Begrüßungsschreiben – Vorlage und Beschreibung
Verwenden Sie als Vorgesetzte*r eine Vorlage, um ein Begrüßungsschreiben leichter und effektiver an neue Mitarbeiter*innen zu schicken. Alternativ kann dafür auch der Begriff „Willkommensbrief“ verwendet werden. Dieses Schreiben dient vor allem dazu, Neuzugängen im Unternehmen die ersten Informationen über ihren neuen Job bereitzustellen. Darin sind Grundlagen zum Arbeitsalltag im Betrieb und meist auch wichtige Details rund um die Hierarchie im Betrieb enthalten.
Eine Vorlage für ein Begrüßungsschreiben kann Ihnen dabei helfen, diese individualisierten Schreiben in Zukunft in kürzerer Zeit zu erstellen und dabei keine wichtigen Informationen auszulassen. Dazu müssen Sie lediglich die Angaben verändern und an die jeweilige Stelle anpassen.
Erstellung eines Begrüßungsschreibens – Inhalte
Diese Art von Schreiben kann ganz unterschiedlich aussehen. Es kann knapp formuliert sein und weniger als eine Din-A4-Seite einnehmen oder aber alles rund um Unternehmen und Job sehr detailliert über mehrere Seiten erklären. Längere Begrüßungsschreiben enthalten meist umfassende Informationen über das Unternehmen und Angaben zum Onboarding. Wie genau Sie Ihren Willkommensbrief gestalten möchten, entscheiden Sie letztlich selbst. Einige Punkte gibt es allerdings, die jedes Schreiben enthalten sollte:
- Begrüßung im Unternehmen
- Ihr vollständiger Name und Ihre Position im Unternehmen
- die wichtigsten Fakten über das Unternehmen
- Eintrittstermin und -uhrzeit
Des Weiteren gibt es eine Reihe von Angaben, die Sie in den Brief aufnehmen können:
- Onboarding-Zeitplan
- Namen und Jobbezeichnungen von nahen Kolleg*innen
- Informationen zur Anfahrt und zum Parken
- beispielhafter Tagesablauf
- hilfreiche Links zu Onboarding-Formularen
- Handbücher oder Newsletter
- Zugangsdaten zum Intranet
So verfassen Sie ein Begrüßungsschreiben
Als Vorgesetzte*r oder Führungskraft kommt Ihnen oft die Aufgabe zu, Willkommensbriefe zu verfassen. Diese sollten so individuell wie möglich auf den Neuzugang zugeschnitten sein. Mithilfe von standardisierten Vorlagen können Sie Zeit sparen. Dafür können Sie die folgenden Schritte befolgen:
1. Werden Sie sich über das Ziel des Briefs klar
Werden Sie sich zunächst über Ihre Ziele klar. Möchten Sie den neuen Mitarbeiter bzw. die neue Mitarbeiterin lediglich willkommen heißen? Oder möchten Sie der Person umfangreiche Informationen über das Unternehmen und die neue Stelle zukommen lassen? Erlaubt ist vieles. Sie sollten sich nur im Voraus überlegen, welche Strategie Sie verfolgen möchten.
2. Erstellen Sie ein vorläufiges Inhaltsverzeichnis
Bevor Sie den Brief ausformulieren, können Sie zuerst eine Gliederung erstellen. Schreiben Sie dazu die Themen der einzelnen Abschnitte auf und machen Sie sich Notizen mit den wichtigsten Inhalten, die Sie dort unterbringen möchten. Wenn Sie sich nicht vollkommen sicher sind, können Sie andere Mitarbeiter*innen um Hilfe bitten oder mit diesen gemeinsam brainstormen. So finden Sie heraus, welche Informationen auf keinen Fall fehlen dürfen und welche Sie weglassen können.
3. Verfassen Sie den Brief
Nun geht es an das Ausformulieren des Schreibens. Starten Sie nach einer klassischen Grußformel mit einem herzlichen Willkommen und drücken Sie Ihre Freude darüber aus, dass die Person im Unternehmen beginnt. Stellen Sie auch sich selbst vor und erklären Sie kurz, in welchem Verhältnis Sie und der Leser bzw. die Leserin zueinanderstehen. Erwähnen Sie auch kurz das Team oder andere für die Person wichtige Ansprechpartner*innen.
Schreiben Sie dann alle wichtigen Informationen für den ersten Tag in der neuen Arbeitsstelle auf. Dazu gehören vor allem das Datum und die Uhrzeit, an der die Person im Unternehmen anwesend sein muss. Auch andere hilfreiche Punkte, die am ersten Tag erwartet werden, wie etwa ein Dresscode, können Sie hier erwähnen.
4. Vergessen Sie Ihre Kontaktinformationen nicht
Im Rahmen eines Willkommensbriefs sollten neue Mitarbeiter*innen erfahren, an wen sie sich bei Fragen wenden können. Sind Sie vorerst die Ansprechperson, so geben Sie eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse an, unter der Sie erreichbar sind. Andernfalls sollten Sie den Namen und die Kontaktdaten der Bezugsperson angeben und bei etwaigen Nachfragen auf diese verweisen.
5. Fügen Sie optionale Informationen hinzu
Geben Sie den neuen Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, sich selbst umfassend zu informieren. Fügen Sie dafür Links ans Ende des Schreibens, die zu hilfreichen Quellen führen und tiefere Einblicke in das Unternehmen geben. So können sich interessierte Personen auf Wunsch weiter informieren.
Erstellung eines Begrüßungsschreibens: Vorlage
Eine Vorlage kann Ihnen als Briefersteller*in dabei helfen, ein Begrüßungsschreiben schneller und einfacher zu schreiben. Dabei müssen Sie lediglich die individuellen Angaben der Kandidat*innen ergänzen. Zudem haben Sie auf diese Weise das Grundgerüst des Schreibens mit allen wichtigen Auskünften vor sich liegen und vergessen so keine Informationen. Die folgende Vorlage können Sie als Orientierung nutzen:
[Datum und Briefkopf: Datum, Ihr Name und Ihre Kontaktdaten, Anschrift des Unternehmens]
[Grußformel: Sehr geehrte*r Name des Neuzugangs]
[Begrüßung: Heißen Sie den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin willkommen und drücken Sie Ihre Freude aus. Optional: Geben Sie an, warum die Person perfekt zum Unternehmen passt.]
[Kurze eigene Vorstellung: Klären Sie den Lesenden kurz auf, welche Position Sie im Unternehmen und in dessen Arbeitsalltag einnehmen. Weisen Sie darauf hin, dass die Person sich jederzeit bei Ihnen melden kann.]
[Informationen zum Arbeitsstart: Nennen Sie den Eintrittstermin mit Datum und Uhrzeit. Erwähnen Sie außerdem, ob die Person etwas mitbringen sollte oder worauf sie am ersten Tag sonst achten sollte. Hier ist z. B. Platz für den Hinweis auf einen Dresscode oder sonstige Firmeneigenheiten. Geben Sie einen kurzen Ablauf des ersten Tages an.]
[Kontaktpersonen: Geben Sie Auskunft darüber, an wen sich die Person bei Fragen im Voraus oder am Arbeitsplatz wenden kann. Nennen Sie die Namen der Kolleg*innen, deren Position und gegebenenfalls eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.]
[Abschluss: Drücken Sie erneut Freude aus und begrüßen Sie die Person herzlich.]
[Abschiedsformel: Verabschieden Sie sich und fügen Sie Ihren Namen, Ihre Position und Signatur hinzu.]
Beispiel für ein Begrüßungsschreiben
Ein Begrüßungsschreiben ist in jedem Fall ein individuell gestaltetes Schriftstück, das sich je nach Stelle und Unternehmen unterscheidet. Deshalb gleicht auch kein Willkommensbrief einem anderen. Trotzdem finden Sie hier ein Beispiel, wie ein solcher Brief aussehen könnte, wenn Sie ihn auf der Grundlage unserer Vorlage erstellen:
Sehr geehrte Frau Engel,
herzlich willkommen bei der Wavewood GmbH! Wir sind sehr froh darüber, Sie als neue Junior Projektleiterin bei uns begrüßen zu dürfen und freuen uns auf die zukünftige Zusammenarbeit. Wir sind überzeugt, dass Sie Ihr neues Projektteam mit Ihrer Expertise optimal unterstützen werden.
Zuvor haben wir uns zwar schon beim Vorstellungsgespräch kennengelernt, trotzdem möchte ich mich nochmals kurz vorstellen. Ich bin Franz Fliege, General Manager der Wavewood GmbH. Wenden Sie sich gerne an mich, wenn Sie allgemeine Fragen zum Unternehmen oder zum Onboarding-Prozess haben.
Damit möchte ich Sie zudem erneut an Ihren Arbeitsstart am 02.08. um 8:30 Uhr erinnern. Lesen Sie sich gerne den angefügten Tagesablauf für Ihren ersten Tag und die anderen Onboarding-Informationen durch. Im Laufe des Vormittags werden Sie den Leiter der Projektabteilung, Ludwig Lahm, und den Rest des Projektteams kennenlernen.
Ihre neuen Kolleginnen und Kollegen freuen sich bereits darauf, Sie im Team begrüßen zu dürfen. Bei weiteren Fragen können Sie jederzeit Ihre Kollegin Natalie Norbert unter der Telefonnummer 089 5643672-2 kontaktieren. Auch ich bin immer für Fragen Ihrerseits erreichbar.
Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Arbeitsstart und freuen uns auf die zukünftige Zusammenarbeit.
Herzlich willkommen bei Wavewood!
Freundliche Grüße
Franz Fliege
General Manager
089 5643672-1
f.fliege@wavewood.de
PDF- und Word-Vorlagen für Willkommensschreiben
Laden Sie diese Vorlagen herunter und verwenden Sie sie, um neue Mitarbeiter*innen im Team willkommen zu heißen und ihnen Informationen zum Onboarding bereitzustellen.
*Indeed provides these examples as a courtesy to users of this site. Please note that we are not your HR or legal adviser, and none of these documents reflect current labor or employment regulations.
