Aufgabenmanagement-Tools: Warum es sich zu wissen lohnt, was sie können – und was nicht

Wer kennt es nicht: das kleine Hochgefühl, wenn man einen Punkt auf der eigenen To-do-Liste abhakt? Egal, ob man das Häkchen per Fingertipp ins Smartphone eingibt, per Mausklick in die Desktop-App oder – ganz klassisch – mit dem Stift auf Papier schreibt: Da ist dieser kurze Moment von Erleichterung.

Die so empfundene Belohnung ist durchaus ein wichtiger psychologischer Aspekt von gutem Aufgabenmanagement. Doch zur Koordination ganzer Teams oder gar Unternehmen gehört weit mehr, als persönliche Checklisten zu führen und Erledigtes abzuhaken. Moderne Software-Tools wie Onenote, Asana, Trello oder Todoist bieten Teams und Betrieben nahezu jeder Größenordnung vielfältige Lösungen, um die Tätigkeiten ihrer Beschäftigten zu steuern, zu kontrollieren und auszuwerten. Doch die Arbeit mit ihnen hat auch ihre Tücken.

Stärken und Schwächen von Aufgabenmanagement-Tools kennen

Um die passenden Aufgabenmanagement-Tools zu finden, lohnt es sich, die Möglichkeiten der verschiedenen Angebote zu vergleichen. Doch – gerade für Führungskräfte – ist es mindestens genauso wichtig, zu wissen, was diese Programme nicht leisten können.

Damit sind weniger technische Funktionen gemeint, die eine bestimmte Software anderen voraushat, sondern psychologische Aspekte. Denn einerseits kann eine koordinierende Software Beschäftigten helfen, ihre Arbeit zu organisieren und – auch über zeitliche und räumliche Distanzen – effizient miteinander zu kommunizieren. Andererseits lässt sich zeitgemäßes Leadership über die digitalen Distanzen generischer Eingabemasken nur schwer ausüben.

Gute To-do-Listen können den Kopf freimachen

Schon einfache Systeme können Beschäftigten helfen, ihr Selbstmanagement zu verbessern. Gerade von Natur aus weniger organisierte Menschen können oft strukturierter arbeiten, wenn sie angehalten sind, eine Liste mit Aufgaben anzulegen und abzuarbeiten. Doch auch, wer scheinbar problemlos die Übersicht behält, kann davon profitieren. Denn Unerledigtes, das man im Kopf behält, bindet immer einen Teil der Aufmerksamkeit.

Der Effekt gleicht einem Computer, der unnötigerweise langsamer wird, weil nicht genutzte Anwendungen geöffnet sind. Wer seine To-dos einer Liste anvertraut, schafft dagegen Platz im „Arbeitsspeicher“ des Gehirns für die aktuelle Tätigkeit. Wichtig sei allerdings, die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren und ihnen Zeitrahmen zu setzen, schreibt das Businessmagazin Impulse. Sonst könne sich der entlastende Effekt schnell umkehren und die To-do-Liste zu einer Art Drohkulisse und damit zu einem Stressfaktor werden.

Wann lohnen sich leistungsstarke Lösungen und wann nicht?

Wie sinnvoll ein Aufgabenmanagement-Tool für ganze Teams ist, hängt indes von zahlreichen Faktoren ab. Schließlich muss die erzielte Effizienzsteigerung nicht nur die Kosten der Softwarelizenzen einspielen, sondern auch die Arbeitszeit kompensieren, die für Schulungen anfällt und später für das gewissenhafte Ausfüllen der erforderlichen Felder. Lineare Arbeitsabläufe in kleinen Teams können deshalb möglicherweise mit einfachen Lösungen oder gar auf Zuruf effizienter gemanagt werden – selbst dann, wenn die Mitglieder remote arbeiten.

Tendenziell werden umfangreiche Tools also umso sinnvoller, je größer und komplexer Workflows und Unternehmensstrukturen sind. Allerdings müssen sich Entscheider hierbei auch fragen, wie viele Teile der Produktionskette überhaupt effektiv in ein solches System integriert werden können. Denn die Funktionalität solcher Lösungen steht und fällt mit der Disziplin ihrer Nutzer*innen.

Management-System als Bindeglied einer diversen Belegschaft

Viele Arbeitsabläufe und Projekte hängen an mehreren Teams, die sich in großen Unternehmen über mehrere Standorte und Tochtergesellschaften verteilen. Die unterschiedlichen Mentalitäten zwischen Entwicklung, Vertrieb, Personalwesen und Controlling sind nicht zufällig Sujet diverser Witze. Wenn dann auch noch unterschiedliche Nationalitäten und Kulturkreise aufeinandertreffen, wird es eine echte Herausforderung, alle auf dieselbe Handhabe eines Aufgabenmanagement-Tools einzuschwören.

Andererseits liegt genau hier eine Chance. Nämlich die, dass sich eine Software zu einer Art Lingua Franca entwickelt – einer Verkehrssprache, in der alle Beteiligten erfolgreich kommunizieren. Dann kann eine leistungsstarke Software essenziell für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb über Abteilungs- und Ländergrenzen hinweg werden.

Zufriedenere Mitarbeiter*innen durch Leistungsmessung

Eine große, in jeder Hinsicht diverse Belegschaft für die konsequente Anwendung eines neuen Aufgabenmanagement-Tools zu gewinnen, erfordert eine starke, transparente Informationskampagne. Je deutlicher künftige Nutzer*innen erkennen, dass nicht nur die Geschäftsführung durch höhere Margen, sondern auch sie selbst durch kürzere Arbeitszeiten, weniger Frustration und/oder höhere Gehälter von einem solchen System profitieren, umso gewissenhafter werden sie es bedienen.

Wenn dies gelingt, kann die interne Werbung für eine unternehmensweite Managementsoftware zur selbsterfüllenden Prophezeiung werden. Denn gute Tools helfen nicht nur, Arbeitsschritte zu koordinieren. Viele Lösungen bieten Führungskräften auch die Möglichkeit, die Leistung ihrer Mitarbeiter*innen zu messen und mit den eigenen Erwartungen abzugleichen.

Dem Verdacht der unlauteren Überwachung kann eine Geschäftsführung entgegentreten, indem sie die gewonnenen Erkenntnisse transparent nutzt – nicht um Angestellte zu diskreditieren, sondern um ihre Stärken und Schwächen zu identifizieren und sie mit entsprechenden Aufgaben zu betrauen.

Die Grenzen der Management-Software

Doch genau an dieser Stelle werden auch die Grenzen dessen deutlich, was Aufgabenmanagement-Tools leisten können. Wer aus den Aufzeichnungen voreilige Schlüsse zieht, läuft Gefahr, Dinge zu übersehen, die eine Software nicht anzeigen kann.

So könnte die Zeiterfassung etwa offenlegen, dass ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin überdurchschnittlich viel Zeit für übertragene Arbeitsschritte benötigt. Der Schluss liegt nah, dass dem eine mangelhafte Arbeitshaltung zugrunde liegt. Vielleicht ist dem Problem jedoch mit einer einfachen Schulung beizukommen. Vielleicht gibt es jedoch gar kein Problem: Echte Teamplayer*innen steigern die Produktivität durch schwer messbare Beiträge wie Expertise, kritisches Hinterfragen oder indem sie ein offenes Ohr für die Belange anderer haben.

Die Distanz zu Beschäftigten im Blick behalten

Für Führungskräfte ergibt sich aus einem maschinellen Aufgabenmanagement noch eine weitere Herausforderung. In ihrem Paper „Stabilisieren oder dynamisieren: Das Balance-Inventar der Führung“ weisen die Autoren auf acht Spannungsfelder hin, denen Führungskräfte auf der Suche nach einer Balance zwischen Stabilisierung und Dynamisierung der Geschäftstätigkeit ausgesetzt sind, zum Beispiel dem Spannungsfeld Nähe-Distanz im Beziehungsmanagement. Zu viel Distanz berge demnach die Gefahr, dass Führende als unnahbar erlebt und Probleme nicht angesprochen würden. Diese „Gefahr“ wird akut, wenn sich Managements oder Teamleitungen zu sehr auf die Kommunikation über Aufgabenmanagement-Systeme verlassen.

Zudem wirkt eine solche Distanz nicht nur unzeitgemäß, da im Unternehmenskontext immer mehr Wert auf eine gleichwertige Zusammenarbeit gelegt wird. Eine so beförderte Entfremdung kann auch leicht dazu führen, dass sich Menschen als winziges Rädchen eines Räderwerks wahrnehmen. Und daraus können schnell psychische Probleme bis hin zum Burn-out resultieren. Denn ein derartiges Gefühl der Fremdbestimmtheit, schreibt die Zeitung die Welt, sei „der Faktor, der Menschen wirklich ausbrennen lässt“.