Personalentwicklung als entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg

Laut dem Universitätsprofessor Manfred Becker umfasst Personalentwicklung alle Maßnahmen der Bildung, Förderung und Organisationsentwicklung, die von einer Person oder Organisation zur Erreichung spezieller Zwecke zielgerichtet, systematisch und methodisch geplant, realisiert und evaluiert werden. Doch wie lässt sich diese theoretische Definition am besten in die Praxis übertragen? Wo sollten Arbeitgeber ansetzen, wenn sie ein Personalentwicklungskonzept erstellen möchten, das optimal zu den Unternehmenszielen und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden passt?

Im Zeitalter zunehmender Digitalisierung verändern sich nicht nur die Marktbedingungen rasant, sondern auch die Anforderungen an fachlich, methodisch und sozial kompetente Mitarbeiter*innen. Um mit dem ständigen Wandel und dem sich zuspitzenden Fachkräftemangel Schritt zu halten, ist eine konstante Förderung der eigenen Beschäftigten unerlässlich. Ein beeindruckendes Beispiel für ein Personalentwicklungskonzept legte kürzlich Mercedes-Benz vor. Bis 2030 plant der Autokonzern Investitionen von über 1,3 Milliarden Euro in die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeitenden in Deutschland. „Noch nie war lebenslanges Lernen so wichtig wie heute“, erklärt Personalchefin Sabine Kohleisen.

Mit gezielten Personalentwicklungsmaßnahmen können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit und Produktivität steigern sowie die Motivation und Leistungsbereitschaft der Beschäftigten verbessern. Auch bei der Mitarbeiterbindung spielt Kompetenzförderung eine wichtige Rolle. Nicht umsonst gehören fehlende Weiterbildungsmöglichkeiten zu den häufigsten Kündigungsgründen, wie unter anderem eine Deloitte-Studie belegt.

Arbeitnehmer*innen, die im eigenen Unternehmen beruflich vorankommen können, müssen sich nicht nach Alternativen umsehen. Sie und ihr Wissen bleiben dem Unternehmen meist lange erhalten, was sich positiv auf die Fluktuationsrate auswirkt. Darüber hinaus können Personalentwicklungskonzepte das Recruiting neuer Talente erleichtern und wesentlich zum Employer Branding beitragen.

Schritt für Schritt zum Personalentwicklungskonzept

„Wenn Bedarf und Ziel im Unklaren bleiben, dann bleibt auch der Erfolg der Personalentwicklung dem Zufall überlassen“, schreibt Becker im Buch Strategische Personalentwicklung. Daher sollte ein vollständiges Konzept nicht nur die Fördermaßnahmen an sich, sondern auch die Vor- und Nachbereitung beinhalten. Die einzelnen Phasen stellt Becker als sechsstufigen Funktionszyklus dar.

1. Bedarfsanalyse

Die erste Phase dient der Klärung, inwieweit die bereits im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen zur Realisierung künftiger Ziele ausreichen. Bei der Beurteilung sollten verschiedene Ebenen berücksichtigt werden:

• Organisation: Soll gemäß der Arbeitsmarkttrends 2023 mehr Diversität, Inklusion und Gleichstellung in der Unternehmenskultur verankert werden? Dann können Schulungen auf diesem Gebiet das Bewusstsein für solche Werte stärken. Bei einem geplanten Abbau von Hierarchien müssen die Mitarbeitenden darüber hinaus auf die Übernahme von mehr Verantwortung vorbereitet werden, während Führungskräften die Angst vor einem eventuellen Machtverlust zu nehmen ist.
• Aufgaben: Falls sich die Anforderungen an bestimmte Positionen ändern (z. B. als Folge der Digitalisierung), bedarf es häufig auch einer Anpassung der Qualifikationen. Eine wachsende Bedeutung kommt dabei den Soft Skills der Mitarbeiter*innen zu. In einer Studie der Unternehmensberatung BEITRAINING sehen zwei Drittel der Befragten dringenden Entwicklungsbedarf im Bereich der Sozial- und Methodenkompetenzen, während nur jede zehnte Führungskraft fachliche Defizite bemängelt.
• Mitarbeitende: Personalentwicklungskonzepte sollten möglichst individuell auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter*innen zugeschnitten werden und deren Potenziale und persönliche Ziele berücksichtigen. In Zeiten hoher Arbeitskräftenachfrage ist es besonders wichtig, Beschäftigte mit maßgeschneiderten Entwicklungsmaßnahmen langfristig an das Unternehmen zu binden.

Zur Ermittlung des Personalentwicklungsbedarfs können die folgenden Instrumente herangezogen werden:

• Befragungen: Mitarbeiterbefragungen sind nicht nur eine wertvolle Informationsquelle, sondern beziehen die Beschäftigten aktiv in den Veränderungsprozess mit ein, was sich positiv auf die Akzeptanz der Entwicklungsmaßnahmen auswirken kann.
• Beobachtungen: Um eine möglichst objektive Bedarfsanalyse zu gewährleisten, sollten mehrere Perspektiven einfließen, wie beispielsweise beim 360-Grad-Feedback, das Selbst- und Fremdeinschätzung miteinander kombiniert. Alternativ können auch externe Dienstleister mit einer unvoreingenommenen Einschätzung der Lage beauftragt werden.
• Dokumentenanalyse: Darüber hinaus kann sich ein Blick in vorhandene Stellenbeschreibungen, Anforderungsprofile und Mitarbeiterbeurteilungen als aufschlussreich erweisen. Verfügt die aktuelle Besetzung tatsächlich über die aufgelisteten Qualifikationen oder besteht Nachholbedarf?

Bevor die nächste Phase im Personalentwicklungskonzept eingeläutet werden kann, sollte nach den Gründen der aufgedeckten Kompetenzdefizite geforscht werden. Denn nicht alle Ursachen lassen sich durch gezielte Weiterbildungsmaßnahmen beheben.

Wenn die Bedarfsanalyse zeigt, dass nötige Fähigkeiten in der bisherigen Belegschaft komplett fehlen, kann das Recruiting neuer Talente unter Umständen sinnvoller sein als eine ressourcenintensive interne Kompetenzentwicklung. Vielleicht tritt auch der gegenteilige Fall ein und der Soll-Ist-Vergleich offenbart ungenutzte Potenziale, die aufgrund starrer Hierarchien bisher nicht freigesetzt werden konnten. Dann sollte die Auflösung undurchlässiger Organisationsstrukturen im Fokus stehen, bevor die Personalentwicklung wieder ins Zentrum der Aufmerksamkeit rückt. Ebenfalls ergeben sich andere Prioritäten, wenn die Mitarbeitenden zwar über die gewünschten Kompetenzen verfügen, diese allerdings nicht in den Dienst ihres Arbeitgebers stellen möchten. Fehlt es an Einsatzbereitschaft und Mitarbeitermoral, sollten Unternehmen zunächst nach den Auslösern für diese Unzufriedenheit suchen.

Ohne eine fundierte Bedarfsanalyse können Weiterbildungsmaßnahmen schnell ins Leere laufen. Als Basis für den Erfolg verdient die erste Stufe im Funktionszyklus eine besonders ausführliche Beschreibung. Die folgenden Phasen der Personalentwicklung lassen sich in weniger Worten erklären, sind deshalb jedoch nicht weniger entscheidend.

2. Ziele setzen

Welche Ziele mit der Personalentwicklung verfolgt werden, ist vom Einzelfall abhängig und kann sich im Laufe der Zeit ändern. Wichtig ist, dass beim Festlegen der Ziele nicht nur der Nutzen für das Unternehmen im Vordergrund steht, sondern auch die individuellen Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeitenden berücksichtigt werden. In der Praxis vielfach bewährt hat sich ein Vorgehen nach der SMART-Methode. Demnach sollten die Ziele der Personalentwicklung das gewünschte Ergebnis möglichst Spezifisch definieren, sie sollten Messbar, Attraktiv und Realistisch sein. Ein Terminiertes Vorgehen mit festem zeitlichem Rahmen dient als Ansporn und erleichtert die Erfolgskontrolle.

Kein SMART-Ziel im Beispiel eines Personalentwicklungskonzepts wäre die wenig konkrete Formulierung „Verbesserung der Soft Skills“. Besser: „Bis zum Quartalsende sollen 85 Prozent der Mitarbeitenden einen dreitägigen Workshop zum Thema Gesprächsführungskompetenz durchlaufen.“

3. Kreatives Gestalten

In der nächsten der insgesamt sechs Phasen im Personalentwicklungskonzept geht es um das Festlegen der Rahmenbedingungen und die Ausgestaltung der einzelnen Maßnahmen. Dabei sollten verschiedene Aspekte auf sachlicher, personeller und zeitlicher Ebene geklärt werden:

• Wie hoch ist das Budget?
• An welche Zielgruppe richtet sich die Weiterbildung? Lohnt sich eine Teilnahme für die gesamte Belegschaft oder ist die Förderung nur für bestimmte Mitarbeiter*innen relevant?
• Wer soll die Schulung durchführen? Externe Dienstleister oder erfahrene Fachkräfte aus dem eigenen Betrieb?
• Wann sollen die Maßnahmen stattfinden und wie lange dauern sie?
• Welche Räumlichkeiten stehen zur Verfügung? Ist eine virtuelle Umsetzung denkbar?
• Welche Lehrmittel und Arbeitsmaterialien kommen zum Einsatz?

Je genauer die Einzelheiten beim Erstellen eines Personalentwicklungskonzepts definiert werden, desto zielgerichteter und ressourcenschonender kann die nächste Phase im Funktionszyklus ablaufen.

4. Durchführung

Bei der Umsetzung der Entwicklungsmaßnahmen sind mehrere Ansätze denkbar. Die Haufe Akademie beispielsweise gliedert die Möglichkeiten der Personalentwicklung je nach ihrem Bezug zur ausgeübten Tätigkeit:

• Einführend in den Beruf: Duale Ausbildungen und Studiengänge, Traineeprogramme oder Praktika
• Am Arbeitsplatz: Coaching- und Mentoringprogramme oder Feedbackgespräche
• Berufsbegleitend: Job-Enrichment, Job-Enlargement, Job-Rotation, Karriereplanung oder Junior Executive Boards
• In der Nähe zum Beruf: Lernstatt, Qualitätszirkel, Lernpartnerschaft oder Projektarbeit
• Mit Entfernung zum Beruf: Fortbildungen, Seminare, Förderkreise, Assessment-Center oder Workshops
• Aus dem Berufsleben austretend: Vorträge, Personalgespräche oder Informationsveranstaltungen

Die aufgelisteten Maßnahmen sind lediglich Beispiele. Personalentwicklungskonzepte und die geeigneten Instrumente können sich je nach Zielsetzung, Branche und Art der Tätigkeit unterscheiden.

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5. Erfolgskontrolle

Im Anschluss an die Durchführung der Maßnahmen muss überprüft werden, ob das erstellte Personalentwicklungskonzept den gewünschten Erfolg erzielen konnte. Dazu bietet sich zunächst die Auswertung von Kennzahlen wie Bildungsrendite oder Lernwert an. Darüber hinaus sollten der Zeitaufwand und das Kosten-Leistungsverhältnis der Maßnahmen kontrolliert werden. Auch ein erneuter Soll-Ist-Vergleich wie bei der Bedarfsanalyse kann Aufschluss über die Effektivität und Effizienz der Entwicklungsinstrumente geben. Eine wichtige Rolle bei der Ergebnisbewertung spielt auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen, die sich in Gesprächen und Befragungen ermitteln lässt.

6. Transfersicherung

Die letzte der sechs Phasen im Personalentwicklungskonzept dient der Beurteilung, ob das theoretisch Erlernte auch praktisch im Arbeitsalltag umgesetzt wird und zu positiven Veränderungen im Unternehmen beiträgt.

Das Erstellen eines Personalentwicklungskonzepts ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortlaufender Prozess. Sobald die letzte Stufe im Funktionszyklus abgeschlossen ist, kann unmittelbar die nächste Bedarfsanalyse gestartet werden. Durch konstante Weiterbildung der eigenen Belegschaft erhalten Unternehmen langfristig ihre Wettbewerbsfähigkeit, steigern die Mitarbeiterzufriedenheit und machen sich fit für zukünftige Herausforderungen.