Warum macht es Sinn eine angemessene Absage zu formulieren?

Insbesondere das Absageschreiben bleibt Bewerbern häufig in Erinnerung. Ist die Hoffnung doch groß endlich den Traumjob gefunden zu haben. Wird diese enttäuscht, ist die Reaktion häufig sehr emotional. Viele Bewerber beschweren sich über den Umstand, dass nach ihrer Bewerbung nichts zurückkommt und die Bewerbung mehr oder weniger im “Schwarzen Loch” der Arbeitssuche verschwindet.

Bleibt eine Antwort gänzlich aus, sorgt das garantiert nicht für Wohlwollen beim Kandidaten, sondern wird mit Sicherheit einen negativen Beigeschmack in Hinsicht auf das Unternehmen und seinen Bewerbungsprozess sorgen.

Eine individuelle, persönliche und höfliche Absage zu formulieren, kann deshalb selbst bei einer Absage eine herausragende Imagemaßnahme für das Unternehmen sein. Deswegen ist es wichtig selbst bei einer Vielzahl von Bewerbungen nicht auf den Schritt auf die Bewerbung eine Absage zu formulieren zu verzichten, denn:

• Eine Absage Email vermittelt dem Bewerber, dass seine Bewerbung tatsächlich geprüft und abgewogen wurde. Darüber hinaus ist es das Minimum an Wertschätzung, das ihm für seine Mühen entgegengebracht werden sollte und somit eine negative Wahrnehmung des Unternehmens minimiert.
• Je eher ein Kandidat über seine realistischen Chancen auf eine Anstellung in Kenntnis gesetzt wird, desto schneller kann er sich neuen Optionen zuwenden und verzichtet auf eine fortlaufende Email Korrespondenz mit Nachfragen, die von Ihren Mitarbeitern bearbeitet werden müssen.
• Im Falle, dass ein Kandidat mit seinem Profil überzeugt hat und gut in die Unternehmenskultur passen würde, allerdings nicht für die aktuell ausgeschriebene Position in Frage kommt, kann eine Absage Email gleichzeitig zur Ermunterung für die Bewerbung auf eine andere Stelle genutzt werden.

Was sollte in einer Absage Email enthalten sein?

Zunächst einmal kann durch gezielte Vorüberlegungen viel Zeit gespart werden. Indem sich Gedanken über die Formulierung einer höflichen Absage gemacht werden, ist es möglich diese in variablen Vorlagen für eine Vielzahl von Bewerbungen zu verwenden.

Folgende Elemente sind hierbei empfehlenswerte Anhaltspunkte:

1. Ehrlichkeit kommt gut an: Erklären Sie den Bewerbern offen und ehrlich warum es nicht für eine Anstellung für die entsprechende Position gereicht hat.
2. Ein Dankeschön ist angebracht: Bewerbungen nehmen viel Zeit in Anspruch, das mindeste ist es sich für diese Zeit und Bemühungen des Bewerbers zu bedanken. Weiterhin zeigt es, dass Unternehmenswerte tatsächlich gelebt werden.
3. Zeitnahe Antwort: Erst nach drei Monaten von einem bereits in Vergessenheit geratenen potentiellen Arbeitgeber eine Absage zu erhalten, ist relativ eindruckslos. Wenn Ihr Unternehmen allerdings zeitnah auf die Bewerbung reagiert, hat der Bewerber direkten Aufschluss über seine Chancen.
4. Individuelle Ansprache: Auch wenn es ein wenig mehr Zeit in Anspruch nimmt, macht die persönliche Ansprache und ein individuelles Eingehen auf die Bewerbung einen großen Unterschied. Gehen Sie auf die Bewerbung ein und bauen Sie eine Beziehung zum Kandidaten auf, insbesondere falls er für andere Bereiche in Frage kommt.
5. Für andere Stellen einladen: Ein Kandidat kann generell gut sein, aber nicht der Richtige für die speziell zu besetzende Position. Solch ein Talent für andere Stellen einzuladen oder für zukünftige potentielle Positionen auf dem Radar zu behalten, ist von großem Vorteil für die Rekrutierung.

Beispiel für die Formulierung einer höflichen Absage Email

Hallo Herr Mustermann,

Vielen Dank für Ihre Bewerbung als Vertriebsleiter bei unserem Unternehmen, und dass Sie sich die Zeit genommen haben sich auf die ausgeschriebene Stelle zu bewerben.

Wir haben uns zunächst für einen anderen Kandidaten mir größerer Erfahrung in Bereich X entschieden.

Option 1: Allerdings waren wir sehr angetan von Ihrem Hintergrund und den Erfahrungen, die Sie bereits sammeln konnten und denken, dass Sie gut in unser Unternehmen passen würden.

Deshalb würden wir Sie gerne auffordern, sich für andere offene Vertriebspositionen, die wir in den nächsten Wochen ausschreiben, zu bewerben.

Option 2: Wir bedanken uns für Ihr Verständnis und wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrem weiteren Werdegang.

Mit freundlichen Grüßen,

Peter Müller
HR Unternehmen X

Zwar ist eine Absage Email nicht verpflichtend, allerdings ist es eine sympathische Geste und hilft Bewerbern sich auf andere Positionen oder den fortlaufenden Bewerbungsprozess konzentrieren zu können. Auf die Bewerbung eine Absage formulieren, ist deshalb ein guter Weg, um die eigene Unternehmenskultur zu leben. Vorlagen helfen dabei, selbst individuelle Absagen zeitnah zu versenden.

PDF- und Word-Vorlagen für Ablehnungsschreiben

Verwenden Sie diese Vorlagen zum Verfassen von Ablehnungsschreiben, die einen guten Eindruck von Ihrer Marke hinterlassen, sodass eine erneute Bewerbung nicht ausgeschlossen ist.

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