkplätze auf dem Parkdeck abstellen. Wenn Sie Ihr Auto geparkt haben, gehen Sie ins Gebäude und melden Sie sich bei Katrin am Empfang. Bei ihr erhalten Sie dann Ihren Mitarbeiterausweis. Ich werde im Foyer auf Sie warten.
Ihr erster Arbeitstag wird wie folgt ablaufen:
- 08:30−09:00 Uhr: Rundgang durch das Gebäude und Vorstellung des Teams,
- 09:00−11:00 Uhr: Orientierung für neue Mitarbeitende mit Maria Schwarz, HR Director,
- 11:30−13:00 Uhr: Mittagessen mit dem Team (Ort wird noch bekannt gegeben),
- 13:30−14:30 Uhr: Einführung in die Technologie Ihres Arbeitsplatzes mit Michael Meyer, IT Director,
- 15:00−17:00 Uhr: Einarbeitung mit Dieter Gerhards, Mentor für neue Mitarbeitende.
Weitere wichtige Informationen: Die Küche und der Pausenraum für Mitarbeitende befinden sich auf der Ostseite im ersten Stock. Dort stehen Ihnen Snacks und Getränke zur freien Verfügung. Sie können natürlich auch jederzeit die Espressomaschine verwenden. Denken Sie bitte daran, Ihren Personal- und Sozialversicherungsausweis am ersten Arbeitstag mitzubringen. Unser Dresscode ist Business Casual.
Sollten Sie vor Montag noch Fragen haben, schreiben Sie mir doch eine E-Mail oder rufen Sie mich unter [Telefonnummer (mit betreffender Durchwahl)] an. Willkommen im Team! Wir freuen uns, Sie am Montag begrüßen zu dürfen. [Unterschrift des Managers]
Das Begrüßungsschreiben für neue Mitarbeitende soll die Nervosität vor dem ersten Arbeitstag nehmen, sodass sie sich auf den Tag freuen können. Die Nachricht sollte jedoch auch Ihre Unternehmenskultur widerspiegeln. Das Wichtigste ist aber, dass die neuen Mitarbeitenden durch Ihr Schreiben alle Informationen erhalten, die sie für ihren ersten Arbeitstag benötigen. So kommen Ihre neuen Angestellten vorbereitet zum ersten Arbeitstag. Das ist der erste Schritt für eine erfolgreiche Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.
Weitere Informationen:
PDF- und Word-Vorlagen für Ankündigung neuer Mitarbeiter*innen
Laden Sie diese Vorlagen herunter und verwenden Sie sie, um neue Mitarbeiter*innen vorzustellen und ins Team einzubinden.
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