Fachgebietssekretariat (d/m/w) – 70 % Arbeitszeit
Fakultät V – Verkehrs- und Maschinensysteme, Institut für Maschinenkonstruktion und Systemtechnik/FG Elektromechanische Konstruktionen

• Büromanagement und selbstständige Führung des Fachgebietssekretariats Elektromechanische Konstruktionen
• Unterstützung und Koordination der Organisations- und Verwaltungsaufgaben des Fachgebiets innerhalb und außerhalb der Universität in deutscher und englischer Sprache
• Administration sämtlicher Personalvorgänge und ‑angelegenheiten des Fachgebiets
• Administration der Haushaltsmittelbewirtschaftung und der Beschaffungsvorgänge des Fachgebiets unter Berücksichtigung vergaberechtlicher Vorschriften
• Unterstützung des projektübergreifenden Drittmittelmanagements bzgl. Berichterstellung und Dokumentation, Budgetierung inkl. Finanz- und Leistungsberichten
• Erstellung/Analyse projektbezogener Daten für Controlling und Dokumentation
• Administration der Lehre und des Studierendenmanagements des Fachgebiets sowie Mitwirkung bei der Erstellung von Lehrmaterialien
• Verwaltung von Inventar und Räumen, Pflege der Datenbanken sowie Mitwirkung beim Dokumentations- und Berichtswesen
• Betreuung und Pflege der Internetpräsenz des Fachgebiets, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit, u. a. redaktionelle Aufarbeitung von technischen Berichten, Veröffentlichungen und Informationsmaterialien sowie beim Eventmanagement

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement bzw. sonstige Beschäftigte mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Finanzen und Personal
• fundierte Erfahrungen in selbstständiger Sekretariatsarbeit/Assistenz bei Verwaltungs- und Organisationsaufgaben sowie bei Personal- und Beschaffungsprozessen
• vielseitige Fachkenntnisse in relevanten Betriebssystemen und prozessrelevanter Software, vor allem Microsoft-Office-Anwendungen und SAP
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• teamorientierte, effiziente und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke sowie die Bereitschaft, sich in neue Aufgabenfelder einzuarbeiten
• Erfahrungen mit universitären Verwaltungsvorgängen, Organisations- und Zuständigkeitsstrukturen sowie bei der Administration von (Drittmittel‑)Projekten erwünscht
• Kenntnisse der Kosten- und Ergebnisrechnung, Budgetierung und Finanzplanung von Vorteil
• Kenntnisse und Erfahrungen bei der Gestaltung, Redaktion und Pflege von Webseiten, vorzugsweise Typo3 wünschenswert

Ihre Bewerbung senden Sie bitte unter Angabe der Kennziffer mit den üblichen Unterlagen (zusammengefasst in einem PDF‑Dokument, max. 5 MB) ausschließlich per E‑Mail an Prof. Dr.-Ing. Maas über sekretariat[at]emk.tu-berlin.de.

Den vollständigen Ausschreibungstext finden Sie hier:
https://www.jobs.tu-berlin.de/stellenausschreibungen/205877

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden.
Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.
Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten gem. DSGVO finden Sie auf der Webseite der Personalabteilung: https://www.abt2-t.tu-berlin.de/menue/themen_a_z/datenschutzerklaerung/.

Zur Wahrung der Chancengleichheit zwischen Frauen und Männern sind Bewerbungen von Frauen mit der jeweiligen Qualifikation ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die TU Berlin schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten und mit Migrationshintergrund sind herzlich willkommen.