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Office Manager (w/m/d) / Büroleiter (w/m/d)
F mal s GmbH
Köln
Vollzeit
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Stellenbeschreibung

Gleichen Sie hier die Stellenbeschreibung mit Ihrem Profil ab.

Anstellungsart

Vollzeit

Vollständige Stellenbeschreibung

Für einen unserer international tätigen Kunden aus der Automobilindustrie mit Sitz in Köln suchen wir einen Office Manager (w/m/d) / Büroleiter (w/m/d).


Die Aufgaben:

  • Sie sind für die selbstständige Erledigung aller administrativer und organisatorischer Tätigkeiten im Managementsekretariat, einschließlich interner und externer Korrespondenz in Deutsch und Englisch verantwortlich. Dazu gehören zum Beispiel die Annahme und Bearbeitung der eingehenden Anrufe, E-Mails und Postsendungen.
  • Der Empfang und die Betreuung von Besuchern gehört ebenso wie die Vorbereitung von Besprechungsräumen zu Ihrem Aufgabenbereich. Zusätzlich bringen Sie sich aktiv bei der Planung und Durchführung von Firmenveranstaltungen und Messen ein und führen Verhandlungen mit Event-Dienstleistern.
  • Sie optimieren fortlaufend bestehende und entwickeln neue Büroprozesse um reibungslose und effiziente Abläufe zu gewährleisten.
  • Die Unterstützung bei der Erstellung und Vorbereitung von Präsentationen für Meetings ist ebenso wie die die Termin- und Reiseorganisation für internationale Standorte (u. a. USA, Kanada, England, China, Asien) und die Unterstützung bei der Beantragung von Visa ein wichtiger Teil Ihrer Aufgaben.
  • Sie übernehmen die Verwaltung von Mietverträgen, den Einkauf und das Bestandsmanagement von Büromaterial sowie die vollumfängliche Organisation und Verwaltung der Firmenwagenflotte.
  • Die Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, die Durchführung der finanziellen Transaktionen sowie die Koordination mit der Buchhaltung und externen Steuerbehörden Gehört ebenfalls zu Ihrem Aufgabenbereich.

Das ideale Profil:

  • Idealerweise haben Sie Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (z. B. Büroleitung, Assistenz der Geschäftsführung) gesammelt und haben dort bereits Ihre organisatorischen Fähigkeiten sowie Ihre selbstständige und strukturierte Arbeitsweise unter Beweis gestellt.
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir ebenso wie gute Kenntnisse im Umgang mit dem MS Office Paket voraus. Italienischkenntnisse sind von Vorteil.
  • Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen sowie ausgeprägte Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten runden Ihr Profil ab.

Ansprechpartner:
Andreas Kaesbach
– Geschäftsführer –

0221 / 297 23 54 -0
bewerbung@fmals.de

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