Wie virtuelle Teamevents das Wir-Gefühl verbessern

Das Leiten erfolgreicher Teams ist eine große Herausforderung für Unternehmen. Besonders anspruchsvoll wird es, wenn die einzelnen Mitarbeiter*innen über den gesamten Globus verstreut sind und sich nicht persönlich, sondern nur aus dem Homeoffice kennen. Die räumliche Distanz erschwert eine produktive Zusammenarbeit. Um gegenseitiges Vertrauen aufzubauen und den Zusammenhalt zwischen den Teammitgliedern zu verbessern, setzen viele Führungskräfte auf virtuelle Teamevents. Im folgenden Artikel erfahren Sie, welche Vor- und Nachteile die digitalen Veranstaltungen mit sich bringen und worauf Sie bei der Durchführung der Events achten sollten.

Virtuelle Teams als Wegbereiter virtueller Events

Bevor wir einen genaueren Blick auf die Vor- und Nachteile virtueller Teamevents werfen, möchten wir uns mit dem aktuellen Stand der digitalen Zusammenarbeit in Deutschland beschäftigen. In Zeiten von Globalisierung, technischem Fortschritt und erhöhtem Infektionsschutz sind Teams, die jeden Tag zusammen im selben Büro sitzen, die absolute Ausnahme geworden. Ein Studienbericht zum Thema Management und Führung hybrider Teams des Instituts für digitale Transformation in Arbeit, Bildung und Gesellschaft zeigt, dass nach der Corona-Pandemie nur noch weniger als 30 Prozent der Teams überwiegend oder vollständig in Präsenz tätig sind. Die große Mehrheit arbeitet hybrid oder rein virtuell. Laut der Microsoft-Studie „Work Trend Index 2022“ ist die Zeit, die Mitarbeitende pro Woche in virtuellen Meetings verbringen, seit März 2020 um 252 Prozent gestiegen.

So profitieren Unternehmen von virtueller Teamarbeit

Für Arbeitgeber bringen die neuen Formen der Teamarbeit viele Vorteile mit sich. Zunächst ist das Wissen virtueller Teams nicht mehr an einen bestimmten Standort gebunden. Internationale Expert*innen aus der ganzen Welt können für ein Projekt eingestellt werden, ohne dass hohe Reisekosten anfallen. Unternehmen haben Zugriff auf einen globalen Talentpool, was die Suche nach geeigneten Mitarbeiter*innen erleichtert. Außerdem zeichnen sich virtuelle Teams durch einen hohen Grad an Flexibilität aus. Sie lassen sich ohne großen Aufwand zusammenstellen und bei Bedarf schnell umstrukturieren. Häufig können Mitarbeitende bei mehreren Projekten gleichzeitig zum Einsatz kommen. Auch in punkto Effektivität und Produktivität sind virtuelle Teams ihren Präsenzkolleg*innen oft überlegen. Weil Remote-Work eine individuelle Gestaltung der täglichen Arbeitszeit erlaubt und sich die Teammitglieder teilweise in unterschiedlichen Zeitzonen befinden, wird an manchen virtuellen Aufgaben sogar rund um die Uhr gearbeitet. Darüber hinaus ergibt sich in Unternehmen ohne Präsenzpflicht erhebliches Sparpotenzial in Bezug auf Räumlichkeiten und Energiekosten.

Der wichtigste Vorteil virtueller Teams ist jedoch ihre positive Auswirkung auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Der bereits erwähnte Studienbericht des Instituts für digitale Transformation in Arbeit, Bildung und Gesellschaft belegt, dass sich über drei Viertel der Beschäftigten zukünftig mehr hybride oder rein virtuelle Modelle der Zusammenarbeit wünschen. Dabei schätzen sie vor allem die Flexibilität, die mit der Ortsunabhängigkeit einhergeht. Durch Work-Life-Blending lassen sich Privatleben und Beruf in vielerlei Hinsicht besser vereinbaren. Darüber hinaus erhöht sich ohne die ständige Kontrolle durch Führungskräfte der Handlungs- und Entscheidungsspielraum der einzelnen Teammitglieder, was wiederum die Motivation und Mitarbeitermoral verbessern kann.

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Herausforderungen virtueller Teamarbeit

Laut dem Ergebnis einer Studie der Rochus Mummert Consulting Group scheitern 70 Prozent aller virtuellen Teams. Die Gründe dafür sind nicht nur technischer Art, sondern betreffen in aller Regel die zwischenmenschliche Ebene. Gemäß einer Studie des Instituts für Führungskultur im digitalen Zeitalter (IFIDZ) gehen mehr als drei von vier Führungskräften davon aus, dass die Beziehungsqualität unter der virtuellen Zusammenarbeit leidet. Über die Hälfte der Befragten rechnet zudem mit einer sinkenden Identifikation mit dem Unternehmen.

Das Gefühl der sozialen Isolation kann zu Frust und Enttäuschung bei den Teammitgliedern führen. Häufig wird auch die zunehmende Entgrenzung von Arbeit und Privatleben als Belastung empfunden. Gemäß DGB-Index Gute Arbeit leisten 29 Prozent der Beschäftigten im Homeoffice regelmäßig unbezahlte Überstunden. 39 Prozent sind auch außerhalb der vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten für ihren Arbeitgeber erreichbar. In der IFIDZ-Studie befürchten 42 Prozent der Führungskräfte eine Überforderung der virtuellen Teammitglieder.

Die digitale Kommunikation ist anfällig für Missverständnisse und erschwert die Vermittlung einheitlicher Ziele sowie das Etablieren klarer Teamregeln. Dazu kommen der hohe Koordinationsaufwand und bei internationalen Teams die kulturellen Unterschiede und Sprachbarrieren, die es zu überwinden gilt. Der Schlüssel zum Erfolg virtueller Teams liegt laut Rochus-Mummert-Studie im Aufbau von gegenseitigem Vertrauen. Der persönliche Draht zwischen den Mitarbeitenden darf trotz der räumlichen Distanz nicht abreißen.

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Vor- und Nachteile virtueller Teamevents

Um den Zusammenhalt und das Wir-Gefühl ortsunabhängiger Teams zu verbessern, organisieren viele Führungskräfte virtuelle Events für ihre Mitarbeiter*innen. Die digitalen Veranstaltungen lassen sich ohne großen Planungsaufwand auch kurzfristig ansetzen. Sie sind weder an eine bestimmte Location noch an das Wetter gebunden, umweltschonender und in der Regel günstiger als analoge Teambuilding-Maßnahmen. Zahlreiche Anbieter virtueller Events garantieren eine große Auswahl kreativer Ideen, die perfekt zu den individuellen Vorlieben unterschiedlicher Teams passen. Eine Untersuchung zum Thema Mitarbeiterevents zeigt, dass professionell durchgeführte Veranstaltungen, die sich an den Erwartungen der Angestellten orientieren, das Verhältnis zu Kolleg*innen und Vorgesetzten sowie die Einstellung zum Unternehmen im Allgemeinen wesentlich verbessern können.

Doch virtuelle Events haben auch Nachteile. Analoge Teambuilding-Aktivitäten sind deshalb so beliebt und sinnvoll, weil sich die Beschäftigten abseits der klassischen Arbeitsumgebung kennenlernen und gemeinsam neue Erfahrungen sammeln. Das schweißt zusammen und stärkt die Verbundenheit. Die digitalen Veranstaltungen dagegen erlebt jede Person für sich in der gewohnten Arbeitsumgebung. Da können selbst ausgefeilte technische Lösungen keine Abhilfe schaffen. Im schlimmsten Fall empfinden die Mitarbeitenden die Teilnahme sogar als eine lästige Pflicht, die das Gefühl der ständigen Erreichbarkeit noch verstärkt. Dazu kommt das weitverbreitete Phänomen der Videokonferenz-Erschöpfung bzw. Zoom-Fatigue. Verstärkt durch die Pandemie haben Beschäftigte immer weniger Lust auf Videokonferenzen und reagieren mit Konzentrationsstörungen, Ungeduld, Genervtheit und mangelnder Ausgeglichenheit. Laut einer Studie der Universität Ulm können zu viele digitale Meetings sogar das Risiko von Burn-out und Depressionen erhöhen.

Erfolgsfaktoren virtueller Teamevents

Trotz der teils schwerwiegenden Nachteile virtueller Events sind sie häufig die einzige Alternative für die Entwicklung räumlich getrennter Teams. Digitales Teambuilding ist in vielerlei Hinsicht besser als kein Teambuilding. Die folgenden drei Tipps können dazu beitragen, dass virtuelle Events nicht als Pflichtübung, sondern als echte Bereicherung wahrgenommen werden.

1. Inhalte auf Zielgruppe abstimmen

Was uns gefällt, ist subjektiv und von unserer Persönlichkeit abhängig. Während Zoom-Karaoke mit Kolleg*innen für die einen das ultimative Beispiel eines gelungenen virtuellen Events darstellt, ist es für andere das absolute Horrorszenario. Für den Erfolg der Veranstaltung ist es von entscheidender Bedeutung, dass sich die Führungskräfte im Vorfeld genau mit den Bedürfnissen und Erwartungen ihrer Mitarbeitenden auseinandersetzen. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Teammitglieder kennenzulernen und zeigen Sie Interesse für die Person jenseits ihrer fachlichen Qualifikationen. Sie können auch einen Fragebogen mit Beispielen virtueller Events zusammenstellen und auf diese Weise mehr über die Vorlieben ihrer Mitarbeiter*innen herausfinden.

2. Virtuelle Events zeitlich begrenzen

Im Angesicht allgemeiner Videokonferenzmüdigkeit sind zeitliche Begrenzungen und ausreichend Pausen auch beim digitalen Teambuilding empfehlenswert. Beschäftigte, die einen Großteil ihres Arbeitstags hinter dem Bildschirm sitzen, möchten ihren Feierabend meist nicht auch noch im Homeoffice verbringen. Versuchen Sie, die geplanten Veranstaltungen möglichst in die reguläre Arbeitszeit zu legen, um die Atmosphäre aufzulockern und zwischendurch für Abwechslung zu sorgen. Ob Yoga-Workshop für einen gesunden Start in den Arbeitstag, Kochkurs in der Mittagspause oder Schokoladenverkostung gegen das Energietief am Nachmittag, es gibt viele Beispiele für virtuelle Events ohne viel Zeitaufwand.

3. Optimale Rahmenbedingungen schaffen

Virtuelle Events stellen häufig noch höhere Anforderungen an die Technik als die digitale Zusammenarbeit im regulären Arbeitsalltag. Oft kommen spezielle Online-Plattformen oder Virtual-Reality-Software zum Einsatz. Damit die Veranstaltung nicht an der Umsetzung scheitert, sollten Sie bei komplexeren Konzepten auf professionelle Unterstützung setzen. Gute Anbieter für virtuelle Events können nicht nur mit einer großen Auswahl unterschiedlicher Ideen aufwarten, sondern bieten Komplettpakete inklusive Einladungsversand, technischem Support und interaktiver Moderation der Veranstaltung. Virtuelle Events, die alle Teilnehmenden einbeziehen, möglichst viele Sinne ansprechen und den individuellen Vorlieben gerecht werden, lassen räumlich getrennte Teams trotz Bildschirm näher zusammenrücken und können neben dem Wir-Gefühl im Idealfall die gesamte Arbeitsleistung verbessern.