Sekretär Gesundheitswesen Jobs

Gemeinsam besser. Fürs Leben.

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 16.100 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Willkommen im UKE.

Sekretär:in Senior (all genders) im Institut für Infektionsforschung und Impfstoffentwicklung
Vollzeit/Teilzeit | Befristet | Arbeitsort: Hamburg Eppendorf
UKE_Zentrum für Innere Medizin

Das macht die Position aus

In dieser Position unterstützen Sie, gemeinsam mit einer Kollegin, die Direktorin des Instituts für Infektionsforschung und Impfstoffentwicklung und ihr Team aus Ärzt:innen und Wissenschaftler:innen. Im Bereich der Forschung beschäftigen wir uns derzeit vor allem mit Fragestellungen im Themenbereich neu auftretende Viren und Infektionsforschung. Dabei legen wir einen besonderen Fokus auf die frühe Impfstoffentwicklung gegen neue Erreger und die Pathogenese von Viruserkrankungen. Das Institut koordiniert zudem den Sonderforschungsbereich 1648 „Emerging Viruses: Pathogenesis, Structure, Immunity“.

Ihre Aufgaben:

• Telefonische Korrespondenz, Terminverwaltung, Bearbeitung der Email-Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage und Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen
• Unterstützung im Personalmanagement:
  • Verwaltung von Einstellungs-, Urlaubs- und Reiseanträgen, Vertragsänderungen und Abwesenheiten
  • Unterstützung beim Onboarding und Offboarding (u.a. Überprüfung der Checklisten, Organisation von Arbeitsmaterial (IT) und Vorbereitung von Arbeitsplätzen)
  • Terminierung von Mitarbeiter:innengesprächen
• Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen, Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen, Raumbuchung, Catering
• Literatur- und Internetrecherche
• Postbearbeitung
• Datenpflege und –erfassung
• Vorbereitung und Koordination von Sitzungen und Protokollführung
• Schriftverkehr und Erstellung von Schreibarbeiten in deutscher und englischer Sprache
• Beschaffungsangelegenheiten
• Abwesenheitsvertretung eine:r Kolleg:in im administrativen Bereich

Die Position ist aufgrund einer Elternzeitvertretung zunächst bis zum 31.12.2028 befristet.

Darauf freuen wir uns

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau im Gesundheitswesen / für Büromanagement oder zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder gleichwertige Ausbildungen
• Kenntnisse zur selbstständigen Organisation eines Sekretariats sowie gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
• MS Office Kenntnisse inklusive Outlook
• Kommunikations- und Teamfähigkeit, Koordinations- und Organisationsgeschick
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit, Kooperationsfähigkeit, Diskretion
• Serviceorientiertes Auftreten sowie lösungsorientiertes Handeln

Das bieten wir

• Faire und transparente Vergütung nach unserem Tarifvertrag TVöD/VKA (45.400 € - 55.100 €) unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Berufserfahrung. Die Gehaltsangabe bezieht sich auf eine Vollzeitstelle mit 38,5 Wochenstunden. Die genannten Beträge sind Richtwerte und stellen kein Gehaltsversprechen dar.
  
• Gezielte und individuelle Weiterentwicklung auf Fach- und Projektebene ist gegeben, so bieten wir eine langfristige Perspektive in einem sinnstiftenden Umfeld
  
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
  
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
  
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
  
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
  
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
  
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
  
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
  
• Unser Mitarbeitenden Restaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände

Kontakt ins UKE:

Wir freuen uns auf eine aussagekräftige Bewerbung bis zum 15. Juni 2026.

Kontakt zum Fachbereich:
Frau Vanessa Ritzel
+49 (0) 40 7410-53786
Sekretariataddo[at]uke.de

Kontakt zum Recruiting
Recruiting Team
+49 (0) 40 7410-52599

Wir freuen uns auf Sie!

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt
Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.