Offboarding: Wie Arbeitgeber von durchdachtem Exit-Management profitieren können

Welcher Arbeitgeber kennt das nicht? Gerade hat sich das junge Talent richtig eingearbeitet und sich für höhere Aufgaben empfohlen, da legt es die Kündigung auf den Tisch. Karriere macht der hoffnungsvolle Nachwuchs dann wohl bei der Konkurrenz. Und nun?

„Beleidigtes Schweigen, lieblose Formulare, ein schneller Händedruck.“ – Wenn Angestellte kündigen, so der Harvard Business Manager, reagierten Vorgesetzte oft dünnhäutig und ungeschickt. Während Unternehmen dem Recruiting und dem Onboarding neuer Teammitglieder viel Aufmerksamkeit widmeten, werde das Offboarding häufig vernachlässigt: „Über die Gestaltung eines gelungenen Abschieds machen sich die wenigsten Gedanken. Ein Fehler.“

Exit-Management ist nicht einfach ein Nebenaspekt der Unternehmenskultur. Der Prozess, mit dem Personalverantwortliche und HR-Abteilungen mit dem Ende eines Beschäftigungsverhältnisses umgehen, kann den Unternehmenserfolg sehr direkt und nachhaltig beeinflussen. Die Frage wird dringlicher, weil die Fluktuation laut dem Statistischen Bundesamt gestiegen ist und weiter steigen könnte: Einer Gallup-Umfrage zufolge hat die Wechselbereitschaft von Arbeitnehmern in den Pandemiejahren noch einmal deutlich zugenommen.

Aber was genau steht für Unternehmen auf dem Spiel? Welche Gedanken können sich Führungskräfte zu dem Thema machen? Und warum kann eine Offboarding-Checkliste Arbeitgebern helfen, das Beste aus einer Kündigung herauszuholen?

Warum ist gutes Offboarding wichtig?

„Für das Unternehmen ist ein gut durchdachter Offboarding-Prozess wichtig, um die Reputation zu schützen, das Wissen des Mitarbeiters nicht zu verlieren und das Betriebsklima zu pflegen“, sagt Aila Kruska, Expertin für Trennungsmanagement, im Businessmagazin Impulse. Wer nun meint, dass es vor allem um Höflichkeit und Rücksichtnahme geht, ist auf dem Holzweg.

Das Ende eines Arbeitsverhältnisses kommt aus Unternehmenssicht selten zum optimalen Zeitpunkt: Entweder war der oder die Beschäftigte bereits einige Zeit unproduktiv. Oder man hätte die Person gerne noch länger im Betrieb gehalten. Ein auf verschiedenen Ebenen durchdachtes Offboarding-Management kann nicht nur den Schaden begrenzen, sondern sogar Wettbewerbsvorteile bringen.

Juristisch-technische Ebene

Arbeitgeber müssen sich streng an das Kündigungsschutzgesetz halten, denn Kündigungen können juristische Auseinandersetzungen nach sich ziehen. Diese verursachen Kosten, beeinträchtigen das Betriebsklima und schaden dem Ruf des Unternehmens – nicht nur als Arbeitgeber, wie beispielsweise der Fall „Emmely“ zeigt.

Auch wenn Angestellte kündigen, haben Arbeitgeber bestimmte Pflichten wie das Ausstellen eines Arbeitszeugnisses. Zu dem technischen Prozess gehören aber auch Dinge wie das Sperren von physischen und digitalen Zugängen für ehemalige Beschäftigte und die Rückgabe von Firmeneigentum wie Laptops und Handys, Hausausweisen oder Firmenwagen.

Festgelegte Arbeitsschritte können den bürokratischen Ablauf effizienter machen, einen juristisch einwandfreien Weg zu einer notwendigen Kündigung ebnen und das Risiko eines Rechtsstreits minimieren.

Sozial-emotionale Ebene

Viele Personalverantwortliche empfinden tatsächlich Verantwortung für die Menschen hinter der Arbeitskraft. Und auch umgekehrt fühlen sich viele Beschäftigte verantwortlich gegenüber Kunden, Kolleg*innen oder dem Arbeitgeber. Kaum jemand macht sich die Entscheidung, ein Arbeitsverhältnis zu beenden, leicht – egal, aus welcher Position heraus.

Ein strukturiertes Offboarding lenkt das Notwendige in geregelte Bahnen und schafft dadurch Raum für die zwischenmenschlichen Aspekte des Abschieds. So bleiben allen Beteiligten – bis in andere Abteilungen hinein – mehr Ressourcen, um die neue Situation emotional, aber auch inhaltlich und operativ zu meistern.

Strategische Ebene

Die Belegschaft ist für immer mehr Unternehmen das wichtigste Asset und muss um der Wettbewerbsfähigkeit willen stetig optimiert werden. Die Entlassung einer – im weitesten Sinne – unproduktiven Arbeitskraft bringt das Unternehmen also eigentlich voran. Doch selbst Mitarbeiter*innen, die im Betrieb nicht mehr gebraucht werden, verfügen oft über wertvolles Wissen über ihre Branche, ihre Kunden, ihren Arbeitsbereich oder andere Aspekte. Dieses Know-how sollte nach Möglichkeit im Unternehmen gehalten werden. Bei einem produktiven Teammitglied gilt das umso mehr. Egal, ob es den Arbeitgeber wechselt oder den Ruhestand antritt.

Ein professionelles Offboarding erhöht die Chance, dass scheidende Angestellte mit dem alten Arbeitgeber kooperieren – im Moment der Trennung und darüber hinaus. Denn ein guter letzter Eindruck bleibt im Gedächtnis und überlagert in vielen Fällen frühere Erlebnisse, auch negative. Diesen sogenannten Rezenz-Effekt hat unter anderem der Psychologe und Wirtschaftsnobelpreis-Träger Daniel Kahneman in Studien nachgewiesen.

Welchen Nutzen Unternehmen aus dem Beschäftigungsende ziehen können

Unternehmen können also auf sehr unterschiedliche Weise von professionellem Offboarding profitieren. Doch welche Chancen ergeben sich aus personellen Veränderungen?

Lehren für die Personalführung

Egal, aus welchem Grund Beschäftigte das Unternehmen verlassen, fast immer spielen auch Gründe eine Rolle, die zumindest teilweise in Händen der Führungskräfte liegen: Über- oder Unterforderung, das Gehalt, mangelnde Aufstiegschancen, Elternschaft, Gesundheit, die soziale Dynamik im Team oder das Verhältnis zu Vorgesetzten. Diese Gründe gilt es in Erfahrung zu bringen, um Lehren zu ziehen, worauf künftig zu achten ist und wie man frühzeitig und angemessener reagieren kann.

Von Menschen, die sich regulär in den Ruhestand verabschieden, können Unternehmen ein besonders offenes und ehrliches Feedback erhoffen: über den Führungsstil, strategische Entscheidungen oder das, was sie bei der Arbeit motiviert oder demotiviert hat. Schließlich steht für sie dabei nichts mehr auf dem Spiel. Auf diese Weise lassen sich wichtige Erkenntnisse gewinnen, auch um die künftige Fluktuation zu verringern.

Gute Geschäftskontakte

Besonders groß ist der Verlust, wenn ein engagiertes Talent, eine angehende Führungskraft oder gar ein bewährtes Mitglied des Managements zur Konkurrenz abwandert. Doch es besteht die Möglichkeit, dass ein späterer Karriereschritt sie zurück in das Unternehmen führt, das sie gerade verlassen. In jedem Fall wissen erfolgsbewusste Menschen ein gutes Netzwerk zu schätzen. Hier eröffnen sich Chancen auf künftige Geschäftsbeziehungen oder zumindest persönliche Empfehlungen. Für all das lohnt es sich, einen möglichst guten letzten Eindruck zu hinterlassen.

Eine saubere Übergabe

Geschasste Mitarbeiter*innen lassen sich kaum davon überzeugen, ihre Nachfolger*innen gewissenhaft einzuarbeiten. Je eher aber Entlassene das Gefühl haben, ihre geleistete Arbeit werde wertgeschätzt, und je größer ihr Verständnis für die Entscheidung ist, umso höher die Wahrscheinlichkeit, dass sie dem Betrieb kein Chaos hinterlassen. Auch Mitarbeitende, die freiwillig gehen, sind motivierter zu einer gewissenhaften Dokumentation und konstruktiven Übergabegesprächen, wenn sie Dankbarkeit und professionelle Anerkennung erfahren.

Richtig nachbesetzen

Entsteht durch die Kündigung eine offene Stelle, muss Ersatz gefunden werden. Dabei ist schnelles Handeln wichtig, aber das ist nicht unbedingt alles. Eine Neueinstellung birgt die Chance auf frische Ideen, die das Unternehmen voranbringen könnten.

Wie gutes Offboarding funktioniert

Struktur und die richtige Kommunikation sind zentral für ein professionelles Offboarding. Dessen Erfolg hängt von der Zusammenarbeit zwischen HR-Abteilung und Führungskräften ab.

Offboarding-Gespräche 

Ein gelungenes Offboarding beinhaltet immer mehrere Gespräche mit der betreffenden Person, die strikt voneinander zu trennen sind.

Das Kündigungsgespräch

Wenn der Arbeitgeber Angestellten die Kündigung ausspricht, übernimmt dies in aller Regel der oder die direkte Vorgesetzte als Kenner*in der Situation. Ein Mitglied der Personalabteilung sollte aber dabei sein, um etwaige rechtliche Fragen zu beantworten, aber auch um als Vermittler und Zeuge aufzutreten, falls das Gespräch aus dem Ruder läuft. Zum Kündigungsgespräch gehört eine gute Vorbereitung für eine angemessene Kürze, ein geschlossener Raum zwecks Diskretion und die Übergabe des Kündigungsschreibens. Fair ist ein Termin am Wochenanfang, um zeitnahe Rückfragen zu ermöglichen.

Das Austrittsgespräch

Mit einigem zeitlichen Abstand zur Kündigung führt die HR-Abteilung das sogenannte Austrittsgespräch oder Exit-Interview. Ziel ist es, ein ehrliches und konstruktives Feedback über den Arbeitgeber, Vorgesetzte und Führungskräfte zu erhalten. Hat der oder die Beschäftige gekündigt, könnte eine Frage lauten: Wie hätten wir Sie halten können?

Um eine Verhörsituation zu vermeiden und eine vertrauliche Atmosphäre zu schaffen, findet das Exit-Gespräch unter vier Augen in einem neutralen Besprechungsraum statt. Ein vorab erstelltes Arbeitszeugnis signalisiert, dass offene Worte sich nicht negativ auf die Beurteilung auswirken. Die Antworten aus dem Exit-Interview sind diskret zu behandeln und müssen anonym an die betreffenden Führungskräfte zurückgespiegelt werden, um das Vertrauen der übrigen Belegschaft zu wahren.

Weitere Gespräche

Darüber hinaus können weitere Gespräche zu einem besseren Verständnis darüber führen, was besser laufen kann. Je besser das Offboarding insgesamt gemanagt wird, umso mehr Möglichkeiten haben Führungskräfte und Kolleg*innen für weiterführende Unterhaltungen mit scheidenden Mitarbeiter*innen, um sich im Guten zu trennen und nachhaltige Kontakte zu knüpfen. Ausführliche Analysen, wie und warum es zur Trennung kam, enden allerdings leicht in gegenseitigen Vorwürfen. Zielführender sind vorwärts gerichtete Perspektiven.

Organisatorische Aufgaben

Die juristisch-technische Basis für gelungenes Trennungsmanagement ist ein strukturierter, hauptsächlich bürokratischer Prozess, in dem es um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Abwicklung der Zusammenarbeit geht.

Wenn die Kündigung vom Unternehmen ausgeht, kann dazu ein Outplacement-Angebot gehören, das Gekündigten eine neue Perspektive bei einem anderen Arbeitgeber eröffnet. Das kann dem Unternehmen Abfindungszahlungen sparen. Vor allem aber hilft der Transfer in eine neue Beschäftigung, die möglichen Nachteile einer Entlassung zu minimieren. 

Die Offboarding-Checkliste

Für ein strukturiertes Trennungsmanagement lohnt es sich, eine Checkliste mit den wichtigsten Schritten des Offboardings anzulegen. Manche Punkte hängen davon ab, von wem die Kündigung ausgeht. Hier ist ein Vorschlag:

Aufgaben der Vorgesetzten

• ggf. Kündigungswunsch mit HR-Abteilung besprechen
• ggf. Kündigung aussprechen/übergeben
• zeitnah das Team und etwaige Kunden informieren
• Übergabe/Dokumentation organisieren
• Ausstand planen
• abschließende Gespräche führen
• ggf. Interesse an weiterer Zusammenarbeit bekunden
• ggf. Kontakt nachhaltig pflegen

Aufgaben HR:

• ggf. juristische Aspekte klären
• ggf. Kündigung bestätigen
• Nachbesetzung der frei werdenden Stelle angehen
• Resturlaub berechnen und letzten Arbeitstag klären
• Abfindungen, anteilige Boni und andere finanzielle Ansprüche prüfen
• Buchhaltung in Kenntnis setzen
• Arbeitszeugnis anfertigen und aushändigen
• Austrittsgespräch/Exit-Interview führen
• Rückgabe von Zugängen und Firmeneigentum sicherstellen
• ggf. Person in den Talent-Pool aufnehmen
• öffentliche Arbeitgeberbewertung anregen, z. B. auf Indeed