Schnelleres Recruiting wirkt sich positiv auf Ihre Effizienz, Ihren Ruf und Ihre Endergebnisse aus

von Derek Diviney, EMEA VP of Sales and Customer Service bei Indeed in Dublin

Als VP of Sales and Customer Service für Europa, den Nahen Osten und Afrika bei Indeed spreche ich mit Kunden oft darüber, wie wichtig es ist, die Time-to-hire zu verkürzen. Dieses Thema hat nicht nur höchste Priorität für Indeed, sondern ist mir aufgrund eines Erlebnisses zu Beginn meiner Karriere auch persönlich wichtig. Ich hatte mich für eine Stelle bei einem großen Technologie-Unternehmen beworben. Nachdem ich das erste Screening bestanden hatte, nahm ich innerhalb von fünf Monaten an 13 Vorstellungsgesprächen teil. Anfangs brachte ich viel Begeisterung für diese Stelle auf, doch durch den langwierigen Prozess schwand diese immer mehr. Irgendwann erhielt ich ein Angebot von dem Unternehmen, allerdings war ich bereits so frustriert und zwiegespalten, dass ich bei fast jedem anderen Unternehmen einfach abgelehnt hätte. Ich nahm den Job schließlich an und blieb über ein Jahrzehnt – mit dem Ziel, dass keine weiteren Bewerber*innen das Gleiche wie ich erleben müssen. Als ich das Unternehmen verließ, mussten Bewerber*innen nur noch äußerst selten mehr als fünf Vorstellungsgespräche durchlaufen.

Was ich erlebt habe, ist kein Einzelfall. Eine aktuelle Umfrage hat ergeben, dass 62 % der Fachkräfte das Interesse an einer Stelle verlieren, wenn sie innerhalb von zwei Wochen nichts vom Arbeitgeber hören. Dieser Prozentsatz steigt sogar auf 77 %, wenn sie nach drei Wochen noch keine Rückmeldung erhalten haben.

Auf einem umkämpften Arbeitsmarkt haben Unternehmen mit einer langen Time-to-hire – also der Zeit bis zum abgeschlossenen Recruiting – einen großen Nachteil. Arbeitgeber erhalten durchschnittlich 250 Bewerbungen auf jede Stelle und Führungskräfte müssen sich bewusst sein, dass die am besten geeigneten Bewerber*innen wahrscheinlich Vorstellungsgespräche bei mehreren Unternehmen durchlaufen. Selbst beliebte Unternehmen laufen Gefahr, keine Top-Talente einzustellen, wenn ihr Recruitingprozess zu langwierig ist. 

Unternehmen können mithilfe eines optimierten Recruitingprozesses und mit Systemen, die Teams schnellere Entscheidungen ermöglichen, geeignete und gefragte Jobsuchende erreichen und so sicherstellen, dass sie diese nicht an Wettbewerber verlieren. Ich möchte Ihnen erklären, warum Ihr Unternehmen eine kürzere Time-to-hire zu einer Top-Priorität machen sollte, und gebe ich Ihnen dazu einige Tipps.

Ein verbesserter Recruitingprozess erhöht die Effizienz

Um es ganz deutlich zu sagen: Ein langer Recruitingprozess kostet Ihr Unternehmen Geld. Je länger es dauert, eine Stelle zu besetzen, und je mehr Schritte bis zur Entscheidungsfindung nötig sind, desto mehr Zeit und Ressourcen werden verschwendet. Die Produktivität sinkt und die Kosten steigen. Das bedeutet nicht, dass Sie an der notwendigen Sorgfalt sparen oder Kompromisse eingehen müssen – schließlich können ungeeignete neue Mitarbeiter*innen hohe Kosten verursachen –, doch die Effizienz von Unternehmen erhöht sich deutlich, wenn Stellen schneller besetzt werden.

Diese Kosten betreffen Unternehmen aller Größen und Branchen. Der Manager eines Pflegeheims erzählte mir vor Kurzem, dass er mehr Bewohner*innen unterbringen konnte, indem er die Time-to-hire von 45 auf 25 Tage reduzierte, was wiederum zu einer höheren Belegung und mehr Umsatz führte. Ähnlich verhält es sich bei Hotels: Je mehr Zeit die Verantwortlichen dafür aufwenden, Mitarbeiter*innen für die Instandhaltung der Gebäude und das Putzen der Zimmer einzustellen, desto weniger sind einsatzbereit, um die Zimmer zwischen den Belegungen neu herzurichten. Dies führt zu weniger Unterbringungen. 

Wenn Mitarbeiter*innen schneller verfügbar sind, arbeiten Unternehmen erfolgreicher und maximieren ihren Gewinn. Durch schnellere Stellenbesetzung können Unternehmen die passende Mitarbeiteranzahl halten, sodass die anfallende Arbeit effizient verteilt und die Belastung bestehender Angestellter verringert werden kann. So können wiederum die Gesamtleistung des Teams und der Erfolg des Unternehmens gesteigert werden.

Effizienteres Recruiting stärkt Ihre Arbeitgebermarke

Ein kürzerer Recruitingprozess verbessert immer die Candidate Experience und stärkt Ihre Arbeitgebermarke. Jobsuchende schätzen einen flüssigen Einstellungsprozess, da dies von Respekt für ihre Zeit und die Verpflichtung zu zeitnahen Entscheidungen seitens des Unternehmens zeugt. Indeed arbeitet eng mit den Recruitingteams vieler Unternehmen zusammen, um ihnen beim Verkürzen der Time-to-hire zu helfen. Eine Regierungsorganisation hat so einen Prozess geschaffen, bei dem Kandidat*innen innerhalb von 48 Stunden sämtliche Schritte vom Screening bis zum Jobangebot durchlaufen können.

Wir haben herausgefunden, dass erfolgreiche Bewerber*innen ihre positive Erfahrung sofort mit Freunden und Familie teilen. Und sogar jene, die nicht erfolgreich waren, schätzen eine schnelle und durchdachte Entscheidung. Seit Langem ist bekannt, dass Bewerber*innen, die nach einem Vorstellungsgespräch zeitnah eine Rückmeldung erhalten, mit einer um 52 % höheren Wahrscheinlichkeit erneut mit einem Arbeitgeber in Kontakt treten. Umfragen zufolge teilen fast drei Viertel der Jobsuchenden, die negative Erfahrungen beim Recruiting gemacht haben, diese auf Websites wie Glassdoor. Eine positive Candidate Experience kann zu mehr Zufriedenheit bei Bewerber*innen führen, unabhängig davon, ob sie letztendlich ein Jobangebot erhalten haben oder nicht. Daraus ergeben sich mehr mündliche Weiterempfehlungen und ein besserer Ruf als gewünschter Arbeitgeber.

Außerdem haben wir festgestellt, dass eine kürzere Time-to-hire Ihrem Unternehmen neben den bereits genannten Vorteilen auch dabei helfen kann, unbewusste Vorurteile zu reduzieren: Je mehr sich das Recruiting in die Länge zieht, desto eher verlieren Entscheidungsträger*innen die im Voraus festgelegten Kriterien und wesentlichen Fähigkeiten aus den Augen und konzentrieren sich auf subjektivere Faktoren. Mit einer kürzeren Time-to-hire lässt sich eine stärkere und vielfältigere Unternehmenskultur schaffen.

So können Sie Ihre Time-to-hire verbessern

Beim Recruiting gibt es keinen genauen, idealen Zeitplan, doch ich empfehle allen Unternehmen, sich an die Geschwindigkeit der Wettbewerber anzupassen oder diese zu übertreffen. Mit einem Fokus auf Geschwindigkeit gelingt es Unternehmen, sich bei der Einstellung von Top-Talenten einen Wettbewerbsvorteil zu sichern und gleichzeitig das Risiko zu verringern, potenzielle Kandidat*innen an Konkurrenten zu verlieren. 

Der erste Schritt bei der Optimierung der Time-to-hire ist eine genaue Analyse Ihrer aktuellen Abläufe. Stellen Sie sich dabei drei wichtige Fragen: 

1. Ist jeder Schritt notwendig?
2. Suchen wir über die richtigen Kanäle nach Talenten, um eine starke Kandidatenpipeline aufzubauen?
3. Kommunizieren wir schnell mit Kandidat*innen und untereinander? 

Automatisierungs-Tools für HR können ebenfalls eine wichtige Rolle dabei spielen, die Time-to-hire zu verkürzen – besonders in der Screening-Phase. Mithilfe von datengestützten Bewerbungsfragen können Unternehmen geeignete Bewerber*innen schnell ermitteln und sie zügig durch den Recruitingprozess leiten, während sie ungeeignete Bewerber*innen ablehnen. Automatische Terminfindung und Koordination von Vorstellungsgesprächen optimiert den Ablauf noch weiter, sodass ihn sowohl Recruiter*innen als auch Bewerber*innen einfacher durchlaufen können. Zusätzlich werden die Auswirkungen von Bias im Recruitingprozess minimiert.

Ein Zeitfenster von 48 Stunden zwischen der Schaltung von Stellenanzeigen und dem Einstellen neuer Mitarbeiter*innen mag unerreichbar klingen, doch aus eigener Erfahrung weiß ich, dass es funktionieren kann. Vor Kurzem haben sich die Führungskräfte von Indeed der Herausforderung gestellt, mit unserer eigenen Technologie innerhalb von zwei Tagen neue Mitarbeiter*innen für Dienstleistungsstellen im Unternehmen einzustellen, z. B. Rechtsberater*innen, Marketingspezialist*innen oder Controller*innen für Accounts Receivable. Dazu gehörte die Schaltung einer Stellenanzeige und das Einladen interessierter Bewerber*innen zu einem Job Event. Danach durchliefen die Bewerber*innen mit den Recruitingtools von Indeed ein Screening und wir vereinbarten und führten zwei Runden an Video-Vorstellungsgesprächen durch. Innerhalb von einer Woche nach Beginn des Prozesses boten wir vielen dieser erfolgreichen Bewerber*innen eine Stelle an.

Unser Experiment bei Indeed beweist, dass es mit strategischem Einsatz von Technologie und optimierten Abläufen möglich ist, Stellen innerhalb kürzester Zeit zu besetzen. Die Vorteile sind deutlich und greifbar: Sie sparen Zeit und Geld, verringern Bias und halten das Interesse von Kandidat*innen während des gesamten Recruitingprozesses hoch. Außerdem zeigt sich das Unternehmen effizient und rücksichtsvoll gegenüber der Zeit der Mitarbeiter*innen und Bewerber*innen. Dies hilft dabei, Top-Talente anzusprechen, die Produktivität zu erhöhen und die Arbeitgebermarke auf dem wettbewerbsstarken Arbeitsmarkt von heute zu fördern.