Definition: Was ist ein/e Werkstudent*in?

Unter die Bezeichnung „Werkstudent*in“ fallen Studierende, die an einer inländischen oder ausländischen Hochschule, an einer Ausbildungseinrichtung oder an der Fernuniversität Hagen in Vollzeit studieren. Auch wer ein Aufbau-, Master- oder Zweitstudium absolviert, hospitiert oder als Diplomand*in im Unternehmen beschäftigt ist, gilt als Werkstudent*in.

In welchen Fällen dürfen Studierende nicht als Werkstudent*innen eingestellt werden?

Studierende in dualen Studiengängen, in einem Urlaubssemester, Doktorand*innen, Gasthörer*innen und Studierende, deren Abschlussergebnis bereits vorliegt, sowie Schulabgänger*innen dürfen Sie nicht als Werkstudent*innen beschäftigen.

Vorteile für Arbeitgeber

Werkstudent*innen einzustellen, zahlt sich für Sie als Arbeitgeber gleich mehrfach aus:

• Weil weniger Lohnnebenkosten anfallen, können Sie Werkstudent*innen als Arbeitskräfte in Ihrem Unternehmen einsetzen.
• Im besten Fall gewinnen Sie dadurch auch interessantes und aktuelles Know-how, das die Studierenden in ihrem Studiengang erworben haben und das Ihrem Unternehmen zugutekommen kann.
• Hinzu kommt, dass Sie durch die Beschäftigung von Werkstudent*innen schon frühzeitig Talente identifizieren können, die für eine spätere Position in Ihrem Unternehmen infrage kommen. Insofern ist die Beschäftigung von Werkstudent*innen auch eine wertvolle Recruiting-Maßnahme, die mittel- und langfristig dafür sorgen kann, potenzielle Fachkräfte schon früh an Ihr Unternehmen zu binden.

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Arbeitszeiten von Werkstudent*innen

Grundsätzlich dürfen Werkstudierende in der Vorlesungszeit nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten, in der vorlesungsfreien Zeit allerdings auch bis zu 40 Wochenstunden. Das Studium sollte jedoch auf jeden Fall im Mittelpunkt stehen.

Die Begrenzung auf 20 Stunden setzt sich aus allen Jobs zusammen, die Ihr/e Werkstudent*in ausübt. Wenn ein/e Werkstudent*in also neben der Tätigkeit bei Ihnen noch einen weiteren Job ausübt, dürfen insgesamt nicht mehr als 20 Stunden pro Woche zusammenkommen. Andernfalls werden die üblichen Sozialabgaben fällig. Das sogenannte „Werkstudentenprivileg“ gilt dann nicht mehr.

Arbeiten Werkstudent*innen allerdings ausschließlich abends, nachts oder an den Wochenenden, gilt eine Ausnahme von dieser Regel, und die 20-Stunden-Grenze darf überschritten werden. Sie müssen dann aber darauf achten, dass die Studierenden nicht mehr als 26 Wochen bzw. 182 Kalendertage arbeiten und ihr Studium weiterverfolgen. Diese 26 Wochen werden im Zeitjahr berechnet, also nicht im Kalenderjahr. Das heißt, es wird für ein Jahr vom angenommenen Ende der Beschäftigung aus zurückgerechnet und es müssen alle Beschäftigungen der Studierenden angerechnet werden, die in dem zu beurteilenden Zeitjahr über 20 Wochenstunden lagen.

Wichtig: Für die korrekte Berechnung sollten Sie sich von Ihren Werkstudent*innen eine Aufstellung über ihre Vorbeschäftigungen aushändigen lassen oder diese am besten bereits im Personalfragebogen integrieren. Damit sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite.

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Arbeitnehmerrechte von Werkstudent*innen

Werkstudierende genießen dieselben Rechte wie alle anderen Arbeitnehmer*innen, insbesondere was den Urlaubsanspruch und die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall betrifft. Im Prinzip können sich Werkstudent*innen sogar in den Betriebsrat wählen lassen.

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Kündigungsfrist für Werkstudent*innen

In den meisten Fällen werden Arbeitsverträge mit Werkstudent*innen befristet, sodass keine ordentliche Kündigung notwendig ist, weil der Vertrag einfach ausläuft. Sie können im Arbeitsvertrag aber auch eigene Fristen festlegen, die dann für beide Seiten gelten. Enthält der Arbeitsvertrag keine Angabe zur Kündigungsfrist, gelten die gesetzlichen Regelungen laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB). Das bedeutet, beide Seiten können mit einer Kündigungsfrist von vier Wochen das Arbeitsverhältnis kündigen. Die Kündigung muss dann spätestens zum Ende bzw. zum 15. des Monats erfolgen. Falls Sie im Arbeitsvertrag eine Probezeit vereinbaren, gilt innerhalb dieser Zeit eine verkürzte Kündigungsfrist von zwei Wochen.

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Außerordentliche Kündigung

Wie bei anderen Arbeitsverhältnissen auch, gilt unter besonderen Umständen das Recht auf außerordentliche Kündigung, insbesondere dann, wenn das Vertrauensverhältnis zu Ihrem Werkstudenten bzw. Ihrer Werkstudentin massiv gestört ist. Das gilt etwa bei nachweislichem Diebstahl oder Betrug, bei Belästigungen oder anderen Straftaten. Sollten Sie Ihre Betriebsstätte schließen oder Insolvenz anmelden müssen, können Sie ebenfalls eine außerordentliche Kündigung aussprechen.

Sozialversicherungen und Abgaben: Was müssen Sie bezahlen?

Durch das Werkstudentenprivileg müssen Sie für Ihre Werkstudent*innen keine Abgaben zur Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung entrichten. Die Rentenversicherungsbeiträge teilen Sie sich, während die Studierenden die Beiträge zur studentischen Krankenversicherung selbst zahlen, falls sie keinen Anspruch mehr auf die kostenlose Familienversicherung haben.

Wenn Studierende mehr als geringfügig und mehr als 20 Stunden in der Woche beschäftigt sind, gelten sie als voll sozialversicherungspflichtig. Für Sie als Arbeitgeber*in sind dann Abgaben für die Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung zu entrichten.

Gehalt von Werkstudent*innen

Wie alle Arbeitnehmer*innen haben auch Werkstudierende Anspruch auf den Mindestlohn, der zurzeit (Dezember 2022) bei 12 EUR pro Stunde liegt. Sie können das Gehalt jedoch den Aufgaben anpassen. Durchschnittlich verdienen Werkstudent*innen 13,63 EUR pro Stunde, aber je nach Branche werden auch höhere Gehälter bezahlt: Bei Werkstudent*innen im Recruiting etwa liegt das Gehalt bei 14,22 EUR pro Stunde, im Bereich Lean Management werden durchschnittlich sogar 14,90 EUR pro Stunde bezahlt.

Die Gehaltsangaben wurden zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels von Indeed bezogen. Gehälter können je nach Organisation sowie je nach Erfahrung, Bildungshintergrund und Standort der Kandidat*innen variieren.

Dokumentationspflichten für Arbeitgeber

Für alle Arbeitnehmer*innen und damit auch für Werkstudierende gelten nach dem Mindestlohngesetz in bestimmten Branchen Dokumentationspflichten für die Arbeitszeiten. Das heißt konkret: Innerhalb von sieben Tagen nach Beginn der Arbeitsleistung müssen die Arbeitszeiten lückenlos und mit gesondert ausgewiesenen Pausen dokumentiert werden.

Diese Unterlagen sind für die Beschäftigung von Werkstudent*innen wichtig

Um für Rechtssicherheit zu sorgen, sollten Sie Ihre Werkstudierenden darauf hinweisen, dass vor Arbeitsantritt folgende Unterlagen vorliegen müssen:

• Aktuelle Immatrikulationsbescheinigung: Das ist wichtig, damit Sie bei der nächsten Betriebsprüfung durch den Rentenversicherungsträger nachweisen können, dass Sie keine Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung abführen müssen.
• Aufstellung über Vorbeschäftigungen und aktuelle zusätzliche Tätigkeiten: Bitten Sie Ihre Werkstudent*innen darum, Ihnen schriftlich aufzulisten, welche Jobs in welchem Zeitraum vorher ausgeübt wurden und ob und in welchem Umfang andere Tätigkeiten parallel ausgeübt werden.
• Festlegung der Arbeitszeit im Werkstudentenvertrag: Halten Sie dort schriftlich fest, dass die Arbeitszeit in der Vorlesungszeit nicht über 20 Stunden liegen darf und nur in der vorlesungsfreien Zeit mehr betragen darf.