Was genau ist ein HRIS?

Ein HRIS (Human Resources Information System, zu Deutsch auch Personalinformationssystem) ist eine Softwarelösung, die die Personalabteilung eines Unternehmens bei alltäglichen Geschäftsabläufen unterstützt und diese teilweise sogar übernimmt. Oft stützen sich derartige Softwareprogramme auf Künstliche Intelligenz, um schnellere Analysen und präzisere Prognosen bieten zu können; in jedem Fall stehen Ihnen Funktionen zur Daten- und Mitarbeiterverwaltung zur Verfügung. Hierbei gibt es unterschiedlichste Kombinationen; die folgenden Basisfunktionen gehören jedoch zu den wichtigsten Anforderungen, die Unternehmen an ein HRIS stellen können:

• Zeitmanagement: Verwaltung von Abwesenheiten (Urlaub und Krankheit) und teilweise auch Erfassung von Arbeitszeiten
• Rekrutierung: Vereinfachte Bewerbungsprozesse durch optimierte Stellenanzeigen und Analyse von Bewerberdaten
• Datenmanagement: Übersichtliche Datenbanken, die alle relevanten Informationen über Mitarbeiter und Bewerber enthalten
• Dokumentverwaltung und -speicher: Zentralisierter Anlaufpunkt für wichtige Firmendokumente
• Mitarbeiter-Portal: Sogenannter Self-Service-Bereich, in dem Mitarbeiter*innen ihre Daten selbst aktualisieren können
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Benutzerfreundlich und zum Teil sogar automatisiert

Darüber hinaus ermöglichen diese Systeme meist eine umfassendere Berichterstattung in verschiedenen Unternehmensbereichen, gestützt auf die verwendeten Datensätze und Analysemöglichkeiten. Wer in der oben aufgeführten Liste spezifischere Funktionen zur Mitarbeiterverwaltung vermisst, wird eventuell bei den Alternativsystemen HRMS oder HCM fündig:

• HCM: Human Capital Management (Personalwirtschaft). Eine Weiterentwicklung des HRIS. Über die Datenverarbeitung hinaus liegt hier der Fokus auf der qualitativen und quantitativen Leistungsmessung, also auf einer Einschätzung der Arbeitsleistung der Mitarbeiter*innen. Auch Aspekte der Mitarbeiterschulung werden hiermit oft abgedeckt, beispielsweise für Onboarding-Prozesse.
• HRMS: Human Resources Management System (Personalverwaltungssystem). Je nach Anbieter kann dies als komplexeste Option gesehen werden, welche die Standardfunktionen aus HRIS und HCM enthält und zudem weitere Funktionen für die automatisierte Gehaltsabrechnung sowie die Verwaltung spezifischer Geschäftsabläufe enthält. Auch die Messung der Mitarbeiterzufriedenheit kann hier eine Rolle spielen.

Zwar kann es für den Entscheidungsprozess nützlich sein, die verschiedenen Bezeichnungen zu kennen, aber keine Sorge: Die Unterschiede zwischen den einzelnen Bereichen werden immer geringer und viele Anbieter verwenden diese Begriffe inzwischen synonym. Das heißt allerdings auch, dass man aufgrund einer bestimmten Bezeichnung nicht mehr automatisch die dazugehörigen Funktionen erwarten kann. Daher ist es wichtig, immer auf die detaillierte Beschreibung des Funktionsumfangs zu achten und sich darüber klarzuwerden, worauf man Wert legt.

Welche Optionen sind für Ihr Unternehmen sinnvoll?

Die Listen der möglichen Funktionen von HRIS-Software sind lang und verführen oft dazu, Probleme lösen zu wollen, die man eigentlich gar nicht hat. Mit einer klaren Vorstellung der realen Anforderungen kann man dem entgegenwirken und zu dem System finden, das zum eigenen Unternehmen passt. Um Ihnen dabei zu helfen, stellen wir hier ein paar ganz grundlegende Fragen:

Welche Geschäftsbereiche soll die HRIS-Software abdecken?

Oder, genauer gesagt: Welche Geschäftsbereiche kosten Ihre Mitarbeiter*innen viel Zeit und Arbeitsaufwand? Wo entstehen Probleme und Missverständnisse, wo kommt es häufig zu Fehlern? Bei welchen Entscheidungen fehlen die nötigen Daten? Bei der Beantwortung dieser Fragen können Mitarbeiter*innen und Kolleg*innen sicherlich nützliche Einblicke liefern, um mögliche Problembereiche aufzuzeigen. Und schon haben Sie eine Liste der Funktionen, die Ihre Wunschsoftware bieten soll!

Welche Systeme verwenden Sie bereits?

Berge an Daten per Hand in ein neues System einzuspeisen, ist weder besonders unterhaltsam noch zeiteffizient. Daher lohnt sich ein Blick darauf, wie gut sich ein neues Softwaresystem an bestehende Altsysteme anbinden lässt. Genauere Informationen dazu finden sich bei den jeweiligen Anbietern. Wer jedoch bei dieser Frage zum prall gefüllten Aktenschrank gelinst hat, könnte damit Schwierigkeiten haben, obwohl sich auch hierfür Digitalisierungslösungen finden lassen.

Wie wird sich Ihr Unternehmen voraussichtlich entwickeln?

Bei manchen HRIS-Systemen wird die Mitarbeiterzahl zum Kostenfaktor. Obwohl hierfür endlich ganz konkrete Daten zur Verfügung stehen, lohnt es sich, die derzeitige Mitarbeiterzahl kritisch zu betrachten. Idealerweise begleitet eine komplexe Softwarelösung ein Unternehmen über Jahre oder sogar Jahrzehnte hinweg. Wie viele Mitarbeiter*innen soll das Unternehmen also in 5 oder 10 Jahren haben? Welches Wachstum scheint in diesem Bereich sinnvoll? Kann die gewählte Lösung da mithalten, wie flexibel lässt sich die Mitarbeiterzahl anpassen? Auch in Bezug auf die nötigen Funktionen ist ein Blick in die Zukunft ratsam. Heute mag es nicht sinnvoll erscheinen, neue Angestellte per vorgefertigter HRIS-Module einzuschulen, doch wie sieht es damit aus, wenn Sie jeden Monat 20 neue Angestellte haben? Selbstverständlich heißt das nicht, dass die derzeitigen Gegebenheiten ignoriert und unnötige Extras wahllos hinzugebucht werden sollen; vergessen Sie nur nicht, Raum nach oben zu lassen. Denn schließlich sollen auch kleine Unternehmen wachsen dürfen und dafür braucht es flexible Lösungen, die mitwachsen können.

Wie viel möchten Sie selbst recherchieren und entscheiden?

Bei jeder Anschaffung einer neuen Software kann man Wochen mit der Suche nach dem perfekten Produkt zubringen. Manchmal lohnt sich das auch! Wer ganz spezielle Anforderungen hat und genau weiß, was er will, kann mit genug Zeit bestimmt exakt die Lösung finden, die jeden gewünschten Aspekt abdeckt. Auch im Bereich von HRIS-Software ist dies möglich. Sie sind nicht verpflichtet, alle Funktionen vom selben Anbieter zu buchen und können sich verschiedene Programme zulegen, die jeweils genau die Einzelfunktionen bieten, die Sie sich wünschen. Hierbei ist es natürlich wichtig, darauf zu achten, dass die jeweiligen Programme miteinander kompatibel sind. Gerade kleine Unternehmen können so sicherstellen, dass sie nur für diejenigen Funktionen zahlen, die sie auch benötigen und dabei exakt die geforderte Leistung erhalten. Wer sich aber noch unsicher ist und nicht so viel Zeit mit diesem Thema verbringen möchte, dürfte bei einer All-in-one-Lösung besser aufgehoben sein. Hier finden sich alle verfügbaren Funktionen beim selben Anbieter und alles läuft über ein System. Dies kann insgesamt etwas teurer sein als Einzellösungen, da auch für Ihr Unternehmen überflüssige Funktionen enthalten sind, allerdings gibt es hier Vorteile in Bezug auf Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit.

Wichtige Faktoren bei der Anbieterauswahl

Hoffentlich ist bereits ein wenig klarer, worauf Sie achten können und was für Ihr Unternehmen wichtig ist. Wenn Sie nun dementsprechend eine Auswahl möglicher Softwareanbieter getroffen haben, gibt es noch ein paar entscheidende Punkte zu beachten:

Datenschutz

Da in einem HRIS hochvertrauliche Daten gespeichert und verarbeitet werden, muss Datenschutz für die jeweiligen Anbieter an oberster Stelle stehen. Überprüfen Sie die entsprechenden Angaben und Zertifikate.

Flexibilität

Selbst bei präziser Zukunftsplanung kommt es zu Überraschungen. Die Möglichkeit, flexibel Funktionen hinzuzufügen und abzubestellen, ist daher im normalen Geschäftsalltag hilfreich.

Schulungsmöglichkeiten

Egal wie benutzerfreundlich ein System ist, zu Beginn ist es eine große Umstellung für alle Mitarbeiter*innen, die einen enormen Lernaufwand mit sich bringt. Achten Sie also darauf, ob ein Anbieter Trainingsmöglichkeiten für die jeweilige Software bereitstellt.

Support

HRIS-Software wird zu ihrem Geschäftspartner, und dieser Partner muss für Sie sinnvoll zu erreichen sein. Welche Kommunikationsmöglichkeiten bietet das Softwareunternehmen an? Wie sind die Servicezeiten? Gibt es Kundenbewertungen bezüglich des Supports? Eine Liste möglicher Anbieter finden Sie online und in diversen Vergleichsportalen und damit hoffentlich problemlos die perfekte Software für Ihre Bedürfnisse, um endlich wieder Zeit für das Wesentliche zu haben: die Menschen. Zum Beispiel in Bewerbungsgesprächen, bei der Mitarbeiterunterstützung oder beim Teambuilding.