Wie schreibe ich die perfekte Jobangebot-E-Mail?

Sie fragen Sich: „Wie kann ich die perfekte Jobangebot-E-Mail schreiben?“ Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie dies tun, was Sie beachten und mit einfügen müssen. Doch als erstes ist es wichtig, die Jobzusage zunächst verbal mitzuteilen. Bevor Sie das Jobangebot also via E-Mail versenden, greifen Sie zum Hörer und rufen sie den erfolgreichen Kandidaten oder die Kandidatin persönlich an. Der Mehraufwand lohnt sich in jeder Hinsicht: Durch das persönliche Gespräch können Sie den aufregenden Moment intensiver teilen und eine positive Beziehung zum (hoffentlich) zukünftigen Mitarbeiter oder zur Mitarbeiterin aufbauen. Vor allem aus Sicht der Arbeitnehmer*innen sind dies oft Schlüsselmomente ihrer Karriere und ihrer Bindung zur zukünftigen Firma.

Bei Ihrem Telefonat kündigen Sie an, dass ein schriftliches Angebot in Kürze folgt. Dies sollte in der Tat in Kürze sein – im Idealfall noch am gleichen Tag, um das Risiko zu minimieren, dass sich Ihr Wunschkandidat bzw. Ihre Wunschkandidatin für eine andere Firma entscheidet. Bei einer Absage des Kandidaten bzw. der Kandidatin erübrigt sich das Jobangebot via E-Mail logischerweise.

Das steht in einem Jobangebotsschreiben via E-Mail

Je nach Unternehmen und Stelle variieren die Inhalte des Jobangebotsschreiben. Die Punkte in der untenstehenden Liste sollten Sie aber in jedem Fall mit einbauen. Auf diese Weise vermitteln Sie einen guten ersten Überblick zum zukünftigen Arbeitsplatz und Arbeitgeber.

• Da das Schreiben via E-Mail versendet wird, ist ein verständlicher E-Mail-Betreff essentiell. Beispiel: Jobangebot von „Name der Firma“
• Gehalt: Das Gehalt sollte im Idealfall – wie bereits im Laufe der Bewerbung ausgehandelt – erwähnt werden. Laufen die Gehaltsverhandlungen noch, können Sie das in einer Randnotiz vermerken. Geben Sie das Bruttojahresgehalt in Euro an.
• Urlaubsanspruch, Zeitausgleich: Dies müssen Sie nicht im Detail, aber zumindest in einer knappen Info erwähnen.
• Arbeitszeiten: Die Arbeitszeiten sind ein wichtiger Teil jedes Jobangebotsschreibens. Wenn es die Möglichkeit zu Flexibilität wie etwa Gleitzeitmodellen und Home-Office gibt, dann erwähnen Sie dies.
• E-Mail-Anhänge: Wo von Vorteil, können Sie detailliertere Informationen zum Thema Mitarbeiter*innen-Benefits wie betriebliche Altersvorsorge, Essenszuschüsse, kostenfreier Parkplatz etc. hinzufügen. Auch zu unterschreibende Dokumente eignen sich als Anhang. Diese sollten jedoch nicht überfordern und in überschaubarer Anzahl bleiben. Ansonsten ist es besser, sie zu einem späteren Zeitpunkt zu übermitteln.
• Nächste Schritte: Wie geht es nun weiter? Was wird von Seiten der Firma und Seiten der zukünftigen Arbeitnehmer*innen erwartet? Welche Dokumente sind zu übermitteln? Gehen Sie hier ins Detail – das macht die Kommunikation effizienter und beschleunigt den Abschluss des Recruiting-Prozesses bis hin zum ersten Arbeitstag.
• Kontaktpersonen und Kontaktmöglichkeiten: Beantworten Sie die Frage: Wie ist eine Rückmeldung erwünscht bzw. unter welcher Email-Adresse und bis wann?

Dos und Don’ts

Die Reputation Ihres Unternehmens baut sich auch durch professionelle Recruiting-Prozesse auf. Mit diesen Tipps gestalten Sie die schriftliche E-Mail-Kommunikation effizient und respektvoll – für eine gelungene Beziehung zu Ihren Mitarbeiter*innen von Anfang an.

• Unabhängig davon, ob Ihr Jobangebotsschreiben im E-Mail-Körper steht oder als Anhang verschickt wird – formulieren sie klar, kurz und verständlich. Beantworten Sie im Idealfall die 4 Ws – „wo“, „wann“, „wieviel“ (Gehalt, Benefits) und „wie geht es weiter“.
• Bleiben Sie höflich und professionell: Ein Recruiting-Prozess ist sowohl für Arbeitnehmer*innen als auch Arbeitgeber mit Mühe, Zeit und Kosten verbunden. Die Erleichterung und Freude, nun eine Entscheidung getroffen zu haben, soll spürbar sein, aber nicht künstlich emotional aufgebauscht.
• Eine gute Beziehung von Anfang an: Zuerst das Telefonat, dann ein Schreiben. Informieren Sie Ihren Wunschmitarbeiter bzw. Ihre Wunschmitarbeiterin so rasch wie möglich, nachdem Sie eine Entscheidung getroffen haben.
• Haben Sie sich auf Sonderregelungen bereits im Bewerbungsprozess geeinigt, erwähnen Sie auch diese im Jobangebotschreiben.
• Akzeptiert ein Kandidat bzw. eine Kandidatin das Jobangebot nicht, bleiben Sie professionell und erfragen, wenn möglich, die Gründe der Entscheidung, um sie für die strategische Ausrichtung der Firmen-HR zu verwenden. In jedem Fall: Behalten Sie ein positives Klima bei und sorgen Sie für einen positiven letzten Eindruck.
• Vermeiden Sie komplizierte Formulierungen, Schachtelsätze und das Anhängen zu vieler Dokumente.
• Alles zu seiner Zeit: Lassen Sie die positive Nachricht auf Ihren Wunschkandidaten bzw. Ihre Wunschkandidatin wirken, ohne die Person gleich mit der Bürokratie der HR-Abteilung zu überlasten.
• Zu guter Letzt: Freuen Sie sich! Sie haben soeben ein neues Teammitglied gewonnen (vorausgesetzt, das Jobangebot wird angenommen).

Beispiel: Jobangebotsschreiben via E-Mail

In diesem konkreten Beispiel zeigen wir alle wichtigen Inhalte des Jobangebots. Es kann auch als Template dienen. Ob das Schreiben nun als Anhang verschickt wird oder als Ganzes in den E-Mail-Körper selbst kopiert wird, ist Geschmackssache und macht meistens keinen großen Unterschied.

E-Mail-Betreff: Jobangebot von „Name der Firma“

Angebotsschreiben/E-Mail-Inhalt:

Sehr geehrte Frau Meier,

wie soeben telefonisch besprochen, freuen wir uns, Ihnen folgendes Stellenangebot übermitteln zu können: Durch Ihre bewiesene Erfahrung und Qualifikation im Bewerbungsprozess der letzten Wochen möchten wir Ihnen die Stelle als Social Media Redakteurin im Ausmaß von 40 Wochenstunden bei „Name der Firma“ mit Arbeitsbeginn am 1.9.2021 anbieten. Sie unterstützen somit direkt unser Kommunikationsteam unter der Leitung von Frau Dr. Müller, die Sie bereits bei unserem Assessment Center und Videointerview kennengelernt haben.

Wir freuen uns auf Ihren kreativen Input und Ihre Expertise zum vorab besprochenen Bruttojahresgehalt von EUR 42.000.

Als Mitarbeiterin von „Name der Firma“ haben Sie ebenfalls vollen Zugang zu unseren Mitarbeiter-Benefits:

• flexibler Arbeitsort (Home-Office-Option)
• Option zur Gleitzeit
• betriebliche Altersvorsorge
• Firmenhandy und Firmenwagen
• Gesundheitsmaßnahmen
• Firmenveranstaltungen

Ihre vertraglich festgelegte Kündigungsfrist beträgt auf beiden Seiten einen Monat. Ausnahmen sind ausgeschlossen. Alle weiteren Details folgen in unserer Betriebsvereinbarung und im Arbeitsvertrag.

Sollten Sie sich dazu entscheiden, das Angebot anzunehmen, bitte ich um elektronische Rückmeldung bis zum 30. Juli 2021 via „HR-E-Mail-Adresse“. Die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags findet am ersten Arbeitstag statt. Gerne sende ich Ihnen bereits vorab eine Kopie zur Ansicht. Weitere Unterlagen zum Thema Altersvorsorge und Gleitzeit senden wir Ihnen im Falle einer positiven Rückmeldung umgehend zu. Wir freuen uns aufrichtig, Sie (hoffentlich) bald in unserem Team begrüßen zu dürfen.

Bei Fragen können Sie mich jederzeit unter „HR-E-Mail-Adresse“ oder der Telefonnummer +49… erreichen.

Mit freundlichen Grüßen

Renate Mustermann

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