Direkte und indirekte Kosten

Direkte Kosten stehen in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens. Sie können eindeutig einem bestimmten Produkt, einem Projekt oder einer Dienstleistung zugerechnet werden. In der Finanzbuchhaltung werden direkte Kosten auch als Einzelkosten bezeichnet.

Beispiele für direkte Kosten:

• Materialeinzelkosten für Rohstoffe
• Fertigungseinzelkosten für direkte Arbeiten am Produkt (z. B. leistungsbezogene Akkordlöhne)
• Sondereinzelkosten der Fertigung (z. B. Lizenzgebühren, Werkzeug für Spezialaufträge)
• Sondereinzelkosten des Vertriebs (z. B. Verpackungskosten, Versandversicherungen, Verkaufsprovisionen)

Indirekte Kosten dagegen fallen für mehrere Einheiten bzw. Aufträge gemeinsam an. Eine eindeutige Zuordnung zu einem Kostenträger ist daher nicht ohne Weiteres möglich. Im Controlling wird für indirekte Kosten meist die Bezeichnung Gemeinkosten verwendet.

Beispiele für indirekte Kosten:

• Materialgemeinkosten für den Einkauf und die Lagerung
• Fertigungsgemeinkosten wie das Gehalt von Führungskräften
• Verwaltungsgemeinkosten wie das Gehalt der Geschäftsleitung oder der Buchhalter*innen
• Vertriebsgemeinkosten für die Versandabteilung und das Fertigwarenlager

Da eine direkte Zurechnung der Gemeinkosten nicht möglich ist, werden sie mithilfe von Verteilungsschlüsseln auf die einzelnen Kostenstellen umgelegt. Gemeinsam stellen direkte und indirekte Kosten die betriebswirtschaftlichen Gesamtkosten eines Unternehmens dar.

Variable und fixe Kosten

Das ausschlaggebende Kriterium für die Einteilung in Einzel- und Gemeinkosten ist die unmittelbare Zuschreibung zu einem bestimmten Produkt oder Auftrag. Demgegenüber kommt es bei der Unterscheidung von variablen und fixen Kosten darauf an, ob die Kosten im Zusammenhang mit der hergestellten Menge an Produkten oder Dienstleistungen stehen.

Variable Kosten

Variable Kosten verändern sich mit der Produktionsmenge bzw. mit dem Beschäftigungsgrad. Je mehr Produkte oder Dienstleistungen ein Unternehmen herstellt, desto höher klettern die variablen Kosten. Wenn nichts produziert wird, fallen auch keine variablen Kosten an.

Beispiele für variable Kosten:

• Rohstoffe
• Arbeits- und Verbrauchsmaterialien
• Verpackung, Versand, Transport
• Akkordlöhne
• Provisionen
• Fremdleistungen wie die Personalbeschaffung über eine Zeitarbeitsfirma oder die Zusammenarbeit mit Freelancer*innen

Variable vs. direkte Kosten

Anhand der Beispiele lassen sich zahlreiche Parallelen zwischen direkten und variablen Kosten erkennen. Bei direkten Kosten handelt es sich in jedem Fall um variable Kosten, weil erstere per Definition mit einem bestimmten Produkt oder einer Dienstleistung in Verbindung stehen. Variable Kosten dagegen können auch indirekte Gemeinkosten sein, wenn keine unmittelbare Zuordnung zu einem Kostenträger oder einer Kostenstelle möglich ist. Das gilt beispielsweise für den Maschinenstundensatz, die Kosten für Hilfsstoffe, die Abnutzung von Arbeitsgeräten oder leistungsbezogene Abschreibungen.

Fixe Kosten

Fixe Kosten fallen im Gegensatz zu variablen Kosten selbst dann an, wenn die Produktion ruht. Sie entstehen unabhängig von der Auftrags- und Beschäftigungslage.

Beispiele für fixe Kosten:

• Mieten
• Lohnkosten
• Telefon- und Internetkosten
• Versicherungen
• Lineare Abschreibungen
• Zinsen

Neben den absolut-fixen Kosten, die völlig unabhängig von der Beschäftigungslage sind, gibt es auch sogenannte sprungfixe Kosten, die lediglich innerhalb eines bestimmten Intervalls konstant bleiben und dann sprunghaft ansteigen, wie beispielsweise die Abschreibungen für den Kauf einer neuen Maschine oder zusätzliche Personalkosten für Neueinstellungen.

Fixe vs. indirekte Kosten

Während Fixkosten immer auch Gemeinkosten sind, handelt es sich nicht bei allen indirekten Kosten auch um Fixkosten. Ein gutes Beispiel dafür liefern die Energiekosten in einer Produktionshalle. Der Stromverbrauch der Maschinen zählt zu den Gemeinkosten, weil er keinem bestimmten Produkt zugeordnet werden kann. Trotzdem ist er variabel, da er mit der produzierten Warenmenge ansteigt.

Eine Zuteilung zu den verschiedenen Kostenarten ist nicht immer eindeutig. Um den rechtlichen Vorschriften und den Vorgaben des Finanzamts zu genügen, sollten Sie erfahrene Buchhalter*innen und Controller*innen mit der komplexen Kosten- und Leistungsrechnung betrauen. Sie kümmern sich um die Zuordnung der direkten Kosten zu den einzelnen Kostenträgern und verteilen die indirekten Kosten auf die verschiedenen Kostenstellen.

Warum ist die Unterscheidung der verschiedenen Kostenarten sinnvoll?

Selbst wenn Sie in der Buchhaltung und im Controlling von Fachleuten unterstützt werden, sollten Sie die wichtigsten Begrifflichkeiten der Kosten- und Leistungsrechnung kennen. Denn aus der Analyse der verschiedenen Kostenarten lassen sich viele für den Unternehmenserfolg relevante Erkenntnisse ableiten.

Rückschlüsse auf die Wirtschaftlichkeit

Falls die Ausgaben über den Einnahmen liegen, macht ein Betrieb Verluste. Denn der Gewinn eines Unternehmens ergibt sich aus den erzielten Erlösen abzüglich der anfallenden Kosten. Mehr Gewinne lassen sich also entweder durch Umsatzsteigerungen oder durch Kostensenkungen erzielen. Wenn die aktuelle Marktsituation keine Preiserhöhungen bei den Endprodukten zulässt, führt der Weg zu mehr Wirtschaftlichkeit nur über geringere Kosten. Durch eine Aufschlüsselung der einzelnen Kostenarten lassen sich die größten Kostentreiber eindeutig identifizieren, kontrollieren und bestenfalls reduzieren. 

Ableitung wichtiger Kennzahlen

Die unterschiedlichen Kostenarten dienen als Basis für die Berechnung verschiedener Kennzahlen. Besonders aussagekräftig für die betriebswirtschaftliche Beurteilung von Unternehmen ist beispielsweise der Deckungsbeitrag. Dieser ergibt sich aus der Differenz zwischen dem Erlös und den variablen Kosten. Das Ergebnis entspricht der Geldmenge, die benötigt wird, um die fixen Kosten eines Unternehmens zu decken. Darüber hinaus lässt sich aus den Berechnungen ableiten, welche Produkte einen hohen Beitrag zum Betriebserfolg leisten und welche eine eher untergeordnete Rolle spielen. Mit ihrer Unterteilung in fixe und variable Kosten ist die Deckungsbeitragsrechnung ein unverzichtbares Instrument vorausschauender Unternehmensplanung.

Identifikation von Einsparpotenzialen

Vereinfacht ausgedrückt, geht mit jeder Kostenreduzierung im Unternehmen eine Gewinnsteigerung einher. Direkte Kosten lassen sich in der Regel leichter einsparen als indirekte Kosten, da letztere auch dann anfallen, wenn ein bestimmtes Produkt nicht produziert wird. Einzelkosten dagegen steigen nur, wenn auch mehr hergestellt und damit üblicherweise auch mehr umgesetzt wird. Der Kostenanstieg muss dabei nicht zwingend linear verlaufen. Über Mengenrabatten beim Einkauf von Rohstoffen und Arbeitsmaterialien können Sie erreichen, dass die indirekten Kosten bei steigender Produktionsmenge sogar sinken. Beispiel: 1 Kilogramm Rindfleisch für den Restaurantbetrieb kostet im Großhandel 16 EUR. Wenn Sie 100 Kilogramm auf einmal kaufen, gilt ein ermäßigter Preis von 15 EUR pro Kilogramm.

Anhaltspunkt für die Preiskalkulation

Auch für eine sinnvolle Preiskalkulation müssen sämtliche Kosten erfasst werden. Schließlich muss der Preis für ein Produkt oder eine Dienstleistung mindestens die Kosten decken, damit Sie keine Verluste schreiben. Kontrollieren Sie Ihre Preise regelmäßig und passen Sie sie bei Bedarf an aktuelle Marktentwicklungen an. Laut einer aktuellen Studie stiegen die Produktionskosten deutscher Unternehmen im Jahr 2023 um 20 Prozent. Das liegt vor allem an den explodierenden Energie-, Rohstoff- und Transportpreisen sowie an den hohen Lohnkosten. Knapp zwei Drittel der befragten Betriebe planen Preiserhöhungen, um den immensen Kostenanstieg zu kompensieren.

Grundlage für gelungenes Kostenmanagement

Die fixen Kosten machen in vielen mittelständischen Unternehmen inzwischen über 50 Prozent der Gesamtkosten aus. Kürzere Produktlebenszyklen machen höhere Ausgaben für Forschung und Entwicklung erforderlich. Ständige Sortimentserweiterungen gehen mit steigenden Logistikkosten einher. Darüber hinaus müssen Unternehmen oft mehr Personal einstellen, um die hohen Erwartungen an einen guten Kundenservice zu erfüllen. Die dadurch entstehenden Fixkosten sind nur schwer abbaubar und stellen damit einen großen Risikofaktor für die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen dar. Schließlich steigt mit den Fixkosten auch die Gewinnschwelle. Bleiben die Umsätze aus, bedrohen hohe Fixkosten schnell die Existenz eines Unternehmens. Unter bestimmten Umständen kann es sich daher als sinnvoll erweisen, möglichst viele Fixkosten auszulagern und variabel zu gestalten. Fixe Personalkosten lassen sich beispielsweise durch die Zusammenarbeit mit Freelancer*innen oder durch die Beschäftigung von saisonalen Leiharbeiter*innen in der Produktion oder Logistik reduzieren.

Direkte Kosten berechnen

Direkte und indirekte Kosten werden in der Finanzbuchhaltung berechnet. Dabei kommen verschiedene Verfahren wie beispielsweise die Prozesskostenrechnung oder die Grenzplankostenrechnung zum Einsatz. Als Basis für die Kostenerfassung dienen unter anderem Materialentnahmescheine, Lohnzettel oder Buchungsbelege. Eine genaue Darlegung der einzelnen Berechnungsmöglichkeiten würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Statt uns mit theoretischen Ausführungen aufzuhalten, möchten wir Ihnen lieber ein paar praktische Tipps zur Reduzierung direkter Kosten im Unternehmensalltag geben.

Direkte Kosten senken

Eigentlich sollten Einsparungen bei den Fixkosten oberste Priorität im Kostenmanagement von Unternehmen haben. Fixkostensenkungen sind allerdings nur schwer umzusetzen und erfordern langfristige Planung. Um schnellere Ergebnisse zu erzielen, können Sie bei den direkten Kosten ansetzen.

• Senkung der Einkaufspreise: Verhandeln Sie mit Ihren Lieferanten über Mengenrabatte. Bedenken Sie allerdings, dass sich aus diesem Vorgehen zusätzliche Lagerkosten ergeben könnten.
• Verbesserung der Fertigungsabläufe: Sparen Sie Personal- und Materialkosten, indem Sie die einzelnen Arbeitsprozesse optimieren und bei Bedarf neu strukturieren.
• Veränderungen bei Produktionsmaschinen und Arbeitsmitteln: Durch Automatisierung und Digitalisierung eröffnen sich viele Einsparpotenziale im Herstellungsprozess.
• Anpassungen bei Produkten und Dienstleistungen: Erstellen Sie eine Umfrage und finden Sie heraus, welche Aspekte Ihres Angebots kaum Einfluss auf die Kundenzufriedenheit haben. Lassen Sie Überflüssiges weg und konzentrieren Sie sich auf wesentliche Qualitätsmerkmale.
• Austausch von Bauteilen und anderen Produktbestandteilen: Vergleichen Sie die Einkaufspreise und überprüfen Sie regelmäßig, ob günstigere Alternativen für bestimmte Produktkomponenten erhältlich sind.
• Verringerung der Qualität: Diesen riskanten Weg sollten Sie nicht ohne vorherige Kundenbefragungen gehen. Klären Sie unbedingt ab, ob eine grundsätzliche Bereitschaft besteht, für niedrigere Preise auf bestimmte Qualitätskriterien zu verzichten.

Egal ob es sich um direkte oder indirekte Kosten handelt – die Realisierung von Einsparpotenzialen ist keine leichte Aufgabe. Doch der Aufwand lohnt sich. Denn sobald Sie die größten Kostentreiber in Ihrem Unternehmen kennen, können Sie entsprechend gegensteuern und auf diese Weise die langfristige Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Betriebs sichern.