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Zentrum Ozeanforschung Jobs in Kiel

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Job Post Details

Assistenz (m/w/d) für das Büro des Direktoriums - E8, Vollzeit, unbefristet - - job post

Landesportal Schleswig-Holstein
24148 Kiel•Hybrides Arbeiten
Festanstellung, Teilzeit, Vollzeit
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Stellenbeschreibung

Anstellungsart

  • Teilzeit
  • Festanstellung
  • Vollzeit

Arbeitsort

24148 Kiel•Hybrides Arbeiten

Leistungen

Aus der vollständigen Stellenbeschreibung

  • Betriebliche Altersvorsorge

Vollständige Stellenbeschreibung

Art der Ausschreibung:
öffentlich
Bewerbungsfrist:
06.07.2026
Besetzung zum:
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Beschäftigungsverhältnis:
Arbeitnehmer
Entgelt:
TVöD-Bund E 7 - TVöD-Bund E 8
Teilzeit/Vollzeit:
beidesmöglich
Wochenarbeitszeit TB.:
39.0
Beschäftigungsdauer:
unbefristet
Einsatzort:
Wischhofstraße,
24148 Kiel

GEOMAR Helmholtz Zentrum für Ozeanforschung Kiel

    Bewerbungsmanagement

    E-Mail
    :
    bewerbung@geomar.de

Ihre Aufgaben:

Sie unterstützen und begleiten Abläufe in der Organisation des Direktoriumsbüros und fungieren als Ansprechperson für in- und externe Anfragen. Zu Ihren Aufgaben dieser vertrauensvollen Position gehören u. a.:

  • Erstellung deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz einschließlich erforderlicher Recherchen
  • Koordination, Planung und Überwachung von Terminen
  • telefonische Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen inklusive Zusammenstellung und Aufbereitung relevanter Unterlagen in enger Abstimmung mit den jeweiligen Personen
  • Organisation, Betreuung und Nachbereitung von Veranstaltungen für die Mitglieder des Direktoriums
  • Empfang und Betreuung von Besucher:innen einschließlich Reiseorganisation
  • Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben, insbesondere Stammdatenpflege, Büromaterialbeschaffung sowie Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen

Ihr Profil:

  • abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • einschlägige Berufserfahrung als Assistenz, idealerweise im Leitungsbereich
  • sicherer Umgang mit gängiger Bürokommunikationssoftware und Videokonferenzsystemen
  • sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • serviceorientiertes, offenes und sicheres Auftreten sowie gute Umgangsformen, Diskretion
  • hohes Maß an Selbstständigkeit, persönlichem Engagement, Belastbarkeit sowie eine schnelle Auffassungsgabe, Teamfähigkeit
  • Organisationsgeschick sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

Von Vorteil sind außerdem:

  • hohes Maß an Kontakt- und Kommunikationsfähigkeit, sorgfältiger Arbeitsstil
  • berufliche Erfahrung im Umgang mit Aufgabenmanagementtools
  • Englischkenntnisse mit Nachweis B2

An einem Arbeitsplatz, direkt an der Kieler Förde mit vielen Freizeit- und Erholungsmöglichkeiten bieten wir Ihnen:

  • gute Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Wir bieten u. a. die Möglichkeit des mobilen Arbeitens und der individuellen Arbeitszeitgestaltung in Absprache mit der Vorgesetzten, Ferienkurse für die Kinder unserer Mitarbeitenden sowie eine gute Unterstützung bei der Suche nach einem Krippenplatz am Standort Kiel
  • Unterstützungsangebote für berufliche und persönliche Lebenssituationen
  • Tätigkeit im Umfeld der Meeres- und Klimaforschung, einem zukunftsweisenden Bereich mit gesellschaftlicher Bedeutung
  • 30 Urlaubstage und zusätzlich arbeitsfrei an Weihnachten und Silvester
  • betriebliche Altersvorsorge und vermögenwirksame Leistungen

Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld. Die Position ist unbefristet zu besetzen. Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe E8 (TVöD-Bund).

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit entspricht einer Vollzeitbeschäftigung. Teilzeitbeschäftigung ist im Rahmen geeigneter Arbeitszeitmodelle grundsätzlich möglich. Um eine durchgängige Erreichbarkeit und eine verlässliche Auskunftsfähigkeit für die zu bearbeitenden Themen zu gewährleisten, ist dabei insgesamt eine ganztägige Besetzung der Position notwendig.

Das GEOMAR hat sich die Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt. Das GEOMAR setzt sich für die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen ein. Daher werden schwerbehinderte Bewerber:innen bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 06. Juli 2026 über unser Bewerbungsportal:

Online Bewerbung

Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden alle Bewerbungsunterlagen gemäß Datenschutzbestimmungen vernichtet.

Rückfragen zum Stand des Verfahrens nehmen wir unter Angabe des Kennwortes „Assistenz_Direktoriumsbüro2026“ per E-Mail unter
tnienass@geomar.de
entgegen.
Bei inhaltlichen Fragen steht Ihnen die Leiterin des Direktoriumsbüros, Frau Ute Ehlers, unter der Telefonnummer 0431 / 600 - 2801 oder per Mail
uehlers@geomar.de
zur Verfügung.
Weitere Informationen zum GEOMAR Helmholtz-Zentrum für Ozeanforschung Kiel bzw. der Helmholtz-Gemeinschaft finden Sie unter
www.geomar.de
oder
www.helmholtz.de
.

Das GEOMAR bekennt sich zu einer objektiven und diskriminierungsfreien Auswahl. Unsere Ausschreibungen richten sich daher an alle Menschen. Wir verzichten ausdrücklich auf die Vorlage von Bewerbungsfotos.

Das GEOMAR trägt das TOTAL E-QUALITY Prädikat für das Engagement zur beruflichen Chancengleichheit von Frauen und Männern.

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