KI im Personalwesen: Einsatz in der Datenverwaltungsstrategie

Bei KI denken wir häufig nur an ChatGPT und andere KI-Automatisierungstools. Doch wie sieht die Zukunft von KI für Arbeitgeber und die Verwaltung von Personaldaten aus? Wir erläutern die Herausforderungen, denen HR-Teams bei der Datenverwaltung gegenüberstehen, und erklären, wie diese Teams mithilfe von KI-Tools an dieser Stelle wertvolle Zeit sparen können.

Zukünftige Rolle von KI im Personalwesen

Wie ist der Status quo von KI in Deutschland? Für Unternehmen, die in KI-Technologie investieren möchten, sieht die Zukunft vielversprechend aus. Die Bundesregierung hat den nächsten Digital-Gipfel für November 2023 geplant. Mitglieder des Europäischen Parlaments fordern ein globales KI-Gipfeltreffen, um Leitprinzipien für den Einsatz von KI auszuarbeiten.

Doch warum sollten HR-Teams in KI investieren? Aus dem Hiring and Workplace Trends Report 2023 von Indeed und Glassdoor geht hervor, dass die Arbeitnehmerschaft in Deutschland Überalterung und Fachkräftemangel aufweist. Eine „postpandemische Beteiligungslücke“ ist entstanden. Deshalb müssen HR-Teams neue Wege finden, um Mitarbeiter*innen auf diesem für Recruiter*innen wettbewerbsstarken Arbeitsmarkt zu gewinnen und zu halten. Mithilfe von KI könnten beispielsweise bessere Fragen für Vorstellungsgespräche entwickelt und Zeit bei manuellen Aufgaben wie der Datenverwaltung eingespart werden.

Um zu verstehen, wie KI-basierte Lösungen für die Verwaltung von Personaldaten entwickelt werden können, müssen Sie zunächst wissen, was KI bei der Datenanalyse, Datenverwaltung und Optimierung von Arbeitsabläufen leisten kann.

Zeitersparnis bei HR-Teams durch Automatisierung und KI

Durch Automatisierung und KI kann Ihr HR-Team bei sich wiederholenden manuellen Aufgaben Zeit sparen. Das könnte jedoch auch zu einer höheren Erwartungshaltung führen. Laut einem Artikel zu ChatGPT und Automatisierung von Matt Burney, dem führenden KI-Experten bei Indeed, finden Recruiter*innen ständig neue Wege, um Aufgaben mit Automatisierung zu optimieren. Beispielsweise können diese Tools eingesetzt werden, um unstrukturierte Daten besser zu verwalten.

Matt Burney hat durch eine Indeed-Umfrage unter Führungskräften im Bereich Talent Attraction herausgefunden, dass jede/r HR-Mitarbeiter*in pro Woche durchschnittlich 14 Stunden mit manuellen Aufgaben und Prozessen zubringt. Durch auf Sprachmodellen basierende GPT-Tools, also Tools zur Textgenerierung und -analyse, könnte schon heute 35 % der Zeit eingespart werden, die ansonsten für diese manuellen Aufgaben aufgewendet wird.

Dies ermöglicht es HR-Teams, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, bei denen Menschen unabdingbar sind, wie der persönliche Umgang mit Mitarbeiter*innen und deren Anliegen. Darunter können beispielsweise Fälle von Belästigung und Mobbing fallen.

Als Nächstes befassen wir uns mit weiteren Einsatzmöglichkeiten von KI im Personalwesen, bevor wir uns der Leitfrage zuwenden, wie HR-Teams die Verwaltung unstrukturierter Daten mithilfe von KI verbessern können.

Weitere Anwendungsgebiete von KI im Personalwesen

Das Leistungsmanagement wird ein großer Trend bei der Personalverwaltung sein, da sich dadurch ermitteln lässt, ob Mitarbeiter*innen weitere Trainings benötigen oder anderweitige unterstützende Maßnahmen erforderlich sind – und das dank KI deutlich schneller als durch Vorgesetzte. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass die Mitarbeiterentwicklung für die Unternehmenskultur und Mitarbeiterbindung förderlich sein kann. Aus einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft geht hervor, dass 25 % der Arbeitnehmer*innen in Deutschland darüber nachdenken, den Arbeitgeber zu wechseln, wenn ihr Job ihnen nicht sinnvoll erscheint. Leistungsmanagement ist daher eine Top-Priorität in jedem HR-Team.

KI kann auch für grundlegende Aufgaben bei der Personalverwaltung eingesetzt werden. Ein Chatbot könnte beispielsweise Mitarbeiterfragen zur Gehaltsabrechnung und verbleibenden Urlaubstagen beantworten. 

Eine der größten Herausforderungen für HR-Teams ist jedoch, Zeit für die sehr aufwendige Verwaltung unstrukturierter Daten zu finden. Dieses Thema wird im nächsten Abschnitt behandelt. 

Was sind unstrukturierte Daten?

Was genau sind unstrukturierte Daten? Laut Computer Weekly sind unstrukturierte Daten „Informationen in vielen verschiedenen Formen, die nicht den herkömmlichen Datenmodellen entsprechen und sich daher nur schwer in einer herkömmlichen relationalen Datenbank speichern und verwalten lassen“. Dazu zählen also alle Text- und Multimediadaten, zum Beispiel Formate wie E-Mails, Videos, Webseiten, Audiodateien und Fotos. Computer Weekly merkt weiterhin an, dass der Großteil der neu generierten Daten unstrukturiert sei. 

Viele der Daten, mit denen HR-Teams arbeiten, sind strukturiert. Dazu zählen beispielsweise die Namen oder Geburtsdaten von Mitarbeiter*innen und Kandidat*innen. Andere Daten hingegen sind unstrukturiert, darunter Daten aus Vorstellungsgesprächen, E-Mails, Ausweisdokumenten, Antworten aus Mitarbeiterumfragen oder PDF-Dateien. Mit KI können Lösungen geschaffen werden, um diese unstrukturierten Daten zu verwalten und HR-Teams möglicherweise Zeit zu sparen. Doch zunächst befassen wir uns mit der Verarbeitung unstrukturierter Daten, die um einiges komplexer als die Verwaltung strukturierter Daten ist.

KI-Tools zur Verwaltung unstrukturierter Daten entwickeln

Der KI-Experte Matt Burney rät davon ab, sensible Unternehmens- oder Kundendaten in Modelle wie ChatGPT einzugeben. Doch mit solchen Daten arbeiten HR-Teams vorrangig. Dies hat zur Folge, dass nicht nur gegen die Vertraulichkeitspflicht, sondern auch gegen die DSGVO verstoßen werden könnte. Momentan ist das jedoch noch eine rechtliche Grauzone. 

Matt Burney erläutert in seinem Leitfaden zu ChatGPT und Automatisierung weiterhin, dass eine Lösung für Unternehmen darin besteht, eigene KI-Tools für die Verwaltung ihrer unstrukturierten Daten zu entwickeln. Auf diese Weise behält das Unternehmen die Kontrolle über die Daten und riskiert keine Datenlecks, da keine Daten bei KI-Tools anderer Unternehmen eingegeben werden müssen. KI-Lösungen können für Recruiter*innen von Nutzen sein, die mit vielen unstrukturierten Daten arbeiten, zum Beispiel aus Vorstellungsgesprächen. Sie können diese Tools verwenden, um besser Vorstellungsgespräche zu organisieren und Erkenntnisse aus diesen zu gewinnen. Mithilfe dieser Informationen können Recruiter*innen feststellen, welche Verhaltensweisen erfolgreiche Kandidat*innen ausmachen und warum. 

Wie werden unstrukturierte Daten nutzbar gemacht?

Bei der Verarbeitung unstrukturierter Daten werden Daten aus Formaten wie E-Mails, Videos und Webseiten in quantifizierbare Daten umgewandelt. HR-Teams benötigen jedoch die richtigen Tools, um unstrukturierte Daten aus den Originaldateien zu extrahieren. 

Bevor die extrahierten Daten in einem Verwaltungssystem gespeichert und bequem von den Mitarbeiter*innen genutzt werden können, müssen sie in der Regel bereinigt werden. Bei aus unstrukturierten Daten extrahierten Datasets ist das meistens nötig, weil sie beispielsweise Schreibfehler oder falsche HTML-Tags enthalten können. 

Unstrukturierte Daten mit KI verwalten

Sobald Sie nutzbare unstrukturierte Daten besitzen, können Sie sie mithilfe von KI-Tools effektiver verwalten. Sie können ein Textanalysetool erstellen oder verwenden, das ChatGPT ähnelt. Berücksichtigen Sie dabei jedoch die oben erwähnten Punkte zur DSGVO und zum Umgang mit sensiblen Daten. Mithilfe von KI können Sie Texte nach Thema oder Umfrageantworten nach bestimmten Formulierungen oder Wörtern organisieren. Davon profitieren insbesondere HR-Teams, die mit qualitativen statt quantitativen Umfrageergebnissen arbeiten und die Antworten der Teilnehmer*innen besser strukturieren müssen. 

VentureBeat hat festgestellt, dass derzeit auf dem Markt verfügbare KI-Tools nicht nur Text analysieren, sondern auch Funktionen für die optische Zeichenerkennung, Spracherkennung und mehr enthalten. Das bedeutet, dass Sie KI sogar verwenden können, um sensible Sicherheitsdaten zu Kunden oder Mitarbeiter*innen, die für die Identitätsverifizierung verwendet werden, besser zu organisieren. 

Mehr Fokus auf wichtige Aspekte bei HR-Teams durch KI

Dank KI können HR-Teams besser unstrukturierte Daten verwalten, die ansonsten schwierig zu quantifizieren sind. Dazu zählen Daten aus Vorstellungsgesprächen, Videos, E-Mails oder Umfrageantworten. Wir haben herausgefunden, dass HR-Mitarbeiter*innen durch optimierte Prozesse mehr Zeit für manuelle Aufgaben haben. Dadurch haben Unternehmensteams mehr Zeit, sich um Verantwortlichkeiten zu kümmern, bei denen Menschen unabdingbar sind.