Was ist ein HRIS?

Ein HRIS (Human Resources Information System), auch Personalinformationssystem genannt, ist eine Softwarelösung, die die Personalabteilung eines Unternehmens dabei unterstützt, zentrale Personalprozesse effizient zu steuern. Dazu gehören unter anderem die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die Organisation von Recruiting-Prozessen sowie die Planung von Abwesenheiten.

Mit einem gut eingesetzten HRIS reduzieren Sie administrative Aufgaben und treffen gleichzeitig fundierte Entscheidungen. Statt Daten manuell zu pflegen oder in verschiedenen Systemen zu verwalten, bündeln Sie alle relevanten Informationen an einem Ort. Oft stützen sich derartige Softwareprogramme auf Künstliche Intelligenz, um schnellere Analysen und präzisere Prognosen bieten zu können.

Typische Funktionen eines HRIS sind zum Beispiel:

• Zeitmanagement: Arbeitszeiten, Urlaub und Abwesenheiten verwalten
• Rekrutierung: Bewerbungsprozesse strukturieren und Bewerberdaten überblicken
• Datenmanagement: Mitarbeiter- und Bewerberdaten zentral speichern
• Dokumentenmanagement: Unterlagen an einem Ort organisieren
• Mitarbeiterportal: Mitarbeitenden ermöglichen, in einem Self-Service-Bereich ihre Daten selbst zu aktualisieren
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Prozesse teilweise automatisieren

Außerdem sollten Sie bei der Nutzung eines HRIS die Algorithmen hinter Recruiting-Tools im Blick behalten, da KI-gestützte Systeme unbeabsichtigte Vorurteile verstärken können und sich dadurch auf die Bewerberauswahl auswirken.

Viele HRIS-Systeme bieten auch erweiterte Berichte, die verschiedene Unternehmensbereiche abdecken und auf den gesammelten Daten basieren. Wenn Ihr Unternehmen umfassendere Funktionen für die Mitarbeiterverwaltung benötigt, lohnt sich ein Blick auf Lösungen wie HRMS oder HCM:

• HCM (Human Capital Management): Eine Weiterentwicklung des HRIS, die über die reine Datenverwaltung hinausgeht. Der Fokus liegt auf der Messung der Mitarbeiterleistung, sowohl qualitativ als auch quantitativ, sowie auf Aspekten wie Schulung oder Onboarding. Viele Unternehmen nutzen HCM-Systeme außerdem, um Weiterbildungen, Zielvereinbarungen und Entwicklungsgespräche zentral zu organisieren sowie strukturierte Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeitende zu unterstützen.
• HRMS (Human Resources Management System): Umfasst die Funktionen von HRIS und HCM und erweitert sie um automatisierte Gehaltsabrechnung und die Verwaltung spezifischer Geschäftsabläufe. Manche Systeme messen auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Dadurch lassen sich mehrere HR-Prozesse in einem System bündeln und administrative Aufgaben teilweise automatisieren.

Die Begriffe HRIS, HRMS und HCM werden mittlerweile häufig synonym verwendet. Eine bestimmte Bezeichnung garantiert also nicht automatisch bestimmte Funktionen. Prüfen Sie deshalb immer genau den Funktionsumfang und überlegen Sie, welche Features für Ihr Unternehmen wirklich relevant sind.

Welche HRIS-Software passt zu Ihrem Unternehmen?

Die Auswahl der passenden HRIS-Software hängt stark davon ab, welche Anforderungen in Ihrem Unternehmen bestehen. Bevor Sie sich für ein System entscheiden, analysieren Sie genau, welche Prozesse besonders zeitaufwendig sind und wo Unterstützung am dringendsten benötigt wird.

Definieren Sie klar, welche Prozesse verbessert werden sollen, welche Teams das System nutzen und welche Funktionen im Arbeitsalltag tatsächlich benötigt werden. Die folgenden Fragen können Ihnen bei der Auswahl helfe.

Welche Geschäftsbereiche soll die Software abdecken?

Identifizieren Sie die Bereiche, in denen Mitarbeiter*innen viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen oder in denen häufig Fehler auftreten. Eine klare Übersicht zeigt, welche Funktionen das System unbedingt abdecken sollte. Besonders in Bereichen wie Recruiting, Zeiterfassung oder Dokumentenverwaltung entstehen durch manuelle Prozesse häufig Verzögerungen oder doppelte Arbeit.

Welche Systeme verwenden Sie bereits?

Überlegen Sie, wie gut sich ein neues HRIS in bestehende Tools integrieren lässt. Eine reibungslose Datenmigration spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern. Prüfen Sie außerdem, ob Schnittstellen zu bestehenden Tools wie Lohnabrechnung, Bewerbermanagement oder Projektsoftware verfügbar sind.

Wie wird sich Ihr Unternehmen voraussichtlich entwickeln?

HRIS-Kosten und -Funktionen hängen häufig von der Mitarbeiterzahl ab. Prüfen Sie, wie viele Beschäftigte Sie in den kommenden Jahren erwarten, und wählen Sie ein System, das mit Ihrem Wachstum mithalten kann. Gerade bei wachsender Mitarbeiterzahl helfen standardisierte Onboarding-Prozesse dabei, neues Personal schneller ins Unternehmen zu integrieren.

Wie viel Eigenrecherche möchten Sie leisten?

Bei sehr speziellen Anforderungen kann ein Mix aus verschiedenen Einzellösungen sinnvoll sein. Für kleinere Teams oder weniger komplexe Anforderungen kann hingegen eine All-in-one-Lösung effizienter sein. Gleichzeitig steigt bei mehreren Einzellösungen oft der Aufwand für Wartung, Support und Datenabgleich zwischen den Systemen.

Analysieren Sie diese Punkte frühzeitig, um unnötige Kosten, doppelte Prozesse und spätere Systemwechsel zu vermeiden.

Wichtige Faktoren bei der Auswahl eines HRIS-Anbieters

Wenn Sie eine Vorauswahl möglicher HRIS-Anbieter getroffen haben, gibt es einige zentrale Punkte, auf die Sie achten sollten:

• Datenschutz: HRIS-Systeme speichern hochsensible Mitarbeiterdaten. Prüfen Sie daher sorgfältig, welche Datenschutzrichtlinien und Zertifikate die Anbieter vorweisen.
• Flexibilität: Unternehmensbedürfnisse ändern sich. Ein gutes HRIS sollte es Ihnen ermöglichen, Funktionen einfach hinzuzufügen oder anzupassen, ohne dass der laufende Betrieb gestört wird.
• Schulungsmöglichkeiten: Auch die intuitivste Software erfordert Einarbeitung. Achten Sie darauf, ob der Anbieter Trainings, Tutorials oder Onboarding-Materialien bereitstellt, damit Ihre Mitarbeitenden schnell produktiv arbeiten können.
• Support: Eine zuverlässige Ansprechperson ist entscheidend. Prüfen Sie, welche Kommunikationskanäle angeboten werden, wie lange die Servicezeiten sind und ob es Bewertungen zur Supportqualität gibt.

Berücksichtigen Sie diese Faktoren, um einen Anbieter zu wählen, der nicht nur technisch, sondern auch praktisch zu Ihrem Unternehmen passt. Ein gut ausgewähltes HRIS spart langfristig Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht es Ihrem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Mitarbeitenden. Zum Beispiel in Bewerbungsgesprächen, bei der Mitarbeiterunterstützung oder beim Teambuilding. HRIS-Systeme unterstützen außerdem den strukturierten Aufbau und die Weiterentwicklung von Teams.

Cloud oder On-Premises: Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?

Viele HRIS-Anbieter bieten cloudbasierte Lösungen an. Dabei greifen Unternehmen über das Internet auf die Software zu, ohne eigene Server betreiben zu müssen. Updates, Wartung und Sicherheitsmaßnahmen übernimmt meist der Anbieter. Das reduziert den internen IT-Aufwand und erleichtert die Skalierung bei Unternehmenswachstum.

On-Premises-Lösungen werden dagegen auf den eigenen Servern des Unternehmens installiert. Dadurch behalten Unternehmen mehr Kontrolle über Daten und Systeme, tragen aber auch selbst die Verantwortung für Wartung, Updates und IT-Sicherheit.

Für kleine und mittelständische Unternehmen sind Cloud-Lösungen oft leichter umzusetzen, weil geringere Anfangsinvestitionen erforderlich sind und Mitarbeitende flexibel auf das System zugreifen können. Unternehmen mit sehr spezifischen Datenschutzanforderungen oder bestehender IT-Infrastruktur entscheiden sich teilweise weiterhin für On-Premises-Systeme.

Prüfen Sie deshalb frühzeitig, welche Anforderungen Ihr Unternehmen an Datenschutz, Skalierbarkeit, Wartung und interne IT-Ressourcen stellt.

Häufige Fehler bei der Einführung eines HRIS

Viele Unternehmen konzentrieren sich bei der Auswahl vor allem auf Funktionen und vergessen dabei die spätere Nutzung im Arbeitsalltag. Dadurch entstehen oft Probleme bei der Einführung und Akzeptanz der Software.

Ein häufiger Fehler ist es, zu viele Funktionen gleichzeitig einzuführen. Das erschwert die Einarbeitung und kann Mitarbeitende überfordern. Sinnvoller ist es, zunächst die wichtigsten Prozesse zu digitalisieren und zusätzliche Funktionen später zu ergänzen. Planen Sie vor der Einführung einen Testbetrieb mit einer kleinen Nutzergruppe.

Auch fehlende Schulungen führen oft dazu, dass Mitarbeitende das System nicht vollständig nutzen oder weiterhin mit alten Prozessen arbeiten. Planen Sie deshalb ausreichend Zeit für Onboarding, Tests und Rückfragen ein.

Darüber hinaus unterschätzen Unternehmen häufig den Aufwand für Datenmigration und Systemintegration. Prüfen Sie vor der Einführung genau, welche bestehenden Tools angebunden werden müssen und wie Daten sicher übertragen werden können.

Beziehen Sie Führungskräfte und Mitarbeitende frühzeitig in die Einführung ein. So erkennen Sie mögliche Probleme schneller und erhöhen die Akzeptanz im Team.

So wählen Sie das passende HRIS

Die Auswahl einer passenden HRIS-Software beeinflusst viele Bereiche im Unternehmen – von Recruiting und Datenverwaltung bis zur Mitarbeiterentwicklung. Entscheidend ist nicht nur der Funktionsumfang, sondern auch, wie gut sich die Lösung in bestehende Prozesse integrieren lässt.

Definieren Sie vor der Auswahl klare Anforderungen, beziehen Sie Mitarbeitende frühzeitig ein und planen Sie ausreichend Zeit für Einführung und Schulung ein. So schaffen Sie die Grundlage dafür, HR-Prozesse langfristig effizienter zu gestalten und administrative Aufgaben zu reduzieren.