Was ist ein ATS?

ATS steht für Applicant Tracking System oder Applicant Tracking Software. Ein ATS dient als Schaltstelle für Ihr Recruiting und ermöglicht es Ihnen, mehrere Teile des Prozesses zu automatisieren. Außerdem können Sie damit den Überblick über frühere und aktuelle Bewerber*innen behalten und einfach mit ihnen kommunizieren. Die angebotenen Funktionen variieren je nach Produkt erheblich, können jedoch dazu beitragen, Aufgaben wie das Erstellen von Stellenanzeigen, die Prüfung von Bewerbungen, die Verwaltung von Bewerberdaten, die Kommunikation und die Terminplanung zu beschleunigen.

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Was ist ein KI-ATS?

Durch die Einbindung künstlicher Intelligenz in ATS-Programme werden die Funktionen erweitert und eine Automatisierung ermöglicht. Mithilfe von KI lassen sich Aufgaben wie das Screening von Bewerber*innen und das Planen von Vorstellungsgesprächen beschleunigen. Künstliche Intelligenz verfügt über eine Lernkomponente zur Verbesserung der Ergebnisse und ist weiter fortgeschritten, wenn es darum geht, Aufgaben wie die Bewertung von Lebensläufen zu beschleunigen.

7 Vorteile eines KI-ATS

Wenn Sie sich für oder gegen den Einsatz einer neuen Technologie entscheiden, verschafft Ihnen ein Vergleich der Vor- und Nachteile einen besseren Überblick. Ein ATS mit KI-Funktionalität bietet Ihnen die folgenden Vorteile.

1. Zentrale Schaltstelle für das Recruiting

Ihr KI-ATS dient als zentrale Schaltstelle für Ihre Recruitingdaten und -aktivitäten. Alle am Recruiting-Prozess Beteiligten können problemlos auf Informationen über Bewerber*innen zugreifen. Ihr Team kann fast alle Aktivitäten innerhalb des ATS ausführen, von der Schaltung einer Stellenanzeige bis hin zum Ausfüllen der Unterlagen für neue Mitarbeitende. Dies kann Doppelarbeit umgehen und hilft bei der Dokumentation des Prozesses.

Dies kann Doppelarbeit umgehen und hilft bei der Dokumentation des Prozesses.

2. Verbesserte Funktionen

Jedes ATS kann Ihnen dabei helfen, Recruitingdaten zu organisieren, aber eines mit künstlicher Intelligenz macht den Prozess innovativer. Es kann dabei helfen, das Screening von Lebensläufen zu beschleunigen und nach Erfahrungen und Fähigkeiten zu suchen, die möglicherweise nicht durch Keywords repräsentiert werden können.

3. Automatisierung mehrerer Funktionen

Die Automatisierungskomponente übernimmt verschiedene langwierige Aufgaben im Zusammenhang mit der Einstellung neuer Mitarbeitender. Mithilfe von KI können Sie das Scannen von Lebensläufen, die Durchführung von ersten Vorstellungsgesprächen, die Kommunikation mit Kandidat*innen und die Planung von Vorstellungsgesprächen beschleunigen. So sorgen Sie dafür, dass der Prozess für Ihr Team und die Kandidat*innen reibungsloser verläuft.

Zudem beschleunigt die Automatisierung die Time-to-hire, sodass Sie Ihre Wunschkandidat*innen schneller an Bord holen können. Jobsuchende, die sich auf mehrere Stellen bewerben, nehmen ein Angebot möglicherweise schnell an. Wenn Ihr Recruiting-Prozess langsamer verläuft, entgehen Ihnen möglicherweise die Talente, die Sie für Ihr Team gewinnen möchten.

4. Zeitersparnis für Ihr Team

Ihr Recruitingteam hat wahrscheinlich viel zu tun. In einem kleinen Unternehmen sind die Mitarbeitenden unter Umständen für viele Vorgänge verantwortlich – nicht nur das Recruiting oder HR-Aufgaben. Bei größeren Unternehmen mit höherem Einstellungsbedarf sind die Recruiter*innen mit vielen offenen Stellen beschäftigt. Wenn Sie einen Teil dieser Aufgaben an das ATS übertragen, geben Sie Ihren Mitarbeitenden mehr Freiraum für ihre anderen Tätigkeiten. So können sie beispielsweise mehr Zeit für Vorstellungsgespräche aufwenden, ohne sich gehetzt zu fühlen.

5. Bessere Ergebnisse

Der Einsatz von KI in Ihrem ATS kann dazu beitragen, die Qualität Ihres Recruiting-Prozesses zu verbessern. Wenn Sie alles manuell erledigen, kann es aufgrund von Hektik zu verpassten Chancen kommen. 

6. Aufschlussreiche Analysen

Ihr KI-ATS kann Ihnen aufschlussreiche Daten zu Ihren Recruiting- und Bewerbungsprozessen liefern. Sie können beispielsweise die Time-to-hire, das Bewerberinteresse und die Herkunft Ihrer Bewerber*innen anzeigen lassen. So können Sie erkennen, wo Sie Ihre Verfahren verbessern könnten. Ein besseres Recruiting kann die Qualität der Arbeit Ihrer neuen Mitarbeitenden verbessern und deren Verbleib im Unternehmen verlängern. Eine längere Verweildauer kann Ihnen langfristig Einstellungskosten sparen.

Nachteile von KI-ATS

Es ist auch sinnvoll, sich mit den möglichen Nachteilen der Verwendung von KI in Ihrem ATS auseinanderzusetzen. Hier sind einige mögliche Probleme:

• Weniger menschliche Note: Die Software übernimmt einen großen Teil des Prozesses, sodass Sie sich vielleicht vom Recruiting- und Bewerbungsprozess abgekoppelt fühlen.
• Vertrautheit mit der Technologie: Es dauert einige Zeit, sich an neue Technologien zu gewöhnen, insbesondere, wenn Ihr Team traditionellere Methoden bevorzugt. Wenn Ihre Mitarbeitenden von Innovationen nicht begeistert sind, könnten Sie auf Widerstand stoßen.
• Kosten: Mit einem Upgrade Ihres ATS sind einige Kosten für den Kauf und die Implementierung der Software verbunden. Allerdings können Sie dadurch insgesamt bei den Personalkosten sparen und Mitarbeitende einstellen, die besser zu Ihrem Unternehmen passen.
• Mögliche Fehlentscheidungen: Selbst mithilfe des erweiterten Screenings ist es möglich, dass die KI des ATS Bewerber*innen übersieht, die gut zu Ihrem Unternehmen passen würden.
• Vorschriften: Möglicherweise gelten für den Einsatz von KI in Ihren Geschäftsabläufen bestimmte Vorschriften. Informieren Sie sich vor einer Investition über die geltenden staatlichen und lokalen Vorschriften.

So setzen Sie ein KI-ATS in Ihrem Recruiting-Prozess ein

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie KI in Ihrem ATS einsetzen sollen? Werfen Sie zunächst einen Blick auf Ihr aktuelles ATS, falls Sie eines haben. Es könnte KI-Funktionen enthalten, die Sie derzeit nicht verwenden. Da Sie bereits mit dem System vertraut sind, kann die Nutzung dieser Funktionen ein einfacher Einstieg sein.

Falls Sie noch kein ATS mit KI-Funktionen haben, finden Sie zunächst eines, das Ihnen zusagt. Machen Sie sich mit dem System vertraut und stellen Sie nach und nach verschiedene Recruitingaktivitäten darauf um. Mit KI haben Sie unter anderem folgende Möglichkeiten:

• Stellenbeschreibungen verfassen
• Stellenanzeigen bewerben
• Bewerbungen schneller screenen
• erste Vorstellungsgespräche führen
• ausführliche Vorstellungsgespräche planen
• wichtige Mitteilungen an Bewerber*innen senden
• automatisierte Antworten auf Bewerberanfragen senden
• Stellenangebote unterbreiten
• Formalitäten für neue Mitarbeitende erledigen

Entscheiden Sie, welche Teile des Prozesses Sie in das System übertragen möchten. Binden Sie neue Möglichkeiten zur Nutzung der KI ein, sobald Sie sich damit vertraut gemacht haben.