Teamregeln: Die Voraussetzung guter Zusammenarbeit

Regeln, Absprachen und Grenzen begünstigen ein harmonisches Zusammenleben. Verbindliche Richtlinien geben Sicherheit und Orientierung, strukturieren den Alltag und fördern das soziale Miteinander. Das gilt im Privatleben genauso wie am Arbeitsplatz, wo sinnvolle Teamregeln Konflikten vorbeugen, das Wir-Gefühl und damit auch die Produktivität und Effizienz der Zusammenarbeit verbessern können. Doch was sollte bei der Erarbeitung von Kommunikations- und Verhaltensregeln für Mitarbeitende beachtet werden? Welche Inhalte sind wesentlich und welche Bereiche erfordern besonders detaillierte Vereinbarungen?

Welchem Zweck dienen Teamregeln?

Teamregeln sind eine Grundvoraussetzung für die produktive Zusammenarbeit im Unternehmen. Sie legen Aufgaben und Verantwortlichkeiten eindeutig fest und geben klare Handlungsempfehlungen für wiederkehrende Situationen. Auf diese Weise lässt sich die Effizienz der Arbeitsabläufe nachhaltig steigern. Darüber hinaus erleichtern verbindliche Regelungen das Onboarding neuer Teammitglieder, indem sie den Prozess der Einarbeitung standardisieren.

In der von Unsicherheiten und Veränderungen geprägten VUCA-Welt sorgen Richtlinien für Orientierung und vermitteln ein Gefühl von Sicherheit und Beständigkeit, was viele Beschäftigte sehr zu schätzen wissen. Besonders in Teams mit einem hohen Grad an Diversität und verschiedenen gesellschaftlichen und kulturellen Hintergründen, kann ein allgemeingültiger Verhaltenskodex Streitigkeiten und Missverständnisse verhindern oder zu einer schnellen Konfliktlösung beitragen. Durch ein intaktes Miteinander verbessert sich das Arbeitsklima und der Zusammenhalt im Team, was sich wiederum positiv auf die Mitarbeitermoral und Motivation auswirkt. 

Welche Inhalte sollten Teamregeln umfassen?

Es gibt kein einheitliches Muster für Verhaltensregeln, das für Mitarbeiter*innen in ganz Deutschland wie eine Blaupause angewendet werden kann. Der Inhalt und die Ausgestaltung solcher Regelwerke ist vom Einzelfall sowie von vielen verschiedenen branchen- und unternehmensspezifischen Faktoren abhängig. Arbeitet ein Team ausschließlich virtuell oder nur in Präsenz? Ist die Kooperation auf Dauer in der Organisationsstruktur angelegt oder handelt es sich um ein einmaliges Projekt? Obwohl Zusammenarbeit die unterschiedlichsten Formen annehmen kann, gibt es einige Bereiche, die von Regeln zur Teamarbeit in jedem Fall abgedeckt werden sollten.

Teamwerte

Die Werte im Team sollten im Einklang mit der Unternehmenskultur stehen. Denn diese spielt laut einer Glassdoor-Umfrage für mehr als drei Viertel der Jobsuchenden eine entscheidende Rolle bei der Arbeitgeberwahl. Werden im täglichen Teamalltag plötzlich andere Werte priorisiert, kann das die Zufriedenheit der Beschäftigten wesentlich beeinträchtigen. Die Leistungsbereitschaft sinkt, genauso wie die Identifikation mit den Unternehmenszielen. Kündigungen und Arbeitsausfälle werden wahrscheinlicher, negative Auswirkungen auf das Employer Branding sind nicht auszuschließen. Diesen Risiken können Arbeitgeber entgegenwirken, indem sie das Wir-Gefühl ihrer Teams aktiv fördern. Eine vom Bundesministerium für Bildung und Forschung in Auftrag gegebene Wertestudie zeigt, dass der Wunsch nach mehr Zusammenhalt und Rücksichtnahme im Zuge der Corona-Pandemie enorm an Bedeutung beachtet hat. Diese gesamtgesellschaftliche Entwicklung sollte auch bei der Ausgestaltung von Teamregeln anerkannt werden. Darüber hinaus sind neben den Klassikern Verantwortungsbewusstsein, Höflichkeit, Loyalität und Hilfsbereitschaft in zunehmend diversen Teams vor allem Werte wie Toleranz und gegenseitiger Respekt von hoher Relevanz für eine gute Zusammenarbeit.

Aufgabenverteilung

Für die Effizienz und Zufriedenheit im Team ist eine strategisch kluge Aufgabenverteilung von entscheidender Bedeutung. Dabei sollten Führungskräfte die Schwächen und Stärken der einzelnen Mitarbeitenden sowie die Zusammensetzung des kompletten Teams berücksichtigen. Erfahrene Fachleute, die selbstständiges Arbeiten gewohnt sind, könnten auf zu viele Vorgaben allergisch reagieren, während andere Teams ohne eindeutige Anweisungen kaum Fortschritte machen. Gute Teamregeln schaffen den Balanceakt zwischen einer unmissverständlichen Definition der einzelnen Rollen und Zuständigkeiten, während sie gleichzeitig genug Freiraum für Selbstorganisation und Eigenverantwortung lassen. Dass sich das entgegengebrachte Vertrauen positiv auf die Leistung im Team auswirkt, zeigt unter anderem eine Studie der Universität Lüneburg.

Arbeitsgestaltung

Je mehr Menschen mit unterschiedlichen Kompetenzen, Hintergründen und Erfahrungen in einem Team zusammenarbeiten, desto eindeutigere Regelungen sind nötig, um Missverständnisse und Konflikte zu umgehen und eine effiziente Aufgabenerfüllung zu ermöglichen. Vor allem virtuelle Teams brauchen klare Strukturen in Bezug auf Arbeitszeit, -ort und -gestaltung, damit sie sich im Homeoffice nicht aus den Augen verlieren.

1. Arbeitszeit

Zunächst sollten eindeutige Kernarbeitszeiten festgelegt werden, damit bei zunehmend flexiblen Arbeitsmodellen effektives Teamwork überhaupt möglich ist. Zudem sorgt ein fester zeitlicher Rahmen für die Erreichbarkeit der einzelnen Teammitglieder dafür, dass die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben nicht zu sehr verschwimmen. In einer Studie der Hans-Böckler-Stiftung gaben über die Hälfte der befragten Erwerbstätigen an, zu Hause mehr Wochenstunden zu arbeiten als vertraglich vereinbart. Unter dieser Mehrbelastung können auf Dauer die Zufriedenheit und Motivation sowie im schlimmsten Fall die Gesundheit der Mitarbeitenden leiden.

2. Arbeitsort

Ob es eine Präsenzpflicht gibt, ausschließlich virtuell gearbeitet wird oder ein hybrides Modell am sinnvollsten ist, hängt vom Ziel und von der Art der Teamarbeit ab. Jedoch sollten Unternehmen beachten, dass zu viele Videokonferenzen das Risiko für Burn-out und Depression erhöhen können, wie eine Studie der Universität Ulm zeigt. Der persönliche Kontakt darf auch bei räumlich getrennten Teams nicht zu kurz kommen. Das Zugehörigkeitsgefühl am hybriden Arbeitsplatz lässt sich beispielsweise durch regelmäßige Teambuilding-Events, gemeinsame Weiterbildungsmaßnahmen oder das Feiern gemeinschaftlicher Erfolge fördern.

3. Arbeitsmethoden

Für mehr Effizienz und schnelle Lösungsfindungen setzen vor allem IT-Unternehmen zunehmend auf agile Methoden. Gemäß der Studie Status Quo (Scaled) Agile kommen auf Teamebene hauptsächlich Scrum, Kanban, DevOps, Lean und Design Thinking zum Einsatz. Welche Kreativitätstechniken sich am besten zur Ideenfindung eignen, ist unter anderem von der Branche und dem Zweck der Teamarbeit abhängig. Ist eine genaue Regelung der Vorgehensweise sinnvoll oder arbeitet die Gruppe motivierter, wenn sie den Weg zum Ziel selbst bestimmen darf? Wichtig ist, dass neben den kooperativen Phasen auch Zeit für konzentrierte Einzelarbeit bleibt, die laut Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation 41 Prozent der Arbeit im Team ausmacht.

Kommunikation

Die Gestaltung der internen und abteilungsübergreifenden Kommunikation sollte bei den Regeln zur Teamarbeit eine wichtige Rolle spielen. Dabei geht es zunächst um die Wahl der Kommunikationskanäle und Kollaborationstools. Wie erfolgen die Datenablage und der Zugriff auf wichtige Informationen? Tauschen sich virtuelle Teams lieber per E-Mail, Chat oder Videokonferenz aus? Wie oft sind Treffen von Angesicht zu Angesicht möglich? Der persönliche Kontakt eignet sich schließlich besonders gut, um die Bindung zwischen den Teammitgliedern zu stärken und Missverständnisse zu vermeiden. In virtuellen Teams kann ein Griff zum klassischen Telefonhörer ähnlich positive Effekte haben, wie eine Studie der Führungskräfteberatung ignite80 zeigt. Neben den Kommunikationskanälen sollten Teamregeln auch Angaben zu Feedback- und Fehlerkultur enthalten. Durch einen konstruktiven Umgang mit eventuellem Scheitern lassen sich auch Fortschritt und Innovation am besten erreichen.

Tipps zum Erarbeiten von Teamregeln

Es gibt unzählige Muster für Verhaltensregeln von Mitarbeiter*innen, angefangen vom Code of Conduct im Compliance Management bei großen Unternehmen bis zum handschriftlichen Aushang mit den wichtigsten Kommunikationsgrundsätzen im Besprechungsraum. Damit die Richtlinien den gewünschten Erfolg erzielen und die Zusammenarbeit tatsächlich erleichtern, sollten unabhängig vom Inhalt die folgenden Ratschläge beherzigt werden:

1. Lassen Sie das Team die Regeln selbst erarbeiten. So stellen Sie die breite Akzeptanz des Regelwerks und eine Sinnhaftigkeit für die konkrete Arbeitssituation sicher.
2. Beschränken Sie sich auf unverzichtbare Grundsätze. Zu viele und detaillierte Regelungen könnten vom Team als fehlendes Vertrauen interpretiert werden.
3. Setzen Sie auf die Macht der Sprache als Motivator. Formulieren Sie die Teamregeln positiv und auf Augenhöhe, statt zu beschreiben, was Sie nicht möchten.
4. Geben Sie lediglich einen Rahmen vor. Zu starre Vorgaben können den Handlungsspielraum, die Kreativität und die Innovationskraft der Teams einschränken.
5. Legen Sie klare Konsequenzen im Falle von Nichtbeachtung der Regeln fest. So vermeiden Sie, dass die Richtlinien und deren Bedeutung im stressigen Arbeitsalltag untergehen.
6. Machen Sie das Regelwerk für alle Beteiligten in schriftlicher oder digitaler Form zugänglich und lassen Sie sich die Kenntnisnahme durch Unterschrift bestätigen.
7. Einzelne Regeln der Teamarbeit sind nicht in Stein gemeißelt und sollten regelmäßig überprüft und den veränderten Markt- und Arbeitsbedingungen angepasst werden.

Laut der bereits erwähnten Studie des Fraunhofer-Instituts ist die Zeit, die Mitarbeitende in Teamarbeit verbringen, in den letzten zwei Jahrzehnten um 50 Prozent gestiegen. Mit der zunehmenden Bedeutung kooperativer Arbeitsmodelle wächst auch die Bedeutung von Teamregeln als eine Grundlage erfolgreicher Zusammenarbeit. Arbeitgeber, die den Balanceakt zwischen Micromanagement und Kontrollverlust erfolgreich mit klaren Kommunikations- und Verhaltensregeln meistern, werden dafür häufig mit zufriedenen und loyalen Mitarbeiter*innen belohnt, die sich engagiert für die Ziele des Unternehmens einsetzen.