Wie man einen Ablehnungsbrief nach einem Interview sendet

Lernen Sie, wie man einen Ablehnungsbrief nach einem Interview sendet. Ein Absageschreiben sollten Sie versenden, sobald Sie sich sicher sind, dass Sie eine Person nicht einstellen werden. Damit klären Sie die Situation und zeigen Fairness gegenüber den Bewerber*innen – schließlich warten diese im Regelfall auf eine Antwort Ihrerseits und erhoffen sich eine Zusage. Das Ausbleiben einer Absage kann ein schlechtes Licht auf Sie als Arbeitgeber*in und Ihr Unternehmen werfen. Manche Bewerber*innen fühlen sich in diesem Fall sogar so ungerecht behandelt, dass sie Ihrer Firma eine negative Bewertung hinterlassen.

Zwingend notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben ist ein Ablehnungsschreiben allerdings nicht. Dennoch hinterlässt es einen guten Eindruck.

Welche Vorteile Sie als Arbeitgeber*in aus Ablehnungsschreiben ziehen können

Eine Absage nach einem Interview ist zwar kein Muss, trotzdem sollten Sie dies fest in Ihren Recruiting-Prozess integrieren. Sie verschaffen den Kandidat*innen damit Klarheit und halten diese nicht unnötig hin. Im Folgenden zeigen wir einige Gründe auf, warum Sie allen abgelehnten Bewerber*innen ein Schreiben zukommen lassen sollten:

Professionelles Auftreten

Mit einer frühzeitigen Absage beweisen Sie, dass Sie den Einstellungsprozess unter Kontrolle haben. Sie legen damit ein professionelles Verhalten an den Tag und gehen respektvoll mit den Bewerber*innen um. Dazu ist es wichtig, dass Sie das Ablehnungsschreiben auf kompetente Art und Weise verfassen und die richtige Balance zwischen Höflichkeit und Einfühlungsvermögen finden.

Fairness

So schnell wie möglich nach Ihrer Entscheidung abzusagen, zeugt von Fairness und Empathie gegenüber den Bewerber*innen. Sie geben diesen damit die Gewissheit über die Situation und erleichtern diesen somit auch die Jobsuche und den stressigen Bewerbungsprozess. Erhält eine Person eine Absage nach einem Vorstellungsgespräch, so kann sie sich schnellstmöglich anderweitig nach einer Stelle umsehen.

In Kontakt bleiben

Ein Absageschreiben gibt Ihnen die Möglichkeit, fähige Bewerber*innen für zukünftige Stellen zu interessieren. Drücken Sie interessanten Bewerber*innen gegenüber aus, dass Sie eine Zusammenarbeit in der Zukunft für möglich halten. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die Person nicht vollkommen zu der offenen Position gepasst hat, deren Qualifikationen allerdings für eine andere Stelle ideal sein könnten.

Erstellung und Versenden eines Ablehnungsbriefes: Das sollten Sie beachten

Bei einer Absage kann es sich um ein kurzes Schreiben handeln, das Sie den Bewerber*innen per E-Mail oder als Brief zukommen lassen. Nehmen Sie sich die Zeit, die Dokumente zu individualisieren und auf jede einzelne Person anzupassen. Die folgenden Tipps können Sie beim Erstellen eines Ablehnungsbriefes unterstützen:

1. Verlieren Sie keine Zeit

In der Regel versuchen Sie als Arbeitgeber*in oder Recruiter*in den Prozess der Mitarbeiter*innen-Suche so zeitsparend wie möglich zu gestalten. Ziehen Sie auch für die Bewerber*innen die Wartezeit nicht unnötig in die Länge und geben Sie diesen so schnell wie möglich Bescheid. Dabei sollten Sie nicht nur an Ihre neuen Mitarbeiter*innen denken, auf die eine Zusage wartet, sondern auch an die Personen, die eine Absage erhalten. So klären Sie die Situation schnell auf und geben den abgelehnten Bewerber*innen die Chance, sich auf andere Angebote zu konzentrieren.

2. Bleiben Sie professionell und fassen Sie sich kurz

Eine Absage sollte so kurz wie möglich formuliert sein. Starten Sie das Schreiben direkt mit Ihrer Nachricht. Das macht einen professionellen Eindruck und kann den Bewerber*innen Zeit und Nerven sparen. Versuchen Sie, das Schreiben nicht nur negativ zu formulieren, sondern bringen Sie außerdem einen oder mehrere positive Punkte ein.

3. Bringen Sie eine persönliche Note ein

Jedes Ablehnungsschreiben sollte individuell verfasst und auf den Bewerber oder die Bewerberin abgestimmt sein. Es ist angebracht, ehrlich gemeinte Komplimente auszusprechen. Auch ein kurzes Feedback kann für die Empfänger*innen hilfreich sein.

Ablehnungsbrief nach einem Interview schreiben: Beispiel

Einen Ablehnungsbrief können Sie so formulieren, wie Sie möchten. Auch bei den Inhalten sind Sie relativ flexibel. Ob Sie den Brief in elektronischer oder Papierform versenden, können Sie selbst entscheiden. Hier finden Sie ein Beispiel für ein Ablehnungsschreiben:

Sehr geehrter Herr Donner,

vielen Dank für Ihre Bewerbung als Marketingmanager. Wir bedanken uns für Ihr Interesse an der Wavewood GmbH und dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich persönlich bei uns vorzustellen.

Leider müssen wir Ihnen auf diesem Wege mitteilen, dass wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden haben. Bitte sehen Sie dies nicht als Abwertung Ihrer Fähigkeiten; die Entscheidung ist uns aufgrund Ihres überzeugenden Werdegangs nicht leichtgefallen.

Wir schließen eine Zusammenarbeit in der Zukunft nicht aus und freuen uns, wenn wir Sie in unseren Talentpool aufnehmen dürfen. Wir gehen davon aus, dass vor Ende des Jahres eine interessante Stelle in unserer Marketingabteilung frei wird, für die wir Sie als einen sehr guten Kandidaten sehen. Tragen Sie sich gerne unter dem folgenden Link ein: wavewood/talente.de.

Wir bedanken uns nochmals für Ihre Mühe und hoffen, dass wir bald wieder von Ihnen hören. Weiterhin wünschen wir alles Gute für Ihre Zukunft.

Mit besten Grüßen

Melanie Mond
Personalbeauftragte Wavewood GmbH

PDF- und Word-Vorlagen für Ablehnungsschreiben

Verwenden Sie diese Vorlagen zum Verfassen von Ablehnungsschreiben, die einen guten Eindruck von Ihrer Marke hinterlassen, sodass eine erneute Bewerbung nicht ausgeschlossen ist.

*Indeed provides these examples as a courtesy to users of this site. Please note that we are not your HR or legal adviser, and none of these documents reflect current labor or employment regulations.