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Mitarbeiter-Zeiterfassung: ein Ratgeber

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Die Arbeitgeber-Ressourcenbibliothek von Indeed unterstützt Unternehmen beim Recruiting und bei der Verwaltung ihrer Mitarbeiter*innen. In über 15.000 Artikeln in 6 Sprachen bieten wir Strategieratschläge, Anleitungen und Best Practices, um Unternehmen beim Recruiting und der Bindung passender Mitarbeiter*innen zu unterstützen.

Redaktionelle Richtlinien lesen

Mitarbeiter-Zeiterfassung ist gesetzliche Pflicht für alle Arbeitgeber in Deutschland. Die Grundsatzentscheidung des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 lässt daran keine Zweifel mehr. Als Begründung wird vom BAG das Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs herangezogen, das bereits 2019 alle EU-Mitgliedsstaaten zur Einführung einer systematischen Arbeitszeiterfassung verpflichtete. Da die Umsetzung der Richtlinie in deutsches Recht noch aussteht, herrscht in vielen Unternehmen Verunsicherung über die einzuleitenden Schritte. Im folgenden Artikel erfahren Sie alles, was Sie zum Thema Arbeitszeiterfassung wissen sollten…

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Arbeitszeiterfassung – warum?

Für Arbeitgeber dient die Erfassung von Arbeitszeiten als Grundlage für Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie für die Verwaltung von Urlaubszeiten und krankheitsbedingten Ausfällen. Sinnvoll ausgewertet, können die Daten darüber hinaus zur Verbesserung der Prozesse im Unternehmen herangezogen werden. Wie lange dauert eine Aufgabe? Ist der zeitliche Aufwand gerechtfertigt? Gibt es Spar- und Verbesserungspotenziale?

 

Für die Mitarbeitenden ist Zeiterfassung in erster Linie eine Schutzmaßnahme. Die lückenlose Dokumentation soll die Beschäftigten vor der Willkür ihrer Arbeitgeber schützen und ihnen eine Möglichkeit zur Selbstkontrolle bieten. Schließlich verschwimmen in Zeiten von Remote-Arbeit und Homeoffice die Grenzen zwischen Job und Privatleben zunehmend.

Arbeitszeiterfassung: Status quo

Zum Schutz der Beschäftigten vor ausufernden Arbeitszeiten gilt seit 1994 das Arbeitszeitgesetz, das u. a. Regelungen zu Höchstarbeitszeiten, Nacht- und Schichtarbeit, Ruhezeiten und Pausen enthält. Gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG müssen Arbeitgeber Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit ihrer Mitarbeitenden dokumentieren und die Nachweise darüber mindestens zwei Jahre aufbewahren.

 

Durch das EuGH-Urteil aus dem Jahr 2019 wurde diese Pflicht auf die gesamte Arbeitszeit erweitert. Unternehmen in allen EU-Mitgliedsstaaten müssen objektive, verlässliche und zugängliche Systeme zur Messung der täglich geleisteten Arbeitszeiten einrichten.

 

Obwohl das deutsche Arbeitszeitgesetz noch nicht entsprechend der Richtlinie angepasst wurde, gilt die Erfassungspflicht schon heute. Der Grund dafür liegt im Arbeitsschutzgesetz. § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG sieht vor, dass der Arbeitgeber zur Durchführung von Maßnahmen des Arbeitsschutzes für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel hierfür bereitzustellen hat. Eine mit dem Stechuhr-Urteil konforme Auslegung dieser Norm rechtfertigt eine bereits bestehende Aufzeichnungspflicht zum Schutz von Wohlbefinden und Gesundheit der Arbeitnehmenden.

 

Erfassung der Arbeitszeit schon vor BAG-Urteil üblich

Laut BAuA-Arbeitsbefragung wurde die Arbeitszeit bereits vor der Urteilsverkündung im Jahr 2021 für 47 Prozent der Beschäftigten betrieblich erfasst. Weitere 32 Prozent der Erwerbstätigen kümmerten sich selbst um die Dokumentation. Lediglich 21 Prozent der Befragten hatten keine Kenntnis von einer eventuellen Aufzeichnung ihrer Arbeitszeiten.

 

Von den Kleinst-, Klein- und mittleren Unternehmen waren es gemäß Lexware Trendradar 2022 sogar 49 Prozent, die die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden abbildeten. In zwei Drittel der Betriebe mit mehr als 20 Beschäftigten gehört die Zeiterfassung schon lange zum Arbeitsalltag, weitere fünf Prozent begannen nach dem BAG-Urteil mit der Aufzeichnung.

 

Dass fast die Hälfte der Arbeitgeber in Deutschland bereits Erfahrung mit der Zeiterfassung von Mitarbeitenden hat, ist vor allem auf Minijobs zurückzuführen. Denn für geringfügig Beschäftigte gilt das Mindestlohngesetz, das in § 17 Abs. 1 MiLoG vielen Branchen eine Dokumentation der Arbeitszeit vorschreibt, beispielsweise zur Bekämpfung von Schwarzarbeit im Baugewerbe, in der Gastronomie oder in der Logistik. Darüber hinaus kann sich eine Verpflichtung auch aus Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen ergeben.

 

Falls Sie zu den anderen 50 Prozent der Arbeitgeber gehören und sich noch keine Gedanken über eine sinnvolle Umsetzung der Arbeitszeitdokumentation gemacht haben, sollten Sie dies schnellstmöglich ändern. Die Gründe dafür erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Vorteile von Arbeitszeiterfassung

Etwas mehr als die Hälfte der befragten Kleinstunternehmen mit bis zu zehn Beschäftigten äußerten sich im Lexware Trendradar skeptisch gegenüber dem BAG-Urteil. Sie schrecken vor den bürokratischen Hürden zurück und sehen keine Notwendigkeit für die Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeiter*innen, weil sie auch ohne solche Aufzeichnungen einen guten Überblick hätten. Allerdings kann sich der Mehraufwand durchaus lohnen…

 

Mehr Organisation, mehr Effizienz

Eine systematische Verbesserung der organisatorischen Rahmenbedingungen, Prozesse und Strukturen kann die Produktivität im gesamten Unternehmen positiv beeinflussen. Erfolgt die Zeiterfassung elektronisch, lassen sich die aufgezeichneten Stunden beispielsweise automatisch als Basis für die Gehaltsabrechnung übernehmen. Der vorübergehende Aufwand bei der Einführung von Erfassungslösungen kann somit langfristig sogar zu einer Arbeitserleichterung führen. Darüber hinaus ermöglichen die neugewonnenen Daten eine fundierte Analyse von Auslastung, Fehlzeiten, Kapazitätsengpässen und anderen Kennzahlen, die sich auf die erbrachte Leistung im Unternehmen auswirken und Veränderungs- sowie Einsparpotenziale aufdecken.

 

Mehr Grenzen, mehr Zufriedenheit

Wenn die Arbeitszeit nicht erhoben wird, ist es für Mitarbeitende sehr schwierig, ihre Rechte durchzusetzen. Rund 4,5 Millionen Menschen arbeiteten 2021 mehr als vertraglich vorgesehen. Davon leistete ca. ein Fünftel die Überstunden unbezahlt. Weitere 18 Prozent aller abhängig Beschäftigten konnten wegen eines hohen Arbeitsdrucks die gesetzlichen Ruhezeiten zwischen ihren Einsätzen häufig nicht einhalten. Eine lückenlose Dokumentation soll dies zukünftig verhindern und die Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz fördern.

 

Darüber hinaus wird durch eine Erfassung der Arbeitszeit die Trennung von Beruf und Freizeit wieder eindeutiger. Vor allem bei orts- und zeitflexiblem Arbeiten verlieren nicht nur die Betriebe, sondern auch die Beschäftigten schnell den Überblick. Die grenzen zwischen Job und Freizeit verschwimmen. Durch Zeiterfassung im Homeoffice wird die Arbeitsleistung wieder sicherbarer. Die Work-Life-Balance Ihrer Mitarbeitenden verbessert sich und damit häufig auch deren Zufriedenheit. Zufriedene Arbeitnehmer*innen setzen sich engagierter für die Ziele Ihres Unternehmens ein und kündigen seltener, wodurch sich nicht nur die Produktivität steigern, sondern auch die Personalfluktuation verringern lässt.

 

Mehr Transparenz, höhere Arbeitgeberattraktivität

Die Zeiterfassung für Mitarbeiter*innen bietet eine transparente Basis für Gehaltsabrechnungen. Wer länger arbeitet, bekommt mehr Geld. Derart faire Rahmenbedingungen können sich förderlich auf das Betriebsklima und die Zusammenarbeit im Team auswirken.

 

Davon abgesehen verstoßen Unternehmen, die eine Einführung von Aufzeichnungslösungen ablehnen, streng genommen schon jetzt gegen das Gesetz. Die Nichterfüllung rechtlicher Vorgaben könnte Ihren Ruf als attraktiver Arbeitgeber und Ihr positives Employer Branding beeinträchtigten und Ihnen die zukünftige Personalsuche erheblich erschweren.

Nachteile von Arbeitszeiterfassung

Kritiker*innen einer gesetzlich verankerten Mitarbeiter-Zeiterfassung führen in der Regel die folgenden Argumente an:

 

Hoher Aufwand, wenig Ertrag

Vor allem für Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden ist Zeiterfassung in erster Linie unnötige Bürokratie. Wer wann wie lange arbeitet, ist auch ohne Dokumentation und sinnlose Überregulierung klar ersichtlich. 37 Prozent der im Lexware Trendradar befragten Unternehmen erwarten, dass die Beschäftigten ihre Stunden nicht selbst eintragen und zusätzliche Ermahnungen nötig werden. Dazu kommen die Kosten, die mit der Einführung moderner Aufzeichnungssysteme einhergehen.

 

Mehr Vorschriften, weniger Flexibilität

Viele Beschäftigte wünschen sich flexible Arbeitszeitmodelle. Immer mehr Unternehmen erfüllen diesen Wunsch gerne, da sie erkannt haben, dass das qualitative Arbeitsergebnis wichtiger ist als die quantitative Arbeitszeit. Die Regelungen zur Zeiterfassung könnten den diesbezüglichen Gestaltungsspielraum erheblich einschränken. Modelle wie Vertrauensarbeitszeit, in deren Rahmen der Arbeitgeber darauf vertraut, dass die Beschäftigten der vertraglich vereinbarten Arbeitsverpflichtung nachkommen, sind in ihrer bisherigen Form nicht mehr möglich. 

 

Mehr Kontrolle, weniger Vertrauen

Durch lähmendes Micromanagement erhöht sich das Risiko, dass sich Ihre Angestellten überwacht und kontrolliert fühlen. Mit dem Mangel an Vertrauen geht in den meisten Fällen auch ein Motivationsverlust einher. Mitarbeitende werden unzufrieden, das Betriebsklima verschlechtert sich und die Leistung nimmt dementsprechend ab.

 

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Möglichkeiten der Zeiterfassung

Dass Sie als Arbeitgeber den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden erfassen müssen, ist unumstößlich. Wie Sie dieser Verpflichtung nachkommen, ist allerdings noch nicht gesetzlich geregelt. Die Form der Arbeitszeitdokumentation können Sie derzeit frei wählen. Wir möchten Ihnen die verschiedenen Alternativen und deren Vor- und Nachteile kurz vorstellen:

 

Stundenzettel

Die handschriftliche Zeiterfassung durch die Mitarbeiter*innen selbst auf einem vorgedruckten Formular stellt vor allem für kleine Betriebe eine kostengünstige Lösung dar. Allerdings ist der Aufwand sowohl für Ihre Beschäftigten als auch für Sie als Arbeitnehmer hoch, insbesondere, wenn die Daten nachträglich auch in elektronischer Form aufgezeichnet werden sollen. Darüber hinaus ist das Ausdrucken der Stundenzettel nicht nachhaltig. Sie können schnell verloren gehen und sind nur unzureichend vor Fälschungen und Missbrauch geschützt.

 

Exceltabellen

Die einfachste Möglichkeit elektronischer Zeiterfassung bietet ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel. Die Nutzung von EDV vereinfacht eine spätere Analyse der dokumentierten Daten. Zur Aufbewahrung ist keine physischer Stauraum nötig. Das Erstellen einer benutzerfreundlichen Vorlage kann sich je nach Betriebsgröße jedoch als äußerst zeitintensiv entpuppen. Auch Nachkontrollen sind aufgrund der leichten Manipulierbarkeit unumgänglich.

 

Hardwarelösungen

Von der klassischen Stechuhr und anderen Stempelsystemen über Magnet- und Chipkarten bis hin zum biometrischen Fingerabdrucksensor, je moderner die Lösung, desto geringer wird der Zeit- und Verwaltungsaufwand für Ihr Unternehmen. Darüber hinaus kann über solche Systeme neben der Arbeitszeiterfassung auch eine Zugangskontrolle zum Betrieb implementiert werden. Allerdings sind die Anschaffungskosten der Terminals meist mit hohen Kosten verbunden. Eine elektronische Zeiterfassung im Homeoffice ist mit statischen Aufzeichnungsmethoden genauso unmöglich wie auf Geschäftsreisen oder im Außendienst.

 

Softwarelösungen

Die Mitarbeiter-Zeiterfassung erfolgt über eine zentral installierte Software. Zur Anmeldung können die Beschäftigten einen PC oder ein mobiles Endgerät nutzen. Diese Art der Stundendokumentation ist ortsunabhängig möglich und daher auch für Remote-Arbeit geeignet. Über viele Systeme können nicht nur Arbeitszeiten aufgezeichnet werden, sondern auch Urlaubsanträge oder Bescheinigungen für Fehlzeiten eingereicht werden. Darüber hinaus erleichtert eine digitale Übertragung der Daten zwischen den Abteilungen den Aufwand der Buchhaltung, beispielsweise bei der Gehaltsabrechnung.

 

Bedenken Sie jedoch, dass Sie bei der Erhebung personenbezogener Daten Ihrer Mitarbeitenden die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten und sich die Nutzung der Arbeitszeitinfos zu anderen Zwecken genehmigen lassen müssen.

 

Welche Lösung die beste Alternative für Ihr Unternehmen darstellt, hängt in erster Linie von der Betriebsgröße, der Branche und dem verfügbaren Budget ab. Wie Sie die Arbeitszeiterfassung konkret umsetzen möchten, bleibt bis zu einer endgültigen Gesetzgebung Ihnen überlassen. Dass Sie sich grundsätzlich mit dem Thema auseinandersetzen müssen, ist allerdings schon jetzt unvermeidbar.

 

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